Бухгалтерский учет и внутренний контроль за движением материальных запасов в учреждении

p align="left">счет 010506000 «Прочие материальные запасы»;

На счете 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства» в больнице учитываются медикаменты, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь и перевязочные средства.

Учет медикаментов на складе осуществляется главной медицинской сестрой, являющейся материально ответственным лицом. С главной медсестрой заключен типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности по форме 523. На складе медикаменты размещаются на стеллажах и полках, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса. На каждый номенклатурный номер медикаментов главная медсестра заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование медикаментов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов. Склад медикаментов оборудован мерной тарой (для выдачи этилового спирта).

Учет медикаментов на складе осуществляется в Книге складского учета материалов ф. М-17. Предметно - количественный учет в больнице ведется в Книге предметно - количественного учета ф.8 - МЗ, страницы которой нумеруются и прошнуровываются. Книга заверяется подписью главного бухгалтера. На каждое наименование, фасовку, лекарственную форму, подлежащих предметно - количественному учету, открывается отдельная страница.

Предметно - количественному учету в больнице подлежат ядовитые лекарственные средства, наркотические лекарственные средства, этиловый спирт и другие дорогостоящие медикаменты, стоимость которых превышает 400 рублей.

Отпуск лекарственных средств материально ответственным лицам отделений производится на основании накладных (требований), выписываемых в двух экземплярах (Приложение 3). Накладные подписываются руководителем учреждения. В накладных (требованиях) указывается полное наименование лекарственных средств, упаковка и количество. Это необходимо для определения их цены и стоимости.

Лекарственные средства, подлежащие предметно - количественному учету, выписываются на отдельных накладных (требованиях) (Приложение 4) со штампом, печатью учреждения, утверждаемых руководителем учреждения. В них должны быть указаны номера историй болезней, фамилии, имена, отчества больных, для которых выписываются лекарства.

Поступление медикаментов на склад осуществляется на основании заключенных договоров, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон. Фармацевт, получая товар, должен проверить, соответствует ли он количеству и качеству, указанному в документах поставщика.

Счет 010502000 «Продукты питания» предназначен для учета продуктов питания в больнице.

Материально ответственное лицо (кладовщик) ведет учет продуктов питания в Книге (карточке) учета материальных ценностей. В Книге (карточке) указаны фамилия, имя, отчество материально ответственного лица, а также номер стеллажа, ячейки; наименование и код единицы измерения; цена; наименование и код продуктов питания; дата записи; дата и номер документа; приход; расход; остаток; результаты проверок (дата проведения проверки, замечания и предложения, должность и подпись проверяющего).

Количество страниц в Книге заверено главным бухгалтером. Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе, а также производит сверку данных по учету материалов с записями, ведущимися на складе.

О результатах проверок делаются соответствующие записи на отведенной для этого странице в конце книги.

Для учета боя посуды на пищеблоке используют Книгу регистрации боя посуды. В ней указываются: фамилия, имя, отчество материально ответственного лица, дата, наименование предмета (битой посуды), количество, должность, подпись, расшифровка подписи главного бухгалтера. Записи в Книге производятся бухгалтером материального сектора. Постоянно действующая комиссия следит за правильным ведением книги.

Оприходование продуктов питания на склад осуществляется на основании счетов - фактур (Приложение 9), товарно - транспортных накладных и накладных. На основании этих первичных документов кладовщик делает запись о поступлении продуктов питания по каждому наименованию и сорту в Книге учета материальных ценностей

На счете 010505000 «Мягкий инвентарь» учитываются следующие виды мягкого инвентаря в больнице: белье (рубашки, сорочки, халаты и т. п.); постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники и т.п.) и прочий мягкий инвентарь.

Мягкий инвентарь, поступающий на склад больницы, принимается материально ответственным лицом (заведующим складом) на основании накладных, счетов-фактур и других товаросопроводительных документов.

Все предметы мягкого инвентаря маркируются заведующим складом в присутствии руководителя учреждения и работников бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию дополнительно указывается год и месяц выдачи их со склада. Маркировочные штампы хранятся у руководителя учреждения или его заместителя.

При отпуске материальных ценностей со склада заведующий складом должен проверить наличие всех реквизитов и подписей, предусмотренных формой расходного документа.

Расходный документ - это накладная (требование) на внутреннее перемещение материалов, которая применяется для учета движения материальных ценностей внутри больницы. Выписывается накладная-требование в двух экземплярах и обязательно должна быть подписана главным врачом больницы.

По окончании месяца заведующая складом сдает в бухгалтерию Отчет о расходовании, где указывается наименование мягкого инвентаря выданного в течение месяца отделениям. Затем бухгалтер на основании Отчета о расходовании выписывает накладные (Приложение 16) в двух экземплярах, которые подтверждают факт того, что

кладовщик выдал материальные ценности со склада, а сестры - хозяйки отделений их приняли, о чем свидетельствуют подписи материально ответственных лиц.

На счете 010506000 «Прочие материальные запасы» учитываются в больнице хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло, щетки и др.), канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки, стержни и др.); посуда; запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в транспортных средствах.

Все прочие материальные запасы, поступающие на склад больницы, берет на ответственное хранение материально ответственное лицо (кладовщик), назначенное на эту должность главным врачом больницы. После того как организацией - поставщиком был отгружен товар на склад больницы и кладовщик проверил его на соответствие количеству и качеству, указанным в товаросопроводительных документах, он делает запись о поступлении материальных запасов в Книге учета материальных ценностей. Что же касается запасных частей для автомобилей, то они при поставке проверяются механиком больницы.

После этого все первичные документы, связанные с поступлением товара, кладовщик и механик передают в бухгалтерию больницы, где они проверяются и оприходываются.

Основанием для выдачи материальных запасов со склада является: для хозяйственных материалов, посуды и канцелярских принадлежностей - накладная (требование) (Приложение 18); для запасных частей - Акт на списание (Приложение 19).

2.3 Организация учета материалов в бухгалтерии в МУЗ «Калужская городская больница №4»

Учет медикаментов в бухгалтерии. После того как главная медсестра проверила соответствие товара количеству и качеству, и сделала записи в Книге складского учета материалов о поступлении медикаментов, все первичные документы на поставку данного товара направляются в бухгалтерию, где они проверяются и таксируются. Далее счета на медикаменты (Приложение 5), полученные от поставщиков, подлежат оплате и оприходованию.

Накладные (требования) на выдачу медикаментов поступают в бухгалтерию по окончании месяца. Бухгалтер производит в них таксировку (умножение количества на цену) на основании количества и цены медикаментов, указанных фармацевтом. Таксировка в накладных (требованиях) необходима для того, чтобы определить на какую сумму были отпущены медикаменты за прошедший месяц (Приложение 6).

По окончании месяца главная медсестра составляет Отчет о движении медикаментов (Приложение 7). Составление отчета ф. 11 - МЗ начинается с указания остатков лекарственных средств по каждой группе на начало отчетного месяца, которые переносятся из утвержденного отчета за предыдущий месяц. В приход записывается количество лекарственных средств, поступивших в больницу согласно счетам поставщиков. В расход записывается количество лекарственных средств, отпущенных отделениями по накладным (требованиям). Отчет составляется в двух экземплярах, первый из которых передается в бухгалтерию. Бухгалтер на основании этого отчета производит списание медикаментов по средней себестоимости, после чего составляется оборотная ведомость по нефинансовым активам (Приложение 8).

Пример 1

МУЗ «Калужская городская больница № 4» 15 ноября 2006г. по расходной накладной № РНк - 004695 (Приложение 5) получила от ГП ПТО «Медтехника» медикаменты на сумму 6146,21 руб. Медикаменты были оплачены и оприходованы на склад. По окончании месяца медикаменты были списаны по средней себестоимости.

Отразим данные хозяйственные операции в бухгалтерском учете.

1) Оприходование медикаментов на склад в сумме 6146,21 руб.:

Дебет 210501340 «Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств»

Кредит 230222730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

2) Произведена оплата медикаментов по счету, полученному от ГП ПТО «Медтехника» в сумме 6146,21 руб.:

Дебет 230222830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Кредит 220101610 «Выбытие денежных средств учреждения с банковских счетов»

3) Списание медикаментов в конце месяца по средним ценам:

Дебет 240101272 «Расходование материальных запасов»

Кредит 210501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств».

Оценка материальных запасов по средней себестоимости производится по каждой группе запасов путем деления общей фактической стоимости группы запасов на их количество, складывающихся соответственно из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца, и поступивших запасов в течение месяца на дату списания.

Пример списания медикаментов по средней себестоимости.

На 01.11.2006 г. остаток по позиции «Игла спинальная одноразовая G 20» в учреждении составил 80 штук на сумму 2560 руб.

В течение ноября были осуществлены закупки игл спинальных:

15.11.2006г. - 100 штук по 37 руб. на сумму 3700 руб.;

25.11.2006г. - 120 штук по 38 руб. на сумму 4560 руб.;

Всего за месяц было закуплено 220 штук игл спинальных на общую сумму 8260 руб.

В течение месяца было израсходовано 185 штук игл спинальных в том числе:

16.11.2006г. - 60 штук;

27.11.2006г. - 125 штук.

Стоимость израсходованных медикаментов составила:

16.11.2006г.

27.11.2006г.

Общая стоимость 185 штук игл спинальных составила:

4508,75 + 2086,80 = 6595,55 руб.

Учет продуктов питания в бухгалтерии. После того как кладовщик сделал записи в Книге учета материальных ценностей о поступлении на склад продуктов питания все первичные документы (накладные, счета - фактуры) (Приложение 9) по движению продуктов питания со склада поступают в бухгалтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль над законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению продуктов питания. После проверки первичные документы подвергаются таксировке.

Для поставки продуктов питания с поставщиками в обязательном порядке заключаются договора на поставку продукции (Приложение 10). Основные поставщики продуктов питания в учреждении представлены на рис. 3.

Рис.3. Основные поставщики продуктов питания в учреждении

Учет расходования продуктов питания на пищеблоке ведется на основании сведений о наличии больных, состоящих на питании, с разбивкой по диет - столам. Списание продуктов питания осуществляется на основании меню - требования на выдачу продуктов питания ф.299 (Приложение 11). На рис.4, 5 представлено как данная операция отражается в ППП «Парус».

Рис.4. Создание хозяйственной операции на списание продуктов питания

Рис.5. Списание продуктов питания на основании меню - требования

Меню-требование на выдачу продуктов питания применяется для оформления отпуска продуктов питания и составляется ежедневно в соответствии с нормами раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся лиц.

В заголовной части меню-требования указывают коды категорий довольствующихся (группы), количество довольствующихся по плановой стоимости одного дня и численность персонала.

В содержательной части меню-требования отражают количество продуктов питания, подлежащих закладке по каждому виду блюд на завтрак, обед, ужин. По каждому указанному показателю записывают количество порций, выход-вес порций и виды расходуемых продуктов (мясо говядины, крупы, молоко, масло сливочное и т. п.). Заверенное установленными подписями лиц, ответственных за получение, выдачу и использование продуктов питания, меню-требование утверждается руководителем учреждения и передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком. На основании меню-требования бухгалтер осуществляет спасание продуктов питания. Списание продуктов осуществляется по методу средней себестоимости.

Иногда на склад возвращают продукты питания из - за убывших больных или производится дополнительная выдача продуктов на вновь прибывших больных. В данных случаях кладовщик прикладывает к меню - требованию требование - накладную на выдачу продуктов питания (Приложение 12). Требование-накладная применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации. Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо, сдающее материальные ценности.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Также при ведении бухгалтерского учета продуктов питания составляется оборотная ведомость по нефинансовым активам (Приложение 13). Программа «Парус Бухгалтерия» дает возможность формирования таких оборотных ведомостей. Оборотные ведомости используются в системе как средство оперативного контроля финансового состояния организации, а также как удобный инструмент для поиска и исправления ошибок в бухгалтерском учете (рис. 6).

Рис.6. Порядок формирования оборотных ведомостей в ППП «Парус Бухгалтерия»

Каждая строка оборотной ведомости характеризуется остатками товарно - материальных ценностей на начало периода формирования, оборотами по дебету и кредиту в течение периода формирования, а также остатками на конец периода (рис.7).



Рис.7. Оборотная ведомость по материальным ценностям

При формировании ведомости Система проверяет согласованность данных журнала учета хозяйственных операций и регистра остатков ТМЦ. В случае обнаружения расхождений Система формирует соответствующие сообщения.

Наряду с оборотной ведомостью по итогам каждого месяца составляется Журнал - ордер по приходу продуктов питания, в котором отражается сумма поступивших от поставщиков продуктов питания и наименования самих поставщиков. Также составляется Журнал - ордер по расходу продуктов питания, здесь отражается Ф.И.О. материально - ответственного лица и сумма израсходованных продуктов питания за месяц.

Пример 2

МУЗ «Калужская городская больница № 4» 23 августа 2006г. на основании договора на поставку продукции № 4 от 25 января 2006г. (Приложение 10) закупила продукты питания у ИП Мареевой Е.Е. на сумму

7757,25 руб. (Приложение 9). После поступления на склад продуктов питания от данного поставщика и ряда других поставщиков (таких как, ЗАО «Хлебокомбинат», ООО «ТФС», ИП Александрова и др.) была произведена выдача продуктов питания со склада на кухню на основании меню - требования.

Операции по принятию к учету продуктов питания оформляются следующими бухгалтерскими записями:

1) Приобретение больницей продуктов питания на сумму 7757,25 руб. у ИП Мареевой Е.Е.:

Дебет 210502340 «Увеличение стоимости продуктов питания»

Кредит 230222730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

2) Произведена оплата поставщику за продукты питания в сумме 7757,25 руб.:

Дебет 230222830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Кредит 220101610 «Выбытие денежных средств учреждения с банковских счетов»

3) Списание продуктов питания на основании меню - требования по средним ценам:

Дебет 240101272 «Расходование материальных запасов»

Кредит 210502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания».

На счете 010503000 «Горюче - смазочные материалы» учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов, находящихся на складах, а также непосредственно у материально ответственных лиц.

МУЗ «Калужская городская больница № 4» имеет в своем парке 12 автомобилей. Заправка данных автомобилей производится с помощью смарт - карт, которые были выданы водителям под отчет. Дважды в месяц больница пополняет количество бензина на смарт - картах, осуществляя оплату ОАО «Калуганефтепродукт» на основании счетов (Приложение 14).

При списании горюче - смазочных материалов больница руководствуется утвержденными нормами расхода на базе документа Минтранса России от 29.04.2003 № Р3112194 - 0366 - 03, разработанного НИИ автомобильного транспорта, который действует по 1 января 2008г. Рассчитанные для учреждения нормы для каждого автомобиля, сезона и места эксплуатации в соответствии с расчетными формулами по нормативу утверждаются приказом по учреждению и являются обязательными к исполнению. Фактический расход определяется по показаниям приборов и сверяется с данными в путевом листе автомобиля.

Путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.

Выписывается путевой лист в одном экземпляре механиком больницы на один день и по окончании дня он сдается в бухгалтерию для проверки. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (например, командировка в другой город). В путевом листе (Приложение 15) обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Пример 3

Исходя из данных путевого листа (Приложение 15) установлено, что автомобиль УАЗ - 3162 (год выпуска 1992г.) государственный номерной знак - О 498 ОО, принадлежащий МУЗ «Калужской городской больнице № 4», в январе 2006г. совершил пробег в 3060 км по г.Калуге (сумма пробега автомобиля по всем путевым листам). Остаток бензина А - 80 в баке на начало отчетного периода составляет 5 л, и на конец отчетного периода - 5 л. Стоимость приобретенных ГСМ за отчетный период - 9555 руб. (650 л).

По приказу главного врача больницы нормируемый расход топлива в зимнее время (с 1 ноября по 31 марта) для данного автомобиля составляет 21,25 л на 100 км. Таким образом, норма расхода топлива за январь 2006г. составила 650 л (3060/100 х 21,25).

И фактически списано с подотчета водителем Диденко К.Н. 650 л. Цена бензина А - 80 - 14,70 руб. Для данного примера рассмотрим порядок списания ГСМ. Зная количество израсходованного бензина и его цену, записи в бюджетном учете будут следующими:

1) Списан бензин А - 80 по норме: 14,70 руб. х (3060/100 х 21,25) = 14,70 руб. х 650 л = 9555,00 руб.:

Дебет 140101272 «Расходование материальных запасов»

Кредит 110503440 «Уменьшение стоимости горюче - смазочных материалов».

Фактически (на основании данных путевых листов и замера остатков бензина в баках автомобиля) за январь 2006г. израсходовано 650 л топлива.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5