Описание
типовой конфигурации "Зарплата и Кадры". Часть 1.Конфигурация «Зарплата + Кадры» системы программ 1С:Предприятие версии 7.7 предназначена для расчета заработной платы и ведения кадрового учета на предприятиях, в учреждениях и организациях любой формы собственности и типа финансирования. Конфигурация входит в состав нескольких продуктов системы 1С:Предприятие и может поставляться в двух вариантах- для Базовой версии программы 1С:Зарплата и Кадры версии 7.7 и для Профессиональной версии программы, включая сетевые версии и версию для SQL. Функциональность с точки зрения предметной области для обоих вариантов поставки одинакова. Оба варианта программы могут эксплуатироваться в различных регионах и для различных областей деятельности — для этого необходимо лишь произвести некоторую настройку параметров конфигурации при ее внедрении на конкретном предприятии.
Различие в реализации двух вариантов конфигурации заключается в том, что вариант, предназначенный для работы с Базовой версией программы, используется «как есть» и обновляется путем загрузки очередной типовой конфигурации фирмы «1С» (при работе программы в режиме запуска «Конфигуратор»).
Вариант поставки конфигурации для Профессиональной версии может подвергаться переработке. Режим запуска «Конфигуратор» системы 1С:Предприятие при этом дает возможность подготовленному пользователю изменять элементы конфигурации, вводить собственные расширения ее функциональности и, тем самым, решать самые разнообразные задачи по автоматизации финансово-экономической деятельности.
Таким образом, Базовая версия программы — это готовое решение задачи расчета зарплаты и ведения кадрового учета, предназначенное для конечного пользователя, которому достаточны возможности типовой конфигурации, в то время как профессиональная версия программы вместе с такой же типовой конфигурацией предлагает большие возможности разработки уникальных конфигураций и даже создания собственных конфигураций с нуля.
Предлагаемая конфигурация содержит необходимый набор справочников для ввода и хранения информации, набор документов, регистрирующих те или иные факты хозяйственной деятельности, алгоритмы проведения расчетов, набор отчетов и прочих вспомогательных средств управления данными для расчета заработной платы
В поставку входит несколько экземпляров типовой конфигурации программы Один из них — основной, с «пустой» информационной базой, т.е пустыми справочниками и пустыми журналами документов Остальные представляют собой демонстрационные примеры (с наполненной информационной базой), при помощи которых можно познакомиться с конфигурацией.
Основная конфигурация предназначена собственно для работы с системой на вашем предприятии и проведения реальных расчетов заработной платы.
Демонстрационные конфигурации предназначены для того, чтобы продемонстрировать практическую работу описываемой конфигурации в различных вариантах, и уже содержат целый набор документов и предысторию расчетов по нескольким сотрудникам абстрактных предприятий.
В данной документации описываются основные принципы и последовательность заполнения справочников, а также практическая работа с основным, не заполненным данными экземпляром конфигурации В случаях, когда необходимо привести пример заполнения данных, документация ссылается на демонстрационную конфигурацию.
При расчете заработной платы на любом предприятии расчетчику повседневно приходится сталкиваться с необходимостью изучения нормативных материалов Начисление заработной платы, премирование, различные выплаты и компенсации в соответствии с законодательством о труде, льготы и надбавки, оплата листков нетрудоспособности и выплата социальных пособий — вот неполный перечень вопросов, в которых бухгалтер должен хорошо разбираться, чтобы избегать ошибок, а следовательно, санкций трудовых инспекций и налоговых органов. Практически нет ни одного вида оплаты или вида удержаний, при определении суммы которых не приходилось бы использовать нормы трудового, гражданского и исполнительного права, изложенные в десятках различных источников.
В качестве дополнительной литературы рекомендуется «Настольная книга бухгалтера по учету и оплате труда» С А Харитонова, содержащая обширный справочный и методический материал Она будет полезна пользователям, использующим как Профессиональную версию, так и Базовую версию В ней описаны системы и формы оп
латы труда, изложен порядок оформления трудовых отношений с работником, описано документирование учета использования рабочего времени, рассмотрены методики расчетов по большинству встречающихся видов оплат и удержаний, изложен порядок расчета выплат социального характера и других выплат, не относящихся непосредственно к заработной плате, но примыкающих к ней, рассмотрен порядок начисления налогов и страховых взносов на фонд оплаты труда
В книге показаны возможности современной компьютерной обработки информации по учету и оплаты труда в соответствии с нормативными документами Описан порядок автоматизированного оформления и учета кадровых документов, заполнения табеля по формам, утвержденным Госкомстатом РФ, а также порядок ведения табеля с помощью конфигурации «Зарплата + Кадры»
В отдельных разделах книги рассматривается порядок начисления оплаты труда за отработанное и неотработанное время; единовременных поощрительных выплат, выплат на питание, жилье, топливо; выплат социального характера; прочих выплат и расходов. Особое внимание уделено порядку исчисления среднего заработка для оплаты труда, очередных и дополнительных отпусков, пособий по временной нетрудоспособности, возмещения вреда здоровью работника Подробно описана система социальных льгот из средств Фонда социального страхования Российской Федерации.
В контексте конкретных видов начислений приводятся как цифровые примеры, так и примеры расчета этих начислений в конфигурации «Зарплата + Кадры».
При работе с конфигурацией у пользователя могут возникать вопросы, связанные с нормативными документами, на основании которых реализованы многие расчеты, формирование отчетности, ввод первичных документов и т.д. Для этого как в Профессиональной, так и Базовой версии конфигурации имеется возможность вызова правовой системы «1С.Гарант. Правовая поддержка» Если эта система установлена на рабочем компьютере, то во многих документах, справочниках и отчетах появляется специальная кнопка вызова, при нажатии на которую вызывается текст нормативных документов, относящихся к конкретному действию.
Соглашения. В данном описании названия конкретных объектов системы, таких как документы, справочники или виды расчетов, пишутся в кавычках («Больничный лист», «Оплата по окладу»)
Если в тексте упоминаются названия кнопок или наименования закладок тех или иных диалогов (например, формы документа или
отчета), они также пишутся в кавычках — «Рассчитать», «Провести», закладка «Общие».
Названия клавиш выделены особым образом — «F5», «Ctrl»+«F4» и т.д.
Кроме того, условимся называть сменяющие друг друга окна Помощников страницами.
Данная документация позволяет научить бухгалтера-расчетчика работать с программой от момента внедрения до расчета зарплаты и получения отчетности.
Первоначально демонстрационная конфигурация программы предполагает четыре типа пользователей, имеющих следующие условные названия- администратор, главный бухгалтер, расчетчик и кадровик Тип пользователя определяет интерфейс работы с информационной базой- полный интерфейс для администратора, а так же интерфейсы главного бухгалтера, расчетчика и кадровика.
Ниже приведены и описаны основные права пользователей разных типов для того, чтобы вы не удивлялись, например, тому, что, войдя в программу как расчетчик, вы не сможете непосредственно редактировать штатное расписание предприятия.
Под интерфейсом здесь понимается состав главного меню программы и набор панелей инструментов, первоначально предлагаемый программой пользователю.
Администратор программы имеет полные права на просмотр и редактирование данных, ему предназначен так называемый «Полный интерфейс» Интерфейс администратора содержит максимально возможный набор пунктов меню. В демонстрационной конфигурации имеется пользователь Рубин типа «администратор»
Для того чтобы при использовании демонстрационной конфигурации наверняка войти в систему с полными правами, используйте имя пользователя-администратора (конечно, если вам известен его пароль).
Главный бухгалтер также имеет полные права на просмотр и редактирование данных — ему доступно редактирование любых данных информационной базы, но имеет другой интерфейс. Интерфейс главного бухгалтера проще интерфейса администратора, в нем отсутствуют некоторые пункты меню, предназначенные только для настройки программы В демонстрационной конфигурации имеется пользователь Гусев, типа «главный бухгалтер» с интерфейсом «Главный бухгалтер» и полными правами.
V
Расчетчик имеет право на использование документов типа больничных листов и других отклонений от нормального режима работы, доступ к редактированию журнала расчетов, может проводить расчеты и получать некоторые отчеты (перечисленные в пункте «Отчеты» главного меню). Расчетчику недоступно непосредственное редактирование справочника сотрудников, подразделений, штатного расписания и пр. Это, фактически, означает, что для первоначального ввода информации в справочники системы (в частности, в справочник «Сотрудники») необходимо войти в программу как главный бухгалтер или администратор.
Важно! Если на предприятии работает несколько расчетчиков, и очень важно, чтобы расчетчик имел доступ к данным только «своих» сотрудников, тогда имя пользователя-расчетчика, заданное в конфигураторе, должно совпадать с наименованием одной из групп элементов справочника «Сотрудники». Это приведет к тому, что система распознает такого пользователя как расчетчика заработной платы и позволит ему проводить большинство операций только с «его» сотрудниками (т.е. находящимися в одноименной группе справочника сотрудников).
В демонстрационной конфигурации введено два пользователя типа «расчетчик» — Красина и Славина.
Кадровик имеет право на использование таких документов, как приказы о приеме на работу, увольнении и кадровом перемещении Эти документы используются уже при эксплуатации внедренной кон-
фигурации, для первоначального ввода данных рекомендуем использовать Помощника приема на работу. В демонстрационной конфигурации присутствует пользователь Малинина типа «кадровик» с интерфейсом «Кадровик».
Внимание! Настоящая документация при ссылке на конкретные пункты меню предполагает, что пользователь вошел в программу как «главный бухгалтер», т.е. он использует интерфейс главного бухгалтера и имеет полные права на редактирование любых элементов информационной базы. В случае использования в предлагаемой конфигурации интерфейса расчетчика и кадровика, система значительно ограничивает возможности и права пользователя.
Для организации нормальной работы расчетчиков и главного бухгалтера, администратор программы должен провести следующие минимальные действия: используя режим запуска Конфигуратор, необходимо ввести в систему одного или нескольких пользователей, назначить им права и выбрать интерфейсы.
Раздел содержит краткое описание принципов работы и особенностей предлагаемой конфигурации.
В данной конфигурации начисление заработной платы может производиться по различным системам (в том числе на комиссионной основе) и формам оплаты труда.
Ниже перечислены предусмотренные в типовой конфигурации системы и формы оплаты труда и соответствующие им правила исчисления заработка сотрудника.
|
Системы и формы оплаты труда |
Правила исчисления заработка Сотрудника |
|
Простая повременная по окладу (по дням) |
Начисляется оплата по окладу. Оплата по окладу исчисляется по отработанным дням. |
|
Простая повременная по окладу (по часам) |
Начисляется оплата по окладу. Оплата по окладу исчисляется по отработанным часам. |
|
Простая повременная по часовому тарифу |
Начисляется оплата по почасовому тарифу. |
|
Повременно-премиальная по окладу (по дням) |
Начисляется оплата по окладу и ежемесячная премия. Оплата по окладу исчисляется по отработанным дням. |
|
Повременно-премиальная по окладу (по часам) |
Начисляется оплата по окладу и ежемесячная премия. Оплата по окладу исчисляется по отработанным часам. |
|
Повременно-премиальная по часовому тарифу |
Начисляется оплата по почасовому тарифу и ежемесячная премия. |
|
Прямая сдельная |
Начисляется оплата по сдельным нарядам. |
|
Сдельно-премиальная |
Начисляется оплата по сдельным нарядам и ежемесячная премия. |
|
Сдельно-прогрессивная |
Начисляется оплата по сдельным нарядам с учетом прогрессивного коэффициента за перевыполнение норм. |
|
Косвенно-сдельная |
Начисляется фиксированный процент (т.н. «Коэффициент оплаты») от фактического размера заработка обслуживаемой бригады Фактический размер заработка вводится документом «Начисления и удержания». |
|
Аккордная |
Начисляется оплата по бригадным на- Рядам |
|
На комиссионной основе (оклад + % выручки) |
Начисляется оплата по окладу и сумма, исчисляемая как фиксированный процент (т н «Коэффициент оплаты») от фактической выручки или оборота. Фактическая выручка вводится документом «Начисления и удержания». |
|
На комиссионной основе (% выручки) |
Начисляется сумма, исчисляемая как фиксированный процент (т.н. «Коэффициент оплаты») от фактической выручки или оборота. Фактическая выручка вводится документом «Начисления и удержания». |
|
На комиссионной основе (% выручки, не менее оклада) |
Начисляется сумма, исчисляемая как фиксированный процент (т.н. «Коэффициент оплаты») от фактической выручки или оборота, но не менее установленного оклада. Фактическая выручка вводится документом «Начисления и удержания». |
Отработанное время у работников с повременной оплатой труда определяется как разность между нормой рабочего времени (в соответствии с табель-календарями работников) и отклонениями от обычного графика работы (т.е. отпусками, болезнями, прогулами и т.п.), пришедшимися на текущий расчетный период.
При этом предусмотрена возможность скорректировать автоматически рассчитанное отработанное время вводом табелей отработанного времени по форме Т-13.
Работающим по сдельной форме оплаты труда или оплачиваемым на комиссионной основе работникам отработанное время рассчитывается аналогично «повременщикам», но используется только при расчете отпусков и больничных листов, собственно же зарплата таких работников рассчитывается по введенным на них документах о выработке (сдельным и бригадным нарядам и т.п.).
Если на предприятии применяется суммированный учет рабочего времени для отдельных категорий работников, для автоматического учета отработанного времени таких работников можно использовать описываемые пользователем многосменные графики работы.
Конфигурация позволяет вести штатное расписание предприятия, включая список подразделений и должностной состав каждого подразделения
В то же время существует возможность отказаться от ведения штатного расписания, если с системой работают только расчетчики заработной платы.
Конфигурация позволяет регистрировать прием, увольнение и перемещения сотрудников, автоматически создавать стандартные формы кадровых приказов и получать отчеты по кадровым данным сотрудников
В рамках описываемой конфигурации все события, так или иначе влияющие на расчет заработной платы, например, прием или увольнение сотрудника, уход в отпуск, предъявление к оплате больничного листка, назначение доплат и надбавок и т.д., оформляются при помощи соответствующих документов (например, уход в отпуск оформляется документом «Отпуск»).
В то же время существует возможность непосредственного изменения данных, хранящихся в справочниках, например, можно исправить оклад какого-либо сотрудника Но, редактируя данные непосредственно в справочниках, необходимо учитывать следующее многие основные параметры, используемые в алгоритмах расчетов, (например, тот же оклад сотрудника), являются периодическими, т е. система хранит всю «историю» изменений этих параметров и вводит новые значения таких параметров, привязывая их к дате изменения Алгоритмы расчетов используют «периодичность» параметров Так например, алгоритм, рассчитывающий оплату по окладу за некоторый период, в качестве оклада выбирает значение, действующее на дату окончания этого периода Поэтому, если отредактировать «вручную» оклад сотрудника где-нибудь посередине расчетного периода и рассчитать оплату по окладу за этот расчетный период, то в результате весь расчетный период будет оплачен по новому окладу. Чтобы избежать подобных ситуаций, пользуйтесь включенными в конфигурацию документами.
Важно! Типовая конфигурация программы активно использует периодические, т.е. «запоминающие» историю своих изменений, значения. Во избежание ошибок, которые могут возникнуть при использовании таких значений, используйте для их редактирования соответствующие документы.
В конфигурацию включено несколько Помощников, которые облегчат первоначальный ввод данных, прием на работу, редактирование штатного расписания, процесс проведения расчетов, ввод новых видов начислений и удержаний и т.д.
Кроме того, каждый пользователь, работающий с программой, может указать, будет ли он пользоваться при вводе таких документов, как больничный лист или приказ о приеме на работу услугами соответствующих Помощников
В конфигурации учтены особенности предприятий, использующих как бюджетный план счетов, так и план счетов хозрасчетных предприятий
Для предприятий, использующих хозрасчетный план счетов, существует возможность формирования различных резервов, например, резерва отпусков
По результатам проведенных расчетов помимо различных отчетов можно получить список бухгалтерских проводок, соответствующих выбранному плану счетов, за исключением проводок, касающихся выплаты зарплаты через кассу или перечисления зарплаты в банки Проводки выгружаются в формате, предназначенном для импорта в типовые конфигурации системы программ 1С Предприятие, или в формате файлов импорта программы lC-Бухгалтерия 60.
В конфигурации учитываются особенности начисления заработной платы и исчисления налогов, связанные с расположением предприятий в районах Крайнего Севера, приравненных к ним районах, или в других особых местностях.
В конфигурации имеется возможность рассчитывать заработную плату военнослужащих и приравненных к ним по налогообложению доходов категорий граждан Если сотрудник является военнослужащим, то налог на доходы физических лиц с его доходов, как правило, не взимается При этом все начисления таких сотрудников подразделяются на относящиеся к денежному содержанию (не облагаются налогом) и прочие, облагаемые налогом в обычном порядке
В конфигурации используются различные классификаторы- кадровые, адресные и классификаторы для подготовки и формирования отчетности по налогу на доходы физических лиц
Классификаторы профессий, специальностей по образованию, воинских званий и языков общения относятся к кадровым классификаторам.
К адресным относятся следующие классификаторы' стран, регионов РФ, городов, районов, населенных пунктов и улиц Классификаторы типов доходов, вычетов и скидок, типов документов используются при формировании отчетности по налогу на доходы физических лиц.
Непосредственное изменение информации в адресных и связанных с налогом на доходы физических лиц классификаторах запрещено Для обновления адресных классификаторов предусмотрена регламентная процедура «Импорт классификаторов». Обновление классификаторов, связанных с налогом на доходы физических лиц, производится автоматически при обновлении типовой конфигурации
В типовой конфигурации предусмотрена возможность поэтапного использования всех включенных в конфигурацию функциональных возможностей. Например, можно начать работу с программой, не используя всех возможностей конфигурации, а в дальнейшем перейти к использованию всей полноты возможностей
В частности, если не использовать расширенные возможности расчета заработной платы, при начислении зарплаты доступны только простейшие формы оплаты труда — простая повременная по окладу и часовому тарифу, а также повременно-премиальная по окладу и часовому тарифу
При использовании расширенных возможностей типовой конфигурации по расчету заработной платы список систем и форм оплаты труда пополняется нижеследующими:
• Прямая сдельная;
• Сдельно-премиальная;
• Сдельно-прогрессивная;
• Косвенно-сдельная;
• Аккордная;
• На комиссионной основе (оклад + % выручки);
• На комиссионной основе (% выручки);
• На комиссионной основе (% выручки, не менее оклада).
Дополнительно, при использовании расширенных возможностей типовой конфигурации по расчету заработной платы можно автоматически учитывать отработанное время работников при применении на предприятии так называемого суммированного учета рабочего времени с многосменными графиками работы.
Кроме того, только при использовании расширенных возможностей типовой конфигурации по расчету заработной платы можно рассчитывать зарплату военнослужащих и приравненных к ним по налогообложению работников, автоматически рассчитать доплату за выслугу лет или за тяжелые условия труда, начислить дивиденды по акциям предприятия
При использовании расширенных возможностей по кадровому учету доступно штатное расписание и возможность ведения электронного фотоархива сотрудников.
Тем пользователям, которые пока не используют расширенных функциональных возможностей конфигурации, предназначены специальные «упрощенные» интерфейсы.
Прежде, чем приступать к расчету заработной платы с помощью описываемой конфигурации, необходимо ее настроить на особенности ведения учета конкретного предприятия
Настройка конфигурации — это ввод данных о предприятии, на котором эксплуатируется программа, ввод параметров расчета, реглан монтируемых законодательством, и заполнение справочников, которые используются в дальнейшем при работе программы Некоторая часть данных вводится в Стартовом помощнике, например, название предприятия, определяется полнота использования функциональных возможностей конфигурации и т п. Остальные данные вводятся perламентной процедурой «Настройки » (см одноименный пункт меню «Сервис»)
Стартовый Помощник автоматически вызывается при первом запуске конфигурации «Зарплата + Кадры» Кроме того, его можно вызвать из меню «Справочники», пункт «Стартовый Помощник», или нажав кнопку IP на панели инструментов Если вы не хотите, чтобы Стартовый Помощник автоматически вызывался при каждом запуске системы, сбросьте флажок «Показывать при запуске системы» на заставке Помощника
Чтобы перемещаться по страницам Помощника, следует пользоваться кнопками «Далее» и «Назад» На последней странице кнопка «Готово» станет доступной, и, нажав на нее, вы внесете подготовленные изменения в информационную базу При работе с Помощником до того, как вы нажмете кнопку «Готово», можно отменить изменение информационной базы, для этого следует нажать кнопку «Отмена»
На первых страницах Стартового Помощника можно ввести наименование предприятия, указать, в какую бухгалтерскую программу будут передаваться проводки по результатам расчета зарплаты
На последующих двух страницах Помощник предлагает выбрать, какими функциональными возможностями описываемой конфигурации вы собираетесь пользоваться при дальнейшей работе с системой
На начальном этапе работы с программой (этапе обучения) можно не использовать некоторых функциональных возможностей, в дальнейшем можно расширить используемые возможности конфигурации, например, подключить использование расширенных возможностей кадрового учета, а затем и электронный фотоархив сотрудников
На странице «Районный коэффициент и северные надбавки» Помощник предложит ввести данные, характеризующие местность, где расположено предприятие, с точки зрения выплаты районных и северных надбавок
На странице «Группы сотрудников» Помощник предложит поработать над списком групп в справочнике «Сотрудники» Если в справочнике «Сотрудники» уже зарегистрированы группы сотрудников, они будут занесены в список при запуске Помощника
Совет. Если в рамках предлагаемой конфигурации предполагается вести учет доходов физических лиц, не являющихся работниками предприятия, например, акционеров или предпринимателей, у которых производятся закупки товаров, для этих физических лиц можно в справочнике «Сотрудники» создать отдельные папки
И, наконец, на последней странице Помощник предлагает продолжить настройку программы в форме «Настроек»
В любой момент вы можете прервать работу Помощника, нажав на кнопку «Отмена», при этом введенные в Помощнике изменения будут отменены
Путеводитель предназначен для самостоятельного изучения типовой конфигурации «Зарплата+Кадры» начинающими пользователями Путеводитель запускается автоматически при первом запуске программы
Если вы не хотите, чтобы Путеводитель автоматически вызывался при каждом запуске системы, сбросьте флажок «Показывать при запуске системы» в первой строке окна Путеводителя.
Страницы Путеводителя содержат описание объектов типовой конфигурации с точки зрения их использования для расчета заработной платы сотрудникам в программе «1С: Зарплата+Кадры 7.7»
При первом запуске рекомендуется ознакомиться с разделом «Как пользоваться Путеводителем^»
Информация в Путеводителе структурирована по разделам учета, таким как прием и увольнение работников, расчет и выплата зарплаты и т д С помощью Путеводителя пользователь не только ознакомится с основными элементами типовой конфигурации по конкретным разделам учета (справочниками, документами, журналами, отчетами) но и может тут же щелчком мыши перейти в нужный режим
Запустить Путеводителя можно из одноименного пункта меню «Помощь» или нажав кнопку панели инструментов
Настоящая конфигурация проводит проверку корректности данных и, при необходимости, выдает соответствующие сообщения Если при запуске программы возникло сообщение
то это значит, что при последнем сеансе работы была удалена или переименована группа «Уволенные» справочника «Сотрудники»
Настоящая конфигурация предполагает наличие в справочнике сотрудников предопределенной группы с любым кодом и наименованием
«Уволенные» Эта группа используется для перемещения в нее уволенных сотрудников, и ее отсутствие приведет к некорректной работе приказа об увольнении и некоторых других элементов конфигурации Для продолжения работы необходимо восстановить эту группу в справочнике, создав новую группу или восстановив ее наименование
Дальнейшую настройку на конкретное предприятие можно продолжить, воспользовавшись регламентной процедурой «Настройки» (см меню «Сервис»). ,
В форме «Настройки» (вызывается из одноименного пункта меню «Сервис») вводятся различные сведения, хара