Описание типовой конфигурации "Зарплата и Кадры". Часть 2.

Формирование списка сотрудников

После формирования структуры предприятия и заполнения справочника должностей можно приступать к формированию списка сотрудников в соответствующем справочнике Для вывода списка сотрудников на экран выберите пункт «Сотрудники» меню «Справочники» или нажмите кнопку  на панели инструментов

В предлагаемой конфигурации это иерархический список В справочнике обязательно присутствует группа «Уволенные», куда помещаются сотрудники предприятия в результате увольнения, т е прохождения документа «Приказ об увольнении» Такая организация списка сотрудников позволяет разграничить списки сотрудников по произвольным признакам, либо оставить одноуровневый, «линейный» список

Важно! Настоящая конфигурация требует присутствия в списке сотрудников группы «Уволенные»

Помощник приема на работу

Для упрощения всей процедуры приема на работу вплоть до Для упрощения всей процедуры приема на работу вплоть до оформления пропуска вы можете воспользоваться Помощником приема на работу Помощник приема на работу можно вызвать в интерфейсе главного бухгалтера или кадровика из формы списка сотрудников, кнопка «Новый сотрудник», из пункта «Помощник приема на работу» меню «Документы» или кнопкой  на панели инструментов.

Помощник позволяет принять на работу как штатного сотрудника, так и внешнего или внутреннего совместителя, а также оформить договор подряда.

Помощник предлагает ввести всю информацию, необходимую при приеме на работу нового сотрудника, начиная от его фамилии, имени, отчества и подразделения, в котором сотрудник будет работать, до подробных сведений о вычетах, на которые имеет право сотрудник согласно законодательству РФ. Кроме того, Помощник предлагает ввести кадровые данные сотрудника и распечатать приказы о приеме, в том числе по форме Т-1.

На последней странице Помощник покажет список введенных приказов и договоров и предложит продолжить работу по вводу новых сотрудников.

Прием на работу

Документ «Приказ о приеме на работу» предназначен для регистрации факта приема сотрудника на работу по трудовому договору (контракту) согласно Кодексу Законов о труде (КЗОТ). Выберите «Приказ о приеме на работу» в пункте «Кадровые приказы» меню «Документы» или нажмите кнопку на панели инструментов.

Информация о сотруднике, как правило, содержит в себе сведения о занимаемой должности и принадлежности работника к какому-либо подразделению и, возможно, категории. Поэтому первоначально, перед вводом данных о сотрудниках, рекомендуется заполнить справочники «Подразделения» и «Должности» и, если используются, «Категории» и «Штатное расписание».

Если при работе с системой не используются расширенные возможности расчета заработной платы, тогда «Приказ о приеме на работу» имеет следующий вид:

Для корректного приема на работу необходимо заполнить, как минимум, следующие реквизиты: имя сотрудника, табельный номер, систему оплаты труда и оклад (либо тариф).

Для предприятий, выплачивающих «северные» надбавки, также необходимо ввести либо процент выплачиваемой надбавки, либо «северный» стаж (подробнее о данных, необходимых для автоматического расчета «северных» надбавок см. выше раздел «Районные коэффициенты и северные надбавки»).

Ниже приводится расшифровка назначения реквизитов:

·        Имя — вводится для вновь принятого сотрудника, заполняется автоматически для внутреннего совместителя, или принимаемого повторно совместителя;

·        Принять повторно — флажок установив который, можно принять уволенного сотрудника на работу по не основному месту работы Табельный № — вводится для вновь принятого сотрудника при этом можно задать следующий свободный номер, если нажать кнопку «Назначить»,

·        Дата приема — дата приема на работу, которая по умолчанию устанавливается равной рабочей дате (см в меню «Сервис > пункт «Параметры», закладку «Общие»),

·        Дата окончания работы — заполняется, если сотрудник принимается на временную или сезонную работу Типовая конфигурация автоматически отслеживает срок окончания работы временных работников и в месяц окончания работ предлагает провести увольнение таких сотрудников

·        Характер работы — постоянная временная и т д

·        Сброшенный флажок «Основное место работы» означает что сотрудник принимается на работу по внешнему совместительству т е имеет другое основное место работы

·        Должность — выбирается требуемая должность из справочника «Должности»

·        Подразделение — выбирается подразделение, в котором будет работать сотрудник,

·        Система оплаты — система и форма оплаты труда В зависимости от выбранной формы оплаты труда в форме отражаются реквизиты собственно «отвечающие» за размеры заработной платы,

·        Оклад — размер оклада

·        Тариф — размер почасового тарифа

·        Ежемесячная премия — процент расчета ежемесячной премии, которая считается по прошлому или текущему месяцу в зависимости от выбранной установки на закладке «Зарплата» формы «Настройки» (меню < Сервис >),

·        Тип нал вычета — основной стандартный вычет по налогу на доходы физлиц  выбирается из предлагаемого списка и соответствует подпунктам 1 - 3 пункта 1 статьи 218 Налогового Кодекса (далее НК) или пунктам 2, 3 4 и подпункту «е> пункта 6 статьи 3 Закона о подоходном налоге (по умолчанию предлагается вычет под названием «Прочие сотрудники», соответствующий подпункту 3 статьи 218 НК),

·         Если в месяце приема на работу на данное предприятие работник не работал на другом предприятии, то он имеет право на вычеты из совокупного дохода за этот месяц по месту новой работы В этом случае необходимо установить флажок «Давать вычеты в месяце приема на работу», тогда при исчислении налога на доходы сотруднику будут предоставляться стандартные вычеты за первый месяц работы,

·        • Кнопка «Справка о доходах» позволяет ввести данные о заработке сотрудника на прежнем месте работы в соответствии с правилами заполнения   «Справки   о   доходах   физического   лица>, утвержденными МНС РФ

На закладке «Комментарий» можно ввести произвольный комментарии к вводимому документу

После ввода всех необходимых данных о сотруднике можно распечатать приказ по предприятию (кнопка «Приказ»), приемную записку по форме Т 1 (кнопка «Форма Т 1>) и пропуск (кнопка <Пропуск>)

При использовании расширенных возможностей расчета заработной платы количество информации, которую можно указать при приеме на работу несколько увеличивается можно указать группу сотрудников, в которую будет помещен принимаемый работник категорию работника и график работы, если на предприятии используются многосменные графики Значительно расширяется спектр доступных систем и форм оплаты труда в связи с чем «расчетные» данные сотрудника вынесены на отдельную закладку При выборе для нового работника косвенно сдельной или комиссионной форм оплаты труда помимо оклада (тарифа) требуется дополнительно указывать т н коэффициент оплаты

Если     при     эксплуатации     системы     используется штатное расписание, тогда во всех вариантах приема на работу сотрудник принимается на одну из свободных должностей, имеющихся в штатном расписании предприятия. При этом должность выбирается уже из штатного расписания, и требуется указать количество занимаемых работником ставок, кроме того, при проведении документа контролируется соответствие указанного оклада вилке окладов из штатного расписания.

Если вы ведете фотоархив сотрудников, на закладке «Фото» можно выбрать фотографию нового сотрудника.

Совместительство. Документ «Приказ о зачислении на работу» применяется как при приеме нового сотрудника на работу или для назначения уже работающему сотруднику внутреннего совместительства, так и при повторном приеме на работу по внешнему совместительству.

В случае с внутренним совместительством перед заполнением реквизитов следует установить флажок «Внутренний совместитель». Для приема внешнего совместителя необходимо снять признак «Основное место работы».

Иногда случается, что в течение календарного года одного и того же сотрудника, работающего по внешнему совместительству приходится принимать на работу несколько раз, при этом рассчитывать налог на доходы физлиц, а также формировать отчеты по этим расчетам следует нарастающим итогом с начала года. Чтобы повторно принять на работу уволенного ранее сотрудника установите флажок «Принять повторно внешнего совместителя» на закладке «Общие» и выберите из папки «Уволенные» нужного сотрудника.

Важно! Повторно можно принять на работу только по внешнему совместительству. Если уволенного ранее сотрудника требуется принять снова на основное место работы (т.е. в штат предприятия), то на него следует оформить «Приказ о приеме» с присвоением нового табельного номера, как будто бы этот сотрудник принимается на работу впервые. При этом обязательно следует ввести данные о доходах сотрудника с начала года в справку с предыдущего места работы, хотя бы эта справка и была ранее выдана вами же по результатам проведенных ранее расчетов.

В результате проведения этого документа, в справочнике сотрудников в соответствующей группе, если она была указана, появится новая строка.

Внимание! Состав реквизитов и закладок формы «Приказа о приеме на работу» может меняться в зависимости от того, используются ли все возможности описываемой конфигурации или нет. Так например, если вы отказались от ведения фотоархива, в Стартовом Помощнике, то в форме «Приказа» будет отсутствовать закладка «Фото». Если предприятие находится не на севере, то в форме «Приказа» будут отсутствовать реквизиты для расчета «северных» надбавок.

Сведения о сотрудниках

Сведения о сотрудниках содержатся в справочнике «Сотрудники» и подчиненных ему справочниках, таких как, например, «Кадровые данные» или «Налоговые вычеты». Типовая конфигурация построена таким образом, что все сведения о сотруднике можно просмотреть в форме редактирования сотрудника, — даже те, которые находятся в подчиненных справочниках. Для этого предназначены специальные кнопки на закладках формы редактирования.

Редактирование общих данных

Для удобства данные о сотрудниках можно просматривать не все сразу, а по частям, в зависимости от того, что нужно пользователю в данный момент времени. При этом можно обратиться к списку данных о сотрудниках, просмотреть или ввести дополнительные налоговые вычеты какому-либо сотруднику или получить список не выданных депонентов.

Можно сказать, что сведения о сотрудниках имеют несколько визуальных представлений, что позволяет просматривать данные о сотрудниках в нужных разрезах. Для выбора одного из способов просмотра данных о сотрудниках выберите пункт «Справочники» из главного меню программы, в появившемся меню — пункт «Сотрудники», или нажмите кнопку  на панели инструментов. При этом вам будет предложен список сотрудников.

Данная форма представления справочника «Сотрудники» позволяет переводить сотрудника от одной группы списка сотрудников в другую или в группу уволенных сотрудников Для этого выберите в правой части таблицы сотрудника, а в левой части выберите нужную группу Затем в меню «Действия» выберите пункт «Перенести в другую группу»

Важно! Надо отметить, что перевод сотрудника в группу «Уволенные» рекомендуется оформлять документом «Приказ об увольнении» В случае, если вы перенесете сотрудника в группу уволенных сотрудников вручную, система при проведении расчетов будет проверять наличие у сотрудника «Приказа об увольнении» и, не найдя этот приказ, будет рассматривать сотрудника как уволенного без даты увольнения (т е очень давно)

В справочнике «Сотрудники» можно работать не только со списком сотрудников, но и с одним конкретным сотрудником в диалоге Для этого дважды щелкните мышью на выбранном сотруднике

Необходимо заметить, что внешний вид формы диалога зависит от того, принят сотрудник на работу по договорам гражданско-правового характера или зарегистрирован договором купли-продажи или же это «обычный» работник Рассмотрим сначала назначение реквизитов диалога формы «обычного» сотрудника

Форма диалога «обычного» сотрудника в простейшем случае (без использования расширенных возможностей расчета заработной платы и кадрового учета) содержит три закладки На закладке «Общие» отражаются данные о том, в каком подразделении и на какой должности работает сотрудник, в также основные данные, используемые при расчете оплаты труда

·        имя — фамилия, имя, отчество, которые также вводятся при приеме на работу,

·         Табельный номер — табельный номер сотрудника, вводится при приеме на работу,

·         Дата приема — содержит дату приема, указанную в «Приказе о приеме»,

·         Реквизиты «Подразделение» и «Должность» рекомендуется редактировать при помощи документов «Кадровое перемещение»,

·         Система оплаты — система и форма оплаты труда В зависимости от выбранной формы оплаты труда в форме отражаются реквизиты, собственно «отвечающие» за размеры заработной платы,

·          Оклад (тариф) используется при исчислении основного заработка работника, этот реквизит также рекомендуется редактировать при помощи документов «Кадровое перемещение»,

·         Аванс — сумма, выплачивая работнику в аванс,

·         Премия — процент ежемесячной премии, автоматически начисляемой работнику при премиальной форме оплаты труда

Для предприятий, выплачивающих «северные» надбавки, на этой же закладке дополнительно отражаются районный коэффициент сотрудника, процент выплачиваемой надбавки и «северный» стаж

Кнопка «Кадровые приказы» предлагает открыть «Приказ о приеме» и «Приказ об увольнении», если они у сотрудника присутствуют Если одного из приказов нет, тогда кнопка принимает название имеющегося приказа.

Кнопка «Данные расчета» открывает журнал со строками расчетов по сотруднику.

Кнопка «Отчетность» позволяет получить разнообразные отчеты, связанные с текущим состоянием расчетов по сотруднику и прочих его данных.

• Лицевой счет по форме Т-54а, в котором выводится итоговая информация из журнала расчетов «Зарплата» в виде сумм «начислено», «прочие доходы» и «удержано». Документ можно сформировать по текущему кварталу, текущему году, прошлому году и всем данным журнала расчетов.

•  Расчетный листок сотрудника за текущий расчетный период. «  Отчеты  «Справка о доходах»  и  «Налоговая  карточка», представляющие собой утвержденную МНС РФ отчетность о доходах физических лиц

•  Отчет «Депонент» — список не выданных депонентов данного сотрудника

• Личную карточку — отчет по кадровому учету, форма Т-2, утвержденная Госкомстатом РФ

Кнопка «Налог на доходы» позволяет отредактировать данные, необходимые для расчета налога на доходы физических лиц

•  Список вычетов, положенных сотруднику по законодательству Подробное описание см ниже в разделе «Вычеты по налогу на доходы физических лиц»

• Данные с предыдущего места работы (для исчисления налога в 2000 году) Подробное описание порядка ввода данных с предыдущего места работы см в разделе «Ввод справки о доходах на предыдущем месте работы»

•  Данные с начала года за «пропущенные» месяцы при внедрении программы не с января месяца текущего отчетного года Подробное описание см в разделе «Ввод данных с начала года до начала расчетов в налоговую карточку» Кроме того, здесь же, в форме налоговой карточки можно ввести данные документах, подтверждающих право сотрудника на вычеты по налогу на доходы.

Кнопка «Сведения для ПФР» предназначена для просмотра и редактирования данных, необходимых для передачи сведений по программе персонифицированного учета Пенсионного фонда РФ В частности здесь можно ввести подробные сведения о стаже сотрудника, если автоматически формируемых программой сведений недостаточно Подробное описание см. в разделе «Отчеты для Пенсионного фонда»

Кнопка «История» вызывает список истории изменения периодических реквизитов сотрудника.

Закладка «Дополнительные» содержит следующие данные о сотруднике

·        Флажок «Взносы в профсоюз» указывает необходимость взимания профвзносов.

·        Флажок «Взносы в ПФР с сотрудника» указывает необходимость взимания с сотрудника взносов в ПФР. В частности для сотрудников-инвалидов, получающих пенсию по инвалидности этот флажок следует снять.

·          Флажок «Взносы в  фонды  с  работодателя»  указывает необходимость уплаты работодателем взносов во внебюджетные фонды с зарплаты сотрудника.

·        Флажок «Дотация на питание» указывает необходимость учета дотации на питание.

·        Флажок «Дотация на проезд» указывает необходимость учета дотации на проезд.

•  Хозяйственная операция — используется при распределении начисленной сотруднику зарплаты по счетам затрат.

• Данные о непрерывном стаже используются при расчете процента оплаты по больничному листу в документе «Больничный лист».

Закладка «Кадровые данные» содержит минимально необходимую кадровую информацию о сотруднике.

Здесь вводятся данные, которые требуются для заполнения отчетов для налоговых органов и Пенсионного фонда РФ: адреса места рождения, места жительства и по регистрации; данные об удостоверении личности работника; идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и т.д.

Если сотрудник не является налоговым резидентом РФ, тогда для построения отчетности по налогу на доходы физлиц необходимо указать страну его постоянного места жительства (ПМЖ).

При использовании расширенных возможностей кадрового учета все кадровые данные сотрудника выносятся в отдельную форму — см. ниже раздел «Кадровые данные».

На закладке «Основные» помимо реквизитов, аналогичных реквизитам обычных сотрудников, присутствует также дата рождения.

Кнопка «Договор» открывает «Договор подряда» на данного сотрудника. Остальные кнопки выполняют те же функции, что и в форме «обычного» сотрудника.

Если используются расширенные возможности конфигурации по кадровому учету, то кадровые данные выносятся в отдельную форму.

Совместительство

При использовании расширенных возможностей расчета заработной платы в конфигурации можно вести как внешних, так и внутренних совместителей, причем прием на работу по совместительству осуществляется так же через приказ «Прием на работу», при этом используются флажки «Внутренний совместитель», «Принять повторно внешних совместителей» и «Основное место работы» на закладке «Общие» этого приказа.

Прием на работу внешнего совместителя уже обсуждался ранее, здесь мы рассмотрим, как принять уже работающего сотрудника по совместительству, например, в другое подразделение.

Если установить флажок «Внутренний совместитель», то сразу предоставляется список сотрудников предприятия, из которого необходимо выбрать того сотрудника, кому назначается должность по совместительству. После проведения приказа на внутреннее совместительство в справочник «Внутренние совместители», подчиненный справочнику «Сотрудники» добавляется новая строка. В справочнике «Внутренние совместители» содержится список рабочих мест, занятых сотрудником по внутреннему совместительству.

При увольнении сотрудника с работы по совместительству (как в случае внутреннего, так и в случае внешнего совместительства) следует воспользоваться документом «Приказ об увольнении» (см. пункт «Увольнение» в разделе «Документы»).

В форме редактирования данных сотрудника список должностей, занимаемых сотрудником по внутреннему совместительству, вызывается кнопкой «Совместительство» на закладке «Общие».

При этом сведения о должностях, занимаемых по совместительству, просматриваются и редактируются в диалоге:

Реквизиты этого диалога аналогичны соответствующим реквизитам закладок «Общие», «Для расчета» и «Дополнительные» формы данных сотрудника, только относятся к должности, занимаемой по совместительству.

Ниже перечислены реквизиты справочника в форме его редактирования.

•  Место работы (или подразделение и должность), категория и ставка вводятся и редактируются только через документ «Приказ о приеме на работу».

•  График — график работы сотрудника при многосменной работе.

•  Переключатель «Форма труда» отражает форму оплаты труда, что важно для рабочих, которые могут иметь как повременную, так и сдельную форму оплаты труда.

•           «Категория» — категория работника из справочника «Категории»

•           «Оклад», «Тариф», «Разряд», «Разряд рабочих» — вводятся и      редактируются через документ «Приказ о приеме на работу»

•  «Процент   ежемесячной   премии»   —   процент   премии, выплачиваемый ежемесячно за работу по совместительству

•  В группе «Приказы», нажав кнопку «О приеме», можно просмотреть документ «Приказ о приеме на работу» и если необходимо, отредактировать его Здесь же можно открыть документ «Приказ об увольнении», если такой имеется, нажав на кнопку «Об увольнении»

Вычеты по налогу на доходы физических лиц

Вычеты по налогу на доходы физических лиц, предоставляемые сотрудникам предприятия, указываются в справочнике «Налоговые вычеты сотрудников» Список вычетов конкретного сотрудника можно открыть непосредственно в форме диалога справочника «Сотрудники», на закладке «Основные», нажав кнопку «Налог на доходы» и выбрав из выпадающего меню пункт «Вычеты по налогу на доходы»

Список вычетов всех сотрудников предприятия можно открыть из списка сотрудников, нажав кнопку  в панели инструментов и выбрав этот справочник из предложенного списка подчиненных справочников Затем, перемещаясь по списку сотрудников, можно просмотреть список вычетов каждого из них

В справочнике отражаются все вычеты, на которые имеет право сотрудник согласно законодательству, в том числе стандартные вычеты (на самого сотрудника, пункты 1-3 ст 218 НК, на детей сотрудника п 4 ст 218, пункты 2, 3, 4 и подпункты «а», «б» и «е» пункта 6 статьи 3 Закона о подоходном налоге), а в 2000 году — также в сумме расходов на благотворительность, строительство жилья и т.д.

При вводе и редактировании вычетов сотрудника возможные их варианты выбираются из списка, составленного в соответствии с законодательством. Экранная форма описания вычета видоизменяется в зависимости от того, какой тип вычета выбирается

Стандартные вычеты, предоставляемые сотруднику, имеют определенную протяженность во времени, поэтому при вводе таких вычетов следует указывать период действия — реквизиты «С», «По» Если не указана дата начала действия вычета, то предполагается, что вычет действует в расчетном периоде и в периодах более ранних Если не указана дата окончания, то считается, что срок действия вычета не ограничен, и вычет учитывается во всех рассчитываемых периодах, начиная с даты начала Если не указана ни дата начала, ни дата окончания, то вычет считается бессрочным и учитывается во всех расчетных периодах.

Форма редактирования вычета может содержать следующие реквизиты

•   «Тип вычета» — выбирается из списка, составленного в соответствии с законодательством, присутствует в форме всегда;

•  «С» и «По» — даты начала и окончания действия вычета, присутствуют всегда,

•  «Сумма» — величина вычета, появляется в форме при описании такого вычета, как расходы на приобретение жилья или на благотворительность и пр.,

•  «Количество» — количество детей (иждивенцев), расходы на содержания которых учитываются при исчислении налога   на доходы,

•  «Дата   приобретения   жилья»,   «Наименование   объекта строительства», «Адрес объекта строительства» — появляются при описании вычета по приобретению (строительству) жилья

Дотации на питание и проезд

В настоящую конфигурацию включена возможность учета при исчислении налога на доходы физлиц и отчислений во внебюджетные фонды дотаций на питание и проезд Предполагается, что дотации могут выдаваться «натурой», т е сотрудники бесплатно питаются на работе и/или получают проездные билеты, или в денежной форме

Суммы дотаций (на питание — стоимость питания в день, на проезд — стоимость проезда за месяц) вводятся на закладке «Ставки» формы «Настройки» (меню «Сервис») Там же указывается, в какой форме предоставляются дотации — в денежной или в натуральной Необходимость учета дотаций на питание и проезд конкретному сотруднику указывается в форме редактирования данных сотрудника — на закладке «Дополнительно» следует установить флажки «Дотация на питание» и «Дотация на проезд»

При формировании проводок по суммам дотации в натуральной форме проводки не создаются, т к считается, что эти затраты уже были учтены на других счетах, например, при приобретении продуктов питания или проездных билетов Однако в справочнике «Виды расчетов» видам расчетов «Оплата питания (натурой)» и «Оплата проезда (натурой)» должна быть сопоставлена какая-либо хозяйственная операция (например, «Дотации») В этой хозяйственной операции счет кредита следует оставить невыбранным, а в качестве счета дебета следует проставить тот счет, на который будут списываться отчисления во внебюджетные фонды с сумм дотации в натуральной форме

Кадровые данные

При заполнении реквизитов приказа о приеме на работу, вводятся только некоторые, в основном расчетные, данные по сотруднику Кадровые данные можно ввести после приема сотрудника на работу

Для ввода дополнительной кадровой информации предназначена закладка «Кадровые данные» или при использовании расширенных возможностей кадрового учета специальная форма, вызываемая кнопкой «Кадровые данные» из формы редактирования данных сотрудника

На закладках формы «Кадровые данные» размещена информация, которая используется как для заполнения всех разделов личной карточки по форме «Т-2» (закладки «Основные», «Дополнительные», «Документы», «Адреса»), так и информация, используемая при формировании отчетов в налоговые органы и Пенсионный фонд РФ (закладка «ПФ и ГНС»)

Закладка «Основные» содержит данные, используемые в личной карточке

Нажав кнопку «Карточка работника», можно получить «Личную карточку» сотрудника по форме Т-2 Нажав кнопку «Пропуск», можно получить пропуск на сотрудника Форма Т-2 и пропуск выводятся с фотографией сотрудника или без нее, если фотография по каким-либо причинам отсутствует

Закладка «Дополнительные» также содержит, в основном, ин формацию для личной карточки сотрудника

Кнопки, расположенные на данной закладке, вызывают вспомогательные справочники с дополнительной информацией, содержащейся в них об образовании, составе семьи, трудовой деятельности и т п

При вводе состава семьи данные о детях сотрудников используются при начислении детских пособий из фонда заработной платы и фонда социального страхования

Закладка «Документы» содержит данные об удостоверении личности, дипломе об образовании и сведения о воинском учете, используемые в личной карточке и в справке о доходах для ГНИ

Закладка «Адреса» содержит данные об адресах места рождения сотрудника места жительства, места регистрации и пр.

Нажав на кнопку - можно ввести соответствующий адрес с использованием адресных классификаторов

Закладка «ПФ и ГНС» содержит данные, необходимые для пере дачи сведений в Пенсионный Фонд РФ и ГНИ

В группе реквизитов «Пенсионный фонд» вводится следующая ин формация

·        «Страховой номер» — индивидуальный номер застрахованного лица в Пенсионном фонде,

·        «Категория» — категория плательщика страховых взносов в Пенсионный фонд

Замечание. Согласно разъяснениям, полученным в Пенсионном фонде РФ, работникам, являющимся инвалидами и получающим пенсии по инвалидности, с заработка которых работодатель взносов не уплачивает, следует выбирать категорию «Особые выплаты»

Кнопка «История» выводит список значений периодического рек визита «Категория»

В группе реквизитов «Для справки о доходах в ГНИ» вводится следующая информация

•  ИНН — идентификационный номер налогоплательщика для сотрудника, зарегистрированного в налоговых органах,

•  Код ГНИ — код ГНИ по месту жительства сотрудника зарегистрированного в налоговых органах,

•  Страна ПМЖ — страна постоянного места жительства заполняется только для нерезидентов

Закладка «Фото» Если вы ведете фотоархив сотрудников, в форме Кадровых данных будет присутствовать закладка «Фото» с фотографией сотрудника

Нажав на кнопку «Сменить фото», можно обновить фотографию сотрудника

Ввод адресов сотрудников и адресные классификаторы

Ввод адреса предприятия и адресов сотрудников в соответствии с требованиями Министерства РФ по налогам и сборам к форматам представления данных на магнитных носителях осуществляется с использованием специальных адресных классификаторов, которые можно получить в электронном виде в местной налоговой инспекции.

Загрузка адресных классификаторов в информационную базу осуществляется или из пункта «Импорт» меню «Файл», или из формы ввода адреса

Перед загрузкой классификаторов необходимо определить состав регионов для чего, нажав соответствующую кнопку, отметить конкретные регионы из списка

В форме импорта в поле «Откуда» надо выбрать дисковод, в котором находится дискетка с обновленными классификаторами, либо выбрать каталог, в котором находится файл из ГНИ

Кроме того, необходимо указать вид классификатора, который предполагается обновить Для этого следует щелкнуть мышью в окошке рядом с названием классификатора

При загрузке в классификатор, используемый в программе, добавляются новые значения из файлов, содержащих новый классификатор. Если установить флажок «Полностью очищать классификаторы перед загрузкой», тогда перед началом собственно загрузки уже имеющиеся элементы адресных классификаторов будут удалены (процесс удаления при этом может потребовать значительных затрат времени) Если же установить флажок «Заменять старые наименования существующих объектов», то в этом случае при загрузке программа будет заменять старые наименования городов, населенных пунктов и т д , если они отличаются от новых Это может быть необходимо, если поменялись названия районов или городов

В формах редактирования для ввода различных адресов предназначены кнопки  При нажатии на такую кнопку вызывается окно ввода адреса, в котором можно вводить и редактировать собственно элементы адреса

В окне ввода адреса поля «Регион», «Район», «Город», «Населенный пункт», «Улица» рекомендуется заполнять путем выбора нужных значений из адресных классификаторов (кнопка  в поле ввода)

В то же время адресное поле можно заполнить вручную или отредактировать после ввода из классификатора Если вы вводите значение адресного поля вручную, тогда вам необходимо указать только наименование региона, города и т д , тип адресного поля выбирается из справочника, автоматически вызываемого при нажатии клавиши «Enter» или переходе к другому полю Например, в поле «Город» вводим наименование «Махачкала», нажимаем клавишу «Enter», и из автоматически вызванного справочника выбираем тип «г » (город).

Поле «Дом» заполняется числовым значением, либо в нем указываются два числа, разделенных знаком «/» (для угловых домов). Буквенные модификации дома также вводятся в поле «Дом» Примеры заполнения поля- 37, 12/4, 48а.

Поля «Корпус» и «Квартира» заполняются в соответствии с написанием адреса без каких-либо особенностей

Поле «Индекс» заполняется автоматически значением почтового индекса из справочников. При необходимости его можно отредактировать.

Ввод информации об удостоверении личности и прочих документах сотрудников

Данные из удостоверения личности и других документов (например, документа об образовании) вводятся в специальной форме, которая вызывается кнопкой  справа от текста, характеризующего документ:

Состав и наименования реквизитов формы соответствуют документу, данные которого вводятся в систему.

Состав семьи

Сведения о семье сотрудника хранятся в справочнике «Состав семьи», который подчинен справочнику «Сотрудники». На закладке «Дополнительные» в кадровых данных при нажатии на кнопку «Состав семьи» вызывается соответствующий справочник.

В табличной форме справочника указывается имя, отчество и фамилия члена семьи или иждивенца, его родство с сотрудником, а также год его рождения.

Данные о составе семьи используются в дальнейшем в личной карточке работника (см. форму редактирования «Кадровых данных» кнопка «Карточка работника»).

Данные о детях, введенные в данный справочник, используются для расчета частично оплачиваемых отпусков по уходу за ребенком из средств Фонда социального страхования или из фонда заработной платы.

Трудовая деятельность

Сведения о трудовой деятельности сотрудника, включая все виды учебы и военную службу, хранятся в справочнике «Трудовая деятельность», который подчинен справочнику «Сотрудники» и доступен только при использовании расширенных возможностей кадрового учета.

На закладке «Дополнительные» в кадровых данных при нажатии на кнопку «Трудовая деятельность» вызывается соответствующий справочник.

Для каждого места работы, учебы или прохождения воинской службы в справочник вводятся: дата поступления на работу или в учебное заведение и дата ухода, наименование организации или образовательного учреждения, где проходила учеба и трудовая деятельность, место его нахождения, занимаемая должность или профессия (для рабочих)

Данные о трудовой деятельности используются в дальнейшем в личной карточке работника (см форму редактирования «Кадровых данных» кнопка «Карточка работника»)

Образование

Сведения об образовании сотрудника хранятся в справочнике «Образование», который подчинен справочнику «Сотрудники», доступен только при использовании расширенных возможностей кадрового учета и вызывается при нажатии на кнопку «Образование» на закладке «Дополнительные» в форме кадровых данных

Сведения об образовании вводятся и редактируются в форме диалога Прежде всего, следует выбрать из списка вид образования начальное профессиональное, среднее профессиональное и т п, затем можно указать форму обучения

Вид учебного заведения выбирается из списка, введенного ранее в справочник «ВУЗы», далее вводится дата окончания учебного заведения и факультет, который заканчивал сотрудник

Если сотрудник проходил послевузовское профессиональное обучение, и в результате этого ему была присвоена ученая степень, то ее также следует указать, выбрав из справочника «Ученые степени»

Данные об образовании используются в дальнейшем в личной кар точке работника (см форму редактирования «Кадровых данных» кнопка «Карточка работника»)

Аттестация

Данные об аттестации сотрудника записываются в справочник «Аттестация», который подчинен справочнику «Сотрудники», доступен только при использовании расширенных возможностей кадрового учета и вызывается при нажатии на кнопку «Аттестация» на закладке «Дополнительные» в форме кадровых данных сотрудника

В графе «Результат» отражается результат проведенной аттестации, дата проведения — в графе «Дата», а в графе «№ документа» —номер документа, фиксирующий результаты аттестационной комиссии.

При вводе и редактировании справочника на экран выводится форма диалога, в которой, кроме вышеперечисленных сведений, можно записать дополнительные сведения о результатах проведения аттестации, например, «представлен к повышению» и т п

Данные об аттестациях используются в дальнейшем в личной карточке работника (см форму редактирования «Кадровых данных» кнопка «Карточка работника»)

Квалификация

Сведения о повышении сотрудником своей квалификации записываются в справочник «Квалификация», который подчинен справочнику «Сотрудники», доступен только при использовании расширенных возможностей кадрового учета и вызывается при нажатии на кнопку «Квалификация» на закладке «Дополнительные» в форме кадровых данных.

«Вид» — вид повышения квалификации с отрывом или без отрыва от производства;

«Начало», «Окончание» — сроки повышения квалификации,

 «Обр учреждение» — наименование образовательного учреждения, выбирается из справочника «ВУЗы»,

«№ документа», «Дата документа» — номер и дата документа об окончании курсов квалификации.

При вводе и редактировании справочника на экран выводится форма диалога, в которой, кроме вышеперечисленных сведений, следует выбрать из списка вид документа (свидетельство, удостоверение и т.п )

Данные о повышении квалификации используются в дальнейшем в личной карточке работника (см. форму редактирования «Кадровых данных» кнопка «Карточка работника»).

Переподготовка

Сведения о профессиональной переподготовке сотрудника хранятся в справочнике «Переподготовка», который подчинен справочнику «Сотрудники», доступен только при использовании расширенных возможностей кадрового учета и вызывается при нажатии на кнопку  «Переподготовка» на закладке «Дополнительные» в форме кадровых данных

В справочник вводятся сведения о специальности, которой обучался сотрудник, сроках обучения, а также указываются данные о документе, удостоверяющие прохождение переподготовки (номер и дата выдачи)

Данные о профессиональной переподготовке используются в дальнейшем в личной карточке работника (см форму редактирования «Кадровых данных» кнопка «Карточка работника»)

Кадровые классификаторы

При использовании расширенных возможностей кадрового учета в конфигурации используются кадровые классификаторы, которые поставляются с заполненной стандартной информацией Данные классификаторов используются при заполнении соответствующих реквизитов кадровых данных сотрудника.

Классификатор профессий содержит информацию о коде, наименовании и выпуске единого тарифно-квалификационного справочника (ЕТКС), в котором опубликовано описание профессии

Классификатор специальностей содержит информацию о коде \ наименовании

Классификатор языков общения содержит информацию о коде и наименовании.

Классификатор воинских званий содержит информацию о коде и наименовании

Классификаторы высших учебных заведений, ученых степеней нужно заполнять в процессе работы необходимой для вашего предприятия информацией.

Учебные заведения

Для ведения списка высших и средних специальных учебных заведений, которые оканчивали сотрудники, работающие на предприятии, предназначен справочник «ВУЗы», который доступен только при использовании расширенных возможностей кадрового учета

В справочник вводится наименование учебного заведения и его местонахождение Сведения из справочника «ВУЗы» в дальнейшем используются при выборе образовательного учреждения в справочнике «Квалификации» и «Образование»

Ввод начальных данных для расчетов

Перед тем, как начинать расчет заработной платы, следует ввести сальдо по сотрудникам на начало первого расчетного периода при помощи документа «Ввод начального сальдо» (см пункт «Первоначальный ввод» меню «Регламенты»)

В документе вводятся сотрудники списком и в колонке «Сумма» проставляется сальдо по заработной плате на начало текущего расчетного периода (положительная сумма для кредитового сальдо и отрицательная — для дебетового), а в колонке «Сальдо по налогу» проставляется сальдо по налогу на доходы физлиц (положительная сумма сальдо по налогу означает переплату сотрудником налога по состоянию на 1 января текущего года) Просмотреть и отредактировать размер сальдо по налогу на доходы можно также в итоговом разделе раздела 5 налоговой карточки, вызываемой из формы редактирования данных сотрудника.

В предлагаемой конфигурации можно вести Книгу депонентов, т.е учитывать приход невыданных сумм и их выплату Чтобы обеспечить актуальность Книги депонентов при дальнейшей работе с программой, также необходимо ввести ее состояние на начало первого расчетного периода Для этого предназначен документ «Ввод Книги депонентов» (см пункт «Первоначальный ввод» меню «Регламенты»)

Важно! Помимо начальных данных для расчетов (начального сальдо и Книги депонентов) перед проведением первых расчетов необходимо ввести начальные данные для расчета налога на доходы физлиц см. раздел «Налог на доход физических лиц».

Ввод данных с начала года до начала расчетов в налоговую карточку

В этом разделе описан порядок ввода данных в форму налоговой карточки 2000 года.

Данные, относящиеся к предприятию или к сотруднику в 1-ом и во 2-ом разделах, заполняются автоматически, так как эта информация уже была введена при занесении сведений о предприятии и о сотруднике.

В пункте «2.10. Реквизиты документа, подтверждающего основание для неудержания налога» записываются данные о документе, подтверждающем основание для неудержания налога.

По строке «Налогооблагаемый период» отмечаются месяцы отчетного календарного года, за которые введены вычеты, доход или материальная выгода в налоговую карточку (двойным щелчком мыши в клетках нужных месяцев).

Ввод вычетов. Раздел 3.1. налоговой карточки заполняется автоматически при нажатии на кнопку «Пересчитать» по введенным в последующие разделы налоговой карточки данным о доходах, отмеченным месяцам в разделе «Налогооблагаемый период» и данным о положенных сотруднику налоговых льготах, которые вводятся в форме редактирования данных сотрудника (закладка «Основные», кнопка «Налог на доходы»).

В подпункте «3.2.1 Право на вычеты» вводятся основания для предоставления вычетов, предусмотренных законом на самого работника.

В подпункте 3.2.2 указывается количество детей и иждивенцев, а также основание на вычеты на детей и иждивенцев и, если нужно, указывается документы, подтверждающие статус вдовы (вдовца), одинокого родителя, опекуна или попечителя, разведенного супруга, не получающего алименты.

В подпункте 3.2.3 указывается документы, подтверждающие право на льготу по новому строительству или приобретению жилого дома, или квартиры, или садового домика.

В подпункте 3.2.4 записываются основания для предоставления прочих вычетов.

Ввод доходов Раздел 4 представляет собой таблицу, в которой по вертикали располагаются месяцы, за которые получен доход, а по горизонтали — виды доходов и скидок. Итоговые строки рассчитываются автоматически при вводе сумм доходов по месяцам.

Первый столбец заполняется видами доходов, которые выбираются из списка, соответствующего утвержденному МНС РФ классификатору доходов. Дальше вводятся суммы дохода по месяцам (кроме северных начислений и материальной выгоды по доходам от банковских вкладов и договорам страхования).

В пункте 4 1 вводятся доходы полностью включаемые в совокупныи годовой доход

В пункте 4 2 вводятся доходы по которым установлены скидки (расходы) В строках 8 9 10 11 12 вводится вся сумма дохода без исключения скидок и расходов а в строках 81 91 101 111 121 вводится сумма скидки (расхода) на которую следует уменьшить сумму дохода для целей налогообложения

Для тех видов доходов по которым установлены скидки следует указать тип скидки и ее сумму При этом если для данного вида до хода величина скидки имеет однозначную зависимость от размера ММОТ (с 1 июля 2000 года — базовой суммы) то программа сама введет тип скидки и ее размер При автоматическом расчете скидки будут учтены суммы по данному виду дохода введенные за прошлые месяцы

Так например если ММОТ была установлена в январе в размере 83 49 а для материальной помощи законом установлена скидка в размере 12 ММОТ при этом в апреле была введена сумма материальной помощи 500 рублей в мае — 800 то программа посчитает сумму скидки в апреле — 500 а в мае — 501 88 рублей

Если тип выбранной скидки не подходит для данного дохода то программа не позволяет ввести его и сама вводит один из типов скидки, соответствующий данному доходу Сумму скидки если она не зависит от размера ММОТ следует ввести вручную

Автоматический расчет скидки не исключает ввода ее величины вручную

В пункте 4 3 вводятся иные доходы, например доходы от предпринимательской и иной деятельности, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами

В пункте 4 4 автоматически отображается общая сумма совокупного годового дохода с учетом общей суммы доходов, по которым установлены скидки (расходы)

В пункте 4 5 автоматически отображается общая сумма скидок (расходов), подлежащая исключению из совокупного годового дохода

В пункте 4 6 вводятся суммы коэффициентов и надбавок за стаж работы выплачиваемых в соответствии с законодательством Российской Федерации за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в высокогорных, пустынных и безводных районах и других местностях с тяжелыми климатическими условиями

В пункте 4 7 автоматически отображается сумма материальной выгоды по вкладам, введенным в 6 разделе

В пункте 4 8 автоматически отображается сумма материальной выгоды по страховым выплатам, введенным в 6 разделе

В пункте 4 9 автоматически отображается совокупный доход по месяцам, который рассчитывается следующим образом п 4 9 = п 4 4 п 4 5+п 4 6+п 4 7+п 4 8

В первой таблице вводятся нарастающим итогом суммы взносов в ПФР с основного дохода и с районных коэффициентов и северных надбавок (вычеты с кодами 10 и 11) и суммы удержанного налога с основного дохода и с районных коэффициентов и северных надбавок Во второй таблице вводятся нарастающим итогом суммы удержанного налога и с матвыгоды по вкладам и договорам страхования

Материальная выгода при получении процентов по вкладам в банках и по страховым выплатам облагаются налогом на доходы физлиц отдельно от прочих доходов по другой ставке (15% в 2000году и 35% в 2001 году) и рассчитываются особым образом, поэтому для этих типов материальной выгоды предусмотрен специальный раздел налоговой карточки Соответствующие этим видам материальной выгоды коды доходов 6002, 6003 при заполнении налоговой карточки (пп.4.1— 4 3) не используются, а в пункты 4 7 и 4 8 раздела 4 помесячно переносятся общие суммы материальной выгоды по всем вкладам и договорам страхования

Ввод материальной выгоды Приложение А налоговой карточки позволяет ввести суммы материальной выгоды при получении процентов по вкладам в банках, открытым в рублях под проценты свыше ставки рефинансирования Банка России и страховых выплат

Приложение А представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются строки с месяцами, а по вертикали — колонки, содержащие необходимую информацию для отражения матвыгоды по вкладам

Прежде всего, нужно ввести номер лицевого счета, открытого по вкладу (договору страхования) — именно по этому номеру в программе хранятся все данные, необходимые для расчета материальной выгоды Номер счета вводится в поле желтого цвета рядом с названием раздела (дважды нажать клавишу Enter, стоя на этом поле) В появившемся окне следует выбрать тип матвыгоды — по вкладам или по договору страхования и ввести номер счета

В колонках Приложения А вводится следующая информация

•  «Сумма вклада или страхового взноса» — остаток по вкладу на начало месяца,

•  «Процент по банковскому вкладу или по договору добровольного страхования %» — годовой процент установленный по вкладу или по договору добровольного страхования

•  «Процентный доход начисленный банком или страховщиком» — сумма процентов по вкладу, начисленных в этом месяце,

•  < Ставка рефинансирования ЦБ РФ %» — вводится по состоянию на первое число расчетного периода при начислении процентов по вкладу (в процентах)

•  < Процентный доход по ставке рефинансирования» — размер процентов, начисленных по ставке рефинансирования ЦБ РФ в данном месяце

•  < Сумма материальной выгоды за месяц» — материальная выгода по вкладу за текущий месяц рассчитывается автоматически как разница между доходом, начисленным по вкладу, и доходом рассчитанным по ставке рефинансирования

•  «Сумма материальной выгоды с начала года» — материальная выгода с начала года нарастающим итогом, рассчитывается автоматически

Для ввода данных о материальной выгоде по нескольким вкладам необходимо заполнять Приложение А налоговой карточки для каждого вклада (договора страхования) отдельно

После заполнения Приложения А данными, относящимися к первому вкладу (договору страхования), нужно подготовить раздел к вводу данных по другому вкладу (договору страхования), т е ввести очередной номер лицевого счета

После двойного нажатия клавишу «Enter» на желтом поле номера счета в окне с уже введенными к тому времени счетами можно ввести новый лицевой счет (по вкладу или договору страхования) или же выбрать один из уже введенных счетов В первом случае Приложение А будет полностью очищено, а введенные данные по предыдущему вкладу будут внесены в информационную базу, во втором случае Приложение А будет заполнено данными относящимися к вы бранному счету

Приложение Б доступно для заполнения только в том случае, когда в списке вычетов сотрудника указан вычет на жилье

Пункт 1 Приложения Б заполняется автоматически на основании данных об адресе и наименовании объекта жилья, которые заполняется при вводе вычета по жилью в справочнике < Налоговые льготы»

В пункте 2 вводится дата приобретения или начала строительства объекта — именно с этого календарного года согласно п 14в Инструкции ГНС №35 (в редакции Изменении и дополнении №9) начнется расчет размера вычета в таблице пункта 3

В таблице пункта 3 производится расчет суммы вычета на жилье на которую имеет право уменьшить облагаемый доход физическое лицо Согласно новой редакции п 14в Инструкции ГНС №35 сотрудник может подать заявление в 2000 году о предоставлении вычета по расходам на жилье произведенным в прошлые годы если ранее он таким вычетом не пользовался

Сумма вычета на жилье (включая расходы на погашение кредитов и процентов по ним) не может превышать совокупного дохода сотрудника за три года начиная с года начала строительства или при обретения жилья Если этот сотрудник в эти три года работал на другом месте работы или помимо нашего предприятия имел дополни тельные доходы то он обязан подтвердить свои доходы за эти три года Данные о подтвержденном совокупном доходе сотрудника за три года, начиная с года начала строительства или приобретения жилья, вводятся в колонку «Совокупный доход» таблицы пункта 3

Колонка «Величина 5000-кратного ММОТ» заполняется автоматически исходя из даты приобретения (начала строительства) жилья — см пункт 2

В колонки «Сумма расходов » и «Сумма по погашению кредитов » заносятся суммы за соответствующие годы из представленных сотрудником подтверждающих расходы документов

При расчете показателей строки «Итого» следует иметь в виду, что сумма расходов на приобретение (строительство) жилья не может превышать усредненный за три года 5000-кратный размер ММОТ, а общая сумма расходов на приобретение (строительство) и сумм по погашению кредитов не может превышать совокупного дохода сотрудника за три года, начиная с года начала строительства или приобретения жилья

Важно! Суммы из строки «Итого» должны совпадать с суммами, введенными в список вычетов сотрудника

Важно! Дата, которая указывается в списке вычетов сотрудника, должна совпадать с датой подачи заявления о предоставлении вычета на жилье Если сотрудник является застройщиком и регулярно представляет в бухгалтерию предприятия подтверждающие документы, то в списке вычетов сотрудника такие расходы можно регистрировать одной строкой за каждый календарный месяц с указанием общей суммы подтвержденных расходов этого месяца

Важно! Для корректного расчета налога на доходы физлиц необходимо выполнить следующие действия

•  Убедиться в корректности заполнения пределов и ставок налога, а также прочих классификаторов,

• Внести информацию по предоставляемым сотрудникам вычетам в справочник «Налоговые вычеты» (кнопка «Налог на доходы» формы редактирования данных сотрудника, пункт меню «Вычеты по налогу на доходы»),

•  Ввести данные о доходах сотрудников с начала года до начала расчетов в налоговые карточки (кнопка «Налог на доходы» формы редактирования данных сотрудника, пункт меню «Налоговая карточка»),

• Для расчета в 2000 году ввести данные о доходах на предыдущем месте работы для принятых в текущем году сотрудников (кнопка «Налог на доходы» формы редактирования данных сотрудника, либо кнопка «Ввести» приказа о приеме)

Особенности ввода данных с начала года при расчете налога на доходы физических лиц по фактически полученным доходам

Если на предприятии допущена задолженность по зарплате, то в первый месяц расчета эту задолженность обязательно нужно ввести документом «Начальное сальдо»

В налоговую карточку следует ввести данные как по начисленным доходам, так и по полученным, переключая соответствующим образом флажок «По начисленным доходам» После выплаты в дальнейшем задолженности по зарплате за месяцы, по которым нет записей в журнале расчетов, при расчете налога на доходы физических лиц и при построении налоговой отчетности будут использоваться введенные в налоговую карточку начисленные доходы за эти месяцы

Пример. Расчеты в программе начались с июля 1999 года Работнику, оформленному в штат с января по июне было начислено по 2000 руб Выплаты заработной платы в I квартале производились регулярно месяц в месяц Затем в связи с недостатком денежных средств выплат до июля не производилось Кроме того, в мае работнику вручен подарок стоимостью 800 руб , а в июне выплачена материальная помощь в сумме 2000 руб У работника на иждивении находятся двое детей 9 и 12 лет Удержанные с работника суммы налога и взносов в Пенсионный фонд РФ перечислены в бюджет и ПФР полностью

Этому работнику в налоговую карточку начисленные доходы следует ввести следующим образом (флажок «По начисленным доходам > Должен быть установлен)

Полученные доходы за I квартал совпадают с начисленными В апреле доходом работника будет только сумма удержанных и перечне ленных взносов в ПФР В мае помимо суммы удержанных и перечне ленных взносов в ПФР в совокупный доход следует включить стоимость подарка В июне помимо суммы удержанных и перечисленных взносов в ПФР в совокупный доход следует включить материальную помощь Налоговая карточка по полученным доходам (флажок «По начисленным доходам» должен быть сброшен) будет выглядеть так

Невыплаченные за апрель июнь 5912 рублей следует ввести документом «Начальное сальдо»

Если начисленных доходов в налоговой карточке не окажется, то все выплаченные суммы за эти месяцы будут считаться основной зарплатой - код дохода 0200 (или 0300) и будут подлежать налогообложению в полном объеме

Отметим, что для военнослужащих и приравненных к ним лиц та кие выплаченные суммы, превышающие начисленный доход, считаются денежным содержанием и, таким образом, не будут облагаться налогом на доходы физических лиц

Данные по полученным доходам (вводимые в налоговую карточку) за месяц, предшествующий месяцу начала расчетов, должны включать суммы, выплаченные в срок выплаты зарплаты в месяце начала расчетов (даже если эти суммы уже зарегистрированы в журнале расчетов они включаться в полученные доходы предыдущего месяца не будут)

Пример. Расчеты в программе начинаются с апреля 2000 года, начальное сальдо по расчетам с сотрудниками введено по состоянию на 1 апреля, в начале апреля проводится документ по выплате зарплаты за март и оплачивается в срок выплаты зарплаты за март (например, 5 апреля) При заполнении налоговых карточек сотрудников эта выплата должна быть отражена в марте, т е введена вручную

Для регистрации выплаты задолженности за тот период, когда расчеты в программе еще не велись (см предыдущий пример), в документе «Платежная ведомость» предусмотрены выплаты конкретного начисления или просто зарплаты за прошлые периоды с возможностью ввода выплачиваемых сумм непосредственно в документ (в таблицу на закладке «По сотрудникам»)

Ввод справки о доходах на предыдущем месте работы

Данные в справку о доходах требуется вводить в случае, если сотрудник принят на работу в текущем календарном году и представил в бухгалтерию предприятия справку о доходах на предыдущем месте работы.

Форму справки о доходах можно вызвать, заполняя «Приказ о приеме», или после проведения приказа о приеме непосредственно из формы редактирования данных сотрудника, форма справки отображается с заполненным 2-м разделом, реквизиты разделов с 3-го по 6 ой доступны для редактирования.

Второй раздел справки о доходах автоматически заполняется внесенными к тому времени данными о сотруднике, фамилии, имени, отчестве, сведениями об удостоверяющих налогоплательщика документах.

Значение реквизитов пункта 2 10 «Налогооблагаемый период» отмечается щелчком мыши в окошках, соответствующих номерам месяцев, в течение которых сотрудник получал доход Второй щелчок мыши снимает отметку

Все данные в справку вносятся в строгом соответствии с «бумажным» оригиналом, даже если в нем встречаются неточности или ошибки. При очередном расчете налога на доходы физлиц введенные в справку с предыдущего места работы данные будут учтены, а имевшиеся неточности скорректированы

Сведения о видах доходов. В 3 разделе вводятся суммы доходов, полученные сотрудником в налогооблагаемом периоде, по каждому виду дохода, например, заработная плата, материальная помощь, доходы от продажи имущества и т д В этом разделе вводятся все суммы доходов как в денежной, так и в натуральной форме, а также размеры произведенных из полученного дохода скидок (расходов) Код дохода и код скидки выбирается из списков, соответствующих классификаторам, утвержденным МНС РФ.

В этом разделе указываются все виды доходов за исключением коэффициентов и надбавок за стаж работы, выплачиваемых в соответствии с законодательством РФ за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, в высокогорных, пустынных и безводных районах и других местностях с тяжелыми климатическими условиями, а также за исключением сумм материальной выгоды по вкладам и страховым выплатам

Сведения о совокупном доходе по месяцам. В 4 разделе вводятся суммы совокупного дохода по месяцам Совокупный доход определяется с учетом коэффициентов и надбавок за стаж работы, выплачиваемых в соответствии с законодательством РФ за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, в высокогорных, пустынных и безводных районах и других местностях с тяжелыми климатическими условиями, суммы материальной выгоды по вкладам и страховым выплатам

При расчете совокупного дохода по месяцам не учитываются доходы, которые в целях налогообложения не включаются в совокупный доход.

Исполнение налоговых обязательств. В 6 разделе вводятся сведения о суммах дохода и налога В пункте 6 1 отображается автоматически рассчитываемая сумма общего совокупного годового дохода и вводятся суммы удержанных налогов в федеральный и местный бюджеты, в пункте 6 2 вводится общая сумма коэффициентов и надбавок и суммы удержанных налогов, а в пункте 6 3 вводятся общая сумма материальной выгоды по вкладам в банках и страховым выплатам и суммы удержанных налогов.

Скидки учащимся. Для принимаемых на работу в 2000 году учащихся дневных учебных заведений, аспирантов и ординаторов, представивших справки о каникулах и до приема на работу пользовавшихся скидкой согласно п 8р Инструкции ГНС №35 следует ввести количество месяцев, в течение которых они уже пользовались этой скидкой в текущем году. Кроме этого, для них следует ввести данные о сроках каникул в документе «Справка о каникулах» (меню «Документы», пункт «Налог на доходы физлиц»)

Примечание. В 2001 году налог на доходы физических лиц рассчитывается без учета доходов, полученных сотрудником от других источников дохода, поэтому за 2001 год справки о доходах с предыдущего места работы вводить не нужно

Ввод данных о прочих физических лицах

В справочнике «Сотрудники» помимо работников предприятия (работающих как по трудовым договорам, так и по договорам гражданско-правового характера) также хранятся данные других физических лиц, для которых также как и для сотрудников предприятия необходимо рассчитывать налог на доходы физических лиц и передавать сведения об их доходах в налоговые органы Это могут быть как владельцы акций предприятия (если им выплачиваются дивиденды), так и предприниматели (без образования юридического лица), у которых предприятие приобретает товары и услуги (в 2001 году по указанным доходам предпринимателей сведения в налоговые органы не подаются — см ст 230 Налогового Кодекса).

Такие «сторонние» физические лица могут быть занесены в справочник «Сотрудники» при помощи документа «Договор купли-продажи»

Договор купли-продажи

Договор купли-продажи может быть оформлен как со сторонними физическими лицами, так и с работниками предприятия Договор можно вызвать, выбрав пункт «Договор купли-продажи» меню «Документы»

При заключении договора с физическим лицом, информация о котором в программе уже имеется (у предпринимателя ранее уже что-либо приобреталось или договор заключается с работником предприятия) следует установить флажок «с известным физлицом» и выбрать кого-либо из справочника «Сотрудники»

Если же договор с некоторым физическим лицом заключается впервые, тогда в реквизит «Имя» следует ввести его фамилию, имя и отчество и на закладке «Дополнительно» ввести имеющиеся паспортные данные

Договор купли-продажи может быть четырех типов

·              При проведении договора по купле-продаже акций предприятия меняется  количество  акций  предприятия,  принадлежащих упомянутому в договоре лицу Кнопка «Договор» позволяет распечатать типовую форму договора купли-продажи акций предприятия Такой вид договора доступен при использовании расширенных возможностей расчета зарплаты и включенной возможности расчета дивидендов по акциям предприятия (см закладку «Дополнительно» формы «Настройки», меню «Сервис»)

·              Договор   продажи   физическим   лицом   товаров   (кроме недвижимости) означает, что упомянутое в договоре лицо получает доход с кодом 3500 по классификатору доходов из Приложения №9 к Инструкции ГНС №35.

·              Договор продажи физическим лицом недвижимости означает, что упомянутое в договоре лицо получает доход с кодом 3400 по классификатору доходов из Приложения №9 к Инструкции ГНС №35

·              Договор продажи предпринимателем товаров и услуг означает, что упомянутый в договоре предприниматель получает доход с кодом 4000 по классификатору доходов из Приложения №9 к Инструкции ГНС №35

Форма редактирования данных этих физических лиц имеет две закладки и выглядит следующим образом

Назначение реквизитов и     кнопок            этой формы аналогично соответствующим реквизитам            формы редактирования данных работников предприятия

От начала месяца до выплаты зарплаты

Настоящая конфигурация предполагает следующую общую последовательность действии бухгалтера расчетчика и/или кадровика от начала расчетного периода до закрытия месяца

•  Смена расчетного периода журнала «Зарплата»,

•  Ввод одного или нескольких регламентных документов < Начало месяца»,

•  Прием на работу новых сотрудников и увольнение

•  Кадровые перемещения сотрудников,

•  Ввод различных документов по начислениям наряды, договора подряда и пр

•  Ввод и расчет документов типа больничных приказов на отпуск, приказов на оплату по среднему заработку (т е отклонений от нормального режима работы)

• Ввод документов типа «Платежная ведомость» для осуществления межрасчетных выплат и аванса,

•  Расчет заработной платы

• Ввод «платежных ведомостей» для полной или частичной выплаты зарплаты и пособий текущего или прошлых периодов,

• Депонирование не выданных сумм по платежным ведомостям,

•  Закрытие   (т е   оплата,   частичное   депонирование   или перечисление зарплаты в банк) документов  «Платежная ведомость», полученных в расчетном периоде,

•  Получение отчетов и формирование бухгалтерских проводок по результатам расчета

Эта последовательность, разумеется, может изменяться в зависимости от обстоятельств, но в целом расчетный период проистекает от смены расчетного периода и документа «Начало месяца» до документа «Платежная ведомость» Ниже более подробно описаны все основные действия бухгалтера-расчетчика и их последовательность

Помощник расчетов

Для облегчения описанной выше процедуры проведения расчетов заработной платы в описываемую конфигурацию включен Помощник расчетов

Помощник расчетов вызывается в меню «Регламенты», пункт «Помощник расчетов», или кнопкой  на панели инструментов

Помощник облегчает проведение расчетов заработной платы или оформление аванса или межрасчетной выплаты

На первом этапе Помощник предлагает поработать над кадровыми документами, оставшимися не введенными к началу расчетов Затем предлагается выбрать период, в котором будут проведены расчеты При этом, если выбран следующий расчетный период, Помощник проведет все необходимые операции по закрытию текущего расчетного периода и переведет журнал расчетов в следующий расчетный период

По ходу работы Помощник предложит определить группу сотрудников, по которой будут проведены расчеты, ввести документы-отклонения (больничный лист, отпуск, оплата по среднему заработку, невыходы) и приказы по начислениям (наряды, премии и доплаты), при выплате аванса предложит ввести размер аванса Затем Помощник предложит ввести платежные ведомости

На завершающем этапе работы Помощник проводит полный расчет по выбранной ранее группе сотрудников и формирует отмеченные флажками отчеты

Начало расчетного периода

Начало каждого расчета зарплаты начинается с установки нового расчетного периода и первоначального заполнения данных в журнале «Зарплата» Представленная конфигурация настроена на месячный интервал периода расчета Период расчета начинается с первого числа месяца и заканчивается последним числом этого же месяца в

Смена периода расчета

Смена периода расчета производится в момент внедрения программы, когда выбирается произвольный период расчета Так же выполняется при завершении расчета зарплаты, когда получены все выходные документы и выплачены деньги через кассу В этом случае происходит переход на следующий период расчета

Для того, чтобы установить текущий период расчета необходимо выбрать пункт «Установить период» из меню «Регламенты» или нажать кнопку  на панели инструментов окна журнала расчетов

Сменить расчетный период могут только пользователи с правами расчетчика, администратора или главного бухгалтера

Замечание. Перед сменой расчетного периода все платежные ведомости, выписанные в расчетном периоде, должны быть оплачены

После перехода на новый расчетный месяц следует проверить правильность исходных данных, общих для всего предприятия, а именно минимальный размер оплаты труда, проценты отчислений в Пенсионный фонд, ставки налога на доходы физических лиц и т п (см закладку «Ставки» формы «Настройки»)

При внедрении программы необходимо установить месяц, с которого начинается расчет зарплаты Для этого нужно нажать кнопку «Дополн »», чтобы появился реквизит «Установить произвольно», и выбрать нужный месяц из списка, например, «Октябрь 2000»

Начало расчетного месяца

Процедура инициализации или первоначального заполнения данных очередного расчетного периода выполняется из пункта «Начало расчетного месяца» меню «Регламенты»

Эта процедура вводит такие основные начисления как оплата по окладу, оплата по тарифу и, если нужно, ежемесячная премия, начисления по дополнительным местам работы («внутреннее совместительство»), проводит подсчет сальдо по взаиморасчетам сотрудника и предприятия (долг за предприятием по выплате заработной платы или долг за работником, т е начальное сальдо) на начало расчетного периода, обрабатывает документы длительного действия

Эту процедуру можно выполнить для всех сотрудников предприятия, одного расчетчика, одного подразделения или даже одного сотрудника Если ни один из реквизитов формы этой процедуры не заполнен, — действия проводятся для всех сотрудников предприятия

Замечание. При работе в сети нескольких пользователей одновременно, если возникают сложности в совместной работе из-за ожидания освобождения таблиц информационной базы, желательно ограничить количество одновременно обрабатываемых сотрудников при выполнении процедуры «Начало месяца» Как правило, подобная ситуация возникает на предприятии с большим количеством сотрудников Вы можете ограничить количество одновременно обрабатываемых сотрудников, установив в константе «Размер группы» небольшое значение, например, 50

Работа с кадровыми приказами

Основные кадровые приказы отражаются в конфигурации с помощью таких документов, как «Приказ о приеме на работу», «Кадровое перемещение» и «Увольнение», которые вызываются из пункта «Кадровые приказы» меню «Документы» Любое кадровое изменение (назначение на новую должность, изменение оклада и т п ) также проводится через документы Кадровые документы хранятся в журнале кадровых приказов, который также вызывается из пункта «Кадровые приказы» меню «Документы»

Помощник приема на работу

В конфигурацию включен специальный Помощник приема на работу, который облегчит прием сотрудников как по трудовым договорам, так и по договорам подряда гражданско-правового характера

Вызывается Помощник кнопкой  панели инструментов Подробнее Помощник приема на работу описан в подразделе «Помощник приема на работу» раздела «Формирование списка сотрудников»

Зачисление на работу

Документ «Приказ о зачислении на работу» применяется при приеме нового сотрудника по основному месту работы, для назначения уже работающему сотруднику внутреннего совместительства, при приеме нового сотрудника или при повторном приеме на работу после увольнения по внешнему совместительству Вызывается из пункта «Кадровые приказы» меню «Документы» или нажатием кнопки т на панели инструментов

Документ «Приказ о зачислении на работу» описан подробно в подразделе «Прием на работу» раздела «Формирование списка сотрудников»

Кадровые перемещения

Все кадровые перемещения сотрудников перевод на новую должность, смена оклада или разряда, передача другому расчетчику, обмен графиками — производятся через документ «Кадровые перемещения» (пункт «Кадровое перемещение» меню «Документы» или кнопка на панели инструментов)

Документ построен следующим образом в левой его части содержится информация о сотруднике на момент кадрового перемещения, в правой же его части задаются новые данные согласно изданному приказу На момент приказа известны место работы сотрудника, его категория, ставка, расчетчик, разряд или оклад, если есть — тариф

В правой части документа, относящейся к кадровому перемещению, на закладке «Общие» можно выбрать новую должность, подразделение, категорию, а также нового расчетчика На закладке «Для расчетов» можно назначить новый разряд, оклад или тариф, если нужно, изменить форму оплаты труда работника

После ввода новых данных по сотруднику вы можете распечатать приказ по предприятию либо распоряжение о перемещении по форме Т-5 Флажок «Отражать в форме Т-2» позволяет отражать данные о перемещении сотрудника в его личной карточке

Другой функциональной возможностью документа «Кадровое перемещение», доступной только при использовании расширенных возможностей расчета зарплаты, является обмен графиками, т е смена ми, между двумя сотрудниками, работающими по сменным графикам

Чтобы осуществить обмен графиками необходимо установить флажок «Обмен графиками»

Здесь следует выбрать второго сотрудника из пары обменивающихся сменами сотрудников и указать время действия обмена Если дата «по» не указана, считается, что обмен происходит безвозвратно

Внимание! Обратите внимание на то, что даже только при смене оклада или тарифа, без фактического перемещения сотрудника в другое подразделение или смены должности, следует использовать приказ о кадровом перемещении Это гарантирует вам автоматический перерасчет начислений по окладу или тарифу, а также документально зафиксирует все внесенные в систему изменения таких важных реквизитов, как оклад или тариф сотрудника.

Права. В описываемой конфигурации предполагается, что все кадровые перемещения проводятся пользователем «Кадровик», т.е. для зачисления на работу, увольнения и продвижения по службе или кадрового перемещения следует войти в программу как «Кадровик» (а также главный бухгалтер или администратор, которые имеют полные права на использование приказов, справочников и пр. данных)

Увольнение

Через документ «Приказ об увольнении» (пункт «Увольнение» меню «Документы» или кнопка на панели инструментов) производится увольнение сотрудника с работы или освобождение сотрудника от работы по внутреннему совместительству.

Если же сотруднику положено выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск и/или выходное пособие, следует заполнить соответствующие реквизиты.

При этом в случае ведения штатного расписания освобождается занимаемая ранее ставка, т е в справочнике «Штатное расписание» она переходит в группу вакантных.

Если сотрудник освобождается от должности по совместительству, то следует заполнить реквизит «Место работы».

При расчете суммы к выдаче по ведомостям на выплату зарплаты (просто и «с погашением всех долгов») у уволенного работника с установленным в приказе об увольнении флажком «Выплачивать деньги «под расчет» будет выплачена вся имеющаяся у предприятия задолженность перед увольняющимся работником без округления. При этом при расчете налога на доходы физических лиц по фактически полученным доходам, он будет удержан со всех ранее не выплаченных сумм

Закладка «Средний заработок» заполняется автоматически при проведении документа данными для расчета среднего заработка, если в информационной базе для этого достаточно исходных данных. Если же данные за какие либо месяцы отсутствуют их необходимо ввести вручную

В колонку «Зарплата» заносится основной заработок в колонки «Р к « и «Сев надб» заносится оплата по районным коэффициентам и северные надбавки если они выделяются из среднего заработка на вашем предприятии (что определяется флажком < Выделять РК и СН> устанавливаемом в Стартовом Помощнике) В группу реквизитов < Премии > можно ввести суммы квартальной (одна треть этой суммы будет прибавлена к среднему заработку) и годовой (одна двенадцатая часть этой суммы будет прибавлена к среднему заработку) премии

В колонку <Дни рабочие> заносится количество отработанных дней по основному табель календарю В колонку <Дни отпуска > заносится количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели приходящихся на отработанное время при предоставлении отпуска в рабочих днях или количество календарных дней приходящихся на отработанное время при предоставлении отпуска в календарных днях

При проведении этого документа в случае увольнения сотрудника в справочнике «Сотрудники» производится автоматическое перемещение соответствующего элемента справочника в группу < Уволенные» а в случае увольнения с работы по совместительству — просто заполняется реквизит «Приказ об увольнении» справочника «Внутренние совместители»

После заполнения реквизитов приказа можно распечатать приказ по предприятию (кнопка «Приказ») или распоряжение об увольнении по стандартной форме (кнопка «Форма Т 8»)

Если сотруднику после увольнения по сокращению штатов или при ликвидации предприятия сохраняется средняя зарплата на период трудоустройства в течении какого то времени то необходимо вое пользоваться документом «Сохраняемый средний заработок» Для этого нужно

•  в журнале кадровых приказов («Документы» —> «Кадровые приказы > -> «Журнал кадровых приказов») найти строку с приказом увольнения сотрудника

•  ввести период за который нужно выплачивать среднюю зарплату (<Действия» —> <Ввод на основании>)

Договора гражданско-правового характера

В предлагаемую конфигурацию включена возможность регистрации договоров подряда предметом которых является выполнение работ либо оказание услуг Для этого предназначен документ «Договор подряда) вызываемый из меню < Документы»

Договор подряда можно оформить как на уже работающего сотрудника для чего следует установить флажок <сотрудник предприятия> и выбрать из предложенного списка нужного сотрудника так и на человека «со стороны» Для человека «со стороны» следует ввести фамилию, имя, отчество, назначить табельный номер (кнопка «Назначить») Далее, нужно ввести срок действия договора (реквизиты «С» и «По»), а также порядок оплаты договора

Кроме того, если договор подряда оформляется на одного и того человека «со стороны» повторно в течение одного календарного года, то с целью корректного исчисления налога на доходы физических лиц на такого сотрудника при оформлении очередного договора следует установить флажок «повторно»

Если договор заключается с предпринимателем, который сам уплачивает за себя налог на доходы физических лиц, тогда следует установить флажок «Наличие у предпринимателя основания »

Если установлен флажок «Уплачивать взносы на страхование от несчастных случаев », то при исчислении суммы взносов с работодателя в ФСС на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний в облагаемую базу будет включена сумма, начисленная по этому договору подряда

На закладке «Общие» располагаются следующие реквизиты и флажки'

•  «Имя» — вводится для вновь оформляемого сотрудника, заполняется автоматически для уже работающего сотрудника предприятия или принимаемого повторно договорника

•  «сотрудник предприятия» — флажок, установив который, можно оформить договор с уже работающим сотрудником

•  «повторно» — флажок, установив который, можно принять договорника повторно

•  «Табельный №» — вводится для вновь принятого сотрудника, при этом можно задать следующий свободный номер, если нажать кнопку «Назначить»

•  Реквизиты «С» и «По» определяют срок действия договора

•  «Группа сотрудников» — в эту группу списка сотрудников будет помещен вновь принятый договорник

•  Реквизиты «Должность» и «Подразделение» заполняются по необходимости

•  Флажок «Наличие у предпринимателя основания » следует установить для предпринимателя, который сам уплачивает за себя налог на доходы физических лиц, и предъявившего свидетельство о регистрации в налоговых органах как предпринимателя без образования юридического лица

•  Если установлен флажок «Уплачивать взносы на страхование от несчастных случаев », то при исчислении суммы взносов с работодателя в ФСС на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний в облагаемую базу будет включена сумма, начисленная по этому договору подряда

•  Реквизиты группы «Расчетные» определяют порядок оплаты по договору

•  Хоз операция — распределение суммы договора по конкретно выбранной хозяйственной операции

Если установлен переключатель «Разовая оплата», то договор будет оплачен единовременно по окончании срока работ в размере, указанном в реквизите «Сумма по договору»

Если установлен переключатель «Помесячная оплата», договор будет оплачиваться ежемесячно В этом случае, если введена «Сумма по договору» и сумма аванса в реквизите «Аванс», ежемесячно выплачиваются авансы с выплатой остатка суммы по договору по окончании срока работ Если аванс не введен, тогда сумма по договору будет выплачиваться равномерно в течение всего срока договора Если же не введена и сумма по договору, то договор будет оплачиваться по отработанному сотрудником времени согласно данным, введенным на закладке «Дополнительно»

Если установлен флажок «Расчет от обратного», то расчет начисляемой по договору суммы будет производится таким образом, чтобы сумма причитающаяся к выплате разово или ежемесячно, равнялась сумме договора При этом, разумеется возможны несущественные отклонения в начислениях, связанные с ошибками округления при исчислении

На закладке «Дополнительно» указываются исходные данные для повременной помесячной оплаты (оклад или тариф) и содержание работы

Если договор с сотрудником «со стороны» оформляется впервые, тогда на закладке «Адрес» следует ввести адрес и паспортные данные принимаемого договорника

При использовании расширенных возможностей расчета зарплаты на закладке «Распределение» можно ввести дополнительные данные, если необходимо учесть заработную плату сотрудника по договору подряда не по одному определенному счету и объекту аналитики, а по нескольким

По окончании ввода данных можно сформировать и распечатать Договор, нажав на кнопку «Договор»

Приказ по предприятию

Для объединения нескольких кадровых приказов в один приказ по предприятию можно воспользоваться документом «Приказ по предприятию» Для ввода данного документа выберите в меню «Документы» пункт «Кадровые приказы», а затем «Приказ по предприятию»

Приказы по предприятию можно формировать из списка либо кадровых документов, либо документов о работе в праздничные дни Для этого необходимо установить один из признаков «Кадровый» или «О работе в праздники», чтобы в списке документов для отбора, открывающемся при нажатии на кнопку «Добавить», присутствовали необходимые документы  Для удаления ошибочно введенного документа можно воспользоваться кнопкой «Удалить»  Кнопка «Открыть» позволяет открыть выбранный приказ, при необходимости можно внести в него изменения

Когда список необходимых документов сформирован, то можно распечатать приказ по предприятию, нажав на кнопку «Печать» При чем после стандартной шапки печатается произвольный текст, который введен в поле «Преамбула», а дальше текст по каждому приказу из списка

Учет отработанного времени

Учет отработанного времени ведется с использованием системы календарей программы 1С Предприятие

Если при эксплуатации конфигурации не используются расширенные возможности расчета зарплаты, тогда все сотрудники считаются работающими по обычной «пятидневке» Пятидневная 40-часовая рабочая неделя описана в календаре «Служащие» Помимо основного рабочего графика для исчисления оплаты по отпускам используются также календари «Отпуска» (для оплаты отпусков в рабочих днях) и «Кроме Праздников» (для оплаты отпусков в календарных днях)

При использовании расширенных возможностей расчета зарплаты каждому сотруднику ставится в соответствие его рабочий табель-календарь по следующему правилу если сотрудник работает по одному из графиков многосменной работы (см выше), т е у него заполнен реквизит «График работы» (реквизит «График» на закладке «Общие» в форме редактирования данных сотрудника), тогда его календарем считается календарь основных часов работы по многосменному графику Если сотрудник работает в одну смену, его календарем считается календарь, соответствующий выбранной для сотрудника категории Если же категория сотрудника не указана, тогда сотруднику сопоставляется календарь, выбранный в константе «Календарь по умолчанию»

В данной типовой конфигурации помимо уже упомянутых календарей имеется дополнительный календарь «Рабочие», а также календари, позволяющие описать многосменные графики работы

Календарь «Отпуска» служит для подсчета дней отпуска по шестидневной рабочей неделе и, наконец, календарь «Кроме Праздников» используется при расчете отпуска не по шестидневке, а по календарным дням Каждой календарной дате календарей «Отпуска» и «Кроме Праздников» соответствует не количество рабочих часов, а 1 или О Для шестидневки нули проставляются по воскресным и праздничным дням, для календаря «Кроме Праздников» — только по общегосударственным праздничным дням

Перед началом эксплуатации программы следует подготовить календари к работе

Предварительно рекомендуется заготовить список дней отдыха и укороченных дней, приходящихся на понедельник-пятницу по утвержденному на очередной рабочий год производственному календарю (в пункте «Календари» меню «Справочники»)

Затем откройте календарь — войдите в меню «Справочники», затем «Календари» и выберите один из календарей. Нажмите кнопку «Автозаполнение» в окне просмотра календаря или выберите пункт «Автозаполнение»   меню   «Действия»   В  появившемся  окне «Автозаполнение календаря» укажите период, для которого заполняется календарь, и нажмите кнопку «ОК»

После проведенных действий календарь уже готов к работе В правой панели окна можно просмотреть количество рабочих дней и часов А, выбрав какой-либо день месяца, можно увидеть его продолжительность и, если требуется, изменить ее

Графики сменной работы

При использовании расширенных возможностей расчета зарплаты в предлагаемой типовой конфигурации имеется возможность организовать учет рабочего времени при многосменной работе Для этого предназначен справочник «Графики сменной работы», в котором можно формировать список календарей, описывающих многосменную работу

В качестве примера предлагаются календари для четырехсменной работы по формуле, сутки работаем, трое суток отдыхаем. Для первых двух из четырех смен введено по три календаря (в названиях этих календарей присутствует указание на сменность)

Каждая строка справочника представляет собой описание одной смены, в реквизитах справочника записывается следующая информация

•  № — номер смены по порядку,

• Наименование — наименование смены,

•  Отработанные   часы   —   указывается  общее   количество

отработанных часов, для первой смены     календарь называется «Календ 1-ой см (основной)»,

•  Вечерние часы — указывается количество отработанных часов, приходящихся на вечернее время, для первой смены календарь называется «Календ 1-ой см (вечерний)»,

•  Ночные часы — указывается количество отработанных часов, приходящихся на ночное время, для первой смены календарь называется «Календ, 1-ой см (ночной)»,

•  Установленный флажок «График с суммированным учетом отраб времени» означает, что расчет среднего заработка сотрудника, которому назначен такой график, будет вестись по правилам суммированного учета отработанного времени (т е исходя из среднечасового заработка) В этом случае также нужно указать продолжительность рабочей недели, которой соответствует описываемый график Если флажок сброшен, то график при расчетах будет считаться пятидневным

•  Переключатель продолжительности рабочей недели позволяет дополнительно описать график с суммированным учетом рабочего времени

Если кто-либо из сотрудников работает посменно, то введенные таким образом графики многосменной работы выбираются в форме редактирования справочника «Сотрудники», на закладке «Общие» в реквизите «График»

Порядок редактирования календарей описан в «Приложении» пункт «Календари для многосменной работы»

                 

---