Бухгалтерский учет и внутренний контроль за движением материальных запасов в учреждении

p align="left">Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться первичными документами типовых унифицированных форм.

Полученные со склада первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления. [23]

2. Система заказов материальных запасов.

В идеале все заявки на материалы (товары) должны исходить из системы учета материалов, а не от персонала склада. Записи складского учета следует поддерживать на таком уровне, чтобы повторение заказов производилось автоматически, а не вручную.

Заявки на дополнительные поставки должны производиться на основе регулярного анализа минимальных уровней запасов, показывающих необходимость очередного заказа.

Заявки должны быть соответствующим образом утверждены.

3. Система получения материальных ценностей.

Для приемки материальных ценностей в каждом подразделении должны быть установлено только одно место. Это необходимо для того, чтобы свести к минимуму потери материалов и беспорядок при их поставках.

Полученные, но еще не принятые по количеству и качеству, а также прошедшие проверку, но не удовлетворяющие установленным требованиям материальные запасы должны хранится на складе отдельно.

На забракованные материалы должны заполняться последовательно нумеруемые формы (акты о приемке материалов). Копия формы должна использоваться при составлении претензии поставщику.

Приемка материалов от транспортных организаций по количеству и качеству осуществляется по правилам, действующим на транспорте.

Контроль за своевременным оприходованием прибывших материалов должен осуществляться бухгалтерией и отделом снабжения на основе приходных документов.

Материалы, поступающие на склады предприятий, должны подвергаться тщательной проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству (счету, весу, объему) и качеству, указанным в сопроводительных документах.

4. Система хранения материальных запасов.

Убытки материальных запасов в большинстве случаев могут возникать в результате хищений, неэкономного расходования или небрежного хранения, устаревания и порчи, случайной гибели.

Эффективными способами борьбы с хищениями являются надежное место хранения, закрывающееся на замок и имеющее ограниченный доступ; 24 - часовая охрана (охранники, видеокамеры, сигнализация, сторожевые собаки); одинаковые процедуры приемки и отпуска материальных запасов для всех мест хранения; полная информация о том, где и какие запасы хранятся; регулярные инвентаризации с подробным анализом недостач; страхование; отпуск материальных ценностей только по утвержденным заявкам; процедуры проверки персонала и др.

5.Система отпуска материальных запасов.

При организации внутреннего контроля материальных запасов следует учитывать ряд факторов:

1. Запасы со склада могут быть направлены: на производство; покупателю; в другое отделение/филиал; на испытания; для проведения выставок/рекламы или выброшены, уничтожены, возвращены поставщику.

2. Во избежание хищений и незаконного использования излишков количество заказанных со склада материалов должно быть точно оценено.

3. Все передачи материалов со склада должны быть соответствующим образом документированы; учтены в себестоимости: на финансовых счетах и в записях о движении и остатках товарно - материальных ценностей.

4. Сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны отпускаться в производство по весу, объему или счету, в строгом соответствии с установленными расходными нормативами.

5. Должны быть согласованы с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право требовать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть сообщены соответствующему складу.

6. Отпуск материалов, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Всякий сверхлимитный отпуск материалов следует оформлять специальными документами.

7. Перемещение материалов из одного склада на другой склад следует оформлять накладной на внутреннее перемещение материалов. [31]

Инвентаризация

Одним из главных видов внутреннего контроля является инвентаризация материальных запасов. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации; [8]

Товарно - материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация товарно - материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно - материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение. [7]

Для проведения комплекса работ по выявлению фактического наличия запасов, сопоставления фактического наличия запасов с данными бухгалтерского учета в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Учитывая большой объем указанных работ, их специальный характер, в организации могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации, о чем издается распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п.).

В состав указанных комиссий включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (юристы, инженеры, экономисты, техники и т.д.). [5]

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. [4]

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно - материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно - материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. [34]

Эти товарно - материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно - материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

Мягкий инвентарь, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете. [17]

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей - накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи. [6]

По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

а) излишки запасов приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится:

- в коммерческих организациях - на финансовые результаты;

- в некоммерческих организациях - на увеличение доходов;

б) суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно - заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, то указанная разница относится на виновных лиц. [9]

Товарно - материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение.

В описях на товарно - материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов. [12]

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности. [16]

Глава 2. Организация бюджетного учета в МУЗ «Калужская городская больница №4»

2.1 Экономико-правовая характеристика МУЗ «Калужская городская больница №4»

Выпускная квалификационная работа написана на основе данных Муниципального учреждения здравоохранения «Калужская городская больница № 4» (далее МУЗ «Калужская городская больница № 4»)

История образования. Более 200 лет назад началась история богоугодных заведений Антона Семеновича Хлюстина, отставного майора и преуспевающего в делах мосальского помещика. В 1804 году Антон Семенович обратился к калужскому губернатору А.Л.Львову с намерением предпринять строительство в Александровской слободе дома для инвалидов.

Начатая как приют для инвалидов со временем Хлюстинская богадельня превратилась в крупнейшую городскую больницу № 4. В настоящее время - это огромное медицинское учреждение, оказывающее стационарную и амбулаторно-поликлиническую помощь людям. Больница охватывает большую часть города, оказывая медицинскую помощь 70 тыс. жителям. В больнице работает 485 человек: врачей - 104, медицинских сестер - 246, младший медицинский персонал - 64, сотрудники административно - хозяйственной службы - 52. Средняя заработная плата составляет - 6320 рублей.

МУЗ «Калужская городская больница № 4» в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, постановлениями Городской Думы г. Калуги, постановлениями и распоряжениями Городского Головы, приказами Управления здравоохранения города Калуги и принятым в больнице Уставом.

Для выполнения уставных задач МУЗ «Калужская городская больница № 4» осуществляет следующие виды деятельности:

1. Медицинская помощь и медицинские услуги, на которые получена лицензия:

- доврачебная медицинская помощь в здравпунктах;

- амбулаторно-поликлиническая помощь;

- стационарная помощь;

- диагностическое исследование и др.;

2. Дополнительные платные медицинские услуги населению.

3. Дополнительные медицинские услуги предприятиям и учреждениям города на основе заключения договоров.

Предметом деятельности больницы является квалифицированная специализированная медицинская помощь населению города.

Задачами больницы являются:

- повышение качества медицинской помощи на основе внедрения эффективных методов диагностики и лечения;

- пропаганда здорового образа жизни;

- взаимодействие с другими лечебно-профилактическими учреждениями и т.д.

МУЗ «Калужская городская больница № 4» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, обособленное имущество, расчетный счет и иные счета в учреждениях банков, печать со своим полным наименованием, штампы, бланки и другие реквизиты, необходимые для его деятельности.

Больница от своего имени заключает договоры, приобретает имущественные и неимущественные права, выступает истцом и ответчиком в суде, арбитражном суде, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Организационная структура МУЗ «Калужской городской больницы № 4» представлена на рис.1.

Структура бухгалтерского аппарата МУЗ «Калужской городской больницы № 4» представлена на рис.2. Общая численность сотрудников, работающих в бухгалтерии, составляет 7 человек

Рис.2. Структура бухгалтерского аппарата

Каждый работник бухгалтерский службы осуществляет свою деятельность в соответствии с должностными инструкциями. Должностная инструкция составлена на каждого работника в целях разграничения полномочий, определения прав и обязанностей, что позволяет избежать дублирования участков работ.

В соответствии с должностной инструкцией, составленной на главного бухгалтера больницы, он обязан осуществлять контроль над полным учетом поступающих денежных средств, товарно - материальных ценностей и основных средств, а также за своевременным отражением в учете операций, связанных с их движением; вести точный учет результатов финансово - хозяйственной деятельности; осуществлять контроль над правильным начислением и своевременным перечислением платежей; нести ответственность за организацию бухгалтерского учета и составление достоверной налоговой и бухгалтерской отчетности и т.д.

Заместитель главного бухгалтера выполняет часть должностных обязанностей главного бухгалтера, а также выполняет все функции главного бухгалтера в момент его отсутствия.

Бухгалтер материального сектора и бухгалтер по учету основных средств в соответствии с должностной инструкцией (Приложение 1) обязаны вести полный учет поступающих материальных ценностей и основных средств, своевременно отражать в бухгалтерском учете операции, связанные с их движением; осуществлять контроль за правильностью ведения учета материальных ценностей и основных средств материально - ответственными лицами; своевременно и качественно проводить сверки, инвентаризации и оформлять их результаты; составлять бухгалтерскую отчетность и т.д.

В обязанности бухгалтера - расчетчика входит: правильное начисление заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности и других выплат сотрудникам; начисление и перечисление налогов и сборов в бюджеты различных уровней; своевременное и качественное составление бухгалтерской отчетности и т.д.

В соответствии с должностной инструкцией бухгалтер - кассир обязан: осуществлять операции по приему, выдаче и хранению денежных средств и денежных документов с обязательным соблюдением правил обеспечения их сохранности; вести на основе кассовых ордеров кассовую книгу; сверять фактическое наличие денежных средств с книжным остатком; принимать от населения денежные средства на оказание платных медицинских услуг; получать денежные средства для выплаты работникам заработной платы, премий, командировочных расходов и т.д.

Ответственность за формирование учетной политики несет главный бухгалтер, а на руководителя организации возложена обязанность по утверждению сформированной учетной политики. В учетной политике МУЗ

«Калужской городской больницы № 4» на 2006 г. сказано (Приложение 2):

1. Бухгалтерский учет осуществлять в соответствии с нормативными документами: ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. № 129 - ФЗ; Инструкцией по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях № 70н.

1.1. При ведении бухгалтерского учета исполнения сметы доходов и расходов по бюджетной, предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход, принять рабочий план счетов.

1.2. По учету движения бюджетных средств, целевых и средств от предпринимательской деятельности принять журнально - ордернкую форму учета.

2. Бухгалтерский учет в МУЗ «Калужская городская больница № 4» осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером больницы.

2.2. Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение действующего законодательства при выполнении финансово - хозяйственных операций и хранение бухгалтерской документации несет главный врач.

2.7. В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности производить инвентаризацию в следующие сроки:

- продуктов питания и медикаментов - 1 раз в три месяца;

- хозяйственных материалов и мягкого инвентаря - 1 раз в год до 1 декабря.

2.8. Факты хозяйственной деятельности МУЗ «Калужская городская больница № 4» относить к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств…

3.4. Фактическую стоимость израсходованных материалов относить на расходы согласно смете по средним ценам, а фактическую стоимость израсходованных материалов на выполнение договорных работ - по фактическим затратам.

2.2 Организация учета материалов на складе в МУЗ «Калужская городская больница №4»

Бухгалтерский учет материальных запасов в МУЗ «Калужской городской больнице № 4» ведется на счете 010500000 «Материальные запасы» с использованием бухгалтерской программы «ПАРУС».

При учете материальных запасов в больнице задействованы следующие счета Плана счетов бюджетного учета:

счет 010501000 «Медикаменты и перевязочные средства»;

счет 010502000 «Продукты питания»;

счет 010503000 «Горюче-смазочные материалы»;

счет 010505000 «Мягкий инвентарь»;

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5