Описание
типовой конфигурации "Зарплата и Кадры". Часть 3.Ввод большинства документов приводит к появлению записей в журнале расчетов «Зарплата», которые являются видами расчетов. Для просмотра журнала расчетов «Зарплата» используйте пункт
«Журнал Зарплата» меню «Справочники» или кнопку на панели инструментов
В журнале расчетов может отображаться информация как текущего расчетного периода, так и данные предыдущих периодов расчета (пункт «Задать глубину просмотра архива» меню «Действия»)
Единственный способ ввода данных в журнал расчетов — ввод новых документов Программа не допускает существования в журнале расчетов «безосновательных» записей, т е записей, которые не были бы введены тем или иным документом, а появились в нем иным способом Из журнала расчетов можно ввести любой документ, для этого нужно нажать кнопку. При этом в вызванном документе будут заполнены все необходимые данные на текущего сотрудника
Единственное, что допустимо в журнале расчетов — редактирование его дополнительных реквизитов, таких как «Дни» и «Часы» журнала «Зарплата», и редактирование результата расчета Результат расчета, исправленный «вручную», впоследствии не пересчитывается, — таким образом, пользователь сам берет ответственность на себя за корректность внесенных изменений Тем не менее, можно отменить ручное редактирование результата (пункт «Отменить ручное редактирование» меню «Действия»), что приведет к его изменению при очередном расчете соответствующей записи журнала расчетов
Кнопки в верхнем левом углу формы журнала расчетов позволяют получить расчетный листок на текущего сотрудника за текущий период расчета, вызвать форму сотрудника для редактирования его данных и получить подробные комментарии хода расчета текущей записи журнала
Для ввода произвольных начислений и удержаний предназначены два документа «Начисления и удержания на одного сотрудника» и «Начисление и удержание списком» Этими документами можно ввести такие доплаты, как за интенсивность, за расширение зоны, за сложность, за участок, процентом, суммой, различные премии, надбавки за выслугу лет, за секретность, персональную надбавку, оплаты за совмещение и замещение, другие прочие доплаты и удержания
Эти документы хранятся в журнале, который вызывается из пункта «Начисления и удержания» меню «Документы»
Для облегчения процесса ввода начислений и удержаний одному или нескольким сотрудникам в конфигурацию включен Помощник, который, подробно объясняя, где и что нужно ввести, заполнит за вас нужный документ Вызвать Помощника можно из пункта «Начисления и удержания» меню «Документы», или непосредственно при вводе нового документа, если пользователь указал, что новые документы будут вводиться через Помощников (см настройки пользователя)
Данный документ предназначен ввода доплат или удержаний, которые начисляются или удерживаются у сотрудника в течение дли тельного времени
На закладке «Основные» выбирается из списка вид начисления или удержания Для некоторых начислении можно выбрать тип рас чета в реквизите «Тип расчета», тип расчета других определен в кон фигурации В реквизит «Величина» проставляется либо процент, либо сумма
Для начислений, исчисляемых в зависимости от разряда ETC вместо реквизита «Величина» появляется реквизит «Разряд», значение которого выбирается из справочника «Тарифная сетка»
Период действия начисления (удержания) определяется датами «С» и «По» Дату окончания периода можно не проставлять, если срок пока не определен
Этим же документом оформляется временное замещение одним сотрудником другого с выплатой либо разницы в окладах, либо части оклада замещаемого сотрудника В качестве вида начисления следует выбрать «Оплату за замещение», при этом форма документа примет следующий вид
В группе «Оплата за замещение» следует выбрать желаемый способ оплаты, а также указать выплачиваемый процент оклада при оплате процентом от оклада (тарифа).
В реквизит «Хозяйственная операция» заносится хозяйственная операция, если сумма начисления или удержания относится на бухгалтерские счета по конкретной хозяйственной операции.
Закладка «Распределение» появляется в форме документа при использовании расширенных возможностей расчета зарплаты в том случае, если выбранный вид оплаты вводится готовой суммой. На данной закладке вводятся хозяйственные операции, по которым будет распределяться сумма по выбранному виду расчета для выбранного сотрудника.
Примечание. При использовании расширенных возможностей расчета зарплаты для распределения результатов доплат, расчет которых зависит от группы начислений, можно использовать флажок «Распределять пропорционально расчетной базе» в справочнике «Виды расчета».
Данный документ позволяет вводить в текущий расчетный месяц те же начисления и удержания, что и документ «Начисления и удержания на одного сотрудника», кроме доплаты «Оплата за замещение».
На закладке «Общие» необходимо выбрать вид начисления (удержания) и указать тип расчета начисления, если выбранное начисление может рассчитываться несколькими способами.
В реквизит «Хозяйственная операция» заносится хозяйственная операция, если сумма начисления или удержания относится на бухгалтерские счета по конкретной хозяйственной операции.
Начисление или удержание можно ввести различному списку сотрудников в зависимости от значений реквизитов «Группа сотрудников» и «Подразделение» закладки «По сотрудникам».
Теперь можно автоматически заполнить табличную часть документа данными о сотрудниках, нажав кнопку «Заполнить», или же при необходимости ввести список вручную. При автоматическом заполнении список сотрудников формируется на основе выбранной ранее группы сотрудников. Реквизиты таблицы «Сумма» или «Разряд» заполняются на основе введенной ранее величине общей для всей группы сотрудников, а реквизиты «С» и «По» заполняются из общего реквизита диалога «На период с».
Табличную часть документа можно редактировать, дополнять новыми сотрудниками, исправлять суммы начисления или удержания и т.п.
При необходимости можно очистить список сотрудников, нажав на кнопку «Очистить», и повторить ввод документа сначала.
К отклонениям можно отнести больничные листы, уход сотрудника в отпуск, невыходы, к которым относятся и прогулы, а также оплата по среднему заработку. Поэтому следующий этап действия расчетчика — ввод таких документов, как больничный лист, приказ на отпуск, приказ на оплату некоторого интервала времени по среднему заработку. Такие документы в рамках данной конфигурации называются «отклонениями» от нормального режима работы (нормально — это когда сотрудник работает).
На основании графиков рабочего времени и введенных документов-отклонений рассчитываются отработанные дни и часы по основным видам расчета — окладу или тарифу. При этом исключаются промежутки времени, перекрытые такими видами расчета, как больничные листы, отпуска, невыходы
Документы отклонения хранятся в журнале отклонений, который вызывается из пункта «Отклонения» меню «Документы»
Для облегчения процесса ввода больничных и отпусков в конфигурацию включен Помощник, который, подробно объясняя, где и что нужно ввести, заполнит за вас нужный документ Вызвать Помощника ввода отклонений можно из пункта «Отклонения» меню «Документы», или непосредственно при вводе нового документа, если пользователь указал, что новые документы будут вводиться через Помощников (см настройки пользователя)
Больничный лист вводится на каждого сотрудника в отдельности тогда, когда сотрудник предъявляет к оплате листок нетрудоспособности, вызывается из пункта «Отклонения» меню «Документы», затем «Больничный лист» или кнопкой на панели инструментов
На закладке «Общие» нужно выбрать сотрудника из списка, указать дату выдачи, серию и номер листка нетрудоспособности, даты начала и окончания
Переключатель «Тип больничного» позволяет выбрать характер больничного (первичный или продолжение) в случае больничного-продолжения Для больничного-продолжения требуется выбрать из предлагаемого списка первичный больничный лист
Переключатель «Рассчитывать» позволяет указать, что больничный лист следует рассчитывать, исходя из заработка за два предыдущих месяца, либо при помесячной оплате труда — «по текущему месяцу» (см Положение о порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию, утвержденное Постановлением Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г за №13-6, с изменениями и дополнениями)
Процент оплаты больничного рассчитывается исходя из непрерывного стажа, если соответствующие данные были введены после приема сотрудника на работу (см пункт «Сведения о сотрудниках») Если же данные отсутствуют, процент принимается равным нулю В любом случае процент оплаты больничного можно отредактировать
Установив флажок «Ограничивать размер пособия», можно ограничить размер пособия (до 18 марта 2000 года — двумя окладами, после — 85 размерами ММОТ с учетом районного коэффициента, утвержденного Правительством РФ)
На закладке «Дополнительные» нужно выбрать характер болезни из списка, предлагаемого в реквизите «Причина нетрудоспособности»
Также можно установить флажок «Доплачивать из прибыли до 100%», если процент оплаты больничного меньше 100. В этом случае в журнал расчетов будет введен дополнительный вид расчета «Доплата по б/л до 100% ср. зар.», результат которого рассчитывается как разность между суммой, исчисленной исходя из полного среднего заработка, и начисленным пособием по больничному.
Для корректного расчета больничного «по уходу» требуется выбрать значение реквизита «Семейное положение» из предлагаемого списка, если соответствующие данные не были введены после приема сотрудника на работу (см. пункт «Кадровые данные»).
На закладке «Средний заработок» можно ввести данные о заработке, если в программе нет данных за месяцы расчетного периода, оплачиваемых исходя из среднего заработка. Эта возможность важна в начале эксплуатации программы, когда еще нет данных расчета прошлых периодов.
Если за предыдущие месяцы расчетные данные в программе имеются, то сведения о заработке по месяцам заполняются автоматически при проведении документа.
В колонку таблицы «Зарплата» заносится основной заработок за месяц, указанный в колонке «Месяц».
В колонки «Р.к.» и «Сев. надб.» заносятся суммы районных коэффициентов и северных надбавок, если они выделяются из среднего заработка на вашем предприятии (что определяется флажком «Выделять РК и СН», устанавливаемом в Стартовом Помощнике).
В колонку «Хозоперация» заносится хозяйственная операция, если пособие по больничному листу при формировании проводок распределяется по счетам пропорционально расчетной базе, эта возможность доступна только при использовании расширенных возможностей расчета зарплаты и описывается в справочнике «Виды расчетов».
На этой же закладке также можно ввести суммы квартальной (одна треть этой суммы будет прибавлена к среднему заработку) и годовой (одна двенадцатая часть этой суммы будет прибавлена к среднему заработку) премии, а также среднемесячную сумму разовых премий (эта сумма будет прибавлена к среднему заработку полностью).
Для больничных листов, рассчитываемых «по текущему месяцу» на этой закладке выводится тот месячный заработок, из которого и будет производиться расчет пособия по нетрудоспособности.
После заполнения всех данных о больничном и проведения документа (кнопка «Провести») можно сразу получить отчет о нем. Для этого требуется сначала рассчитать сумму, выплачиваемую по больничному листу, нажав кнопку «Рассчитать». Затем получить отчет о больничном листе (кнопка «Печать»).
Ввод отпусков через документ «Приказ по отпуску» аналогичен вводу больничного листа, вызывается из пункта «Отклонения» меню «Документы», затем «Приказ по отпуску» или кнопкой на панели инструментов.
На закладке «Общие» следует выбрать сотрудника, указать период отпуска или дату ухода в отпуск и количество дней отпуска
Кроме того, следует выбрать из предлагаемого списка тип отпуска, который может быть очередным, за свой счет или же по уходу за ребенком Для очередного отпуска следует также выбрать из предлагаемого списка тип расчета отпуска (может быть по шестидневной неделе или же по календарным дням без учета праздничных дней)
Если очередной отпуск работника складывается из основного отпуска и дополнительного, тогда в реквизите «из них доп отпуска» указывается количество дней дополнительного отпуска, а в реквизите «Тип расчета доп отпуска» указывается, в каких днях (рабочих или календарных) предоставляется дополнительный отпуск
Заполнение группы реквизитов «За период» позволяет в личной карточке сотрудника отслеживать оформление очередного отпуска
Если для расчета отпуска в системе нет данных, их можно ввести за каждый месяц отдельно на закладке «Средний заработок» В табличной части на закладке отражаются данные прошлых месяцев, используемых при расчете среднего заработка Количество месяцев определяется в группе переключателей «Расчетный период»
Сведения о заработке по месяцам заполняются автоматически при проведении документа, если имеются расчетные данные за предыдущие месяца
В колонку таблицы «Зарплата» заносится основной заработок за месяц, указанный в графе «Месяц» (с или без районных коэффициентов и северных надбавок) согласно Порядку исчисления среднего заработка, утверждаемому Министерством Труда РФ
В колонки «Р к » и «Сев надб » заносятся суммы районных коэффициентов и северных надбавок, если они выделяются из среднего заработка на вашем предприятии (что определяется флажком «Выделять РК и СН», устанавливаемом в Стартовом Помощнике)
В колонку «Дни раб » заносится количество отработанных дней по основному табель-календарю сотрудника В колонку «Дн осн » заносится количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время при предоставлении отпуска в рабочих днях или количество календарных дней, приходящихся на отработанное время при предоставлении отпуска в календарных днях
Если дополнительный отпуск предоставляется по календарю, отличному от календаря основного отпуска (например, основной отпуск предоставляется по шестидневной неделе, а дополнительный — в календарных днях), то потребуется ввести также количество отработанных дней по календарю дополнительного отпуска в колонку «Дни доп >
В колонку «Хозоперация» заносится хозяйственная операция, если исчисление среднего заработка для оплаты отпускных производится пропорционально расчетной базе, эта возможность доступна только при использовании расширенных возможностей расчета зарплаты и описывается в справочнике «Виды расчетов» При этом в колонке «Вид» следует указывается одно из значений средний заработок, квартальная или годовая премия
В группу реквизитов «Премии» можно ввести суммы квартальной (одна треть этой суммы будет прибавлена к среднему заработку) и годовой (одна двенадцатая часть этой суммы будет прибавлена к среднему заработку) премии.
Так же, как и в документе «Больничный лист», после проведения документа можно рассчитать отпускные, а затем посмотреть, что получилось, нажав последовательно кнопки «Рассчитать» и «Расчет отпуска» на закладке «Общие». Кроме того, есть возможность распечатать отпускную записку по форме Т-6 (кнопка «Отпускная записка» на закладке «Общие»).
Документ «Оплата по среднему заработку» используется в тех случаях, когда работнику требуется произвести начисление за некоторый интервал времени, основываясь на его заработке за прошлые месяцы. Это исполнение государственных обязанностей, командировки и т.п.
На закладке «Общие» достаточно выбрать сотрудника, задать период времени, который требуется оплатить по среднему заработку, и указать причину оплаты: командировка или гособязанности.
Если не хватает данных для расчета среднего заработка, на закладке «Средний заработок» можно ввести суммы заработка и отработанные дни за прошлые месяцы.
Ввод и заполнение данных по среднему заработку аналогично заполнению этих данных в документах «Ввод отпусков» и «Ввод больничных», описанных выше.
Важным документом, отражающим отклонение от нормального режима работы, является документ «Невыходы» (пункт «Невыходы» меню «Документы»).
Бывают случаи, когда человек не вышел на работу по каким-либо причинам, например, заболевание, по которому еще не представили больничный лист. При этом дни невыходов не оплачиваются, но информация о том, сколько дней человек отсутствовал на работе, необходима для расчета отработанных дней.
Для ввода дней невыходов следует выбрать сотрудника, указать период, когда человек отсутствовал на работе, а также указать причину невыхода. Причина невыходов может быть важна при удержании алиментов, если таковые выплачиваются сотрудником.
Если сотрудник работал в общегосударственные праздничные дни или в свои выходные, оформляется «Приказ о работе в праздники».
Для ввода праздничных дней следует выбрать сотрудника и указать отработанные дни. При этом следует помнить, что введенные этим приказом начисления нельзя «отменить» такими документами как «Больничный лист» и пр. Эти записи можно только вычеркнуть из журнала расчетов, удалив породивший их документ.
Документом «Сверхурочные» оформляется оплата часов, отработанных сверх положенного рабочего времени.
В колонке «Сотрудник» табличной части документа следует выбрать сотрудника, в колонку «в 1,5-ом размере» - количество часов, оплачиваемых в полуторном размере, а в колонку «в 2-ом размере» количество часов, оплачиваемых в двойном размере.
Также как и в случае оплаты праздничных дней, введенные этим приказом начисления нельзя «отменить» такими документами как «Больничный лист» и пр. Эти записи можно только вычеркнуть из журнала расчетов, удалив породивший их документ.
Следующую группу документов можно отнести к удержаниям длительного действия. Такие документы, один раз введенные, приведут к многократному вводу в журнал расчетов какого-либо вида удержания, до тех пор, пока не кончится срок действия документа. Так, например, если требуется рассчитывать алименты в течение необходимого периода, то достаточно один раз ввести документ «Исполнительный лист», указав срок действия «С» и «По». Тогда в течение всего указанного периода ежемесячно алименты будут рассчитываться и удерживаться из зарплаты сотрудника.
Неотъемлемыми составляющими документов длительного действия являются реквизиты периода или даты начала и даты окончания действия документа. Документы, позволяющие вводить удержания длительного действия, хранятся в журнале документов, который вызывается из пункта «Удержания» меню «Документы».
Документ предназначен для ввода данных об исполнительных листах. Удержанная сумма может перечисляться на счет получателя, отправляться почтовым переводом или же выдаваться через кассу (реквизит «Способ передачи получателю»). В зависимости от этого заполняются реквизиты документа. Если, например, сумма по исполнительному листу выдается через кассу, то реквизиты «Адрес», «Банк» и «Счет» заполнять не надо.
На закладке «Расчет» вводятся следующие сведения.
Дата, с которой начинается выплата по исполнительному листу, первоначально принимается равной началу расчетного периода. Дату окончания периода можно не проставлять, если срок пока не определен.
Прежде всего, следует выбрать способ передачи выплаты по исполнительному листу: через кассу, по почте или перечислением на счет в банке.
В реквизите «Способ» указывается способ исчисления алиментов:
процентом или суммой. В поле «Процент (Сумма)» вводится процент удержания по исполнительному листу или сумма, в зависимости от того, какой способ исчисления выбран
Если в реквизите «до выплаты» указана какая-либо сумма, то удержание будет производиться то тех пор, пока эта сумма не будет полностью удержана
При расчете исполнительного листа процентом от группы начислений возможно включение в эту группу оплаты по больничному листу Для этого достаточно установить флажок «Удерживать с б/л»
На закладке «Дополнительные» вводятся сведения о документе, на основании которого производится удержание, и о получателе алиментов, а также о расчетном счете и банке, куда эти деньги перечисляются Как уже говорилось выше, сведения, содержащиеся на данной закладке, заполняются в зависимости от того, какой способ передачи алиментов был выбран ранее
Реквизит «Адрес» заполняется на основе адресных классификаторов, аналогично адресам в форме кадровых данных сотрудника, при нажатии на кнопку
Реквизит «Районный коэффициент» по умолчанию равен единице Если же получатель проживает в районах Крайнего Севера или приравненных к ним, то надо указать соответствующий коэффициент
Кнопка «Карточка учета» позволяет распечатать учетную карточку на введенный исполнительный документ
Если сотрудник предприятия получил ссуду на определенный срок, это оформляется документом «Ссуда предприятия» При этом вводится размер ссуды, срок погашения и процент
• Реквизиты группы «Порядок погашения ссуды» определяют порядок расчета суммы, удерживаемой в счет погашения ссуды из заработной платы (ежемесячно с определенной даты или единовременно в конце срока)
Флажок «Исчислять материальную выгоду» определяет, будут или нет исчисляться суммы материальной выгоды в виде экономии на процентах по заемным средствам согласно законодательству о налоге на доходы физлиц
В том случае, если сумма погашаемой ссуды будет превышать сумму остатка заработной платы, которая может быть выплачена работнику после всех удержаний с более высоким приоритетом (взносы в Пенсионный фонд России, налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам), за работником образуется долг, который может быть погашен внесением наличных непосредственно в кассу предприятия
Факт уплаты долга через кассу отражается следующими действиями
• в журнале приказов по удержаниям («Документы» —> «Удержания» -> «Журнал приказов») найти строку с документом, которым оформлена выдача данной ссуды,
• ввести сведения о погашении через кассу («Действия» —> «Ввод на основании»)
Данный документ используется, если необходимо перечислять всю или часть зарплаты в банк
Документ вводится для каждого сотрудника, в нем указывается, прежде всего, получатель денег, затем банк, в который будет перечисляться зарплата, расчетный счет получателя в этом банке, а также перечисляемая сумма или процент от зарплаты. Так же, как и в документе «Исполнительные листы», в данном документе присутствуют реквизиты даты начала и окончания его действия
Кроме того, можно выбрать цель перечисления из предлагаемого списка Если деньги перечисляются на благотворительность, в счет погашения кредита на приобретение либо строительство жилья или в фонд избирательных компаний, тогда при расчете соответствующей этому документу строки журнала расчетов в справочник налоговых вычетов будет автоматически введена новая строка с соответствующей суммой."
При использовании расширенных возможностей расчета зарплаты в конфигурации часть работников предприятия могут оплачиваться по сдельной либо сдельно-премиальной формам оплаты труда Расчет заработка в этом случае осуществляется по документам о выработке В настоящую конфигурацию включены два типа нарядов сдельный и бригадный
Документ «Бригадный наряд» позволяет реализовать различные варианты бригадных нарядов (пункт «Бригадный наряд» в меню «Оплата за отработанное время» главного меню «Документы») Известно, что исходными данными для расчета любого наряда в общем случае являются сумма фонда заработной платы, выданной на наряд, отработанные каждым членом бригады часы, размер почасового тарифа и коэффициент трудового участия каждого работника
Флажки документа, объединенные в группу «Тип расчета», позволяют влиять на способ распределения суммы наряда При распределении данной суммы между членами бригады обычно учитывается тариф работника, его КТУ, а также отработанные часы Каждый из этих влияющих факторов можно отключить По умолчанию все флажки установлены
Установленный флажок «Распределять только приработок» приведет к расчету наряда по привычной схеме, т е когда на бригаду распределяется только часть суммы наряда, оставшаяся после вычета заработка по тарифу всех работающих в бригаде Однако, можно пойти и по другому пути, посчитав всю сумму наряда приработком, сбросив этот флажок
В реквизите «По хозоперации» можно указать хозяйственную операцию, по которой будет списана выплаченная по наряду сумма
В многострочной части документа вводятся участники бригадного наряда из справочника «Сотрудники», проставляется им КТУ и, если нужно, часы работы Если список работников велик, то можно ввести только часть его, а затем записать, чтоб можно было вернуться к нему в дальнейшем Для этого предназначена кнопка «Записать»
Если при заполнении многострочной части документа выбран сотрудник, получающий оклад, тогда исключается возможность распределения закрытой по наряду суммы в зависимости от отработанного времени и тарифа и соответствующие флажки отключаются автоматически
Тут же в документе можно рассчитать суммы, причитающиеся каждому работнику (кнопка «Рассчитать») При этом заполнится реквизит «Результат» А затем можно вывести полученный наряд на экран, нажав кнопку «Печать»
В предлагаемую конфигурацию включен наряд, предназначенный для оплаты труда рабочих по сдельным расценкам (пункт «Сдельные наряды» в меню «Оплата за отработанное время» главного меню «Документы») Наряд вводится на одного рабочего и представляет собой список работ, выбираемых из справочника «Нормы», в колонке «Принято» проставляется количество принятых работ
В результате проведения документа в журнал расчетов запишется вид расчета «Наряд по нормам»
При начислении оплаты по сдельным нарядам используются сдельные расценки и нормы времени из справочника «Расценки» При этом порядок использования расценок зави