Описание
типовой конфигурации "Зарплата и Кадры". Часть 1.Конфигурация «Зарплата + Кадры» системы программ 1С:Предприятие версии 7.7 предназначена для расчета заработной платы и ведения кадрового учета на предприятиях, в учреждениях и организациях любой формы собственности и типа финансирования. Конфигурация входит в состав нескольких продуктов системы 1С:Предприятие и может поставляться в двух вариантах- для Базовой версии программы 1С:Зарплата и Кадры версии 7.7 и для Профессиональной версии программы, включая сетевые версии и версию для SQL. Функциональность с точки зрения предметной области для обоих вариантов поставки одинакова. Оба варианта программы могут эксплуатироваться в различных регионах и для различных областей деятельности — для этого необходимо лишь произвести некоторую настройку параметров конфигурации при ее внедрении на конкретном предприятии.
Различие в реализации двух вариантов конфигурации заключается в том, что вариант, предназначенный для работы с Базовой версией программы, используется «как есть» и обновляется путем загрузки очередной типовой конфигурации фирмы «1С» (при работе программы в режиме запуска «Конфигуратор»).
Вариант поставки конфигурации для Профессиональной версии может подвергаться переработке. Режим запуска «Конфигуратор» системы 1С:Предприятие при этом дает возможность подготовленному пользователю изменять элементы конфигурации, вводить собственные расширения ее функциональности и, тем самым, решать самые разнообразные задачи по автоматизации финансово-экономической деятельности.
Таким образом, Базовая версия программы — это готовое решение задачи расчета зарплаты и ведения кадрового учета, предназначенное для конечного пользователя, которому достаточны возможности типовой конфигурации, в то время как профессиональная версия программы вместе с такой же типовой конфигурацией предлагает большие возможности разработки уникальных конфигураций и даже создания собственных конфигураций с нуля.
Предлагаемая конфигурация содержит необходимый набор справочников для ввода и хранения информации, набор документов, регистрирующих те или иные факты хозяйственной деятельности, алгоритмы проведения расчетов, набор отчетов и прочих вспомогательных средств управления данными для расчета заработной платы
В поставку входит несколько экземпляров типовой конфигурации программы Один из них — основной, с «пустой» информационной базой, т.е пустыми справочниками и пустыми журналами документов Остальные представляют собой демонстрационные примеры (с наполненной информационной базой), при помощи которых можно познакомиться с конфигурацией.
Основная конфигурация предназначена собственно для работы с системой на вашем предприятии и проведения реальных расчетов заработной платы.
Демонстрационные конфигурации предназначены для того, чтобы продемонстрировать практическую работу описываемой конфигурации в различных вариантах, и уже содержат целый набор документов и предысторию расчетов по нескольким сотрудникам абстрактных предприятий.
В данной документации описываются основные принципы и последовательность заполнения справочников, а также практическая работа с основным, не заполненным данными экземпляром конфигурации В случаях, когда необходимо привести пример заполнения данных, документация ссылается на демонстрационную конфигурацию.
При расчете заработной платы на любом предприятии расчетчику повседневно приходится сталкиваться с необходимостью изучения нормативных материалов Начисление заработной платы, премирование, различные выплаты и компенсации в соответствии с законодательством о труде, льготы и надбавки, оплата листков нетрудоспособности и выплата социальных пособий — вот неполный перечень вопросов, в которых бухгалтер должен хорошо разбираться, чтобы избегать ошибок, а следовательно, санкций трудовых инспекций и налоговых органов. Практически нет ни одного вида оплаты или вида удержаний, при определении суммы которых не приходилось бы использовать нормы трудового, гражданского и исполнительного права, изложенные в десятках различных источников.
В качестве дополнительной литературы рекомендуется «Настольная книга бухгалтера по учету и оплате труда» С А Харитонова, содержащая обширный справочный и методический материал Она будет полезна пользователям, использующим как Профессиональную версию, так и Базовую версию В ней описаны системы и формы оп
латы труда, изложен порядок оформления трудовых отношений с работником, описано документирование учета использования рабочего времени, рассмотрены методики расчетов по большинству встречающихся видов оплат и удержаний, изложен порядок расчета выплат социального характера и других выплат, не относящихся непосредственно к заработной плате, но примыкающих к ней, рассмотрен порядок начисления налогов и страховых взносов на фонд оплаты труда
В книге показаны возможности современной компьютерной обработки информации по учету и оплаты труда в соответствии с нормативными документами Описан порядок автоматизированного оформления и учета кадровых документов, заполнения табеля по формам, утвержденным Госкомстатом РФ, а также порядок ведения табеля с помощью конфигурации «Зарплата + Кадры»
В отдельных разделах книги рассматривается порядок начисления оплаты труда за отработанное и неотработанное время; единовременных поощрительных выплат, выплат на питание, жилье, топливо; выплат социального характера; прочих выплат и расходов. Особое внимание уделено порядку исчисления среднего заработка для оплаты труда, очередных и дополнительных отпусков, пособий по временной нетрудоспособности, возмещения вреда здоровью работника Подробно описана система социальных льгот из средств Фонда социального страхования Российской Федерации.
В контексте конкретных видов начислений приводятся как цифровые примеры, так и примеры расчета этих начислений в конфигурации «Зарплата + Кадры».
При работе с конфигурацией у пользователя могут возникать вопросы, связанные с нормативными документами, на основании которых реализованы многие расчеты, формирование отчетности, ввод первичных документов и т.д. Для этого как в Профессиональной, так и Базовой версии конфигурации имеется возможность вызова правовой системы «1С.Гарант. Правовая поддержка» Если эта система установлена на рабочем компьютере, то во многих документах, справочниках и отчетах появляется специальная кнопка вызова, при нажатии на которую вызывается текст нормативных документов, относящихся к конкретному действию.
Соглашения. В данном описании названия конкретных объектов системы, таких как документы, справочники или виды расчетов, пишутся в кавычках («Больничный лист», «Оплата по окладу»)
Если в тексте упоминаются названия кнопок или наименования закладок тех или иных диалогов (например, формы документа или
отчета), они также пишутся в кавычках — «Рассчитать», «Провести», закладка «Общие».
Названия клавиш выделены особым образом — «F5», «Ctrl»+«F4» и т.д.
Кроме того, условимся называть сменяющие друг друга окна Помощников страницами.
Данная документация позволяет научить бухгалтера-расчетчика работать с программой от момента внедрения до расчета зарплаты и получения отчетности.
Первоначально демонстрационная конфигурация программы предполагает четыре типа пользователей, имеющих следующие условные названия- администратор, главный бухгалтер, расчетчик и кадровик Тип пользователя определяет интерфейс работы с информационной базой- полный интерфейс для администратора, а так же интерфейсы главного бухгалтера, расчетчика и кадровика.
Ниже приведены и описаны основные права пользователей разных типов для того, чтобы вы не удивлялись, например, тому, что, войдя в программу как расчетчик, вы не сможете непосредственно редактировать штатное расписание предприятия.
Под интерфейсом здесь понимается состав главного меню программы и набор панелей инструментов, первоначально предлагаемый программой пользователю.
Администратор программы имеет полные права на просмотр и редактирование данных, ему предназначен так называемый «Полный интерфейс» Интерфейс администратора содержит максимально возможный набор пунктов меню. В демонстрационной конфигурации имеется пользователь Рубин типа «администратор»
Для того чтобы при использовании демонстрационной конфигурации наверняка войти в систему с полными правами, используйте имя пользователя-администратора (конечно, если вам известен его пароль).
Главный бухгалтер также имеет полные права на просмотр и редактирование данных — ему доступно редактирование любых данных информационной базы, но имеет другой интерфейс. Интерфейс главного бухгалтера проще интерфейса администратора, в нем отсутствуют некоторые пункты меню, предназначенные только для настройки программы В демонстрационной конфигурации имеется пользователь Гусев, типа «главный бухгалтер» с интерфейсом «Главный бухгалтер» и полными правами.
V
Расчетчик имеет право на использование документов типа больничных листов и других отклонений от нормального режима работы, доступ к редактированию журнала расчетов, может проводить расчеты и получать некоторые отчеты (перечисленные в пункте «Отчеты» главного меню). Расчетчику недоступно непосредственное редактирование справочника сотрудников, подразделений, штатного расписания и пр. Это, фактически, означает, что для первоначального ввода информации в справочники системы (в частности, в справочник «Сотрудники») необходимо войти в программу как главный бухгалтер или администратор.
Важно! Если на предприятии работает несколько расчетчиков, и очень важно, чтобы расчетчик имел доступ к данным только «своих» сотрудников, тогда имя пользователя-расчетчика, заданное в конфигураторе, должно совпадать с наименованием одной из групп элементов справочника «Сотрудники». Это приведет к тому, что система распознает такого пользователя как расчетчика заработной платы и позволит ему проводить большинство операций только с «его» сотрудниками (т.е. находящимися в одноименной группе справочника сотрудников).
В демонстрационной конфигурации введено два пользователя типа «расчетчик» — Красина и Славина.
Кадровик имеет право на использование таких документов, как приказы о приеме на работу, увольнении и кадровом перемещении Эти документы используются уже при эксплуатации внедренной кон-
фигурации, для первоначального ввода данных рекомендуем использовать Помощника приема на работу. В демонстрационной конфигурации присутствует пользователь Малинина типа «кадровик» с интерфейсом «Кадровик».
Внимание! Настоящая документация при ссылке на конкретные пункты меню предполагает, что пользователь вошел в программу как «главный бухгалтер», т.е. он использует интерфейс главного бухгалтера и имеет полные права на редактирование любых элементов информационной базы. В случае использования в предлагаемой конфигурации интерфейса расчетчика и кадровика, система значительно ограничивает возможности и права пользователя.
Для организации нормальной работы расчетчиков и главного бухгалтера, администратор программы должен провести следующие минимальные действия: используя режим запуска Конфигуратор, необходимо ввести в систему одного или нескольких пользователей, назначить им права и выбрать интерфейсы.
Раздел содержит краткое описание принципов работы и особенностей предлагаемой конфигурации.
В данной конфигурации начисление заработной платы может производиться по различным системам (в том числе на комиссионной основе) и формам оплаты труда.
Ниже перечислены предусмотренные в типовой конфигурации системы и формы оплаты труда и соответствующие им правила исчисления заработка сотрудника.
|
Системы и формы оплаты труда |
Правила исчисления заработка Сотрудника |
|
Простая повременная по окладу (по дням) |
Начисляется оплата по окладу. Оплата по окладу исчисляется по отработанным дням. |
|
Простая повременная по окладу (по часам) |
Начисляется оплата по окладу. Оплата по окладу исчисляется по отработанным часам. |
|
Простая повременная по часовому тарифу |
Начисляется оплата по почасовому тарифу. |
|
Повременно-премиальная по окладу (по дням) |
Начисляется оплата по окладу и ежемесячная премия. Оплата по окладу исчисляется по отработанным дням. |
|
Повременно-премиальная по окладу (по часам) |
Начисляется оплата по окладу и ежемесячная премия. Оплата по окладу исчисляется по отработанным часам. |
|
Повременно-премиальная по часовому тарифу |
Начисляется оплата по почасовому тарифу и ежемесячная премия. |
|
Прямая сдельная |
Начисляется оплата по сдельным нарядам. |
|
Сдельно-премиальная |
Начисляется оплата по сдельным нарядам и ежемесячная премия. |
|
Сдельно-прогрессивная |
Начисляется оплата по сдельным нарядам с учетом прогрессивного коэффициента за перевыполнение норм. |
|
Косвенно-сдельная |
Начисляется фиксированный процент (т.н. «Коэффициент оплаты») от фактического размера заработка обслуживаемой бригады Фактический размер заработка вводится документом «Начисления и удержания». |
|
Аккордная |
Начисляется оплата по бригадным на- Рядам |
|
На комиссионной основе (оклад + % выручки) |
Начисляется оплата по окладу и сумма, исчисляемая как фиксированный процент (т н «Коэффициент оплаты») от фактической выручки или оборота. Фактическая выручка вводится документом «Начисления и удержания». |
|
На комиссионной основе (% выручки) |
Начисляется сумма, исчисляемая как фиксированный процент (т.н. «Коэффициент оплаты») от фактической выручки или оборота. Фактическая выручка вводится документом «Начисления и удержания». |
|
На комиссионной основе (% выручки, не менее оклада) |
Начисляется сумма, исчисляемая как фиксированный процент (т.н. «Коэффициент оплаты») от фактической выручки или оборота, но не менее установленного оклада. Фактическая выручка вводится документом «Начисления и удержания». |
Отработанное время у работников с повременной оплатой труда определяется как разность между нормой рабочего времени (в соответствии с табель-календарями работников) и отклонениями от обычного графика работы (т.е. отпусками, болезнями, прогулами и т.п.), пришедшимися на текущий расчетный период.
При этом предусмотрена возможность скорректировать автоматически рассчитанное отработанное время вводом табелей отработанного времени по форме Т-13.
Работающим по сдельной форме оплаты труда или оплачиваемым на комиссионной основе работникам отработанное время рассчитывается аналогично «повременщикам», но используется только при расчете отпусков и больничных листов, собственно же зарплата таких работников рассчитывается по введенным на них документах о выработке (сдельным и бригадным нарядам и т.п.).
Если на предприятии применяется суммированный учет рабочего времени для отдельных категорий работников, для автоматического учета отработанного времени таких работников можно использовать описываемые пользователем многосменные графики работы.
Конфигурация позволяет вести штатное расписание предприятия, включая список подразделений и должностной состав каждого подразделения
В то же время существует возможность отказаться от ведения штатного расписания, если с системой работают только расчетчики заработной платы.
Конфигурация позволяет регистрировать прием, увольнение и перемещения сотрудников, автоматически создавать стандартные формы кадровых приказов и получать отчеты по кадровым данным сотрудников
В рамках описываемой конфигурации все события, так или иначе влияющие на расчет заработной платы, например, прием или увольнение сотрудника, уход в отпуск, предъявление к оплате больничного листка, назначение доплат и надбавок и т.д., оформляются при помощи соответствующих документов (например, уход в отпуск оформляется документом «Отпуск»).
В то же время существует возможность непосредственного изменения данных, хранящихся в справочниках, например, можно исправить оклад какого-либо сотрудника Но, редактируя данные непосредственно в справочниках, необходимо учитывать следующее многие основные параметры, используемые в алгоритмах расчетов, (например, тот же оклад сотрудника), являются периодическими, т е. система хранит всю «историю» изменений этих параметров и вводит новые значения таких параметров, привязывая их к дате изменения Алгоритмы расчетов используют «периодичность» параметров Так например, алгоритм, рассчитывающий оплату по окладу за некоторый период, в качестве оклада выбирает значение, действующее на дату окончания этого периода Поэтому, если отредактировать «вручную» оклад сотрудника где-нибудь посередине расчетного периода и рассчитать оплату по окладу за этот расчетный период, то в результате весь расчетный период будет оплачен по новому окладу. Чтобы избежать подобных ситуаций, пользуйтесь включенными в конфигурацию документами.
Важно! Типовая конфигурация программы активно использует периодические, т.е. «запоминающие» историю своих изменений, значения. Во избежание ошибок, которые могут возникнуть при использовании таких значений, используйте для их редактирования соответствующие документы.
В конфигурацию включено несколько Помощников, которые облегчат первоначальный ввод данных, прием на работу, редактирование штатного расписания, процесс проведения расчетов, ввод новых видов начислений и удержаний и т.д.
Кроме того, каждый пользователь, работающий с программой, может указать, будет ли он пользоваться при вводе таких документов, как больничный лист или приказ о приеме на работу услугами соответствующих Помощников
В конфигурации учтены особенности предприятий, использующих как бюджетный план счетов, так и план счетов хозрасчетных предприятий
Для предприятий, использующих хозрасчетный план счетов, существует возможность формирования различных резервов, например, резерва отпусков
По результатам проведенных расчетов помимо различных отчетов можно получить список бухгалтерских проводок, соответствующих выбранному плану счетов, за исключением проводок, касающихся выплаты зарплаты через кассу или перечисления зарплаты в банки Проводки выгружаются в формате, предназначенном для импорта в типовые конфигурации системы программ 1С Предприятие, или в формате файлов импорта программы lC-Бухгалтерия 60.
В конфигурации учитываются особенности начисления заработной платы и исчисления налогов, связанные с расположением предприятий в районах Крайнего Севера, приравненных к ним районах, или в других особых местностях.
В конфигурации имеется возможность рассчитывать заработную плату военнослужащих и приравненных к ним по налогообложению доходов категорий граждан Если сотрудник является военнослужащим, то налог на доходы физических лиц с его доходов, как правило, не взимается При этом все начисления таких сотрудников подразделяются на относящиеся к денежному содержанию (не облагаются налогом) и прочие, облагаемые налогом в обычном порядке
В конфигурации используются различные классификаторы- кадровые, адресные и классификаторы для подготовки и формирования отчетности по налогу на доходы физических лиц
Классификаторы профессий, специальностей по образованию, воинских званий и языков общения относятся к кадровым классификаторам.
К адресным относятся следующие классификаторы' стран, регионов РФ, городов, районов, населенных пунктов и улиц Классификаторы типов доходов, вычетов и скидок, типов документов используются при формировании отчетности по налогу на доходы физических лиц.
Непосредственное изменение информации в адресных и связанных с налогом на доходы физических лиц классификаторах запрещено Для обновления адресных классификаторов предусмотрена регламентная процедура «Импорт классификаторов». Обновление классификаторов, связанных с налогом на доходы физических лиц, производится автоматически при обновлении типовой конфигурации
В типовой конфигурации предусмотрена возможность поэтапного использования всех включенных в конфигурацию функциональных возможностей. Например, можно начать работу с программой, не используя всех возможностей конфигурации, а в дальнейшем перейти к использованию всей полноты возможностей
В частности, если не использовать расширенные возможности расчета заработной платы, при начислении зарплаты доступны только простейшие формы оплаты труда — простая повременная по окладу и часовому тарифу, а также повременно-премиальная по окладу и часовому тарифу
При использовании расширенных возможностей типовой конфигурации по расчету заработной платы список систем и форм оплаты труда пополняется нижеследующими:
• Прямая сдельная;
• Сдельно-премиальная;
• Сдельно-прогрессивная;
• Косвенно-сдельная;
• Аккордная;
• На комиссионной основе (оклад + % выручки);
• На комиссионной основе (% выручки);
• На комиссионной основе (% выручки, не менее оклада).
Дополнительно, при использовании расширенных возможностей типовой конфигурации по расчету заработной платы можно автоматически учитывать отработанное время работников при применении на предприятии так называемого суммированного учета рабочего времени с многосменными графиками работы.
Кроме того, только при использовании расширенных возможностей типовой конфигурации по расчету заработной платы можно рассчитывать зарплату военнослужащих и приравненных к ним по налогообложению работников, автоматически рассчитать доплату за выслугу лет или за тяжелые условия труда, начислить дивиденды по акциям предприятия
При использовании расширенных возможностей по кадровому учету доступно штатное расписание и возможность ведения электронного фотоархива сотрудников.
Тем пользователям, которые пока не используют расширенных функциональных возможностей конфигурации, предназначены специальные «упрощенные» интерфейсы.
Прежде, чем приступать к расчету заработной платы с помощью описываемой конфигурации, необходимо ее настроить на особенности ведения учета конкретного предприятия
Настройка конфигурации — это ввод данных о предприятии, на котором эксплуатируется программа, ввод параметров расчета, реглан монтируемых законодательством, и заполнение справочников, которые используются в дальнейшем при работе программы Некоторая часть данных вводится в Стартовом помощнике, например, название предприятия, определяется полнота использования функциональных возможностей конфигурации и т п. Остальные данные вводятся perламентной процедурой «Настройки » (см одноименный пункт меню «Сервис»)
Стартовый Помощник автоматически вызывается при первом запуске конфигурации «Зарплата + Кадры» Кроме того, его можно вызвать из меню «Справочники», пункт «Стартовый Помощник», или нажав кнопку IP на панели инструментов Если вы не хотите, чтобы Стартовый Помощник автоматически вызывался при каждом запуске системы, сбросьте флажок «Показывать при запуске системы» на заставке Помощника
Чтобы перемещаться по страницам Помощника, следует пользоваться кнопками «Далее» и «Назад» На последней странице кнопка «Готово» станет доступной, и, нажав на нее, вы внесете подготовленные изменения в информационную базу При работе с Помощником до того, как вы нажмете кнопку «Готово», можно отменить изменение информационной базы, для этого следует нажать кнопку «Отмена»
На первых страницах Стартового Помощника можно ввести наименование предприятия, указать, в какую бухгалтерскую программу будут передаваться проводки по результатам расчета зарплаты
На последующих двух страницах Помощник предлагает выбрать, какими функциональными возможностями описываемой конфигурации вы собираетесь пользоваться при дальнейшей работе с системой
На начальном этапе работы с программой (этапе обучения) можно не использовать некоторых функциональных возможностей, в дальнейшем можно расширить используемые возможности конфигурации, например, подключить использование расширенных возможностей кадрового учета, а затем и электронный фотоархив сотрудников
На странице «Районный коэффициент и северные надбавки» Помощник предложит ввести данные, характеризующие местность, где расположено предприятие, с точки зрения выплаты районных и северных надбавок
На странице «Группы сотрудников» Помощник предложит поработать над списком групп в справочнике «Сотрудники» Если в справочнике «Сотрудники» уже зарегистрированы группы сотрудников, они будут занесены в список при запуске Помощника
Совет. Если в рамках предлагаемой конфигурации предполагается вести учет доходов физических лиц, не являющихся работниками предприятия, например, акционеров или предпринимателей, у которых производятся закупки товаров, для этих физических лиц можно в справочнике «Сотрудники» создать отдельные папки
И, наконец, на последней странице Помощник предлагает продолжить настройку программы в форме «Настроек»
В любой момент вы можете прервать работу Помощника, нажав на кнопку «Отмена», при этом введенные в Помощнике изменения будут отменены
Путеводитель предназначен для самостоятельного изучения типовой конфигурации «Зарплата+Кадры» начинающими пользователями Путеводитель запускается автоматически при первом запуске программы
Если вы не хотите, чтобы Путеводитель автоматически вызывался при каждом запуске системы, сбросьте флажок «Показывать при запуске системы» в первой строке окна Путеводителя.
Страницы Путеводителя содержат описание объектов типовой конфигурации с точки зрения их использования для расчета заработной платы сотрудникам в программе «1С: Зарплата+Кадры 7.7»
При первом запуске рекомендуется ознакомиться с разделом «Как пользоваться Путеводителем^»
Информация в Путеводителе структурирована по разделам учета, таким как прием и увольнение работников, расчет и выплата зарплаты и т д С помощью Путеводителя пользователь не только ознакомится с основными элементами типовой конфигурации по конкретным разделам учета (справочниками, документами, журналами, отчетами) но и может тут же щелчком мыши перейти в нужный режим
Запустить Путеводителя можно из одноименного пункта меню «Помощь» или нажав кнопку панели инструментов
Настоящая конфигурация проводит проверку корректности данных и, при необходимости, выдает соответствующие сообщения Если при запуске программы возникло сообщение
то это значит, что при последнем сеансе работы была удалена или переименована группа «Уволенные» справочника «Сотрудники»
Настоящая конфигурация предполагает наличие в справочнике сотрудников предопределенной группы с любым кодом и наименованием
«Уволенные» Эта группа используется для перемещения в нее уволенных сотрудников, и ее отсутствие приведет к некорректной работе приказа об увольнении и некоторых других элементов конфигурации Для продолжения работы необходимо восстановить эту группу в справочнике, создав новую группу или восстановив ее наименование
Дальнейшую настройку на конкретное предприятие можно продолжить, воспользовавшись регламентной процедурой «Настройки» (см меню «Сервис»). ,
В форме «Настройки» (вызывается из одноименного пункта меню «Сервис») вводятся различные сведения, характеризующие предприятие в целом, ставки налогов и размеры пособий, используемые при расчете заработной платы, выбираются установки, настраивающие расчет зарплаты под особенности конкретного предприятия и пр.
На закладке «Предприятие» вводятся данные о предприятии — его наименование, адрес, логотип и т п.
Кроме того, на этой же закладке вводятся сведения об ответственных лицах, в том числе о тех, чьи подписи будут стоять на различных документах — фамилии руководителя предприятия, главного бухгалтера, начальника отдела кадров, кассира и др. Эти значения выбираются из справочника сотрудников, который может быть еще не заполнен Поэтому к заполнению этой страницы можно вернуться после того, как будет сформирован список сотрудников
На закладке «Бухгалтерия» можно выбрать бухгалтерскую программу, в которую будут выгружаться проводки, сформированные по результатам расчетов заработной платы
Если проводки выгружаются не в одну из типовых конфигурации системы программ 1С Предприятие 7 7, а в другую программу, тогда необходимо выбрать бухгалтерские счета, используемые при формировании проводок или в печатных формах.
На закладке «Зарплата» выбираются различные установки, позволяющие настроить расчет заработной платы.
В группе реквизитов «Порядок выплаты зарплаты» указывается срок выплаты зарплаты — число, не позже которого по коллективному договору должна быть выплачена заработная плата за истекший месяц
Если предприятие расположено в районе Крайнего Севера или приравненного к нему, то необходимо отредактировать группу реквизитов «Районные и северные особенности» Для начисления северных надбавок необходимо отметить флажок «Северные надбавки», а для расчета районной надбавки сотрудникам укажите размер районного коэффициента
Если при расчете среднего заработка суммы районных и северных надбавок не выделяются из основного заработка, то уберите отметку с флажка «Выделять р.н. и с.н. из среднего заработка»
На закладке «Ставки» вводятся различные ставки, используемые при расчете заработной платы
Здесь вводятся ставки налога на доходы физических лиц (кнопка «Налог на доходы физ лиц»), проценты взносов в Пенсионный фонд РФ и профсоюз, размер минимальной месячной оплаты труда, оклад первого разряда Единой тарифной сетки и т.п.
Здесь же следует определить порядок расчета налога на доходы физических лиц — по фактически полученным или начисленным доходам (кнопка «Налог на доходы физ. лиц») Рекомендации по выбору порядка расчета налога на доходы физических лиц приведены в раз-
деле «Расчет налога на доходы физических лиц по фактически полученным доходам».
Важно! Ставки налогов и взносов, а также размеры пособий являются изменяющимися с течением времени значениями, в тер минах типовой конфигурации — периодическими величинами При работе с такими величинами очень важно следить за датой, с которой вступает в силу новое значение величины. В форме «Настройки» эта дата указывается в реквизите «Установки на дату».
Помимо изменяющихся со временем значений различных ставок достаточно большое количество реквизитов основных справочников конфигурации также меняют свои значения с течением времени. При этом для проведения расчетов очень важно знать, какие значения принимал тот или иной реквизит в тот или иной момент времени. В таких периодических реквизитах хранятся, например, оклад и тариф сотрудника.
При вводе значений периодических величин следует помнить о том, что вводимые значения прописываются на текущую рабочую дату. Это приводит, например, к тому, что записываемые в справочник сотрудников оклады, должности, места работы и пр. про писываются на текущую рабочую дату и действуют не в течение всего текущего месяца, как ожидает пользователь, а с определенной даты.
Поэтому рекомендуется перед началом ввода данных (перед открытием соответствующего справочника) установить желаемую рабочую дату (например, 1 января текущего года), используя пункт «Параметры» меню «Сервис» и выбрав закладку «Общие».
На закладке «Дополнительно» выбираются различные установки, описывающие полноту использования функциональных возможностей программы. Это такие установки, как использовать расширенные возможности расчета заработной платы и кадрового учета, использовать ли штатное расписание, проводить ли расчет северных надбавок и т.п.
Кроме того, на этой же закладке можно отредактировать вспомогательные справочники, которые используются различными алгоритмами расчетов
Большая часть значений, редактируемых в форме «Настройки», хранятся в так называемых константах конфигурации Полный список констант конфигурации приведен в Приложении
Важно! Если значения периодических реквизитов, проставленные при первоначальном вводе, записаны на более позднюю дату, чем текущий расчетный период журнала расчетов «Зарплата», при выполнении расчета большинство видов расчета будут давать нулевой результат или выводить сообщения о недостаточности и некорректности данных
Форма настроек пользователей вызывается из меню «Сервис» В этой форме каждый пользователь, работающий с программой, может указать, будет ли он пользоваться при вводе новых документов услугами соответствующих Помощников (закладка «Помощники»), а также нужно ли программе автоматически сохранять все формируемые отчеты в каталоге пользователя или предоставить пользователю возможность работы с фотоархивом (закладка «Прочие»)
Кроме того, если на предприятии работает несколько кассиров, каждый пользователь может указать того кассира, с которым он взаимодействует при выплате зарплаты, а также ответственного за ведение налоговых карточек сотрудников — закладка «Персоналии»
Форма настройки параметров отчетов предназначена для редактирования параметров многостраничных отчетов, а также для ввода данных, используемых только при печати платежных поручений и отчетности о доходах сотрудников для налоговых органов Вызывается форма из пункта «Параметры отчетов» меню «Сервис»
На закладке «Платежное поручение» указываются реквизиты расчетных счетов предприятия, а также формат даты платежного поручения
На закладке «Для ГНИ» собраны данные, используемые для получения отчетов о доходах в налоговые органы Это сведения о налоговой инспекции, в которой зарегистрировано предприятие, номер инспекции, телефон инспектора и адрес инспекции
На закладке «Многостраничные» собраны данные, используемые для разбиения таких многостраничных отчетов, как расчетные листки или расчетные ведомости, на отдельные страницы.
В реквизите «Название отчета» следует выбрать нужный отчет, а затем отредактировать параметры разбиения этого отчета на страницы
Структура предприятия описывается в справочнике «Подразделения», для редактирования которого используется пункт «Подразделения» меню «Справочники» или кнопка й1 на панели инструментов.
Справочник «Подразделения» может представлять собой иерархический список подразделений предприятия, т е. отражать подчиненность подразделений нижнего звена подразделениям более высокого уровня Для ввода в справочник подразделения верхнего уровня (т.е. подразделения, имеющего административно подчиненные ему подразделения), необходимо при работе в справочнике выбрать пункт «Новая группа» меню «Действия» или нажать «Ctrl»+«F9», а для ввода нового подразделения нижнего уровня — просто ввести новый элемент справочника (клавиша «Ins»)
При первоначальном вводе данных достаточно указать только наименования подразделений Впоследствии можно, установив режим редактирования справочника в диалоге (меню «Действия»), выбрать из списка сотрудников начальника подразделения и указать хозяйственную операцию, по которой будут списываться затраты на оплату труда работников подразделения. Более подробно правила формирования проводок и заполнение всех данных, которые с этим связаны, описаны ниже.
Замечание. Если вы не собираетесь вести в рамках описываемой конфигурации штатное расписание, то заполнение справочников «Подразделения» и «Должности» можно опустить или выполнить после ввода данных о сотрудниках.
Справочник «Категории» доступен только при использовании расширенных возможностей расчета заработной платы и включает в себя список категорий, принятых на предприятии.
Каждой категории работников ставится в соответствие календарь, содержащий график работы, а также, если нужно, хозяйственная операция, по которой списываются начисленные сотрудникам суммы.
Эти реквизиты можно заполнить после того, как будет заполнен справочник «Сотрудники» перед проведением первых расчетов в форме элемента справочника, установив режим редактирования справочника в диалоге (меню «Действия»).
Отметим также, что заполнение реквизита «Хозяйственная операция» справочника «Категории» позволяет регулировать формирование бухгалтерских проводок по результатам расчетов. Более подробно правила формирования проводок и заполнение всех данных, которые с этим связаны, описаны ниже.
Важно! На основе календаря, указанного для категории сотрудника, считается количество отработанных дней или часов для каждого сотрудника. Если на предприятии не предусмотрено разделение работников по категориям, вы можете не заполнять справочник «Категории», тогда обязательно следует указать какой-либо календарь по умолчанию на закладке «Зарплата» формы «Настройки» (меню «Сервис»).
В справочнике «Должности» (меню «Справочники») хранится спи» сок должностей сотрудников предприятия.
При использовании расширенных возможностей расчета заработной платы в справочнике «Должности» кроме наименования должности желательно указать планируемый разброс окладов — наименьший и наибольший возможные оклады для данной должности (т.н. «вилка» окладов). Это облегчит в дальнейшем формирование штатного расписания, если оно используется на предприятии. Кроме того, можно указать категорию для данной должности, что облегчит заполнение списка сотрудников, — при вводе приказа о приеме на работу по умолчанию будет проставляться та категория, которая указана для назначенной сотруднику должности. Таким образом, предпочтительно сначала заполнить справочник категорий, а уже затем — должностей.
Дополнительно в справочнике «Должности» можно указать условия труда, соответствующие каждой должности. В зависимости от условий труда, указанных для должности будет автоматически рассчитываться доплата за вредность. По умолчанию принимается, что условия труда нормальные. Если же на вашем предприятии существует должность с различными условиями труда (например, слесари в цеху работают в разных условиях — один в нормальных условиях, а другой имеет дело с бензином), тогда в терминах справочника «Должности» — это разные должности (в нашем примере слесарь с нормальными условиями труда и слесарь с особо вредными условиями труда)
Ведение штатного расписания доступно только при использовании расширенных возможностей расчета зарплаты и кадрового учета Однако, если вы не собираетесь отслеживать количество занятых и вакантных ставок на предприятии, и на вашем предприятии не используется понятие «вилки» окладов, тогда можно отказаться от ведения штатного расписания предприятия, сняв соответствующий флажок в Стартовом Помощнике или в форме «Настройки»
Если же вы предполагаете использовать штатное расписание, то после формирования структуры предприятия (т е. заполнения справочника «Подразделения») необходимо заполнить справочники «Должности» и «Категории», а затем воспользоваться Помощником заполнения штатного расписания или заполнить непосредственно справочник «Штатное расписание»
В предлагаемую конфигурацию для облегчения процесса заполнения штатного расписания включен специальный Помощник Вызвать
его можно из пункта «Штатное расписание» меню «Справочники», или нажав кнопку на панели инструментов
На первой странице Помощник предлагает ввести дату, на которую будут занесены периодические реквизиты справочника «Штатное расписание» — общее количество ставок по выбранной должности в выбранном подразделении и «вилка» окладов
На последующих страницах выбираются подразделение, в которое предполагается ввести новую штатную единицу, условия труда и соответствующая им должность
Если нужная должность отсутствует в справочнике, вы можете здесь же создать ее, при этом Помощник предложит заполнить реквизиты должности
Далее Помощник предложит ввести «вилку» окладов и общее количество ставок по новой штатной единице
Если выбранная вами должность уже присутствует в подразделении, тогда Помощник обновит количество ставок и «вилку» окладов в соответствующей строке штатного расписания
И, наконец, на последней странице Помощник покажет, какую штатную единицу вы ввели, и предложит продолжить работу по вводу штатного расписания
В справочнике «Штатное расписание» содержится информация о структуре штатного расписания предприятия Для каждой должности в подразделении указывается количество ставок, максимальный и минимальный оклады
Перед тем как выбрать для просмотра справочник «Штатное расписание» (меню «Справочники», пункт «Штатное расписание», подпункт «Просмотр»), следует открыть справочник «Подразделения» (пункт «Подразделения» меню «Справочники»), выбрать определенное подразделение, а затем открыть данный справочник
Это связано с тем, что справочник «Штатное расписание» является «подчиненным» справочнику «Подразделения», т.е. каждая единица штатного расписания относится к тому или иному подразделению
Важно! У подчиненного справочника каждый элемент связан с конкретным элементом справочника-владельца При работе в окне подчиненного справочника набор просматриваемых элементов определяется текущим элементом справочника-владельца Например, если в окне справочника подразделений курсор установлен на конкретном элементе справочника (конкретном подразделении), то в подчиненном ему справочнике штатного расписания будут выведены должности только для текущего подразделения Если подчиненные справочники открываются самостоятельно, то принцип в данном случае один прежде чем открыть подчиненный справочник, надо открыть справочник-владелец, например, «Подразделения», установить курсор на требуемом сотруднике, а затем открыть справочник ему подчиненный, например, «Штатное расписание» Если при этом в меню «Действия» будет выбран пункт «Иерархический список», то в подчиненном справочнике будут отражены только сведения, относящиеся к выбранному подразделению
При просмотре, для выбранного подразделения в справочнике «Штатное расписание» показывается список штатных единиц, имеющих следующие реквизиты
• Наименование — наименование штатной единицы, включающее в себя название должности и подразделения, т.е это должность в определенном подразделении,
• Всего — количество ставок всего для данной должности,
• Занято — количество занятых ставок,
• Вакантно — количество вакантных ставок
Позиционирование другой строки в справочнике «Подразделения» приводит к автоматическому отображению соответствующих штатных единиц в справочнике «Штатное расписание»
В верхней части списка расположены кнопки «Обновить», «Структура», «Вакансии» и «Пересчет»
Кнопка «Обновить» приводит в соответствие название штатной ставки, включающей в себя название подразделения, с названием самого подразделения Это нужно в том случае, если после заполнения штатного расписания менялись названия подразделений в справочнике «Подразделения»
Кнопка «Структура» позволяет вывести в печатном виде все штатное расписание с разбивкой по подразделениям
Кнопка «Вакансии» позволяет вывести в печатном виде все вакансии, имеющиеся в штатном расписании
Кнопка «Пересчет» приводит к пересчету вакантных и занятых должностей в штатном расписании
При приеме на работу нового сотрудника, при переводе его на новую должность, а также при увольнении в штатное расписание заносится информация о количестве вакантных и занятых ставок Новые штатные единицы предложит ввести специальный Помощник (пункт
«Штатное расписание» меню «Справочники» или кнопка Я на панели инструментов)
Формировать строки штатного расписания можно и непосредственно в справочнике «Штатное Расписание»
При этом следует помнить, что справочник «Штатное Расписание» подчинен справочнику «Подразделения» Это значит, что каждая строка штатного расписания «принадлежит» конкретному элементу справочника «Подразделения», т.е. запись о том, что по определенной должности выделено определенное количество ставок относится к конкретному подразделению. Таким образом, для работы со справочником штатного расписания, также как и при работе с другими подчиненными справочниками необходимо сначала открыть справочник владелец — в данном случае справочник «Подразделения» — и выбрать в нем конкретный элемент.
При вводе новой должности в штатное расписание указывается количество ставок, максимальный и минимальный оклады.
Важно! Описываемая конфигурация содержит возможность управлять использованием штатного расписания. Если при внедрении системы вы ввели штатное расписание, и при последующей эксплуатации системы выяснилось, что необходимость поддерживать штатное расписание отпала, вы можете в любой момент отказаться от использования штатного расписания при помощи Стартового Помощника или на закладке «Дополнительно» формы «Настройки» (меню «Сервис»).
Права Формирование штатного расписания доступно главному бухгалтеру, кадровику и администратору программы.
Для редактирования штатного расписания можно воспользоваться документом «Изменения в штатном расписании». Для ввода данного документа выберите в меню «Справочники» пункт «Штатное расписание», а затем «Приказ об изменении».
Если редактируется уже имеющаяся в штатном расписании штатная единица, то можно сначала выбрать подразделение в реквизите «Подразделение», а затем перейти в многострочную часть документа и выбрать в колонке «Строка шт. расп.» штатную единицу из данного подразделения. Далее следует заполнить все реквизиты многострочной части, кроме реквизитов «Должность» и «Подразделение».
Если вводится новая штатная единица, то реквизит «Подразделение» выбирать не надо. В многострочной части следует заполнить все колонки, кроме колонки «Строка шт. расп.».
В любом случае — при редактировании или при вводе новой штатной единицы — остальные реквизиты многострочной части заполняются следующим образом:
• В реквизит «Ставок» записывается новое количество ставок для новой или редактируемой штатной единицы.
• В реквизиты «Мин. Оклад» и «Макс. Оклад» записываются соответственно новые значения максимального и минимального окладов для данной ставки.
Для получения результата расчета зарплаты используются различные начисления или удержания, которые в данной программе называются видами расчетов. К начислениям относятся основные виды расчетов (оплата по окладу, тарифу); различные доплаты (за совмещение, замещение, совместительство и т.д.); виды расчетов по среднему заработку (больничные, отпуска); различные виды премий; начисления, назначенные суммой (материальная помощь, проездные) и т.п. В отчетных документах по результатам расчета зарплаты (расчетные листки, ведомости и своды) такие виды расчета отражаются в разделе «Начисления».
Такие виды расчетов, как налог на доходы физлиц, взносы в пенсионный фонд, выплата алиментов, погашение ссуды, относятся к удержаниям. В отчетных документах по результатам расчета зарплаты такие виды расчета отражаются в разделе «Удержания».
Некоторые виды расчета, не относящиеся ни к начислениям, ни к удержаниям, но влияющие на расчет налога на доходы физлиц, как например, материальная выгода по вкладам или по заемным средствам, в отчетных документах по результатам расчета зарплаты отражаются в разделе «Прочие доходы».
Справочник «Виды расчетов» (вызывается в одноименном пункте меню «Справочники») предназначен для определения дополнительных свойств таких предопределенных видов расчетов, как налог на доходы физлиц, оплата больничного листа и т.п., а именно назначения виду расчета хозяйственной операции, типа дохода или расчетной базы. Кроме того, в этом же справочнике описываются новые начисления или удержания (кнопка «Помощник ввода нового»).
Важно! При заполнении справочника «Виды расчетов» следует ввести хозяйственные операции для всех удержаний из заработной платы сотрудника, а также для начислений, имеющих отношение к конкретному счету (например, для больничного листа — хозяйственная операция «За счет соцстраха» с проводками Дт 69-1 Кт 70 для хозрасчетного и Дт 193 Кт 180 для бюджетного плана счетов).
Часть результатов видов расчета, являющихся вспомогательными при других расчетах, например расчет материальной выгоды по заемным средствам при расчете налога на доходы физлиц, не следует вообще относить на какой-либо бухгалтерский счет. Таким видам расчета следует ввести хозяйственную операцию с наименованием «Не распределять» (этой хозяйственной операции не сопоставлено ни одной проводки).
Важно! Элементы справочника «Виды расчетов», описывающие виды расчетов, влияющие на расчет налога на доходы физлиц (например, материальная выгода или различные виды налога на доходы физлиц), автоматически контролируются программой. Проверяется наличие этих элементов в справочнике и «значения необходимых реквизитов, поэтому, если какой-либо элемент, соответствующий виду расчета из этой необходимой группы, был удален, программа автоматически восстановит его в списке.
В справочник «Виды расчетов» обязательно заносятся виды расчетов, связанные с определенной хозяйственной операцией, отличной от хозяйственной операции, выбираемой по умолчанию.
Например, оплата больничного производится за счет средств соцстраха, поэтому виду расчета «Оплата больничного» будет соответствовать хозяйственная операция «За счет соцстраха» (хозяйственные операции выбираются из справочника «Хозяйственные операции»).
Сведения о хозяйственных операциях используются при экспорте проводок в бухгалтерские программы (в том числе в типовые конфигурации системы программ «1С:Предприятие»).
В справочник «Виды расчетов» следует также вводить виды расчетов в том случае, если они не относятся непосредственно к заработной плате и при этом имеют какие-либо особенности при налогообложении доходов физлиц. Это такие виды расчетов, как подарки, призы, материальная помощь, договора гражданско-правового характера, дивиденды и пр. При этом виду расчета следует сопоставить тип дохода из списка, соответствующего классификатору «Виды доходов», утвержденному МНС РФ.
В дальнейшем выбранные типы доходов используются исчислении подоходного налога, а также при получении отчетов о доходах в налоговые органы: налоговая карточка, справка о доходах, — для разбиения всех полученных сотрудником доходов по их типам.
Такие виды расчета, как премия, доплаты, надбавки и пр. относятся к заработной плате, и поэтому их не следует сопоставлять с каким-либо определенным типом дохода. Суммам заработной платы, премий и т.п. автоматически сопоставляются тип дохода с кодами 0200 или 0300 в зависимости от того, является ли предприятие для этого сотрудника основным местом работы или нет.
Для вида расчета можно дополнительно определить базу начисления (удержания). База начисления (удержания) — это та расчетная база, которая используется при исчислении суммы по виду расчета.
Для просмотра базы начисления (удержания) в справочнике «Виды расчетов» предусмотрена кнопка «База».
При нажатии на эту кнопку на экране появляется окно, в левой части которого имеется список видов расчета, доступных для включения в расчетную базу, а в правой части — отображается состав расчетной базы.
Кнопками «<», ««», «>», «»» виды расчета переносятся из правой части окна в левую и наоборот. При этом кнопки ««» и »»» предназначены для переноса сразу всего списка видов расчетов из одного окна в другое.
Для основных видов расчета, таких как оплата больничных, отпусков и т.п. в типовую конфигурацию уже встроена расчетная база, соответствующая требованиям законодательства. Кнопка «Заполнить» (или «Заполнить как») позволяет привести текущее состояние расчетной базы начисления (удержания) к состоянию, встроенному в типовую конфигурацию, т.е. состоянию «по умолчанию».
Базу начислений можно задать для любого вида расчета, но, как правило, это имеет смысл для тех видов расчета, которые были введены как дополнительные произвольные начисления или произвольные удержания, т.е. это те виды расчета, которые были добавлены в справочник пользователем в процессе работы. Если при этом для этих видов расчета был определен способ расчета «процентом от базы начислений», то для таких видов расчетов расчетная база должна быть определяется обязательно.
Замечание. Базу начислений можно определить и для видов расчета, для которых в типовой конфигурации база была определена изначально. В этом случае, можно говорить о том, что расчетная база переопределяется, заменяется на новую. При этом при исчислении суммы по таким видам расчета программа будет основываться на списке тех видов расчета, которые были определены в качестве расчетной базы; первоначальный состав расчетной базы учитываться не будет.
При редактировании свойств вида расчета на экране появляется окно диалога, форма которого зависит от того, является ли данный вид расчета начислением или удержанием.
При редактировании свойств начисления, которое было введено как дополнительное произвольное, выводится форма с тремя закладками, а для предопределенного начисления — форма с двумя закладками: «Основные» и «Налог на доходы физлиц».
На закладке «Основные» можно ввести наименование вида расчета; причем для предопределенных видов расчета введенное здесь наименование заменит во всех отчетах имевшееся первоначально в типовой конфигурации название вида расчета.
При необходимости выбранному виду расчета ставится в соответствие хозяйственная операция — реквизит «Хоз операция», а также назначается расчетная база — кнопка «База»
При использовании расширенных возможностей расчета зарплаты в форме появляется флажок «Распределять пропорционально расчетной базе», который влияет на распределение суммы по виду расчета по бухгалтерским счетам при формировании проводок в бухгалтерские программы Если флажок установлен, то результат расчета будет пропорционально разнесен по тем же счетам затрат, на которые были разнесены результаты базовых видов расчета
Например, предположим, что вид расчета «Оплата отпуска» был записан в справочник «Виды расчетов» и установлен флажок «Распределять пропорционально расчетной базе» При расчете среднего заработка с целью исчисления отпускных были учтены следующие суммы
• «Оплата по наряду» — 1000 рублей, учитывается по хозяйственной операции «Основное производство» на 20 б/сч,
• «Месячная премия» — 500 рублей, учитывается по хозяйственной операции «Премирование рабочих» на 25 б/сч,
При этом сама сумма отпускных равна 900 рублей Тогда сумма отпускных будет распределена по двум хозяйственным операциям пропорционально вкладу каждого начисления в средний заработок — 600 и 300 рублей Каждая из полученных сумм записывается при генерации проводок по тем же хозяйственным операциям, что и базовые виды расчетов
Флажок «Не входит в состав довольствия военнослужащих» отображается, если в организации работают военнослужащие (установлен соответствующий флажок на закладке «Дополнительно» формы «Настройки») Если флажок «Не входит в состав довольствия военнослужащих» установлен, то сумма данного начисления облагается налогом на доходы физлиц и в том случае, если она выплачивается сотруднику-военнослужащему
На закладке «Порядок расчета» содержится информация о типе расчета и форме выплаты, которая вводится только через Помощник описания начислений и удержании и здесь не редактируется Эта закладка относится только к дополнительным произвольным начислениям и удержаниям
На закладке «Налог на доходы физлиц» определяются те параметры, которые могут быть только у начислений или прочих доходов
Это .— необходимость обложения налогом на доходы физлиц, выбор типа дохода для отражения сумм начислений в отчетах для налоговых органов (см описание отчета «О доходах сотрудника»), а также определение скидки к доходу (для доходов с кодом 3799)
Тип дохода назначается только в том случае, если вид расчета не является заработной платой и должен быть выделен в отчетах о доходах в отдельную позицию
Группа реквизитов «Описание скидки к доходу с кодом 3799» заполняется, если для вида расчета назначен тип дохода с кодом 3799 - «Доходы, частично не включаемые в совокупный доход в соответствии с законами субъектов РФ»
Редактирование свойств удержаний. Если редактируются свойства вида расчета, являющегося предопределенным удержанием, то в форме остается одна закладка «Основные»
Форма редактирования свойства дополнительного удержания содержит две закладки — «Основные» и «Порядок расчета» Закладка «Основные» содержит те же реквизиты, что и форма редактирования свойств предопределенного удержания, а на закладке «Порядок расчета» отображается определенный пользователем порядок расчета удержания
Зачастую на практике возникает необходимость ввести в програму возможность расчета еще одного начисления или удержания
Это бывает, во-первых, в том случае, если программа эксплуатируется на предприятии, применяющем в своей практике учета и оплаты труда редко используемые доплаты, и, во-вторых, если программа эксплуатируется в регионах, где местными органами власти введены какие-либо доплаты или компенсационные выплаты. Такие случаи требуют дополнительной настройки программы, которая может производиться пользователем. Особенно важно бывает правильно настроить систему расчета заработной платы в том случае, если такие доплаты имеют особенности в налогообложении: не облагаются налогом или облагаются частично.
Мы рассмотрим возможности конфигурации «Зарплата + Кадры» по описанию дополнительных начислений и удержаний на примере компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок и возмещения работнику стоимости содержания ребенка в детском саду. Первый из этих случаев — ввод доплаты, имеющей скидку при налогообложении, а второй — ввод простой доплаты, выраженной в твердой сумме.
Описание начислений производится с использованием «Помощника описания начислений и удержаний», который в удобной форме, последовательно задавая вопросы пользователю, позволит расширить возможности программы и вызывается кнопкой «Помощник ввода нового» в справочнике «Виды расчетов».
Рассмотрим сначала процесс описания компенсации за использование автомобиля ВАЗ 21093. Прежде всего, следует указать, что именно мы собираемся описывать, — начисление или удержание. В нашем случае нужно выбрать вариант «Ввести новое начисление».
Затем нужно записать название начисления и выбрать способ рас чета выплачиваемой суммы. Предположим, что размер нашей компенсации исчисляется исходя из некоторой суммы в зависимости от количества отработанных дней. Такому правилу исчисления компенсации соответствует тип расчета «Суммой, пропорционально отработанному времени».
На очередной странице Помощника нужно указать, выдается ли начисление сотруднику на руки в денежной форме и предусмотрены ли для него какие-либо скидки при исчислении налога на доходы физлиц.
В нашем случае следует установить флажки «Предоставляется в денежной форме» и «Скидки по налогу на доходы физлиц», поскольку сумма компенсации за использование личных легковых автомобилей не включается в совокупный доход сотрудника только в пределах установленных норм. При этом в отчетности по налогу на доходы с физических лиц (налоговой карточке и справке о доходах) суммы компенсации будут выведены с кодом дохода «3799».
Далее Помощник предложит описать порядок исчисления скидки, которая будет автоматически предоставлена при исчислении налога на доходы с физических лиц В нашем случае, скидка установлена в твердой сумме за месяц Размер скидки зависит от марки автомобиля и для автомобилей ВАЗ составляет, например, 148 руб
Для исчисления суммы компенсации пропорционально отработан ному времени необходимо заполнить расчетную базу теми видами расчета, по которым можно определить отработанное время — оплатой по окладу и по тарифу
Далее нужно описать, как будут распределяться суммы компенсации по счетам затрат, в нашем примере — это затраты на содержание АУП, опишем хозяйственную операцию «Зарплата АУП» с проводкой Дт 26 Кт 70
На этом описание компенсации за использование автомобиля завершено, нажимаем кнопку «Далее», а затем «Готово» После нажатия на кнопку «Готово» новая доплата или удержание записывается в систему
После выполнения вышеописанных действий вы сможете использовать только что введенный вид расчета при вводе документов «Начисления и удержания сотрудника» или «Начисления и удержания списком». После проведения расчетов с использованием «нового» вида расчетов в расчетном листке сотрудника в разделе «Начислено» появится очередная строка, соответствующая этому виду расчета, а в расчетных ведомостях появится очередная колонка.
Поскольку описанное нами начисление имеет льготное обложение налогом на доходы с физических лиц, в разделе 4 налоговой карточки сотрудника, получающего компенсацию за автомобиль, появится строка с кодом «3799»
Процесс описания возмещения работнику стоимости содержания ребенка в детском саду значительно короче В этом случае требуется указать только, что это начисление, ввести его наименование, выбрать тип расчета — «Фиксированной суммой», указать, что выплачиваться оно будет в денежной форме и определить хозяйственную операцию, по которой будут списываться эти затраты (если эта хозяйственная операция одинакова для всех работников) Остальные страницы Помощника можно пропустить
Раздел содержит описание особенностей начисления заработной платы и исчисления налогов, связанных с расположением предприятий в районах Крайнего Севера, приравненных к ним районах, или в других особых местностях
Настройка параметров расчета северных надбавок и районных коэффициентов производится на закладке «Зарплата» формы «Настройки» (меню «Сервис»)
Районный коэффициент местности, где работает сотрудник, по умолчанию совпадает с коэффициентом, утвержденным местными властями для местонахождения предприятия Районные коэффициенты для местонахождения предприятия, утвержденные Правительством РФ и местными властями, вводятся в форме «Настройки» (меню «Сервис»)
В то же время, если сотрудник работает в местностях с различными районными коэффициентами (например, был откомандирован в местность с другим районным коэффициентом), такие изменения следует отражать с обязательной привязкой к дате изменения коэффициента Для регистрации изменения районного коэффициента сотрудника рекомендуется использовать документ «Кадровое перемещение»
Для того чтобы, сотрудникам предприятия автоматически рассчитывались северные надбавки на закладке «Зарплата» формы «Настройки» (меню «Сервис») следует установить флажок «Северные надбавки»
С размерами северных надбавок немного сложнее Эта доплата является индивидуальной и зависит от места рождения («местный» «приезжий»), от стажа работы на севере, от возраста сотрудника и т.д Для учета этих особенностей расчета северных доплат в предлагаемой конфигурации имеются следующие средства справочник «Северные надбавки», реквизиты «Процент надбавки за работу на севере» и «Северный стаж на дату приема» справочника «Сотрудники»
Реквизит справочника, который содержит процент доплаты за работу на севере, редактируется при вводе приказа о приеме на работу (группа реквизитов «Северные», реквизит «Процент») или при редактировании данных сотрудников в диалоге (реквизит «Сев надбавка»)
Справочник «Северные надбавки» используется для автоматического расчета северных надбавок сотрудникам предприятия, которым проставлен северный стаж на дату приема, а также дата рождения и дата приема Этот справочник «Северные надбавки не является часто редактируемым и может быть вызван на закладке «Дополнительно» формы «Настройки»
Справочник содержит реквизиты «Месяц», «% до 30 лет» и «% после 30 лет» Первый из них содержит стаж работы на севере (в месяцах), остальные — процент северной доплаты для сотрудников в возрасте до 30-ти лет и после 30-ти лет
• Реквизит «Месяц» содержит стаж работы на севере в месяцах.
• Реквизит «% до 30 лет» представляет собой процент северной доплаты для сотрудников в возрасте до 30-ти лет
• Реквизит «% после 30 лет» представляет собой процент северной доплаты для сотрудников в возрасте после 30-ти лет
• Реквизит «Примечание» содержит любой комментарий
Настоящая конфигурация при расчете процента северной доплаты в первую очередь использует значение реквизита справочника «Сотрудники», и, если он равен нулю, — рассчитывает значение процента исходя из даты рождения, даты приема, северного стажа на дату приема и данных справочника «Северные надбавки» Таким образом, если для какого-то конкретного сотрудника, автоматический расчет процента доплаты не устраивает, — проставьте конкретное значение процента доплаты в справочник сотрудников. Если же сотруднику проставлен процент северной надбавки (см. форму редактирования справочника «Сотрудники», закладку «Для севера»), то в этом случае предполагается, что автоматического расчета северной надбавки не требуется.
Важно! Отметим, что ввод процента доплаты в справочник «Сотрудники» приведет к тому, что не будет происходить автоматическое увеличение процента доплаты с ростом стажа работника. Расчетчику придется самостоятельно следить за правильностью установленного значения.
Реквизит «Северная надбавка» справочника «Сотрудники» является периодическим реквизитом, поэтому важно проводить его редактирование с привязкой к дате — каждое новое значение проставляется на конкретную дату.
Замечание. Так как анализ даты рождения, северного стажа и просмотр справочника северных надбавок (т.е. автоматический расчет процента северной доплаты) требует некоторого времени, можно проставить значение процента доплаты в справочник «Сотрудники» для тех сотрудников, которые рассчитываются по максимальному проценту и для которых, следовательно, нет необходимости в его ежемесячном расчете. Это приведет к некоторому ускорению расчета северных надбавок.
Если налог на доходы с сумм районных коэффициентов и надбавок за стаж работы в местностях с особыми условиями исчисляется отдельно от налога с основного дохода (такие правила действуют по доходам 2000 года), то все выплаты по среднему заработку (отпуск, пособие по временной нетрудоспособности, оплата по среднему заработку, компенсация за отпуск и др.) разбиваются на три группы (основной заработок, районный и северный заработки), налогообложение которых ведется раздельно.
В связи с этим, в таблички для ввода данных для расчета среднего заработка (на закладках «Средний заработок» документов «Больничный лист», «Приказ об увольнении», «Приказ по отпуску», «Оплата по среднему заработку») введены отдельные реквизиты для ввода сумм районных коэффициентов и надбавок за стаж работы на севере.
В этом разделе описаны справочники, в которых хранится дополнительная информация для работы различных алгоритмов начислений, доступных только при использовании расширенных возможностей расчета заработной платы.
В конфигурацию включен справочник «Разряды рабочих», в котором содержатся тарифы рабочих в зависимости от разряда. Вызывается справочник на закладке «Дополнительно» формы «Настройки» (меню «Сервис»).
Чтобы использовать тарифы из этого справочника, при приеме сотрудника на работу следует выбрать какое-либо значение реквизита «Разряд рабочих». В этом случае вид расчета «По тарифу» и некоторые другие виды расчетов будут использовать тариф, соответствующий выбранному разряду.
Так же тарифы из этого справочника используются при редактировании справочника «Сотрудники», на закладке «Для расчетов», при выборе значения в реквизите «Разряд рабочего».
Реквизит «Тариф» этого справочника является периодическим, поэтому если с течением времени тариф какого-либо разряда изменился, достаточно ввести новый тариф на требуемую дату, нажав кнопку «История».
Если же при работе с типовой конфигурацией установлена рабочая дата, равная требуемой (см. пункт «Параметры» меню «Сервис»), то новое значение можно ввести непосредственно в справочник.
Использование этого справочника может облегчить изменение тарифа всем работникам с почасовой тарифной ставкой — достаточно только ввести новые тарифы в справочник.
Справочник «Разряды рабочих» не является часто редактируемыми и может быть вызван для просмотра и редактирования в интерфейсе «Настройка» или через системное меню «Операции» (пункт «Справочники...»).
Права Редактирование справочника доступно только пользователям с правами «главного бухгалтера».
Справочник содержит прогрессивный коэффициент увеличения сдельных расценок при сдельно-прогрессивной оплате труда в зависимости от процента перевыполнения норм. Вызывается справочник на закладке «Дополнительно» формы «Настройки» (меню «Сервис»).
Например, положением об оплате труда на предприятии установлено, что на выработку сверх нормы сдельные расценки увеличиваются:
• при выработке от 101 до 110% нормы - на 10%,
• при выработке от 111% до 120% - на 25%,
• при выработке сверх 121% - на 50%.
Тогда справочник следует заполнить следующим образом:
10 1,1
20 1,25
9999 1,5
Справочник «Расценки» содержит расценки на выполнение отдельных работ или операций при сдельной и сдельно-прогрессивной форме оплаты труда. Вызывается справочник на закладке «Дополнительно» формы «Настройки» (меню «Сервис»).
В справочник вводится код и наименование работы, расценка за ее выполнение и норма времени в минутах, а также хозяйственная операция, на которую будет отнесена сумма, начисленная за выполнение данной работы (реквизит «Заказ»).
При вводе расценки программа сохраняет историю ее изменения, поэтому если с течением времени расценка за какую-либо работу изменилась, достаточно ввести новую расценку на требуемую дату, нажав кнопку «История».
Если же при работе с типовой конфигурацией установлена рабочая дата, равная требуемой (см. пункт «Параметры» меню «Сервис»), то новое значение можно ввести непосредственно в справочник.
Если требуется изменить сдельные расценки сразу во всем справочнике на один и тот же коэффициент, то для этого предназначена регламентная процедура «Пересчет окладов/тарифов» в меню «Регламенты».
Справочник «Проценты выслуги» содержит проценты надбавки за выслугу лет в зависимости от выслуженного стажа. Вызывается справочник на закладке «Дополнительно» формы «Настройки» (меню «Сервис»).
В колонке «Стаж» указывается предельная величина стажа в годах, за который полагается процент выслуги, записываемый в колонку «Процент»
Справочник «Проценты выслуги» используется для автоматического расчета надбавок за выслугу лет сотрудникам предприятия, которым проставлен стаж за выслугу лет на дату приема (см форму редактирования справочника «Сотрудники», закладку «Дополнительные»).
Для использования настоящей конфигурации в бюджетных организациях перед началом работы с программой следует уже при работе со Стартовым Помощником установить бюджетный план счетов, проверить и, возможно, откорректировать Единую тарифную сетку, а также справочник налогов и отчислений с фонда оплаты труда (см ниже)
В целях стимулирования роли заработной платы и дифференциации в уровнях оплаты труда работников образования, здравоохранения, культуры, социальной защиты и других бюджетных учреждений, Правительство РФ приняло Постановление «О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе Единой тарифной сетки» от 14 октября 1992г №785, которое введено в действие с 1 декабря 1992г
Постановлением предусмотрено, что применение ETC является обязательным для всех учреждений, организаций и предприятий бюджетной сферы, находящихся на бюджетном финансировании, которым в то же время предоставлено право самостоятельно определять виды и размеры надбавок, других выплат стимулирующего характера в пределах выделенных бюджетных ассигнований, имея в виду, что квалификация работников и сложность выполняемых ими работ учтены в размерах ставок и окладов, определяемых на основе ETC
Единая тарифная сетка в конфигурации организована в справочнике «Тарифная сетка» Справочник «Тарифная сетка» вызывается на закладке «Дополнительно» формы «Настройки» (меню «Сервис»)»
В колонке «Разряд» справочника проставляется разряд, а в колонке «Коэффициент» — переводной коэффициент данного разряда по отношению к величине оклада первого разряда, которая редактируется на закладке «Ставки» формы «Настройки» (меню «Сервис») Доплата к разряду записывается в колонке «Доплата»
При редактировании справочника следует помнить, что его реквизиты «Коэффициент» и «Доплата» являются периодическим, т.е хранят предысторию своих значений Это значит, что необходимо устанавливать значение реквизита не «просто так», а на определенную дату Для этого можно использовать кнопку «История»
Если же при работе с типовой конфигурацией установлена рабочая дата, равная требуемой (см пункт «Параметры» меню «Сервис»), то новое значение можно ввести непосредственно в справочник
Справочник «Тарифная сетка» используется как значение реквизита «Разряд по ETC» на закладке «Для расчетов» в форме редактирования справочника «Сотрудники»
Важно! Обязательно проверьте соответствие бухгалтерских счетов, занесенных в реквизиты «Дебетуемый счет» и «Кредитуемый счет» справочника «Налоги и перечисления», бюджетному плащ счетов и, если нужно, отредактируйте эти реквизиты
Если ваша организация не платит некоторые налоги, перечисленные в справочнике «Налоги и перечисления», то «лишние» строки, соответствующие этим налогам, можно удалить В этом случае при формировании проводок, а также в отчете «Налоговая ведомость» эти налоги рассчитываться и отражаться не будут
В предлагаемой типовой конфигурации при использовании расширенных возможностей расчета зарплаты можно рассчитывать зарплату военнослужащим Для этого следует установить флажок «Военнослужащие» в Стартовом Помощнике или на закладке «Дополнительно» формы «Настройки» (меню «Сервис») В этом случае программа будет «знать», что среди сотрудников предприятия могут работать военнослужащие
В справочнике «Сотрудники» надо отметить всех сотрудников военнослужащих, установив флажок «Военнослужащий» на закладке «Дополнительные» в форме редактирования
Особенностью расчета заработной платы военнослужащих является освобождение от уплаты налога на доходы физических лиц части получаемого ими дохода, а именно сумм денежного довольствия и других сумм (назовем эти суммы денежным содержанием), получаемых по месту службы
Все виды доходов, имеющихся в типовой конфигурации, считаются по умолчанию входящими в состав денежного содержания военнослужащего Если какие-либо доходы, выплачиваемые военнослужащему, облагаются налогом на доходы физических лиц, то соответствующие виды расчетов следует отметить, как «не входящие в состав денежного довольствия» Для этого надо ввести такие виды оплаты в справочник «Виды расчета» и установить флажок «Не входит в состав содержания военнослужащих» в форме редактирования данного вида оплаты
После вышеперечисленных действий можно считать, что настройка конфигурации на особенности расчета зарплаты для военнослужащих завершена
Справочник «Банки» содержит список банков, в которые перечисляются либо алименты, либо зарплата сотрудников, либо налоги и отчисления во внебюджетные фонды, и информацию о них Редактирование реквизитов банка осуществляется в следующей форме
Помимо собственно банковских реквизитов (БИК и Кор.счет) в справочник включен реквизит «%», представляющий собой процент, взимаемый банком за безналичное перечисление средств Следует заметить, что наименование банка должно включать в себя город, в котором находится банк
