Описание
типовой конфигурации "Зарплата и Кадры". Часть 3.Ввод большинства документов приводит к появлению записей в журнале расчетов «Зарплата», которые являются видами расчетов. Для просмотра журнала расчетов «Зарплата» используйте пункт
«Журнал Зарплата» меню «Справочники» или кнопку на панели инструментов
В журнале расчетов может отображаться информация как текущего расчетного периода, так и данные предыдущих периодов расчета (пункт «Задать глубину просмотра архива» меню «Действия»)
Единственный способ ввода данных в журнал расчетов — ввод новых документов Программа не допускает существования в журнале расчетов «безосновательных» записей, т е записей, которые не были бы введены тем или иным документом, а появились в нем иным способом Из журнала расчетов можно ввести любой документ, для этого нужно нажать кнопку. При этом в вызванном документе будут заполнены все необходимые данные на текущего сотрудника
Единственное, что допустимо в журнале расчетов — редактирование его дополнительных реквизитов, таких как «Дни» и «Часы» журнала «Зарплата», и редактирование результата расчета Результат расчета, исправленный «вручную», впоследствии не пересчитывается, — таким образом, пользователь сам берет ответственность на себя за корректность внесенных изменений Тем не менее, можно отменить ручное редактирование результата (пункт «Отменить ручное редактирование» меню «Действия»), что приведет к его изменению при очередном расчете соответствующей записи журнала расчетов
Кнопки в верхнем левом углу формы журнала расчетов позволяют получить расчетный листок на текущего сотрудника за текущий период расчета, вызвать форму сотрудника для редактирования его данных и получить подробные комментарии хода расчета текущей записи журнала
Для ввода произвольных начислений и удержаний предназначены два документа «Начисления и удержания на одного сотрудника» и «Начисление и удержание списком» Этими документами можно ввести такие доплаты, как за интенсивность, за расширение зоны, за сложность, за участок, процентом, суммой, различные премии, надбавки за выслугу лет, за секретность, персональную надбавку, оплаты за совмещение и замещение, другие прочие доплаты и удержания
Эти документы хранятся в журнале, который вызывается из пункта «Начисления и удержания» меню «Документы»
Для облегчения процесса ввода начислений и удержаний одному или нескольким сотрудникам в конфигурацию включен Помощник, который, подробно объясняя, где и что нужно ввести, заполнит за вас нужный документ Вызвать Помощника можно из пункта «Начисления и удержания» меню «Документы», или непосредственно при вводе нового документа, если пользователь указал, что новые документы будут вводиться через Помощников (см настройки пользователя)
Данный документ предназначен ввода доплат или удержаний, которые начисляются или удерживаются у сотрудника в течение дли тельного времени
На закладке «Основные» выбирается из списка вид начисления или удержания Для некоторых начислении можно выбрать тип рас чета в реквизите «Тип расчета», тип расчета других определен в кон фигурации В реквизит «Величина» проставляется либо процент, либо сумма
Для начислений, исчисляемых в зависимости от разряда ETC вместо реквизита «Величина» появляется реквизит «Разряд», значение которого выбирается из справочника «Тарифная сетка»
Период действия начисления (удержания) определяется датами «С» и «По» Дату окончания периода можно не проставлять, если срок пока не определен
Этим же документом оформляется временное замещение одним сотрудником другого с выплатой либо разницы в окладах, либо части оклада замещаемого сотрудника В качестве вида начисления следует выбрать «Оплату за замещение», при этом форма документа примет следующий вид
В группе «Оплата за замещение» следует выбрать желаемый способ оплаты, а также указать выплачиваемый процент оклада при оплате процентом от оклада (тарифа).
В реквизит «Хозяйственная операция» заносится хозяйственная операция, если сумма начисления или удержания относится на бухгалтерские счета по конкретной хозяйственной операции.
Закладка «Распределение» появляется в форме документа при использовании расширенных возможностей расчета зарплаты в том случае, если выбранный вид оплаты вводится готовой суммой. На данной закладке вводятся хозяйственные операции, по которым будет распределяться сумма по выбранному виду расчета для выбранного сотрудника.
Примечание. При использовании расширенных возможностей расчета зарплаты для распределения результатов доплат, расчет которых зависит от группы начислений, можно использовать флажок «Распределять пропорционально расчетной базе» в справочнике «Виды расчета».
Данный документ позволяет вводить в текущий расчетный месяц те же начисления и удержания, что и документ «Начисления и удержания на одного сотрудника», кроме доплаты «Оплата за замещение».
На закладке «Общие» необходимо выбрать вид начисления (удержания) и указать тип расчета начисления, если выбранное начисление может рассчитываться несколькими способами.
В реквизит «Хозяйственная операция» заносится хозяйственная операция, если сумма начисления или удержания относится на бухгалтерские счета по конкретной хозяйственной операции.
Начисление или удержание можно ввести различному списку сотрудников в зависимости от значений реквизитов «Группа сотрудников» и «Подразделение» закладки «По сотрудникам».
Теперь можно автоматически заполнить табличную часть документа данными о сотрудниках, нажав кнопку «Заполнить», или же при необходимости ввести список вручную. При автоматическом заполнении список сотрудников формируется на основе выбранной ранее группы сотрудников. Реквизиты таблицы «Сумма» или «Разряд» заполняются на основе введенной ранее величине общей для всей группы сотрудников, а реквизиты «С» и «По» заполняются из общего реквизита диалога «На период с».
Табличную часть документа можно редактировать, дополнять новыми сотрудниками, исправлять суммы начисления или удержания и т.п.
При необходимости можно очистить список сотрудников, нажав на кнопку «Очистить», и повторить ввод документа сначала.
К отклонениям можно отнести больничные листы, уход сотрудника в отпуск, невыходы, к которым относятся и прогулы, а также оплата по среднему заработку. Поэтому следующий этап действия расчетчика — ввод таких документов, как больничный лист, приказ на отпуск, приказ на оплату некоторого интервала времени по среднему заработку. Такие документы в рамках данной конфигурации называются «отклонениями» от нормального режима работы (нормально — это когда сотрудник работает).
На основании графиков рабочего времени и введенных документов-отклонений рассчитываются отработанные дни и часы по основным видам расчета — окладу или тарифу. При этом исключаются промежутки времени, перекрытые такими видами расчета, как больничные листы, отпуска, невыходы
Документы отклонения хранятся в журнале отклонений, который вызывается из пункта «Отклонения» меню «Документы»
Для облегчения процесса ввода больничных и отпусков в конфигурацию включен Помощник, который, подробно объясняя, где и что нужно ввести, заполнит за вас нужный документ Вызвать Помощника ввода отклонений можно из пункта «Отклонения» меню «Документы», или непосредственно при вводе нового документа, если пользователь указал, что новые документы будут вводиться через Помощников (см настройки пользователя)
Больничный лист вводится на каждого сотрудника в отдельности тогда, когда сотрудник предъявляет к оплате листок нетрудоспособности, вызывается из пункта «Отклонения» меню «Документы», затем «Больничный лист» или кнопкой на панели инструментов
На закладке «Общие» нужно выбрать сотрудника из списка, указать дату выдачи, серию и номер листка нетрудоспособности, даты начала и окончания
Переключатель «Тип больничного» позволяет выбрать характер больничного (первичный или продолжение) в случае больничного-продолжения Для больничного-продолжения требуется выбрать из предлагаемого списка первичный больничный лист
Переключатель «Рассчитывать» позволяет указать, что больничный лист следует рассчитывать, исходя из заработка за два предыдущих месяца, либо при помесячной оплате труда — «по текущему месяцу» (см Положение о порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию, утвержденное Постановлением Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г за №13-6, с изменениями и дополнениями)
Процент оплаты больничного рассчитывается исходя из непрерывного стажа, если соответствующие данные были введены после приема сотрудника на работу (см пункт «Сведения о сотрудниках») Если же данные отсутствуют, процент принимается равным нулю В любом случае процент оплаты больничного можно отредактировать
Установив флажок «Ограничивать размер пособия», можно ограничить размер пособия (до 18 марта 2000 года — двумя окладами, после — 85 размерами ММОТ с учетом районного коэффициента, утвержденного Правительством РФ)
На закладке «Дополнительные» нужно выбрать характер болезни из списка, предлагаемого в реквизите «Причина нетрудоспособности»
Также можно установить флажок «Доплачивать из прибыли до 100%», если процент оплаты больничного меньше 100. В этом случае в журнал расчетов будет введен дополнительный вид расчета «Доплата по б/л до 100% ср. зар.», результат которого рассчитывается как разность между суммой, исчисленной исходя из полного среднего заработка, и начисленным пособием по больничному.
Для корректного расчета больничного «по уходу» требуется выбрать значение реквизита «Семейное положение» из предлагаемого списка, если соответствующие данные не были введены после приема сотрудника на работу (см. пункт «Кадровые данные»).
На закладке «Средний заработок» можно ввести данные о заработке, если в программе нет данных за месяцы расчетного периода, оплачиваемых исходя из среднего заработка. Эта возможность важна в начале эксплуатации программы, когда еще нет данных расчета прошлых периодов.
Если за предыдущие месяцы расчетные данные в программе имеются, то сведения о заработке по месяцам заполняются автоматически при проведении документа.
В колонку таблицы «Зарплата» заносится основной заработок за месяц, указанный в колонке «Месяц».
В колонки «Р.к.» и «Сев. надб.» заносятся суммы районных коэффициентов и северных надбавок, если они выделяются из среднего заработка на вашем предприятии (что определяется флажком «Выделять РК и СН», устанавливаемом в Стартовом Помощнике).
В колонку «Хозоперация» заносится хозяйственная операция, если пособие по больничному листу при формировании проводок распределяется по счетам пропорционально расчетной базе, эта возможность доступна только при использовании расширенных возможностей расчета зарплаты и описывается в справочнике «Виды расчетов».
На этой же закладке также можно ввести суммы квартальной (одна треть этой суммы будет прибавлена к среднему заработку) и годовой (одна двенадцатая часть этой суммы будет прибавлена к среднему заработку) премии, а также среднемесячную сумму разовых премий (эта сумма будет прибавлена к среднему заработку полностью).
Для больничных листов, рассчитываемых «по текущему месяцу» на этой закладке выводится тот месячный заработок, из которого и будет производиться расчет пособия по нетрудоспособности.
После заполнения всех данных о больничном и проведения документа (кнопка «Провести») можно сразу получить отчет о нем. Для этого требуется сначала рассчитать сумму, выплачиваемую по больничному листу, нажав кнопку «Рассчитать». Затем получить отчет о больничном листе (кнопка «Печать»).
Ввод отпусков через документ «Приказ по отпуску» аналогичен вводу больничного листа, вызывается из пункта «Отклонения» меню «Документы», затем «Приказ по отпуску» или кнопкой на панели инструментов.
На закладке «Общие» следует выбрать сотрудника, указать период отпуска или дату ухода в отпуск и количество дней отпуска
Кроме того, следует выбрать из предлагаемого списка тип отпуска, который может быть очередным, за свой счет или же по уходу за ребенком Для очередного отпуска следует также выбрать из предлагаемого списка тип расчета отпуска (может быть по шестидневной неделе или же по календарным дням без учета праздничных дней)
Если очередной отпуск работника складывается из основного отпуска и дополнительного, тогда в реквизите «из них доп отпуска» указывается количество дней дополнительного отпуска, а в реквизите «Тип расчета доп отпуска» указывается, в каких днях (рабочих или календарных) предоставляется дополнительный отпуск
Заполнение группы реквизитов «За период» позволяет в личной карточке сотрудника отслеживать оформление очередного отпуска
Если для расчета отпуска в системе нет данных, их можно ввести за каждый месяц отдельно на закладке «Средний заработок» В табличной части на закладке отражаются данные прошлых месяцев, используемых при расчете среднего заработка Количество месяцев определяется в группе переключателей «Расчетный период»
Сведения о заработке по месяцам заполняются автоматически при проведении документа, если имеются расчетные данные за предыдущие месяца
В колонку таблицы «Зарплата» заносится основной заработок за месяц, указанный в графе «Месяц» (с или без районных коэффициентов и северных надбавок) согласно Порядку исчисления среднего заработка, утверждаемому Министерством Труда РФ
В колонки «Р к » и «Сев надб » заносятся суммы районных коэффициентов и северных надбавок, если они выделяются из среднего заработка на вашем предприятии (что определяется флажком «Выделять РК и СН», устанавливаемом в Стартовом Помощнике)
В колонку «Дни раб » заносится количество отработанных дней по основному табель-календарю сотрудника В колонку «Дн осн » заносится количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время при предоставлении отпуска в рабочих днях или количество календарных дней, приходящихся на отработанное время при предоставлении отпуска в календарных днях
Если дополнительный отпуск предоставляется по календарю, отличному от календаря основного отпуска (например, основной отпуск предоставляется по шестидневной неделе, а дополнительный — в календарных днях), то потребуется ввести также количество отработанных дней по календарю дополнительного отпуска в колонку «Дни доп >
В колонку «Хозоперация» заносится хозяйственная операция, если исчисление среднего заработка для оплаты отпускных производится пропорционально расчетной базе, эта возможность доступна только при использовании расширенных возможностей расчета зарплаты и описывается в справочнике «Виды расчетов» При этом в колонке «Вид» следует указывается одно из значений средний заработок, квартальная или годовая премия
В группу реквизитов «Премии» можно ввести суммы квартальной (одна треть этой суммы будет прибавлена к среднему заработку) и годовой (одна двенадцатая часть этой суммы будет прибавлена к среднему заработку) премии.
Так же, как и в документе «Больничный лист», после проведения документа можно рассчитать отпускные, а затем посмотреть, что получилось, нажав последовательно кнопки «Рассчитать» и «Расчет отпуска» на закладке «Общие». Кроме того, есть возможность распечатать отпускную записку по форме Т-6 (кнопка «Отпускная записка» на закладке «Общие»).
Документ «Оплата по среднему заработку» используется в тех случаях, когда работнику требуется произвести начисление за некоторый интервал времени, основываясь на его заработке за прошлые месяцы. Это исполнение государственных обязанностей, командировки и т.п.
На закладке «Общие» достаточно выбрать сотрудника, задать период времени, который требуется оплатить по среднему заработку, и указать причину оплаты: командировка или гособязанности.
Если не хватает данных для расчета среднего заработка, на закладке «Средний заработок» можно ввести суммы заработка и отработанные дни за прошлые месяцы.
Ввод и заполнение данных по среднему заработку аналогично заполнению этих данных в документах «Ввод отпусков» и «Ввод больничных», описанных выше.
Важным документом, отражающим отклонение от нормального режима работы, является документ «Невыходы» (пункт «Невыходы» меню «Документы»).
Бывают случаи, когда человек не вышел на работу по каким-либо причинам, например, заболевание, по которому еще не представили больничный лист. При этом дни невыходов не оплачиваются, но информация о том, сколько дней человек отсутствовал на работе, необходима для расчета отработанных дней.
Для ввода дней невыходов следует выбрать сотрудника, указать период, когда человек отсутствовал на работе, а также указать причину невыхода. Причина невыходов может быть важна при удержании алиментов, если таковые выплачиваются сотрудником.
Если сотрудник работал в общегосударственные праздничные дни или в свои выходные, оформляется «Приказ о работе в праздники».
Для ввода праздничных дней следует выбрать сотрудника и указать отработанные дни. При этом следует помнить, что введенные этим приказом начисления нельзя «отменить» такими документами как «Больничный лист» и пр. Эти записи можно только вычеркнуть из журнала расчетов, удалив породивший их документ.
Документом «Сверхурочные» оформляется оплата часов, отработанных сверх положенного рабочего времени.
В колонке «Сотрудник» табличной части документа следует выбрать сотрудника, в колонку «в 1,5-ом размере» - количество часов, оплачиваемых в полуторном размере, а в колонку «в 2-ом размере» количество часов, оплачиваемых в двойном размере.
Также как и в случае оплаты праздничных дней, введенные этим приказом начисления нельзя «отменить» такими документами как «Больничный лист» и пр. Эти записи можно только вычеркнуть из журнала расчетов, удалив породивший их документ.
Следующую группу документов можно отнести к удержаниям длительного действия. Такие документы, один раз введенные, приведут к многократному вводу в журнал расчетов какого-либо вида удержания, до тех пор, пока не кончится срок действия документа. Так, например, если требуется рассчитывать алименты в течение необходимого периода, то достаточно один раз ввести документ «Исполнительный лист», указав срок действия «С» и «По». Тогда в течение всего указанного периода ежемесячно алименты будут рассчитываться и удерживаться из зарплаты сотрудника.
Неотъемлемыми составляющими документов длительного действия являются реквизиты периода или даты начала и даты окончания действия документа. Документы, позволяющие вводить удержания длительного действия, хранятся в журнале документов, который вызывается из пункта «Удержания» меню «Документы».
Документ предназначен для ввода данных об исполнительных листах. Удержанная сумма может перечисляться на счет получателя, отправляться почтовым переводом или же выдаваться через кассу (реквизит «Способ передачи получателю»). В зависимости от этого заполняются реквизиты документа. Если, например, сумма по исполнительному листу выдается через кассу, то реквизиты «Адрес», «Банк» и «Счет» заполнять не надо.
На закладке «Расчет» вводятся следующие сведения.
Дата, с которой начинается выплата по исполнительному листу, первоначально принимается равной началу расчетного периода. Дату окончания периода можно не проставлять, если срок пока не определен.
Прежде всего, следует выбрать способ передачи выплаты по исполнительному листу: через кассу, по почте или перечислением на счет в банке.
В реквизите «Способ» указывается способ исчисления алиментов:
процентом или суммой. В поле «Процент (Сумма)» вводится процент удержания по исполнительному листу или сумма, в зависимости от того, какой способ исчисления выбран
Если в реквизите «до выплаты» указана какая-либо сумма, то удержание будет производиться то тех пор, пока эта сумма не будет полностью удержана
При расчете исполнительного листа процентом от группы начислений возможно включение в эту группу оплаты по больничному листу Для этого достаточно установить флажок «Удерживать с б/л»
На закладке «Дополнительные» вводятся сведения о документе, на основании которого производится удержание, и о получателе алиментов, а также о расчетном счете и банке, куда эти деньги перечисляются Как уже говорилось выше, сведения, содержащиеся на данной закладке, заполняются в зависимости от того, какой способ передачи алиментов был выбран ранее
Реквизит «Адрес» заполняется на основе адресных классификаторов, аналогично адресам в форме кадровых данных сотрудника, при нажатии на кнопку
Реквизит «Районный коэффициент» по умолчанию равен единице Если же получатель проживает в районах Крайнего Севера или приравненных к ним, то надо указать соответствующий коэффициент
Кнопка «Карточка учета» позволяет распечатать учетную карточку на введенный исполнительный документ
Если сотрудник предприятия получил ссуду на определенный срок, это оформляется документом «Ссуда предприятия» При этом вводится размер ссуды, срок погашения и процент
• Реквизиты группы «Порядок погашения ссуды» определяют порядок расчета суммы, удерживаемой в счет погашения ссуды из заработной платы (ежемесячно с определенной даты или единовременно в конце срока)
Флажок «Исчислять материальную выгоду» определяет, будут или нет исчисляться суммы материальной выгоды в виде экономии на процентах по заемным средствам согласно законодательству о налоге на доходы физлиц
В том случае, если сумма погашаемой ссуды будет превышать сумму остатка заработной платы, которая может быть выплачена работнику после всех удержаний с более высоким приоритетом (взносы в Пенсионный фонд России, налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам), за работником образуется долг, который может быть погашен внесением наличных непосредственно в кассу предприятия
Факт уплаты долга через кассу отражается следующими действиями
• в журнале приказов по удержаниям («Документы» —> «Удержания» -> «Журнал приказов») найти строку с документом, которым оформлена выдача данной ссуды,
• ввести сведения о погашении через кассу («Действия» —> «Ввод на основании»)
Данный документ используется, если необходимо перечислять всю или часть зарплаты в банк
Документ вводится для каждого сотрудника, в нем указывается, прежде всего, получатель денег, затем банк, в который будет перечисляться зарплата, расчетный счет получателя в этом банке, а также перечисляемая сумма или процент от зарплаты. Так же, как и в документе «Исполнительные листы», в данном документе присутствуют реквизиты даты начала и окончания его действия
Кроме того, можно выбрать цель перечисления из предлагаемого списка Если деньги перечисляются на благотворительность, в счет погашения кредита на приобретение либо строительство жилья или в фонд избирательных компаний, тогда при расчете соответствующей этому документу строки журнала расчетов в справочник налоговых вычетов будет автоматически введена новая строка с соответствующей суммой."
При использовании расширенных возможностей расчета зарплаты в конфигурации часть работников предприятия могут оплачиваться по сдельной либо сдельно-премиальной формам оплаты труда Расчет заработка в этом случае осуществляется по документам о выработке В настоящую конфигурацию включены два типа нарядов сдельный и бригадный
Документ «Бригадный наряд» позволяет реализовать различные варианты бригадных нарядов (пункт «Бригадный наряд» в меню «Оплата за отработанное время» главного меню «Документы») Известно, что исходными данными для расчета любого наряда в общем случае являются сумма фонда заработной платы, выданной на наряд, отработанные каждым членом бригады часы, размер почасового тарифа и коэффициент трудового участия каждого работника
Флажки документа, объединенные в группу «Тип расчета», позволяют влиять на способ распределения суммы наряда При распределении данной суммы между членами бригады обычно учитывается тариф работника, его КТУ, а также отработанные часы Каждый из этих влияющих факторов можно отключить По умолчанию все флажки установлены
Установленный флажок «Распределять только приработок» приведет к расчету наряда по привычной схеме, т е когда на бригаду распределяется только часть суммы наряда, оставшаяся после вычета заработка по тарифу всех работающих в бригаде Однако, можно пойти и по другому пути, посчитав всю сумму наряда приработком, сбросив этот флажок
В реквизите «По хозоперации» можно указать хозяйственную операцию, по которой будет списана выплаченная по наряду сумма
В многострочной части документа вводятся участники бригадного наряда из справочника «Сотрудники», проставляется им КТУ и, если нужно, часы работы Если список работников велик, то можно ввести только часть его, а затем записать, чтоб можно было вернуться к нему в дальнейшем Для этого предназначена кнопка «Записать»
Если при заполнении многострочной части документа выбран сотрудник, получающий оклад, тогда исключается возможность распределения закрытой по наряду суммы в зависимости от отработанного времени и тарифа и соответствующие флажки отключаются автоматически
Тут же в документе можно рассчитать суммы, причитающиеся каждому работнику (кнопка «Рассчитать») При этом заполнится реквизит «Результат» А затем можно вывести полученный наряд на экран, нажав кнопку «Печать»
В предлагаемую конфигурацию включен наряд, предназначенный для оплаты труда рабочих по сдельным расценкам (пункт «Сдельные наряды» в меню «Оплата за отработанное время» главного меню «Документы») Наряд вводится на одного рабочего и представляет собой список работ, выбираемых из справочника «Нормы», в колонке «Принято» проставляется количество принятых работ
В результате проведения документа в журнал расчетов запишется вид расчета «Наряд по нормам»
При начислении оплаты по сдельным нарядам используются сдельные расценки и нормы времени из справочника «Расценки» При этом порядок использования расценок зависит от формы оплаты тру да работника
При сдельно-прогрессивной форме оплаты труда по всем введенным за месяц сдельным нарядам подсчитывается процент выполнения нормы отношение времени, положенного на выполнение всех указанных в нарядах работ по нормам времени, к фактически отработанному за месяц времени (с учетом всех отклонений и, возможно, табеля отработанного времени), выраженное в процентах Если норма перевыполнена, то по справочнику «Прогрессивный коэффициент» определяется коэффициент увеличения расценок, и при начислении суммы оплаты по нарядам расценки на все работы увеличиваются на этот прогрессивный коэффициент
Если сдельный наряд оформляется на работника с любой другой формой оплаты труда (сдельно-премиальной, повременной и т п ) тогда сумма, начисленная по наряду, рассчитывается суммированием расценки за работу, умноженной на количество выполненных работ
Важно! Значения расценок и норм времени из справочника «Расценки» выбираются на дату сдельного наряда, поэтому будьте особенно внимательны при редактировании этих периодических реквизитов «задним» числом
Помимо автоматического расчета отработанного времени по табель-календарям при использовании расширенных возможностей расчета зарплаты имеется возможность ввода фактически отработанного времени, которое будет использоваться в различных расчетах вместо рассчитанного автоматически.
Для этого предназначен документ «Отработанное время», вызываемый из пункта «Оплата за отработанное время» меню «Регламенты»:
В документе нужно за каждый календарный день ввести количество отработанных часов, причем вечерние и ночные часы вводятся в отдельных строках документа. Для включения введенных данных в расчет документ нужно провести (нажав одноименную кнопку).
Важно! Во избежание разночтений при расчетах, данные об отработанном времени на каждого сотрудника за какой-либо месяц можно ввести только в одном документе. При проведении документа будет выдано предупреждение о дублировании данных, и документ не будет проведен (т.е. данные, включенные в документ, не будут учитываться при расчетах).
Кроме того, можно отдельно ввести время, отработанное сотрудником по внутреннему совместительству — для этого нужно установить флажок «Отработанное время по внутреннему совместительству вводить отдельно».
Кнопка «Заполнить» заполняет документ значениями из табель календарей сотрудников с учетом введенных отклонений от обычного графика работы (больничных, отпусков и т.п.) для сотрудников, определяемых значениями реквизитов «Группа сотрудников» и «Подразделение». Кнопка «Форма Т-13» распечатывает введенные в документ данные в форме стандартного «Табеля учета использования рабочего времени».
Важно! Если в документе об отработанном времени введены подробные данные за каждый день месяца, то в дальнейшем при автоматическом расчете среднего заработка могут встретиться проблемы с расчетом отпуска, установленного в календарных , днях. Данных для остальных вариантов расчета среднего заработка вполне достаточно, поэтому эти расчеты будут проводиться так же, как и в случае автоматического расчета отработанного времени. Если программа не сможет определить количество отработанных календарных дней, об этом будет выдано предупреждение и эти сведения нужно будет ввести вручную.
Если же бухгалтер-расчетчик не располагает подробными данными за каждый календарный день, можно воспользоваться сокращенной формой ввода данных, для чего в группе «Полнота ввода данных» следует выбрать значение переключателя «За месяц в целом». Тогда в форме документа останется только 4 колонки.
Здесь следует вводить количество отработанных дней и часов за месяц в целом. Также как и при вводе подробных данных вечерние и ночные часы следует вводить в отдельных строках документа.
Однако при вводе данных в целом за месяц теряется подробная информация о том, сколько сотрудник отработал в конкретный день месяца, в связи с чем в дальнейших расчетах, возможно, придется столкнуться со следующими неприятными «побочными» эффектами.
Если сотрудник отработал месяц не полностью, т.е. болел или был в отпуске и т.п., то виды расчета, в которых производится расчет отработанного времени (оплата по окладу, по тарифу и пр.), в принципе не могут определить, сколько отработано времени за часть месяца, поэтому они будут выдавать соответствующее предупреждение и нулевой результат.
При расчете отпуска, установленного в календарных днях, система в принципе не сможет определить количество календарных дней, приходящихся на отработанное время, поэтому в таблице данных для расчета среднего заработка в документе «Приказ по отпуску» придется вручную вводить количество календарных дней
Очень важно! Сотрудникам, отработавшим неполный месяц, во избежание необходимости рассчитывать повременную оплату вручную следует вводить данные о фактически отработанном времени подробно, за каждый календарный день месяца
После ввода всех необходимых документов можно приступить к выполнению расчетов Расчет можно выполнять в пакетном режиме или работая непосредственно в журнале расчетов При работе непосредственно в журнале можно провести расчет одной записи, всех записей по одному сотруднику, или всех записей, введенных одним документом.
В том случае, если необходимо произвести групповой расчет записей в журнале расчетов, можно воспользоваться регламентной процедурой «Расчет зарплаты» (пункт «Расчет зарплаты» меню «Регламенты» или кнопка на панели инструментов)
Для того, чтобы посчитать только часть зарплаты, предназначена группа реквизитов «Рассчитывать» Устанавливая соответствующие флажки, можно рассчитать только начисления, только удержания, прочие виды расчетов или любую комбинацию из этих трех вариантов
Можно при расчете зарплаты пропустить часть, возможно уже рассчитанных ранее видов оплат, таких как «Больничный лист», «Отпуск очередной», «Оплата по среднему» или наряды Для этого в группе реквизитов «Не рассчитывать» надо установить соответствующие флажки
Если при выполнении расчетов произойдет какой-либо сбой, нажав на кнопку «Повторить», можно продолжить расчеты с первого «не посчитавшегося» сотрудника
Установив флажок «Рассчитывать только непосчитанные ранее записи» можно значительно ускорить процесс расчетов, поскольку записи уже имеющие рассчитанный результат будут пропущены
При исчислении налога на доходы по фактически полученным доходам установленный флажок «Начисленная зарплата текущего месяца будет выплачена» означает, что будут учтены все выплаченные суммы за прошлые месяцы и все начисленные в текущем месяце
На закладке «Печать» можно указать, какие отчеты должны быть сформированы по окончании расчетов
Если во время расчетов встретятся какие-либо проблемы, по окончании расчетов в форме появится закладка «Сообщения» со списком сообщений об ошибках.
Для выплаты денег через кассу или оформления перечисления на счета в банке (например, по «зарплатной карточной» схеме) используется документ «Платежная ведомость», который отражает факт выплаты тех или иных сумм сотрудникам предприятия. Это могут быть: выплата зарплаты с погашением долгов, полная или частичная выплата зарплаты за определенный расчетный период, выплата аванса, выплата пособий на детей, выплата дивидендов и межрасчетная выплата. Все эти разнообразные выплаты оформляются одним документом.
Поскольку различных вариантов выплаты денег сотрудникам достаточно много, в конфигурацию включен специальный помощник, который облегчит заполнение документа Платежная ведомость, а также получение собственно платежных документов (в бумажном виде):
Документ «Платежная ведомость» — это документ, посредством которого возможно получение различных платежных ведомостей, от выплаты аванса до выплаты зарплаты с погашением всех задолженностей. В данном документе учтена особенность многих предприятий, которые задерживают выплату заработной платы или не выплачивают ее вовсе в течение нескольких месяцев.
В случае нехватки денег на предприятии возможно получение платежной ведомости не со всей причитающейся работникам зарплатой, а только с ее частью.
Если руководство предприятия наконец решило выплатить все задолженности по зарплате за месяцы, когда зарплата не выдавалась, то в данном документе предусмотрен и такой вариант.
В документе предусмотрены следующие способы выплаты денег:
• выплата аванса;
• межрасчетная выплата любого начисления;
• выплата зарплаты за расчетный период:
• выплата детских компенсаций;
• получение части зарплаты;
• выплата зарплаты с погашением всех задолженностей за прошлые периоды.
Прежде всего, на закладке «Общие» следует выбрать способ вы платы зарплаты, описанный выше Если это межрасчетная выплата, то затем в перечислении «Вид межрасчетной выплаты» надо выбрать начисление, которое должно выплачиваться по данному документу
Выплата денег возможна как всем, так и части сотрудников или же только одному сотруднику Можно выбрать одно из подразделений для выдачи зарплаты, аванса или другой выплаты Или же можно вы дать деньги только сотрудникам, которых рассчитывает определенный расчетчик, выбрав из списка в реквизите «Расчетчик»
Группа реквизитов «Выдать через кассу банк» позволяет определить, как будет выдаваться зарплата — через кассу по платежной ведомости или же будет перечислена в банк.
При выборе выплаты аванса появляется закладка «По сотрудникам», в табличной части которой можно ввести сотрудников, которым надо выплатить аванс
При нажатии на кнопку «Заполнить» заполняется сотрудниками по установленному отбору на закладке «Общие», значение аванса выбирается из реквизита «Аванс» справочника «Сотрудники» Список можно редактировать, используя для этого соответствующие кнопки для удаления и вставки на панели инструментов этого документа Так же можно редактировать сумму аванса непосредственно в этом документе.
Если для выплаты аванса в последующие месяцы не требуется редактировать список сотрудников и сумму аванса, то удобней скопировать документ «Платежная ведомость» предыдущей выплаты в журнале кассовых документов и отредактировать только реквизиты документа
Если зарплата выплачивается не полностью, то на закладке «Дополнительно» надо указать процент от причитающейся работникам зарплаты
Теперь можно провести документ, а затем рассчитать суммы к вы даче, нажав последовательно кнопки «Провести» и «Рассчитать»
Затем при помощи кнопок закладки «Печать» можно распечатать платежную ведомость в виде одной из двух стандартных форм (кнопки «Форма № 389» и «Форма №Т-53») или расчетно-платежную ведомость (кнопки «Ведомость» и «Форма №Т49») или расходные кассовые ордера (кнопка «РКО») Если требуется упорядочить список сотрудников в платежных ведомостях по алфавиту, то предварительно надо включить опцию «Упорядочить по фамилии»
Если платежная ведомость оформляется как «выплата зарплаты с погашением долгов» на определенный период, это приведет к тому, что будут выплачены не только суммы заданного периода, но и возможные долги предприятия по выплате заработной платы за предшествующие месяцы Такой тип платежной ведомости важен для предприятий, иногда или регулярно задерживающих заработную плату
Если платежная ведомость оформлена как «выплата зарплаты» за определенный расчетный период, это значит, что будет выплачена заработная плата только указанного месяца, причем, возможно, не полностью — если в закладке «Дополнительно» задан процент выплаты зарплаты, отличный от 100
Замечание. Как в случае с выплатой зарплаты с погашением долгов, так и в случае частичной или полной выплаты зарплаты определенного периода, возможен ввод платежной ведомости прошлого периода Например, в мае можно выплатить четверть мартовской зарплаты, если она не была выплачена вовремя, за тем, в июне выплатить оставшуюся мартовскую зарплату и поло вину апрельской и т д
Для оформления промежуточных выплат в межрасчетный период оформляется платежная ведомость на межрасчетную выплату При этом в качестве значения реквизита «Вид межрасчетной выплаты > следует выбрать конкретный вид расчета, выплачиваемый по этой ведомости Это могут быть
• премии,
• оплата больничных листов,
• оплата отпуска
• материальная помощь и пр
При выводе на печать (закладка «Печать») платежную ведомость можно получить в двух вариантах — в виде формы №389 (для количества сотрудников, не превышающего 50 человек) или виде формы №Т 53 (для произвольного количества сотрудников)
При выплате зарплаты с погашением долгов, полной или частичной выплате зарплаты за определенный расчетный период можно по лучить два вида расчетно-платежных ведомостей, в том числе и по форме №Т-49 (для количества сотрудников, не превышающего 50 человек) Сотрудников в ведомостях можно упорядочить по фамилиям или по табельным номерам
Кроме того можно получить не только платежные или расчетно-платежные ведомости списком, но и расходные кассовые ордера на каждого сотрудника (кнопка «РКО»)
По завершении очередного расчетного периода для всех платежных ведомостей необходимо указать дату оплаты «бумажного» вари анта документа Чтобы провести процедуру оплаты конкретного документа «Платежная ведомость», следует нажать на кнопку «Оплатить> при этом откроется окно запроса следующего вида
Здесь следует ввести дату оплаты ведомости и указать, нужно ли проводить депонирование по этой ведомости Если вы укажете, что нужно провести депонирование по оплачиваемой ведомости после нажатия кнопки «OK» вам будет предложен для дальнейшей работы автоматически создаваемый документ «Депонирование неполученных сумм»
Внимание! Дата оплаты ведомости используется только для исчисления налога на доходы физических лиц по фактически по лученным суммам и не влияет на формирование бухгалтерских проводок по кассе
Для возврата денег в кассу используется документ «Возврат денег в кассу» Этим документом можно погасить долг за сотрудником, который может возникнуть после увольнения или при любых других обстоятельствах
Этот документ используется крайне редко, поэтому в меню не предусмотрен отдельный пункт Его можно вызвать из журнала документов «Журнал кассовых документов» главного меню «Документы»
На многих предприятиях требуется ежедневная или еженедельная выплата зарплаты Для этого в предлагаемой конфигурации можно такие выплаты организовать для сдельщиков и для договорников с помощью документов о фактической выработке например, соответственно вводить документы «Сдельный наряд» или «Договор подряда», а потом производить необходимые выплаты с помощью документа «Платежная ведомость» Перед тем, как выплачивать очередную зарплату, надо после введения документов обязательно рассчитать зарплату на сотрудников и только тогда вводить документ «Платежная ведомость» для выплаты зарплаты
Как правило, после очередной выплаты заработной платы необходимо провести депонирование сумм, не полученных сотрудниками предприятия по выписанным платежным ведомостям
Документ, приводящий к депонированию неполученных сумм, можно вызвать только при оплате соответствующей платежной ведомости
Документ создается автоматически в процессе «закрытия» платежной ведомости Если при закрытии платежной ведомости (кнопка «Оплатить» формы документа «Платежная ведомость») в возникающем запросе установить флажок «Задепонировать неполученные суммы», на экран выводится форма этого документа
В документе можно просмотреть список сотрудников, вошедших в депонируемую ведомость, и отметить (двойным щелчком мыши или нажатием Enter) тех сотрудников, кто не получил деньги по платежной ведомости Если на предприятии принято не учитывать неполученные суммы как депонированную зарплату, а считать ее долгом за предприятием, то укажите это, установив флажок «Учесть как долг». Это приведет к тому, что неполученные деньги автоматически будут учтены в следующем периоде при исчислении суммы, причитающейся к выплате.
Нажав на кнопку «Карточки» можно распечатать карточки депонента (типовая форма №382).
При проведении документа «Депонирование неполученных сумм» все неполученные суммы заносятся в справочник «Депонент», который подчинен справочнику «Сотрудники».
Для просмотра списка депонентов конкретного сотрудника надо сначала выбрать сотрудника в общем списке, а затем открыть справочник «Депонент» (пункт «Касса» меню «Документы», затем «Список карточек депонента»). На экране появится окно, в котором будут отражены депонированные суммы выбранного сотрудника.
В колонке «Сумма» отражается не выданная сумма, дата ее фиксации на депоненте показана в колонке «Приход», а в колонке «Статус» отражается состояние депонента (например, «не выдан»). В колонке «Комментарий» записывается строчка со ссылкой на ту платежную ведомость, по которой сумма была положена на депонент.
Для вывода всех сведений о депонированных суммах для всех сотрудников предназначена кнопка «Состояние депонента», расположенной в верхней части формы справочника «Депонент».
Для просмотра невыданных депонированных сумм у конкретного сотрудника выберите данного сотрудника в списке, откройте форму его редактирования, нажмите кнопку «Отчетность» и выберите из меню пункт «Депонент».
Выплата депонированных сумм оформляется документом «Выплата депонентов» (пункт «Выплата с депонента» меню «Документы»):
В колонке «Депонент» следует выбрать сначала сотрудника, а потом не выданный депонент этого сотрудника, остальные колонки будут заполнены автоматически. Нажав на кнопку «РКО», можно распечатать расходный кассовый ордер на все выплаченные депоненты.
Данный документ предназначен для ввода состояния книги депонентов на начало первого расчетного периода (см пункт «Первоначальныи ввод» меню «Регламенты») В данный документ вводятся сотрудники, зарплата которых была положена на депонент и не была выдана с него на момент первого расчета заработной платы в конфигурации «Зарплата + Кадры»
В колонку «Сумма» записываются депонированная суммы, в колонку «Дата» — дата прихода денег на депонент
Сведения о не выданных суммах в дальнейшем хранятся в справочнике «Депонент» и могут быть сняты с депонента при вводе документа «Выплата с депонента»
В этом разделе описывается ввод документов, регистрирующих различные разовые начисления единовременные пособия за счет ФСС, дивиденды и пр
Документ «Единовременные пособия» служит для ввода пособии выплачиваемых единовременно за счет ФСС при рождении ребенка или на проведение похорон, а также беременным Для ввода данного документа выберите в меню «Документы» соответствующий пункт
В реквизите «Сотрудник» выберите сотрудника из списка, а затем укажите тип выплаты в реквизите «Пособие»
Выплату пособия можно оформить при помощи платежной ведомости или расходным кассовым ордером (кнопка «РКО»)
Внимание! В качестве даты документа следует проставлять дату события, в связи с которым назначено пособие Следует помнить, что пособие назначается в течение 6 месяцев с даты события
Документ «Ввод прочих начислении» предназначен для ввода начислений, суммы которых, как правило, не требуют расчета, и вводятся вручную, уже готовыми для выплаты Это такие начисления, как материальная помощь, подарки, призы и т п Для ввода данного документа выберите в меню «Документы» пункт «Ввод вспомогательных начислений»
Выберите в реквизите «Сотрудник» сотрудника из списка, а затем вид начисления в реквизите «Расчет> Затем введите начисленную сумму Если она выплачивается не за весь расчетный месяц, то ука жите интервал за который данная сумма будет выплачиваться
Если выбранное начисление было выдано натурой, например, призы то отметьте флажок «выдано натурой»
Если выбранное начисление относится к авторским вознаграждениям, то укажите сумму расходов и вид скидки расходов в группе реквизитов «Расходы по авторским и приобретениям» Данная сумма расходов будет учитываться при исчислении налога на доходы физических лиц
Для всех сотрудников имеющих какое либо ненулевое количество акций на предприятии можно производить расчет суммы дивидендов Для этого предназначен документ «Выплата дивидендов по акциям > Для ввода данного документа выберите в меню < Регламенты) пункт «Выплата дивидендов» Документ доступен только при использовании расширенных возможностей расчета зарплаты
Перед вводом документа необходимо убедиться в том что правильно проставлены значения реквизита «Акций предприятия» справочника «Сотрудники» (форма редактирования данных сотрудника, закладка «Дополнительные»)
В данном документе величина дивидендов приходящихся на одну акцию, может рассчитываться двумя способами — в зависимости от того, какой из признаков флажков отмечен в документе «Общая сумма» или «На одну акцию»
Отмеченный переключатель «Общая сумма > — признак расчета стоимости одной акции как частного от деления общей суммы — реквизит «Величина дивидендов» — на общее количество всех акции, взятых на дату документа
Отмеченный переключатель «На одну акцию > — признак расчета дивидендов при котором стоимость одной акции равна сумме, указанной в реквизите «Величина дивидендов»
После того, как вся необходимая информация для расчета дивидендов введена проведите документ, нажав на кнопку «Провести > После проведения документа в журнал расчетов «Зарплата» вводится расчет «Выплаченные дивиденды»
Для расчета сумм дивидендов нажмите на кнопку «Рассчитать» После этого можно получить отчет о начисленных дивидендах, нажав на кнопку < Печать> Выплата дивидендов оформляется документом < Платежная ведомость >
Документ «Ввод материальной выгоды по вкладам> используется, если на вашем предприятии ведется учет материальной выгоды от банковских вкладов или по договорам страхования Данный документ вводится для сотрудников, получающих процент по вкладам в банках, открытым в рублях под проценты свыше ставки рефинансирования Банка России
Для ввода данного документа выберите в меню «Документы» пункт «Налог на доходы физлиц» а затем «Материальная выгода по вкладам»
В данном документе можно ввести сведения о материальной выгоде списку сотрудников В многострочной части документа выберите сотрудника в графе «Сотрудник> и введите номер счета по вклада (договору страхования)
В реквизитах «С», «По» указывается срок начисления процентов по вкладу (договору страхования)
В реквизите «Остаток» введите остаток суммы банковского вклада (сумма договора страхования), а в реквизите «% годовых» — процент по банковскому вкладу (договору страхования)
После проведения документа (кнопка «Провести») можно получить отчет о расчете материальной выгоды Для этого предназначена кнопка «Печать»
Документ «Приказ о лишении премии» используется, если кому либо из сотрудников была уменьшена сумма ежемесячной премии, при этом был выпущен приказ о лишении премии на определенный процент Для ввода данного документа выберите в меню «Документы» пункт «Удержании», а затем «Лишение премии»
В реквизит «Процент лишения» вводится процент, на который должна быть уменьшена сумма ежемесячной премии Данный документ можно ввести только за текущий период и только один раз для одного и того же сотрудника
В последнее время получила широкое распространение оплата труда на комиссионной основе, например, оплата труда продавца не посредственным образом зависит от объема продаж отдела, в котором он работает Такая форма оплаты доступна только при использовании расширенных возможностей расчета заработной платы
Система оплаты труда назначается работнику по общему правилу при приеме на работу в приказе о приеме (закладка «Расчет»)
В поле «Система оплаты» выбирается один из вариантов оплаты на комиссионной основе. В поле «Коэф-т оплаты» вводится выплачиваемый процент выручки
В типовой конфигурации Зарплата+Кадры предусмотрено три варианта расчета оплаты труда на комиссионной основе:
• процентом от выручки;
• по окладу плюс процент от выручки;
• процентом от выручки, не менее оклада.
Общей для всех вариантов оплаты труда на комиссионной основе является необходимость ежемесячно вводить суммы фактической выручки Особенности этих вариантов расчета обсуждаются ниже.
Вариант оплаты «процентом от выручки» предусматривает начисление работнику вознаграждения в размере установленного процента от некоторого объема фактической выработки (или выручки).
Например, оплата труда страхового агента может составлять 1% собранной им за месяц суммы страховых взносов
Начисляемый процент от выручки указывается при приеме на работу и может быть в дальнейшем отредактирован непосредственно в форме редактирования расчетных данных работника.
Суммы фактической выработки (выручки) вводятся ежемесячно для каждого работника с оплатой труда на комиссионной основе документами «Ввод начислений и удержаний»
Важно! Поскольку для начисления оплаты труда таким работникам используется только процент оплаты от выручки, суммы окладов для них при приеме на работу указывать необязательно Однако это скажется на расчете оплаты по больничным листкам с ограничением двумя окладами — будет использован нулевой оклад Поэтому, если такому сотруднику необходимо рассчитать больничный листок с ограничением двумя окладами, нужно указать типичный оклад по занимаемой сотрудником должности
Суммы фактической выработки для расчета оплаты труда на комиссионной основе можно ввести в документах «Ввод начислений и удержаний» как на одного сотрудника, так и в документе «Начисления и удержания списком» (пункт «Начисления и удержания» меню «Документы»).
В документе «Ввод начислений и удержаний» нужно выбрать сотрудника с комиссионной системой оплаты труда, затем в. поле «Начисление (удержание)» следует выбрать начисление «Комиссионная оплата» и указать сумму выручки-
После проведения документа сотруднику будет начислена комиссионная оплата исходя из фактической выработки в сумме 52000 руб.
В документе «Начисления и удержания списком» сначала следует выбрать начисление «Комиссионная оплата», а затем заполнить список сотрудников, которым нужно ввести фактическую выработку (кнопка «Заполнить» позволит автоматически подобрать «подходящих» сотрудников)
Вариант оплаты «по окладу плюс процент от выручки» предусматривает начисление работнику назначенного при приеме на -работу оклада, а также вознаграждения в размере установленного процента от некоторого объема фактической выработки (или выручки).
Например, продавец в салоне модной одежды имеет установленный оклад и дополнительно получает некоторый процент от объема продаж определенного ассортимента товаров.
Таким образом, при приеме на работу такого сотрудника нужно указать и оклад, и процент оплаты от фактической выработки.
Фактическую выработку ежемесячно следует вводить дополнительными документами.
Вариант оплаты «процентом от выручки, не менее оклада» предусматривает начисление работнику вознаграждения в размере установленного процента от некоторого объема фактической выработки (или выручки), но не менее заранее оговоренной ставки (оклада).
Например, продавец уличного овощного лотка получает некоторый процент от объема продаж, но не менее 1000 рублей в месяц.
Фактическую выработку (выручку) также следует ежемесячно вводить дополнительными документами.
Если установленный работнику процент выручки превысит сумму оклада, то в его расчетном листке окажется только одна строка начисления — комиссионная оплата. Если же процент выручки окажется меньше оговоренного оклада работника, тогда в расчетном листке появится начисление «по окладу», а общая сумма комиссионной оплаты и по окладу будет равна оговоренной сумме оклада (с учетом отработанного сотрудником времени).
Пример. Продавец уличного овощного лотка получает 1 % от объема продаж, но не менее 1000 рублей в месяц.
В феврале 2000 года из положенных по графику 15 рабочих дней продавец отработал 10 дней, выручка за эти дни составила 50000 руб.
За февраль продавцу начислено 500 руб. по виду расчета «Комиссионная оплата» и 166 руб. 67 коп. по виду расчета «По окладу», т.к. за отработанные продавцом 10 дней ему полагалось не менее 666 руб. 67 коп.
В марте продавец отработал все рабочие дни по своему графику, выручка за март составила 130000 руб.
За март продавцу начислено 1300 руб. по виду расчета «Комиссионная оплата».
После проведения расчета можно получить все необходимые документы. Для этого служит меню «Отчеты». В нем есть возможность получить следующие отчеты:
• Табель отработанного времени по форме Т-13;
• Расчетные листки;
• Налоговая карточка (Приложение №7 к Инструкции ГНС №35);
• Справка о доходах (Приложение №3 к Инструкции ГНС №35);
• Отчет об итоговых суммах начисленных доходов (Приложение №8 к Инструкции ГНС №35);
• Отчеты для Пенсионный фонда (анкета и индивидуальные сведения о застрахованном лице);
• Расчетная ведомость;
• Свод начислений и удержаний;
• Налоговая ведомость;
• Отчеты по больничным листкам (опись б/л, ведомость начисленных пособий по временной нетрудоспособности и протокол комиссии по соцстраху).
• Свод по перечислению заработной платы в банки;
• Свод по алиментам,
• Списки сотрудников в произвольной форме,
• Вывод результатов расчета в произвольной форме,
• Среднесписочная численность;
• Кадровые отчеты
Большинство отчетов можно получить по выбранному подразделению, расчетчику или отдельному сотруднику. Такие отчеты, как «Налоговая карточка», «Справка о доходах», «Об итоговых суммах начисленных доходов», «Анкета для Пенсионного фонда» и «Индивидуальные сведения о застрахованном лице», «Расчетная ведомость», «Табель» имеют стандартную печатную форму Платежные поручения, формируемые документами «Налоговая ведомость» и «Перечисления в банки», расходные кассовые ордера, формируемые документами «Платежная ведомость» и «Выплата с депонента» также являются документами стандартной формы Остальные документы имеют произвольный характер
Для формирования табеля учета отработанного времени по форме Т-13 предназначен отчет «Табель учета рабочего времени»
Табели формируется или по организации в целом, или по ее структурным подразделениям
В данном отчете для отметок видов затрат рабочего времени используются условные обозначения, представленные в таблице
|
Буквен |
Что означает |
|
ный код |
|
|
Я |
Часы работы |
|
Н |
Ночные часы работы |
|
вч |
Вечерние часы работы |
|
с |
Сверхурочные часы работы |
|
к |
Служебные командировки |
|
от |
Ежегодные основные отпуска |
|
од |
Ежегодный дополнительный отпуск, предусмотренный |
|
законодательством, коллективным договором |
|
|
У |
Отпуска в связи с обучением с полным сохранением за |
|
работной платы, повышения квалификации с отрывом от |
|
|
производства и др. |
|
|
УЧ |
Отпуска в связи с обучением с частичным сохранением |
|
заработной платы |
|
|
УД |
Дополнительный учебный отпуск без сохранения заработ |
|
ной платы |
|
|
р |
Отпуска по беременности и родам |
|
04 |
Частично оплачиваемый отпуск, предоставляемый по ухо |
|
ду за ребенком до достижения им возраста трех лет |
|
|
ож |
Дополнительный отпуск без сохранения заработной пла |
|
ты, предоставляемый женщинам по уходу за ребенком |
|
|
до |
Дополнительные отпуска (дни), предоставленные по ре |
|
шению администрации |
|
|
ОА |
Отпуска (оплачиваемые полностью или частично) по ини |
|
циативе администрации в связи с простоем в организации |
|
|
он |
Отпуска (неоплачиваемые) по инициативе администрации |
|
в связи с простоем в организации |
|
|
Б |
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, преду |
|
смотренных кодом «т») и отпуска по уходу за больными и |
|
|
по карантину, оформленные листками нетрудоспособности |
|
Буквен |
Что означает |
|
ный код |
|
|
Т |
Неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, преду |
|
смотренных законодательством (в связи с бытовой трав |
|
|
мой и т д ) |
|
|
лч |
Часы сокращения работы рабочим и служащим моложе |
|
18 лет против установленной продолжительности рабоче |
|
|
го дня |
|
|
вп |
Целосменные и внутрисменные простои не по вине рабо |
|
чего или служащего |
|
|
г |
Целодневные невыходы с полным сохранением заработка |
|
в случаях, предусмотренных законодательством (выпол |
|
|
нение государственных и общественных обязанностей, |
|
|
устранение последствий стихийных бедствий) |
|
|
НБ |
Целодневные невыходы без сохранения заработной платы |
|
(рабочим и служащим, работающим в районах Крайнего |
|
|
Севере и в местностях, приравненных к ним, для проезда |
|
|
к месту использования отпуска и обратно, по уходу за |
|
|
больными и по карантину, оформленные справками ле |
|
|
чебных учреждений, отпуска сроком до 2-х месяцев, пре |
|
|
доставляемые пенсионерам по возрасту, работникам |
|
|
инвалидам I и II группы, дополнительный отпуск сроком |
|
|
до 2-х недель, предоставляемый работникам — участни |
|
|
кам Великой Отечественной войны и женщинам, имею |
|
|
щим 2-х и более детей в возрасте до 12 лет, невыходы |
|
|
работников, находящихся под следствием до решения су |
|
|
да, краткосрочный отпуск, предоставляемый администра |
|
|
цией) |
|
|
ПР |
Прогулы (неявки на работу без уважительной причины в |
|
течение всего рабочего дня или отсутствие без уважи |
|
|
тельной причины более 3-х часов (непрерывно или сум |
|
|
марно) в течение всего рабочего дня, административный |
|
|
арест за административные нарушения, пребывание в ме |
|
|
дицинском вытрезвителе, забастовки, неразрешенные за |
|
|
коном, и другие неявки по неуважительным причинам |
|
Буквен |
Что означает |
|
ный код |
|
|
НС |
Неотработанные часы в связи с работой организации в |
|
режиме неполного рабочего дня по причине сокращения |
|
|
объемов производства |
|
|
Е |
Выходные дни (для еженедельного отдыха) и праздничные |
|
ДНИ |
|
|
ЗБ |
Массовые неявки — забастовки (разрешенные законом) |
Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле отведено две строки - одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка - для записи количества часов по ним Количество дней и часов указывается с одним десятичным знаком
При использовании расширенных возможностей расчета зарплаты флажок «Данные по внутреннему совместительству выводить отдельно» позволяет получить сведения об отработанном времени внутренних совместителей
В данном отчете формируются расчетные листки на каждого сотрудника При этом можно получить листки по всему предприятию в целом, по одному подразделению, для одного расчетчика или же только для одного сотрудника за любой расчетный период Расчетные листки можно выводить или в алфавитном порядке (установив флажок «Упорядочить по фамилиям»), или по табельным номерам
Для вывода расчетных листков сразу по всему предприятию не надо заполнять реквизиты диалога. Если нужны расчетные листки для некоторой группы сотрудников или же одного сотрудника, то заполните соответствующие реквизиты формы.
В этой группе отчетов представлена полная информация о результатах расчетов за любой расчетный период.
Расчетные ведомости и свод можно получить как для всех сотрудников предприятия, так и для некоторых сотрудников, согласно значениям реквизитов из группы реквизитов «Вывести».
Список сотрудников в расчетных ведомостях можно получить, упорядоченный по алфавиту (установлен флажок «Упорядочить по фамилиям») или же по табельным номерам (флажок сброшен).
При выводе расчетных ведомостей для крупного подразделения или в целом по предприятию для каждого подразделения можно получить свою расчетную ведомость (установлен флажок «Упорядочить по подразделениям»), при этом нумерацию в каждой ведомости можно начать с единицы (установлен флажок «Нумеровать подразделения раздельно»).
Расчетная ведомость (кнопка «Расчетная ведомость») представляет собой список сотрудников с начисленными и удержанными суммами по всем видам расчета отдельно для каждого сотрудника. Отчет формируется в произвольной форме.
Расчетная ведомость по форме Т-51 (кнопка «Форма Т-51») представляет собой список сотрудников с начисленными и удержанными суммами для каждого сотрудника по форме Т-51, утвержденной Госкомстатом РФ.
Свод начислений и удержаний (кнопка «Свод»). Данный отчет позволяет получить сводные данные по начислениям и удержаниям за любой расчетный период.
Мемориальный ордер 5 (кнопка «Мемориальный ордер 5») предназначен для предприятий, использующих бюджетный план счетов. Ордер также можно получить по всему предприятию, по отдельному подразделению или для одного расчетчика.
В отчете «Алименты» можно получить три отчетные формы:
• Алименты, перечисляемые почтой — кнопка «Почтой», при этом, установив флажок «Печатать платежное поручение», можно получить соответствующую платежку;
• Алименты, выдаваемые в кассе предприятия, оформляются либо в виде ведомости (кнопка «Ведомость» группы «Через кассу»), либо расходными кассовыми ордерами (кнопка «РКО» группы «Через кассу»);
• Свод удержанных алиментов — кнопка «Общий свод».
Алименты, перечисляемые в банки формируются вместе с остальными перечисляемыми суммами в отчете < Перечисления в банки»
Все три формы отчета об алиментах можно получить за любой расчетный период, по всему предприятию или же отдельно по одному подразделению или одной из групп сотрудников
Группа «Реквизиты почтамта» позволяет ввести или отредактировать банковские реквизиты почтамта Установленный флажок <Использовать реквизиты по умолчанию» позволяет запомнить занесенные в группу «Реквизиты почтамта» значения для последующего использования
Данный отчет формирует сведения о сотрудниках, перечисляющих деньги в банки Отчет можно сформировать или в виде платежных поручений, или как список плательщиков
Отчет можно сформировать как для конкретного банка, указанного в качестве значения реквизита «Банк», так и по всем банкам, если реквизит «Банк» оставить незаполненным Для платежных поручений требуется заполнить дополнительные реквизиты «Дата» «Вид платежа» и «Очередность платежа» В реквизит «Номер» следует занести номер первого платежного поручения
Данная группа отчетов собирает данные об оплаченных листках нетрудоспособности
Список сотрудников можно получить, упорядоченный по алфавиту, если установить флажок «фамилиям», или же по подразделениям, если установить флажок «подразделениям» из группы «Упорядочить по»
При нажатии на кнопку «Ведомость» формируется итоговая опись листков нетрудоспособности, оплаченных за выбранный расчетный период
Кнопка «Протокол комиссии соцстраха > формирует соответствующий протокол
Чтобы избежать необходимости заполнять вручную результатами расчетов оборотную сторону больничного листка, можно воспользоваться отчетом, формируемым кнопкой «Расчет б/л»
Состояние флажок «Рассчитывать стаж» определяет, будет или нет выводиться раздел оборотной стороны больничного листка «Заполняется отделом кадров»
Для вывода на печать в произвольной форме информации из журнала расчетов «Зарплата» предназначен Помощник вывода результатов расчета Помощник позволяет
• выводить результаты расчетов за определенный период журнала расчетов,
• выводить сведения о расчетах по всему предприятию в целом или выборочно по группе сотрудников,
• выводить сведения о выборочных видах расчетов,
• выводить сведения о расчетах в табличной форме, в графах которой располагаются в произвольном порядке реквизиты журнала расчетов,
• упорядочивать сведения по определенным признакам,
• выводить промежуточные итоги и итоги по отчету в целом
Используя Помощника вывода результатов расчета, можно создавать различные формы отчетов о результатах расчетов заработной платы Каждому новому отчету пользователь вводит новое имя, которое хранится в дальнейшем в системе При очередном выводе списка сотрудников можно выбрать уже созданную ранее форму отчета из списка и сформировать ее
На первой странице Помощник предлагает записать название новой формы отчета или выбрать уже созданную ранее из списка
В первом случае надо установить флажок «Создать новый формат отчета» и вписать новое имя отчета Во втором случае отмечается флажок «Использовать формат отчета», а затем можно выбрать из списка нужный отчет
Кнопка предназначена для удаления формы отчета из списка, если она уже оказалась не нужна или была создана ошибочно
Далее Помощник предлагает выбрать период журнала расчетов, за который будут выводиться сведения о расчетах
На странице «Формирование граф отчета» в окне «Доступные графы» Помощник выводит список реквизитов журнала расчетов «Зарплата» Перенесите в окно «Вывести графы» те реквизиты, которые вы хотите видеть в отчете, и в той последовательности, которая должна быть соблюдена в отчете
На следующей странице определите полноту вывода результатов расчета Можно вывести данные только по одному подразделению, или одной категории, или по одной группе сотрудников Если выбор не сделан, то выводятся сведения по всему предприятию
Можно также вывести только штатных сотрудников или только совместителей, или только договорников, отметив соответствующие флажки Если все флажки отмечены, то будут выведены и штатные сотрудники, и совместители, и договорники
Далее нужно определить, какие виды расчетов будут" отражены в отчете И на последней странице Помощник предлагает выбрать способ упорядочивания строк отчета и вывод итогов отчета
Настройка отчета на этом завершена, можно вывести его на печать, нажав на кнопку «Готово»
В данном отчете формируются суммы, отчисляемые в различные внебюджетные фонды с фонда заработной платы предприятия При этом можно получить отчет в виде налоговой ведомости, нажав кнопку «Ведомость», или сформировать платежные поручения, нажав кнопку «Платежки»
Для получения платежных поручений следует уточнить дату платежного поручения, номер первого из них, вид платежа и очередность платежа в соответствующих реквизитах диалога
Отчет о доходах сотрудника предоставляет возможность получить два стандартных отчета о доходах и исчисленном и удержанном налоге на доходы физлиц, а также файл для передачи этих данных в налоговый орган.
Отчеты можно получить за любой расчетный год на любую выбранную группу сотрудников. Для получения отчета для сотрудников какого-либо подразделения, нужно выбрать соответствующее значение реквизита «Подразделение», на определенную группу сотрудников необходимо сделать подбор из списка сотрудников, нажав кнопку «Подбор». Если оставить не заполненными реквизиты «Подразделение» и «Сотрудники», то отчет сформируется для всех сотрудников предприятия.
Если в конфигурации налог на доходы физлиц исчисляется по фактически полученным доходам (определяется в форме, вызываемой кнопкой «Налог на доходы физлиц» на закладке «Ставки» формы «Настройки», меню «Сервис»), тогда отчеты могут быть сформированы по начисленным или по полученным доходам в зависимости от состояния флажка «По начисленным доходам».
Налоговая карточка представляет собой отчет на каждого сотрудника по форме Приложения №7 к Инструкции ГНС №35 (кнопка «Налоговая карточка»). Справка о доходах (кнопка «Справка в ГНИ») — это отчет о доходах сотрудника за год по форме Приложения №3 к Инструкции ГНС №35. Оба отчета выдаются за 1999 год - в форме, утвержденной на 1999 год, а за 2000 год - в форме, утвержденной на 2000 год.
Установленный флажок «Только совместители и договорники» позволяет вывести данные только на тех сотрудников, что не имеют на предприятии основного места работы.
При формировании файла с данными для ГНИ этот файл можно поместить сразу на дискетку (на закладке «Дополнительные» установите флажок «На дискету» и выберите нужный дисковод) либо оставить на жестком диске компьютера (установите флажок «В каталог» и выберите каталог, куда будет записан файл). Сформированный файл сопровождается «реестром сведений о доходах физических лиц» по форме Приложения №10 к Инструкции ГНС №35.
В соответствии с рекомендациями МНС РФ файл с данными следует передавать в архивированном виде. По умолчанию в качестве архиватора используется программа ARJ. Чтобы программа 1С:Зарплата и Кадры смогла найти архиватор ARJ, эта программа должна находиться в пути доступа операционной системы, т.е. путь к ней должен быть указан в операторе PATH в системном файле AUTOEXEC.BAT.
Внимание! Архиватор ARJ является самостоятельной программой и в комплект поставки программы 1С:Зарплата и Кадры 7.7 не входит.
Если же вы предполагаете использовать другой архиватор (не ARJ), тогда в константе «Архиватор» следует установить значение «Нет» и в константе «Команда запуска» записать начало командной строки вызова архиватора, состоящее из пути к программе, имени программы-архиватора и параметров командной строки, приводящих к архивированию файлов Например, для архиватора PKZIP, находящегося в каталоге С \TOOLS, следует записать следующую строку «С \TOOLS\PKZIP -a»
По умолчанию флажок «Архивировать выходные данные» установлен Выдавать данные в не архивированном виде допускается, если у вас архиватора нет совсем, либо данные, обработанные вашим архиватором, не принимаются ГНИ, тогда флажок «Архивировать выходные данные» следует сбросить
Чтобы начать процесс вывода, нажмите кнопку «Сформировать»
Замечание. При формировании данных с использованием архиваторов может случиться так, что после вызова программы-архиватора и завершения ее работы DOS-окно осталось открытым, т е окно осталось на экране, и в заголовке окна появилась надпись «Сеанс завершен» (Finished) Чтобы впоследствии DOS-окно закрывалось по окончании работы архиватора, следует проделать следующее
• щелкнуть мышью в левый верхний угол DOS-окна,
• в появившемся меню выбрать строку «Свойства» (Properties);
• в окне «Свойства» на закладке «Программа» (Program) установить флажок «Закрывать окно по завершении сеанса работы» (Close on exit),
• нажать кнопку «OK» в окне «Свойства» и закрыть DOS-окно
Отчет «Об итоговых суммах» — это свод по всему предприятию за определенный период по форме Приложения №8 к Инструкции ГНС №35, предназначенный для налоговой инспекции
Для получения отчета следует выбрать период 1 квартал, 1 полугодие, 9 месяцев или год Затем следует установить год, за который необходимо получить отчет
Если в конфигурации налог на доходы физлиц исчисляется по фактически полученным доходам (определяется в форме, вызываемой кнопкой «Налог на доходы физлиц» на закладке «Ставки» формы «Настройки», меню «Сервис»), тогда отчет может быть сформирован по начисленным или по полученным доходам в зависимости от состояния флажка «По начисленным доходам»
Отчет формирует файл с анкетными данными на незастрахованных работников либо со сведениями о стаже и заработке для застрахованных работников в формате версий 2 22, 2 40 или 2 50, утвержденыx Главным управлением информационных технологий Исполнительной дирекции Пенсионного фонда РФ в 1998-2000 годах
Текстовый файл сопровождается «бумажными» вариантами передаваемых документов
Информация о застрахованных лицах группируется в пачки по 200 анкет Каждая пачка имеет свой номер и предназначена для записи в файл Файлы с данными могут быть переписаны сразу на дискетку или же сохранены на жестком диске в зависимости от состояния флажков «На дискету»/«В каталог» Имя файла формируется из регистрационного номера предприятия в ПФР и номера пачки поэтому важно установить номер первой пачки
Тип передаваемой в Пенсионный фонд информации определяется в реквизите < Документ) и имеет два значения < Сведения о стаже и заработке» и «Анкета застрахованного лица>
Отчет позволяет сформировать сведения или анкеты сразу на всех сотрудников предприятия или на ту группу которую можно сформировать в окне < Сотрудники», выбирая их из списка сотрудников при нажатии на кнопку < Подбор»
Если в справочниках «Сотрудники» и <Кадровые данные > нет не обходимых данных для формирования сведении или анкет то при формировании отчетов в окне сообщении будут выведены соответствующие сообщения
Для индивидуальных сведений о заработке сотрудников отчетным периодом может быть полугодие (первое или второе) или весь год
При внедрении программы не с начала года т е когда первые рас четы проводятся не с января отчетного года информация о заработке и стаже за «пропущенные > месяцы вводится в специальную форму ввода внешне приближенную к форме сдаваемого в ПФР документа Форма ввода вызывается из формы редактирования данных сотрудника нажатием кнопки «Сведения для ПФР> на закладке < Основные»
В раздел < Сведения о заработке > вводятся данные за месяцы расчеты по которым в программе не велись (окрашены в желтый цвет) При этом суммы начисленных страховых взносов рассчитываются автоматически
По правилам Пенсионного фонда по подготовке данных сведения представляются отдельно на зарплату работников (без оплаты договоров подряда) и на каждый договор подряда оформленный на работника Выбрать нужный набор данных (если их несколько) можно в списке «Отображаемые данные», куда автоматически заносятся все договора подряда сотрудника
Эта же форма используется и в последующие годы эксплуатации программы для просмотра данных о заработке и просмотра и редактирования данных о стаже работников Данные о заработке заполняются автоматически по имеющимся результатам расчетов в журнале расчетов «Зарплата» и не доступны для редактирования
Ввод данных о стаже Запись о стаже работы автоматически формируется только в самом общем виде — с учетом дат приема на работу и увольнения и сроков начала и окончания отчетного периода Для тех сотрудников, которые имеют основания для льготной пенсии, пенсии за выслугу лет и т п , необходимо вводить подробные сведения о стаже в соответствующий раздел формы ввода
В реквизитах «Начало» и «Окончание» указывается дата начала и окончания записи о стаже
В реквизите «Особые условия» выбирается код особых условий труда согласно классификатору ПФР Не заполняется, если особые условия труда отсутствуют
В реквизите «Исчисляемый трудовой стаж» в графе «Основание» выбирается код основания исчисляемого трудового стажа согласно классификатору Заполняется для отдельных категорий работников В графе < Дополнительные сведения» записываются дополнительные сведения о стаже — количество месяцев, отработанных в особых условиях труда или часы пребывания водолаза под водой либо значение из классификатора
В реквизите «Выслуга лет» графа «Основание» заполняется также значениями из классификатора оснований для пенсии за выслугу лет Заполняется для отдельных категории работников В графе «Дополнительные сведения» записывается налет часов для летного состава гражданской авиации.
В реквизит «Код профессии» вводится код позиции Списка, если работник имеет право на льготное пенсионное обеспечение в соответствии со Списками № 1 и 2 производств, работ, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, утвержденными Постановлением Кабинета Министров СССР от 26 января 1991 года № 10
Данный отчет формируется для всего предприятия в целом с разбивкой по месяцам Отчет можно получить за любой период времени в пределах одного года Для этого в диалоге следует выбрать начало и окончание периода
Выбрав определенное значение переключателя «Тип отчета», на
закладке «На дату» можно получить следующие отчеты- .
Отчет по образованию. В данном отчете формируется полный список сотрудников предприятия с упорядочиванием по ступеням образования и с выведением общего количества по каждому виду
образования
Список военнообязанных. В данном отчете формируется полный список военнообязанных сотрудников предприятия на определенную дату и с выведением общего количества военнообязанных
Отчет по возрасту. В данном отчете формируется таблица на определенную дату, в которую сведены количественные данные по возрасту и полу Подсчитываются работающие мужчины и женщины в интервалах возраста и общий итог по полу до 18 лет, от 18 до 25 лет, от 25 до 30 лет, от 30 до 40 лет, от 40 до 50 лет, от 50 до 60 лет, свыше 60 лет
Сведения о детях В данном отчете формируется список сотрудников предприятия, имеющих детей указанного возраста на определенную дату По умолчанию возраст детей равен от 1 года до 18 лет По каждому сотруднику выводятся данные табельный номер, подразделение, а по каждому ребенку выводится его имя и дата рождения
Юбиляры года В данном отчете формируется список сотрудников предприятия на определенную дату, имеющих юбилей в текущем году По умолчанию дата актуальности равна текущей дате По каждому сотруднику выводятся данные табельный номер, подразделение, количество лет возраста и дата рождения
Представляемые на пенсию В данном отчете формируется спи сок сотрудников предприятия на определенную дату, представляемые на пенсию в текущем году По умолчанию дата актуальности равна текущей дате По каждому сотруднику выводятся данные табельный номер, подразделение, количество лет возраста и дата рождения
Стаж на предприятии В данном отчете формируется список сотрудников предприятия на определенную дату По умолчанию дата актуальности равна текущей дате По каждому сотруднику выводятся данные табельный номер, подразделение, количество лет стажа на данном предприятии и дата приема на работу
По семейному положению. В данном отчете подсчитывается количество сотрудников по каждому из возможных вариантов семейно то положения (замужем, холост и т п )
Закладка «За период». Здесь можно получить списки сотрудников предприятия, принятых за введенный период (в реквизите «Тип отчета» выбран отчет «Принятые на работу») или уволенных за введенный период (в реквизите «Тип отчета» выбран отчет «Уволенные с работы»)
По умолчанию период равен полному текущему году На каждого сотрудника выводятся данные табельный номер, должность, подразделение, дата приема на работу
Для получения списка сотрудников в произвольной форме в конфигурацию включен Помощник вывода списка сотрудников Помощник позволяет
• выводить сведения о сотрудниках по всему предприятию и выборочно по группе сотрудников,
• выводить сведения о сотрудниках в графы и располагать из в произвольном порядке,
• упорядочивать сведения по определенным признакам,
• выводить промежуточные итоги и итоги по отчету в целом
Используя Помощника вывода списка сотрудников, можно создавать различные формы отчетов с данными о сотрудниках Каждому новому отчету пользователь вводит новое имя, которое хранится в дальнейшем в системе При очередном выводе списка сотрудников можно выбрать уже созданную ранее форму отчета из списка и сформировать ее
На первой странице Помощник предлагает записать название новой формы отчета или выбрать уже созданную ранее из списка
В первом случае надо установить флажок «Создать новый формат отчета» и вписать новое имя отчета Во втором случае отмечается флажок «Использовать формат отчета», а затем можно выбрать из списка нужный отчет
Кнопка предназначена для удаления формы отчета из списка, если она уже оказалась не нужна или была создана ошибочно
На второй странице помощника вводится дата актуальности вывода данных в отчет.
На странице «Формирование граф отчета» в окне «Доступные графы» Помощник выводит список имеющихся реквизитов справочника «Сотрудники» и подчиненных ему справочников («Кадровые данные», «»0бразование» и т.п.). Перенесите в окно «Вывести графы» те реквизиты, которые вы хотите видеть в отчете, и в той последовательности, которая должна быть соблюдена в отчете.
На следующей странице определите полноту вывода списка сотрудников. Можно вывести сотрудников только по одному подразделению, или одной категории, или принадлежащих одному расчетчику Если выбор не сделан, то выводятся сотрудники всего предприятия.
Можно также вывести только штатных сотрудников или только совместителей, отметив соответствующие флажки. Если оба флажка отмечены, то будут выведены и штатные сотрудники, и совместители.
На основе данных, имеющихся в системе, Помощник позволяет выводить список сотрудников с упорядочиванием по подразделениям, категориям (если они используются), табельным номерам или фамилиям сотрудников. На последней странице Помощник предлагает выбрать способ упорядочивания списка сотрудников и вывод итогов отчета.
Настройка отчета на этом завершена, можно вывести его на экран, нажав на кнопку «Готово».
Настоящая конфигурация содержит механизм формирования бухгалтерских проводок в формате программы 1С:Бухгалтерия 6.0 или в формате файлов импорта типовых конфигураций системы программ 1С.Предприятие Для формирования файла «переноса операций» служит пункт «Обмен данными» меню «Сервис».
Выбрать бухгалтерскую программу, в которую будут выгружаться проводки, можно на закладке «Бухгалтерия» формы «Настройки» (меню «Сервис»)
Если вы собираетесь выгружать данные о проводках в одну из типовых конфигураций системы программ 1С Предприятие, то перед настройкой параметров хозяйственных операций (см раздел «Распределение зарплаты по счетам затрат и формирование проводок») необходимо провести импорт данных об используемой в бухгалтерской конфигурации аналитике (пункт «Обмен данными» меню «Сервис», а затем «Загрузить данные»).
Помимо собственно проводок можно перенести информацию из справочника «Сотрудники» (как элементы субконто), если вы выгружаете проводки в типовую бухгалтерскую конфигурацию 1С Предприятия, то и других справочников, элементы которых могут эффективно использоваться бухгалтерской конфигурацией
Реквизит «Имя файла» должен содержать полное имя файла, в который будет помещена информация о проводках Последние 10 имен файлов сохраняются для последующего использования с реквизите «Список файлов»
В реквизите «Номер журнала операций» задается название журнала в 1С Бухгалтерии, в который переносятся проводки.
Флажок «Выгружать проводки» определяет, будет ли выгружаться в файл информация о проводках Проводки по счетам расчетов с сотрудниками (70 или 180) могут быть выгружены или сводными, или с разбивками по сотрудникам
Флажки группы реквизитов «Экспорт справочников» определяют, элементы каких справочников будут выгружаться в файл
При нажатии на кнопку «Показать сводные проводки» формируется сводный отчет с проводками по начислениям и удержаниям, а также по отчислениям во внебюджетные фонды за выбранный период
Принципы формирования проводок. Формирование проводок при нажатии кнопки «Сформировать» выполняется в два этапа
На первом этапе программа сопоставляет всем записям журнала расчетов некоторую хозяйственную операцию по правилам, описанным ниже в разделе «Порядок распределения по счетам»
На втором этапе программа сначала «собирает» суммы начисленной заработной платы (проводки с кредита 70 (180) счета) и различные удержанные с работников суммы (проводки в дебет 70 (180) счета) и формирует соответствующие проводки. Затем на базе проводок с кредита 70 (180) счета формируются проводки по налогам и отчислениям во внебюджетные фонды.
Например, если в результате распределения начисленной заработной платы по счетам получились проводки
Дт 20 Кт 70 на сумму 1500000,
Дт 25 Кт 70 на сумму 1000000,
Дт 26 Кт 70 на сумму 1000000,
то проводки, описывающие отчисления в ПФ (в предположении, что вышеперечисленные суммы полностью включаются в облагаемую взносами базу, сумма отчислений составит 980000), будут иметь еле дующий вид
Дт 20 Кт 69-22 на сумму 420000,
Дт 25 Кт 69-22 на сумму 280000,
Дт 26 Кт 69-22 на сумму 280000.
При использовании плана счетов хозрасчетных предприятий начисленные суммы будущих периодов, т.е. суммы отпускных, относятся при начислении в дебет «Счета расходов будущих периодов», а при наступлении этого будущего периода списываются с кредита этого счета в дебет счета, определяемого хозяйственной операцией, соответствующей начисленной сумме
После формирования бухгалтерских проводок, необходимо выполнить т.н «перенос операций» в программе 1С Бухгалтерия, использовав полученный файл 1SBTRANS ТХТ Более подробно о переносе операций см документацию на программу 1С Бухгалтерия
Для исправления результатов расчетов прошлых периодов в программе есть возможность перепроводить документы прошлого расчетного периода с внесенными изменениями в исходные данные Это корректный способ исправления ошибок
Иногда возникает необходимость исправления архивных данных для того, чтобы подогнать эти данные под отчеты Для этого нужно воспользоваться режимом «Исправление» из меню «Регламенты» Все документы «Исправления» хранятся в журнале исправлений, который вызывается также из меню «Регламенты»
Выбирается сотрудник, которому нужно внести исправления, и конкретный архивный период При выборе периода в окне отображаются все данные из журнала расчетов за этот выбранный период В графе «Исправления» дублируются данные результатов, дней, часов, которые можно изменять
Внимание! Устанавливать флажок «Выполнить перерасчет до текущего периода» надо очень осмотрительно. Это влечет за собой перерасчет результатов расчетов всех периодов до текущего и соответственно изменение налоговой отчетности.
Для облегчения процесса проведения различных корректировок данных расчетов в типовую конфигурацию включен «Помощник корректировок» Вызывается Помощник корректировок из меню «Регламенты»
На первой странице Помощник предлагает выбрать вариант действии
• Выполнить корректировку — означает ввести очередной документ, корректирующий один из прошлых периодов или провести исправление результата расчета одного из прошлых периодов
• Отменить корректировку — означает отменить действие одного из ранее введенных корректирующих документов или отменить исправление результатов расчета При выборе этого варианта Помощник предлагает выбрать период расчета, корректируемого сотрудника и выбрать один из введенных ранее корректирующих документов, после чего отменяет его действие
Рассмотрим подробнее первый вариант работы Помощника — выполнение корректировки На второй странице Помощник предлагает выбрать тип корректировки
• Исправление результатов — это непосредственное редактирование результатов расчета одного из прошлых периодов. Подробнее о документе «Исправление» см. в предыдущем разделе.
• Ввод корректирующего документа — это ввод «забытого» документа прошлого периода или корректировка существующего документа прошлого периода.
Выберем второй вариант и продолжим работу. Далее Помощник предложит выбрать, вводить новый документ или исправлять уже введенный ранее. Затем Помощник предложит выбрать расчетный период, который будет редактироваться.
На следующей странице Помощник предложит выбрать вариант выполнения корректировки: в текущем периоде или «задним» числом.
Затем Помощник предложит выбрать сотрудника, для которого проводится корректировка, документ (если исправляется введенный ранее корректирующий документ) или вид и номер документа (если вводится новый корректирующий документ). После этого корректирующий документ будет предложен для редактирования. После завершения редактирования Помощник предложит провести корректирующий документ, нажав на кнопку «Готово».
