Описание типовой конфигурации "Зарплата и Кадры". Часть 4.

Распределение зарплаты по счетам затрат и формирование проводок

По завершении расчета заработной платы результаты расчета должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета Задача распределения заработной платы по счетам затрат — одна из самых трудоемких задач учета начисленной заработной платы, находящаяся на стыке задачи расчета и задачи отражения полученных результатов в бухгалтерии Распределение заработной платы по счетам затрат, как правило, заключается в формировании бухгалтерских проводок с отражением аналитики на счетах, корреспондирующих со счетом взаиморасчетов с сотрудниками (70 в «хозрасчетном» плане счетов и 180 в «бюджетном»)

Описываемая конфигурация имеет ряд средств для учета начисленной заработной платы по счетам затрат и кодам аналитического учета

•  справочники «Счета», «Виды аналитики», «Элементы аналитики», «Хозяйственные операции»,

•  реквизиты типа «хозяйственная операция» в таких справочниках, как  «Подразделения»,   «Категории»,   «Сотрудники»,   «Виды расчетов», «Работ и сдельных расценок»,

•  реквизиты типа «хозяйственная операция» в таких документах, как «Бригадный наряд», «Больничные листы», «Приказ на отпуск», «Оплата по среднему», «Ввод начислений и удержаний», «Ввод начислений и удержаний списком», «Договор подряда»,

•  закладки «Распределение» в документах «Договор подряда» и «Ввод начислений и удержаний»,

• документ   «Распределение   основных   начислений   (оклада, тарифа)»,

•  константы «Хозоперация по умолчанию», «Счет расчетов по депонентам», «Счет расчетов с ФСС», «Счет расчетов с персоналом», «Счет расх буд периодов» и пр ,

регламентную процедуру формирования проводок в бухгалтерские программы, в том числе в типовые конфигурации системы программ 1С Предприятие

Счета

В справочнике «Счета» содержится фрагмент плана счетов предприятия, имеющий отношение к расчетам с персоналом по оплате труда Справочник «Счета» используется при вводе проводок в справочник «Хозяйственные операции»

Экспорт проводок в типовые конфигурации системы программ 1С: Предприятие. В случае экспорта проводок в типовые конфигурации системы программ 1 С Предприятие справочник «Счета» заполняется автоматически при загрузке данных об аналитическом учете из соответствующей типовой конфигурации (см пункт «Обмен данными» меню «Сервис») При этом справочник открывается только для просмотра и не доступен для редактирования

Экспорт проводок в другие бухгалтерские программы. В случае экспорта в другие бухгалтерские программы вы можете рас ширить этот справочник как новыми счетами, так и субсчетами существующих счетов

Например, в случае распределения заработной платы различных подразделений или отдельных сотрудников по субсчетам 20-го счета, необходимо ввести соответствующие субсчета и затем заполнять ими реквизиты «Дебет» и «Кредит» справочника «Хозяйственные операции»

Кроме того, на счетах можно указывать разрезы аналитического учета, в соответствии с которыми будут указываться объекты аналитического учета при описании хозяйственных операций

Справочник «Счета» редактируется достаточно редко — фактически, при первичном внедрении конфигурации — поэтому для доступа к нему не предусмотрено отдельного пункта меню Для просмотра справочника следует войти в систему с полными правами и с интерфейсом «Настройка»

Справочники «Виды аналитики» и «Элементы аналитики»

Использование справочников «Виды аналитики» и «Элементы аналитики» также как и справочника «Счета» зависит от того, в какую бухгалтерскую конфигурацию или программу будут выгружаться проводки  Выбрать конкретную конфигурацию системы программ 1 С Предприятие или другую программу можно в форме «Настройки» (меню «Сервис») на закладке «Бухгалтерия»

Экспорт проводок в типовые конфигурации системы программ 1 С: Предприятие. В случае экспорта проводок в типовые конфигурации системы программ 1С Предприятие справочники «Виды аналитики» и «Элементы аналитики» заполняются автоматически при загрузке данных об аналитическом учете из соответствующей типовой конфигурации (см меню «Регламенты») При этом справочники открываются только для просмотра и не доступны для редактирования

Экспорт проводок в другие бухгалтерские программы. В

справочнике «Виды аналитики» всегда присутствуют два элемента отражающие возможность использования при формировании проводок следующих разрезов аналитического учета по сотрудникам (может использоваться на различных счетах расчетов с работниками) и по подразделениям (т е местам возникновения затрат)

Вводя в справочник «Виды аналитики» новые элементы, вы тем самым добавляете очередной разрез аналитического учета, который можно будет «подцепить» к одному из счетов в справочнике «Счета»

Справочник «Элементы аналитики», являющийся подчиненным справочнику «Виды аналитики», служит для хранения собственно произвольных объектов затрат, которые в дальнейшем могут быть использованы при описании правил распределения начисленных сумм по счетам затрат.

Хозяйственные операции

Справочник «Хозяйственные операции» содержит список хозяйственных операций, применяемых на предприятии. Вызывается справочник «Хозяйственные операции» выбором пункта «Хозяйственные операции» меню «Справочники».

Значениями из справочника «Хозяйственные операции» заполняются соответствующие реквизиты справочников «Сотрудники», «Категории» и «Подразделения», «Виды расчетов».

Каждая хозяйственная операция представляет собой корреспонденцию счетов с указанными элементами аналитики, если счета этого требуют Форма редактирования хозоперации имеет следующий вид:

В реквизит «Счет» группы «Дебет» вводится счет или субсчет дебета из справочника «Счета», в реквизите (одном или нескольких, что зависит от плана счетов программы, в которую выгружаются проводки) «Аналитический учет» записывается или выбирается из справочника «Элементы аналитики» элемент аналитического учета

Аналогичным образом заполняется группа реквизитов «Кредит», в которой заполняются счет или субсчет и элементы аналитического учета кредита.

Особым образом надо отметить счета, аналитический учет по которым ведется в разрезе сотрудников и формируется автоматически

Поэтому при использовании таких счетов ввод элементов аналитического учета запрещен

Для тех счетов, аналитический учет по которым ведется в разрезе подразделений, принято следующее соглашение' если в хозяйственной операции указано конкретное подразделение, то в проводках, формируемых по такой хозоперации будет указано именно это подразделение Если же подразделение не указано, то по такой хозоперации может быть сформировано несколько проводок с одной и той же корреспонденцией счетов. В качестве элементов аналитического учета будут указаны те подразделения, в которых работают сотрудники, чья зарплата распределяется в соответствии с этой хозоперацией.

Настройка хозоперации видов расчетов

В справочнике «Виды расчетов» хранятся, прежде всего, те виды расчетов, которые связаны с определенной хозяйственной операцией, отличной от хозяйственной операции, выбираемой по умолчанию.

Например, оплата больничного производится за счет средств соцстраха, поэтому виду расчета «Оплата больничного» будет соответствовать хозяйственная операция «За счет соцстраха» (хозяйственные операции выбираются из справочника «Хозяйственные операции»).

Порядок распределения по счетам

Собственно распределение начислений по счетам затрат производится системой при подготовке к формированию проводок При этом система просматривает все произведенные начисления и удержания и распределяет их по хозяйственным операциям по описанным ниже правилам

Каждая строка журнала расчетов «Зарплата» (см ниже) представляет собой результат выполнения определенного вида расчета (будь то начисление или удержание), проведенного для конкретного сотрудника

При формировании проводок результат каждого расчета интерпретируется как сумма по одной или нескольким хозяйственным операциям Многие документы (например, наряды, ввод начислений и удержаний, распределение основной заработной платы) могут еще во время проведения заполнять информацию о связанных с этими документами хозяйственных операциях. В любом случае информация о хозяйственных операциях анализируется при окончательном формировании проводок

Приоритетной является следующая последовательность выбора операции(й) для каждой записи журнала расчетов (если отсутствует вышестоящее условие, выполняется следующее за ним)-

Если были введены документы «Договор подряда», «Ввод начислений и удержаний» или «Распределение основной зарплаты»,  то  сумма  по  виду  расчета  распределяется пропорционально хозяйственным  операциям,  введенным  в табличных  частях  или  реквизитах  «Хозоперация»  этих документов

Если были введены другие документы с заполненным реквизитом «Хозоперация», то записи журнала расчетов сопоставляется именно эта хозоперация.

Если для вида расчета в справочнике «Виды расчетов» был установлен флажок «Распределять пропорционально расчетной базе», то сумма по виду расчета распределяется пропорционально хозяйственным операциям базовых видов расчета Такой порядок распределения   применяется   только   при   использовании расширенных возможностей расчета зарплаты и только для тех видов расчета, сумма по которым вычисляется на основе группы начислений, входящих в базу Это может быть, например, какая-либо доплата, вычисляемая в процентном соотношении от базовых начислений

Если для вида расчета в справочнике «Виды расчетов» проставлена конкретная хозяйственная операция, то выбирается именно она

Если у сотрудника в справочнике «Сотрудники» выбрана определенная хозяйственная операция, выбирается эта операция Если для подразделения, в котором числится конкретный сотрудник, введена хозяйственная операция, то выбирается данная хозоперация

Если для категории сотрудника в справочнике «Категории» проставлена хозяйственная операция, то выбирается данная хозоперация    Справочник   «Категории»   доступен    при использовании расширенных возможностей расчета зарплаты Если не были выполнены вышеперечисленные условия, то используется значение по умолчанию (константа «Хозоперация по умолчанию»)

Распределение основных начислений

Для распределения основных начислений (оклада, тарифа) по счетам затрат предназначен документ «Распределение основных начислений», который вызывается из пункта «Оплата за отработанное время» меню «Документы» Этот документ доступен только при использовании расширенных возможностей расчета зарплаты

Данный документ используется в том случае, если требуется учесть заработную плату конкретного сотрудника не по одному определенному счету и объекту аналитики, а по нескольким

При заполнении документа указывается срок действия документа (реквизиты «С» и «По»), а также суммы и хозяйственные операции, в соответствии с которыми будут в дальнейшем распределены основные начисления.

Например, если оплата сотрудника по окладу в текущем месяце составила 700 рублей, а в документе «Распределение основных начислений» указано 300 рублей по хозяйственной операции «Зарплата АУП», 500 по операции «Основное производство» и 600 — по операции «Зарплата ИТР цехов», то при формировании проводок 150 рублей будет записано на счет хозяйственной операции «Зарплата АУП», 250 на счет операции «Основное производство» и 300 — на счет операции «Зарплата ИТР цехов»

Интернет-поддержка пользователей

Описываемая типовая конфигурация «Зарплата + Кадры», включает в себя блок Интернет-поддержки пользователей программ системы 1С Предприятие 7.7

Интернет-поддержка предназначена для упрощения взаимодействия пользователей с отделом технической поддержки фирмы «1С», для оперативного получения различной технологической информации, необходимой для ведения учета в системе 1С:Предприятие, а также предоставляет возможность отправки по электронной почте мнений о программах системы 1С:Предпрятие.

Работа с Интернет-поддержкой

Для использования Интернет-поддержки необходимо, чтобы компьютер имел доступ в Интернет - по модему, по выделенной линии или через локальную сеть

Чтобы вызвать Интернет-поддержку, необходимо в меню «Сервис» главного меню программы выбрать пункт «Интернет-поддержка»

При первом вызове Интернет-поддержки на экран будет выдана краткая справка по работе с ней Прочитайте справку прежде, чем продолжать работу

Переход к нужному разделу Интернет-поддержки выполняется двойным щелчком мыши по названию раздела в строке меню окна Интернет-поддержки (это самая верхняя строка)

Использование Интернет-поддержки не представляет особого тру да Все необходимые пояснения по работе с тем или иным разделом приводятся в окне этого раздела

Состав Интернет-поддержки

Интернет-поддержка включает в себя несколько разделов Ниже приведены краткие описания назначения и возможностей этих разделов

Посылка мнения на фирму «1С»

Раздел посылки мнений позволяет отослать в адрес фирмы «1С» ваше мнение о работе программы Перед отправкой мнения необходимо заполнить специальную форму, указав в ней сведения о вашей организации и используемой программе Форма вызывается двойным щелчком мыши на слове «Сведения» в верхней строке окна раздела Не забудьте указать регистрационный номер используемой программы                                                г

Обращаем внимание, что, в отличие от запросов, отправленных в отдел технической поддержки (см ниже), обычно ответы на присланные мнения не высылаются Однако, специалисты фирмы «1С» могут запросить у вас дополнительную информацию по присланному вами мнению

Обращение в отдел технической поддержки фирмы «1С»

Раздел позволяет отправить в адрес линии консультаций фирмы «1С» запрос с описанием проблемы, возникшей у вас при работе с программой

Перед отправкой обращения необходимо заполнить специальную форму, указав в ней сведения о вашей организации и используемой программе Форма вызывается двойным щелчком мыши на слове «Сведения» в верхней строке окна раздела

При обращениях на линию консультаций мы просим наших зарегистрированных пользователей обязательно указывать регистрационный номер используемой программы — без этого ваше обращение не будет рассматриваться

На посланное обращение вам обязательно придет ответ Если проблема несложная, это будет описание ее решения Если ответ на обращение требуется более длительной подготовки, вам придет сообщение, что ваше обращение зарегистрировано, а описание решения вашей проблемы будет прислано позже   Специалисты линии технической поддержки также могут запросить у вас дополнительную информацию по присланной вами проблеме

Ответы отдела технической поддержки фирмы «1С»

Поступившие от лини консультаций ответы на ваши обращения можно просматривать при помощи режима просмотра ответов Данный режим позволяет только прочитать ответы линии консультаций Чтобы принять присланные письма с ответами, необходимо использовать любую установленную у вас программу работы с электронной почтой

1С.RU

При помощи этого режима вы можете узнать последние новости фирмы «1С», получить справочную и другую информацию, получить список партнеров фирмы «1С», узнать, как стать сертифицированным специалистом и посетить другие страницы сайта

Режим позволяет непосредственно открыть один из перечисленных ниже разделов web-сайта фирмы «1С»'

•  последние новости фирмы «1С»,

• программные продукты фирмы «1С»,

• партнеры фирмы «1С»,

•  информационно-технологическое сопровождение,

•  «1С Профессионал»,

•  «Уголок бухгалтера»

Налог на доходы физических лиц

Включенный в предлагаемую конфигурацию алгоритм исчисления налога на доходы физических лиц для расчетов за 2000 год составлен в соответствии с Законом РФ «О подоходном налоге с физических лиц» № 1998-1 от 7 декабря 1991 года в ред Законов РФ с последующими изменениями и Инструкцией Госналогслужбы РФ №35 от 29 июня 1995 г в ред Изменений и дополнений Госналогслужбы РФ №1-8 (далее — Инструкция ГНС №35) Для расчетов за 2001 год алгоритм соответствует главе 23 Налогового Кодекса

Ставки налога

В 2000 году совокупный доход физического лица облагается в зависимости от его размера различными ставками налога на доходы физических лиц Зависимость ставки налога от облагаемого дохода отражается в справочнике «Шкала налога на доходы», который содержит пределы доходов и процентные ставки налога, представленные в виде таблицы

Перед началом работы с программой необходимо откорректировать справочник ставок налога на доходы физических лиц «Шкала налога на доходы», а также ставки налога те виды доходов, по которым налог исчисляется отдельно Для работы со ставками налога на доходы физлиц на закладке «Ставки» формы «Настройки» (меню «Сервис») предусмотрена кнопка «Налог на доходы физлиц»

В справочник записываются пределы доходов по мере их возрастания — сначала первый предел, потом второй и т д

В колонке «№» записывается номер предела по порядку который при добавлении новой строки в справочник формируется автоматически Этот номер можно исправить, но важно при этом помнить, что каждый последующий предел должен иметь больший номер, чем предыдущий'

В колонке «Описание» записывается наименование предела, оно носит произвольный характер, желательно отражающий суть данного предела

В колонке «Предел» записывается предельная сумма совокупного дохода, облагаемого по ставке, величина которой записывается в колонке «% налога»

Каждая строка справочника соответствует очередному пределу налогообложения, причем указанные в строке проценты используются для сумм, меньших указанного в этой же строке предела налогообложения Для правильной работы таблицы налогообложения, в послед ней строке справочника (максимальный процент налогообложения) необходимо задать очень большое число например заполнив графу «девятками»

При редактировании справочника следует помнить, что его реквизиты «Предел» «% налога > являются периодическими и хранят историю изменения своих значении Это значит что необходимо устанавливать значение реквизитов не < просто так» а на определенную дату, используя для этого кнопку «История >

Классификаторы доходов и вычетов

В соответствии с правилами формирования отчетов о доходах физических лиц и удержанном с них налоге на доходы, в налоговых карточках и справках о доходах указываются коды доходов и вычетов которые выбираются из классификаторов утвержденных МНС РФ В связи с этим в предлагаемую конфигурацию включены справочники содержащие классификаторы типов доходов типов вычетов и типов скидок

 Справочник «Доходы»

В справочнике «Доходы», кроме кода и наименования типа доходов, указано, предоставляется ли по данному типу дохода скидка, и тип скидки В справочнике «Доходы» перечислены типы доходов со гласно классификатору типов доходов, утвержденных МНС РФ

Значение реквизита «Тип скидки» заполняется значением из справочника «Типы скидок» который представлен ниже

Справочник «Типы скидок»

В справочнике <Типы скидок>, перечислены типы скидок, которые относятся к определенным доходам физических лиц согласно Инструкции ГНС №35

Справочник «Вычеты»

В справочнике «Вычеты» перечислены вычеты, предоставляемые физическим лицам согласно Инструкции ГНС №35

Обновление классификаторов «Доходы», «Вычеты» и «Типы скидок» производится автоматически при обновлении типовой конфигурации.

Важно! Алгоритмы исчисления налога на доходы физлиц и формирования отчетов о доходах опираются на кодировку типов доходов и вычетов, поэтому редактирование классификаторов типов доходов, вычетов и скидок не разрешается.

Назначение типа дохода

Назначение типа доходов конкретному начислению осуществляется в справочнике «Виды расчетов» Вызывается этот справочник вы бором пункта «Виды расчетов» меню «Справочники»

Реквизит «Тип дохода» обязательно заполняется для таких видов расчета, как подарки, призы, материальная помощь, договора гражданско-правового характера и пр Видам расчета, относящимся собственно к заработной плате (премиям, доплатам и пр. ), не следует со поставлять какого-либо типа дохода, поскольку заработная плата может относиться к различным типам дохода в зависимости от того, работает сотрудник на предприятии по совместительству или это его основное место работы

Права Редактирование справочника «Виды расчетов» доступно только пользователям с правами «главного бухгалтера»

Налоговые вычеты сотрудников

В соответствии с законодательством о налоге на доходы физические лица (в том числе работники предприятия) при налогообложении доходов, как правило, пользуются различными льготами (по терминологии Налогового Кодекса — вычетами). Так, герои Российской Федерации имеют право на ежемесячный вычет из дохода в размере 417 руб 45 коп (с 2001 года — 500 руб ежемесячно) и т д. Такие вычеты мы называем «основными», основную льготу можно установить при приеме на работу, выбрав соответствующее значение реквизита «Тип нал вычета» в документе «Приказ о приеме на работу», закладка «Общие» (по умолчанию штатным сотрудникам предлагается вычет в сумме 83 руб 49 коп или 166 руб. 98 коп (с 2001 года — 400 руб , подпункт 3 пункта 1 статьи 218 Налогового Кодекса) в зависимости от дохода за месяц, под названием «Прочие сотрудники»)

Помимо этого сотрудники, имеющие детей или других иждивенцев, пользуются вычетами на их содержание, сотрудники, являющиеся застройщиками либо покупателями жилья, пользуются правом на вычеты в размере сумм, «направленных ими на новое строительство либо приобретение жилого дома, или квартиры, или дачи, или садового домика на территории Российской Федерации» и т д. Такие дополнительные вычеты следует вводить в справочник «Налоговые вычеты» уже после приема сотрудника на работу

Необходимо отметить, что физические лица, не являющиеся штатными работниками предприятия, например совместители, также могут иметь право на предоставление вычетов при исчислении налога, которые могут быть им предоставлены по заявлению

Ниже описаны те вычеты, которые согласно законодательству могут быть предоставлены физическим лицам