Бухгалтерский учет и внутренний контроль за движением материальных запасов в учреждении

p align="left">2. По безналичному расчету с использованием смарт - карт.

В бюджетных учреждениях горюче - смазочные материалы приобретаются также по договору поставки. Как правило, такой вариант используется организациями, имеющими большой парк машин. Приобретенные таким образом горюче - смазочные материалы принимаются к учету на основании полученных от поставщика накладной и счет - фактуры, оформленной в установленном порядке.

Оприходование горюче - смазочных материалов:

Дебет

010503340 (064) «Увеличение стоимости горюче - смазочных материалов»

Кредит

030220730 (178) «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Окончательный расчет с поставщиками:

Дебет

030220830 (178) «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Кредит

130405340 (091) «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов по приобретению материальных запасов» [33]

3. За наличный расчет через подотчетных лиц.

Чаще всего закупки горюче - смазочных материалов осуществляется за наличный расчет. Для этого водителям выдаются под отчет соответствующие денежные средства. Документом, подтверждающим приобретение горюче - смазочных материалов, является кассовый чек автозаправочной станции.

При выдаче средств под отчет необходимо учитывать следующие требования действующего законодательства:

- при наличии остатка по лицевому счету подотчетного лица новый аванс может быть выдан только при представлении отчета по предыдущему авансу;

- не допускается выдача средств лицу, с которым учреждением не заключен трудовой договор;

- согласно положениям и распоряжениям по учреждению должны быть установлены сроки и порядок отчетности о выданных подотчетных суммах, о чем работник, которому выдается сумма под отчет, должен быть поставлен в известность. [35]

На сумму денежных средств, выданных под отчет из кассы учреждения, делается запись:

Дебет 020814560 Кредит 020104610

- выданы деньги под отчет водителю;

Дебет 010503340 Кредит 020814660

- отражена стоимость приобретенных ГСМ;

Дебет 020104510 Кредит 020814660

- неиспользованный остаток подотчетных средств сдан в кассу.

При списании горюче - смазочных материалов следует руководствоваться утвержденными в учреждении нормами расхода. [36]

Рассчитанные для учреждения нормы для каждого автомобиля, сезона и места эксплуатации в соответствии с расчетными формулами по нормативу утверждаются приказом по учреждению и являются обязательными. Фактический расход определяется по показаниям приборов и сверяется с данными в путевом листе автомобиля. [38]

На счете 010504000 «Строительные материалы» учитываются все виды строительных материалов:

1) силикатные материалы (цемент, песок, гравий, известь, камень, кирпич, черепица), лесные материалы (лес круглый, пиломатериалы, фанера и т. п.), строительный металл (железо, жесть, сталь, цинк листовой и т. п.), металлоизделия (гвозди, гайки, болты, скобяные изделия и т. п.), санитарно-технические материалы (краны, муфты, тройники и т. п.), электротехнические материалы (кабель, лампы, патроны, ролики, шнур, провод, предохранители, изоляторы и т. п.), химико-москательные (краска, олифа, толь и т. п.) и другие аналогичные материалы; готовые к установке строительные конструкции и детали (металлические, железобетонные и деревянные конструкции, блоки и сборные части зданий и сооружений, сборные элементы); оборудование для отопительной, вентиляционной, санитарно-технической системы (отопительные котлы, радиаторы и т. п.);

2) оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки. К оборудованию, требующему монтажа, относится оборудование, которое может быть введено в действие только после сборки его частей и прикрепления к фундаменту или опорам зданий и сооружений, а также комплекты запасных частей такого оборудования. При этом в состав оборудования включается и контрольно-измерительная аппаратура или другие приборы, предназначенные для монтажа в составе установленного оборудования, и другие материальные ценности, необходимые для строительства.

На счете 010505000 «Мягкий инвентарь» учитываются следующие виды мягкого инвентаря:

1) белье (рубашки, сорочки, халаты и т. п.);

2) постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, мешки спальные и т. п.);

3) одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, кофты, юбки, куртки, брюки и т. п.);

4) обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии, валенки и т. п.);

5) спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки и т. п.);

6) прочий мягкий инвентарь. [28]

Указанные предметы мягкого инвентаря маркируются заведующим складом в присутствии руководителя учреждения и работников бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования учреждения, а при выдачи предметов в эксплуатацию дополнительно указывается год и месяц выдачи их со склада. Маркировочные штампы должны хранится у руководителя учреждения или его заместителя.

Списание пришедших в ветхость и негодность белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви производится с учетом сроков службы, утвержденных в порядке, установленном действующим законодательством, на основании утвержденного руководителем учреждения акта о списании малоценных предметов.

Мягкий инвентарь отражается в бухгалтерском учете и отчетности по первоначальной стоимости, т.е. по фактическим расходам на их приобретение.

Учет операций по выбытию и перемещению ведется в Журнале - ордере 10. [41]

На счете 010506000 «Прочие материальные запасы» учитываются материальные запасы:

1) специальное оборудование для научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, приобретенное по договорам с заказчиками для обеспечения выполнения условий договоров, до передачи его в научное подразделение;

2) молодняк всех видов животных и животные на откорме, птицы, кролики, пушные звери, семьи пчел независимо от их стоимости;

3) приплод молодняка при наличии в учреждениях рабочего скота;

4) посадочный материал;

5) реактивы и химикаты, стекло и химпосуда, металлы, электроматериалы, радиоматериалы и радиодетали, фотопринадлежности, подопытные животные и прочие материалы для учебных целей и научно-исследовательских работ, драгоценные и другие металлы для протезирования, а также инвалидная техника и средства передвижения для инвалидов;

6) хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло, щетки и др.), используемые для текущих нужд учреждений, канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки, стержни и др.);

7) посуда;

8) возвратная или обменная тара (бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные, бутылки и т. п.), как свободная (порожняя), так и находящаяся с материальными ценностями;

9) корма и фураж (сено, овес и другие виды кормов и фуража для животных), семена, удобрения;

10) книжная, иная печатная продукция, в том числе печатная сувенирная продукция, предназначенная для продажи, кроме библиотечного фонда и бланочной продукции;

11) запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах и оборудовании, транспортных средствах, объектах производственного и хозяйственного инвентаря;

12) материалы специального назначения;

13) иные материальные запасы.

Аналитический учет молодняка животных и животных на откорме ведется по видам и возрастным группам (животных на откорме только по видам) в книге учета животных. В книге указываются вид животного, код вида, возрастная группа, код группы, дата и номер журнала операций, дата поступления животного, сведения о животном (откуда поступило, куда выбыло, привес и др.); инвентарный номер; количество, вес; сумма (по дебету и кредиту). [27]

Учет молодняка животных ведется по видам и возрастным группам, а животных на откорме -- только по видам, с выделением отдельных листов в книге. Учет обеспечивает возможность получения сведений о поступлении и выбытии, поголовье и живом весе, привесе, приросте животных и проч.

Для учета боя посуды используют книгу регистрации боя посуды. В ней указываются: фамилия, имя, отчество материально ответственного лица, дата открытия и закрытия книги, наименование предмета (битой посуды), количество, должность, подпись, расшифровка подписи должностного лица и подпись, расшифровка подписи главного бухгалтера.

Книга ведется для списания разбитой посуды в учреждениях, имеющих в своем составе столовые и пищеблоки [21]. Записи в книге производятся соответствующими должностными лицами. Постоянно действующая комиссия следит за правильным ведением книги.

Счет 010507000 «Готовая продукция» предназначен для учета изготовленной в учреждениях продукции в рамках предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход. [40]

Операции по принятию к учету материальных запасов оформляются следующими бухгалтерскими записями.

1) Приобретение и безвозмездное получение материальных запасов. Дебет

010501340 «Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502340 «Увеличение стоимости продуктов питания»,

010503340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов», 010504340 «Увеличение стоимости строительных материалов»,

010505340 «Увеличение стоимости мягкого инвентаря»,

010506340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»

Кредит

030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,

020822660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»,

030404340 «Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению материальных запасов»

040101180 «Прочие доходы»

040101151 «Доходы от поступлений от других бюджетов бюджетной системы Российской Федерации».

2) Оприходование материальных запасов, полученных от ликвидации основных средств и остающихся в распоряжении учреждения.

Дебет

010501340 «Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502340 «Увеличение стоимости продуктов питания»,

010503340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504340 «Увеличение стоимости строительных материалов»,

010505340 «Увеличение стоимости мягкого инвентаря»,

010506340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»

Кредит

040101172 «Доходы от реализации активов».

3) Излишки материальных ценностей, выявленные при инвентаризации.

Дебет

010501340 «Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502340 «Увеличение стоимости продуктов питания»,

010503340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504340 «Увеличение стоимости строительных материалов»,

010505340 «Увеличение стоимости мягкого инвентаря»,

010506340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»

Кредит

040101180 «Прочие доходы» (на стоимость излишков по рыночным ценам).

При списании материальных запасов осуществляют следующие бухгалтерские записи.

1) Списание израсходованных материальных запасов, потерь в объеме норм естественной убыли материальных запасов, а также пришедших в негодность предметов мягкого инвентаря и посуды на основании оправдательных документов.

Дебет

040101272 «Расходование материальных запасов»,

Кредит

010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»,

010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»,

010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря»,

010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

2) Передача материальных запасов для изготовления нефинансовых активов.

Дебет

010601310 «Увеличение капитальных вложений в основные средства»,

010602320 «Увеличение капитальных вложений в нематериальные активы»,

010603340 «Увеличение капитальных вложений в непроизводственные активы»,

010604340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»

Кредит

010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»,

010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»,

010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря»,

010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

3) При реализации материальных запасов.

Дебет

040101172 «Доходы от реализации активов»

Кредит

010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»,

010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»,

010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря»,

010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

4) Начисление доходов от реализации по цене реализации.

Дебет

020509560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от реализации активов»

Кредит

040101172 «Доходы от реализации активов».

5) Списание недостач и потерь от порчи материальных запасов, принятых за счет учреждения.

Дебет

040101172 «Доходы от реализации активов»

Кредит

010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»,

010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»,

010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря»,

010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов» (по балансовой стоимости).

Списание потерь материальных запасов, отнесенных за счет виновных лиц, оформляется следующими двумя бухгалтерскими записями: начисление доходов.

6) По платежам в бюджет в связи с недостачей, хищениями, отнесенными за счет виновных лиц по рыночной стоимости.

Дебет

020904560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов»

Кредит

040101172 «Доходы от реализации активов»;

7) Списание с баланса стоимости материальных запасов.

Дебет

040101172 «Доходы от реализации активов»;

Кредит

010501440--010506440.

8) Списание потерь материальных запасов при чрезвычайных обстоятельствах.

Дебет

040101273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами»

Кредит

010501440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

010502440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»,

010503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»,

010504440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»,

010505440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря»,

010506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов». [20]

1.3 Организация контроля за использованием материалов

Внутренний контроль - это система мер, организованных руководством учреждения и осуществляемых в учреждении с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций.

Цель внутреннего контроля хранения материальных запасов заключается в минимизации потери запасов в результате краж, злоупотреблений, порчи, непроизводительного расходования. Приведенное ниже описание наиболее часто встречающихся аспектов внутреннего контроля подразделено на ряд элементов:

1. Внутренний контроль материальных запасов.

2. Заказ материальных запасов.

3. Получение материальных запасов.

4. Хранение материальных запасов.

5. Отпуск материальных запасов в производство.

1. Внутренний контроль материальных запасов.

Операции с материальными запасами представляют особую важность для большинства организаций. Поэтому служба внутреннего контроля заинтересована в предотвращении любых потерь запасов.

Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью запасов являются:

- наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);

- размещение запасов по секциям складов, а внутри них - по отдельным группам и типо - сорто - размерам (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида запасов следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся запасе;

- оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой;

- определение перечня центральных (базисных) складов, складов (кладовых), являющихся самостоятельными учетными единицами;

- установление порядка нормирования расхода запасов (разработка и утверждение норм, соблюдение норм при отпуске материалов в подразделения организации);

- установление порядка формирования учетных цен на запасы и порядка их пересмотра;

- определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;

- определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов запасов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз запасов со складов и иных мест хранения организации;

- наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений). [19]

Для обеспечения правильной и рациональной организации учета материалов также необходимо: установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей; проводить в установленном порядке инвентаризации, а также контрольные выборочные проверки остатков материалов и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок; разрабатывать и постоянно совершенствовать нормы хранения запасов, отпуска и расходования материалов; внедрять средства автоматизации учета.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5