Информационные системы в экономике

объектов, режима обработки информации и других факторов.

Процессы обработки экономической информации включают следующие эта- пы:

первичный, подготовительный, основной и заключительный.

На первичном этапе производится сбор и регистрация исходной инфор- мации,

накопление и передача для машинной обработки.

Подготовительный этап включает прием, первичный контроль, запись информации

на машинные носители и ее контроль.

На основном этапе обеспечивается машинное решение задачи по алго- ритмам и

получение результатной информации.

Заключительный этап технологического процесса связан с контролем выходных

документов, оформлением и размножением в нужном количестве экземпляров и

передачей заказчику.

Технологический процесс оформляется в виде графической схемы, на которой

наглядно представляется последовательность операций, подразде- ляемых на

ручные, машинно-ручные и автоматические.

При графическом изображении технологического процесса необходимо

руководствоваться следующими требованиями:

I. Документы технологического процесса /схема работы ситемы/, схе- ма

взаимодействия программ, схема программы, технологические инструк- ции, в

том числе технологическая карта, инструкционная карта и др. оформляются на

бумажных листах стандартного формата А4 /210x297/.

2. При оформлении графической документации необходимо соблюдать правила

выполнения схем, установленные ГОСТ ЕСПД 19.701-90 (ИСО 5807-85).

3. В соответсвии с ГОСТ для оформления технологического процесса

используется 2 вида документов: - схема работы системы; - схема

взаимодействия программ.

4. В зависимости от специфики обработки данные по конкретной эконо-

мической задаче при оформлении технологического процесса целесообраз- но

использовать 2-3 уровня детализации, в отдельных случаях бывает достаточно

одного уровня детализации (простые задачи на одном рабочем месте).

Первый уровень детализации представляется общей схемой технологи- ческого

процесса без конкретизации внутримашинной обработки данных.

Второй уровень детализации представляется схемой внутримашинной об- работки

данных (схемой взаимосвязи программных модулей и информацион- ных

массивов).

Обе эти схемы оформляются в виде схемы работы системы.

Третий уровень детализации представляется схемой взаимодействия

программ. Он не является обязательным, если не содержит новой ин- формации

по сравнению со схемой внутримашинной обработки данных.

5. Технологический процесс представляет собой комплекс операций. При

проектировании его схемы необходимо графически выделять эти после-

довательно выполняемые операции. Их рекомендуется изображать на основ- ном

/осевом/ направлении схемы. На этом же направлении размещаются также

логические блоки, указывающие на разветвление процесса.

Симоволы, обозначающие "начало" и "конец" схемы (терминатор), реко-

мендуется связывать с основным направлением, хотя последовательсть по-

рядковых номеров символов при этом может быть нарушена.

6. Кроме технологических операций на схеме отображаются носители

информации: первичные документы, машинные носители /перфокарты, перфо-

ленты, магнитные ленты, магнитные диски/, машинограммы, полученные в

результате обработки. Их следует изображать справа или слева от этой

операции.

7. Нумерация всех графических символов технологического процесса

(технологических операций, логических блоков, носителей информации, начала

и конца) должна быть сплошной. При этом порядковые номера сим- волов

располагаются над символами слева.

8. Каждая схема должна начинаться символом "начало" и завершаться символом

"конец", которые рекомендуется располагать на основном нап- равлении

технологического процесса.

9. Все символы должны иметь лаконичные и ясные пояснения. Например, в

символах операций проставляются их названия, в символах машинных но-

сителей - скращенные наименования и идентификаторы соответствующих массивов

(файлов), в символах информации, выводимой на печать или эк- ран -

наименования ведомостей, видеограмм или их идентификаторы. В схеме следует

шире использовать символ "комментарий" для поясни- тельных надписей, а

также для расшифровки слов-аббревиатур или других сокращений. Все надписи

на схеме должны выполняться чертежным шрифтом.

10. Дублирование операций технологического процесса и блоков схемы

взаимосвязи программных модулей и информационных массивов должно быть

сведено к минимуму.

В технологичиских процессах с использованием ЭВМ подготовительный этап в

большинстве случаев заканчивается операциями ввода данных и их контроля на

ЭВМ, которые отождествляются с одной операцией и изобра- жаются одним

символом. В результате выполнения этой операции массив, созданный на

магнитном носителе, оказывается подготовленным для дальнейшего

использования в решении задачи.

Основной этап обработки информации в режиме пакетной обработки на схеме

технологического процесса следует, как правило, ограничивать двумя

операциями: - обработка на ЭВМ по алгоритму; - печать выходных документов

или отображение на экране. При этом ука-

занные операции рекомендуется изображать символами с полосой и

идентификатором, отсылающим к схеме внутримашинной обработки данных. Это

обусловлено тем, что подробно технология внутримашинной обработки на ЭВМ

представляется схемой взаимосвязи программных модулей и инфор- мационных

массивов (СВПМ и ИМ).

Выделение операции "Печать выходных документов" объясняется тем, что в

технологии необходимо предусмтреть возможность повторной распе- чатки

документов в случаях наличия ошибки печати в выходном документе.

На заключительном этапе в условиях "бумажной" технологии обработки данных

осуществляется визуальный контроль выходного документа, его оформление и

копирование.

Под визуальным контролем понимается проверка четкости печати, про- верка

отсутствия печатной строки на сгибах бумаги и др. Оформление сводится к

визированию выходного документа (проставлению даты, подпи- сей, а на

некоторых ВЦ штампов).

В случае необходимости получения выходных документов в нескольких

экземплярах предусматривается операция копирования.

При решении многих экономических задач (бухгалтерского учета, ста-

тистической отчетности и др.) оперативная информация подготавливается на

машинных носителях в течении всего отчетного периода по мере ее сбора и

поступления, а задача решается только по окончании отчетного периода.

Поэтому в отчетном периоде подготовительный этап повторяется мно- гократно,

а основной и заключительный - один раз после полного накоп- ления

информации. В связи с этим в схеме технологического процесса ре-

комендуется использовать символ "граница цикла" перед началом и по

окончании подготовительного этапа.

4.2 Методические рекомендации по составлению технологических и

инструкционных карт.

В дополнение к схеме технологического процесса с целью специфициро-

вания собственно технологических операций может разрабатываться техно-

логическая карта, в которой отражается перечень всех операций техноло-

гического процесса, последовательность их выполнения, исходные мате- риалы,

вид операции, выходные документы, получаемые в результате вы- полнения всех

операций.

На каждую операцию технологического процесса обработки данных сос-

тавляется технологическая инструкция (инструкционная карта), которая

определяет порядок ее выполнения. Инструкционная карта содержит под- робное

описание действий всех исполнителей по данной операции. Инструкционные

карты должны быть конкретными, краткими, расчитанными на средний

технический персонал. Комплект технологической и инструк- ционных карт по

задаче представляется разработчиком в ВЦ по окончании стадии рабочего

проектирования.

Взаимоувязка технологической и инструкционной карт по задаче может

осуществляться с помощью следующих кодов: код подсистемы, код задачи, код

(порядковй номер) операции. При этом увязка указанных технологи- ческих

документов может осуществляться, например, по следующей схеме:

Код инструкционной карты

?????????????????????????

?

Код технологической карты

???????????????????????????

? ? ?

XX ХXX ХХ

???? ????? ????

? ? ? номер операции

? ?код задачи ?????????????????

? ????????????

?код подсистемы

???????????????

Ниже дается примерное содержание инструкционных карт и примеры оформления

(таблицы 2,3 раздела 4) по некоторым технологическим опера- циям обработки

данных.

Инструкционная карта по технологической операции "Прием, контроль и

регистрация". Информация может поступать как в виде первичных докумен- тов,

так и на машинных носителях и др. Она должна содержать следующие данные: -

наименование и коды: а/ входных документов /в том числе корректировочных/;

б/ входных массивов на машинных носителях информации; - сроки поступления;

- источники формирования /цехи, отделы, склады, предприятия и др./ -

условия заполнения документов /односторонний или двусторонний/; - моменты

контроля входной информации: а/ полнота, четкость, аккуратность заполнения

граф; б/ сопровождение всех видов исправлений - подписью; в/ наличие

требуемых записей; - условия выяснения обнаруженных ошибок и неясностей; -

условия возврата входной информации /грязный, рваный, неполный ком- плект

сопроводительной документации, утеряны листы документа и т.д./; -

количество документов в пачке /документострок/; - наименование следующей

технологической операции; - приложение к инструкционной карте /образцы форм

входной и корректи- ровочной информации/;

Инструкционная карта на операцию "Подсчет контрольных чисел".

Карта составляется применительно к определенному виду или группе

документов, которые подлежат обработке на данной операции. Она должна

содержать следующую информацию: - применяемый тип машин; - порядок работы,

где указывается: а/ перечень реквизитов с указанием граф, подлежащих

включению в кон- трольное число; б/ графы/ места документа для записи

результатов/ контрольных сумм/; в/ техника исправления ошибок; г/

наименование следующей технологической операции.

Инструкционная карта по операции "Ввод входной информации".

Данная карта должна содержать следующую информацию:

- применяемый вид машинного носителя;

- количество макетов;

- особенности ввода и контроля вводимых полей;

- макеты перфорации и п/к, структура размещения информа-

ции на п/л для каждого вида входного документа /в том

числе корректировочных и других/;

- тип выбранного оборудования;

- приложение - заполненные образцы форм входной докумен-

тации;

- правила комплектовки машинных носителей, например, одна

пачка документов - одна бобина п/л; или несколько пачек

п/к - по количеству пачек входных документов;

- различные дополнительные указания, ограничения /о зак-

реплении постоянных признаков, о перфорации числа, пре-

вышающего значность отведенных для него в макете коло-

нок и т.п./;

- наименование следующей технологической операции и

подразделения ВЦ, куда передаются входные документы и

входные массивы на машинных носителях.

Инструкционная карта "Контроль перфорации".

???????????????????????????????????????????

Она должна содержать следующие данные:

- метод контроля правильности перфорации: просмотр " на

свет", верификация, счетный контроль, дубль перфорации,

комбинированный метод и др.;

- описание контроля по выбранному методу /в этом случае

приводится указание по проверке постоянных признаков,

перечень реквизитов, проверяемых счетным контролем, ме-

тодика работы с ведомостью ошибок и исправление ошибок

и т,п./;

- описание исправления машинных носителей;

- наименование следующей технологической операции и под-

разделения ВЦ, в которое передаются проконтролированные

входные массивы на машинных носителях.

Инструкционная карта технологической операции

??????????????????????????????????????????????

"Подготовка массивов к решению задачи".

???????????????????????????????????????

Карта должна содержать следующие данные:

- наименование и коды входных массивов /оперативной, нор-

мативно-справочной и других видов информации/;

- виды машинных носителей /МЛ, МД и др./;

- срок готовности скомплектованных массивов для передачи

их на машинную обработку;

- подразделение, откуда беруться массивы;

- номера устройств для подготовки ввода информации и ее

обработки.

Инструкционная карта технологической операции "Выпуск

??????????????????????????????????????????????????????????

входных документов".

????????????????????

Эта карта должна содержать следующую информацию:

- наименование и код выходных документов;

- сроки выдачи;

- количество экземпляров и вид выдаваемого документа /в

листах, в переплетенной брошюре и т.п./;

- адрес получателя /отдел, цех, главк, министерство и

т.д./;

- правила выпуска выходных документов /регистрация в жур-

нале выходной информации, наличие штампа ВЦ с подписями

ответственных лиц/;

- требования к качеству печати выходных документов /сле-

дует проверить качество печати и правильность формиро-

вания страниц, печатная строка не должна находиться на

сгибе бумаги/.

4.3. Требования и правила изложения

текстового материала.

Важное значение в работе над дипломным проектом имеет его оформление.

К форме дипломного проекта предъявляются определенные требования. Весь

материал дипломного проекта следует располо- жить в определенной

последовательности. Тексту дипломного про- екта предшествует титульный

лист, который выдается кафедрой и заполняется студентом по установленной

форме. На титульном листе справа студент должен поставить фамилии и

инициалы свои, руководителя проекта, консультанта, рецензента, заведующего

кафедрой. На титульном листе расписываются студент-дипломник, руководитель,

консультант, рецензент и заведующий кафедрой. Вслед за титульным листом

помещается задание на дипломный про- ект, а затем содержание (оглавление)

дипломного проекта. В со- держании приводятся заголовки разделов, глав,

параграфов и т.д. с указанием страниц всех частей проекта. При этом заго-

ловки и их рубрикационные индексы должны быть приведены в строгом

соответствии с текстом.

Текстовой материал дипломного проекта, в основном, предс- тавляется

написанным от руки шариковой или авторучкой темного цвета (черного, синего

или фиолетового). Текст пишется на од- ной стороне бумаги стандартного

формата 11 (210х297) и не должен содержать орфографических ошибок ,

отвечать требованиям грамматики, стилистики и редакции.

Допускается печать текстового материала на пишущей машин- ке. В этом случае

наряду с печатным экземпляром дипломного проекта, при его защите в

Государственную экзаменационную ко- миссию (ГЭК) представляется аккуратно

оформленный и сшитый (можно в скоросшивателе) черновик дипломного проекта,

содержа- щий как полный текст, так и графический материал. Дипломный проект

переплетается в твердый переплет.

Допускается также оформление проекта в редакторе на ПЭВМ. Дополнительные

требования к такому оформлению приведены в п. 4.7.

При написании текстового материала необходимо соблюдать следующие

требования:

1. расстояние от левого края страницы до границы текста составляет не менее

25 мм;

2. расстояние от правого края страницы до границы текста составляет не

менее 3 мм;

3. расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней

границы страницы должны быть не менее 15 мм;

4. абзац должен начинаться на расстоянии 35 мм от левого края страницы.

Текст примечаний, примеров, сносок рекомендуется писать столбцом на

расстоянии 45 мм от левого края страницы.

Не разрешается размещать заголовки и подзаголовки в ниж- ней части

страницы, если на ней не помещается более 4-5 строк последующего текста.

Если тест печатается на машинке, то печать ведется через два интервала. Не

допускается печатание формул, обозначений и символов смешанным способом

(буквы русского алфавита на пишу- щей машинке, а латинского и греческого -

от руки). Все буквы русского, латинского и греческого алфавитов следует

писать от руки. На оформление текста в редакторе это правило не расп-

ространяется.

При оформлении отдельных глав дипломного проекта следует помнить, что

каждая глава должна начинаться с новой страницы.

Названия глав параграфов , пунктов, подпунктов следует начинать с абзаца и

их можно писать более крупным шрифтом, чем текст. При этом цифры,

указывающие их номера, не должны выступать за границу абзаца.

Подчеркивания наименований глав, параграфов и др. не до- пускаются.

Расстояние между заголовками глав, параграфов и последующим текстом должно

быть на 5 мм больше расстояния чем между строками текста.

Названия глав, параграфов должны соответствовать их наимено- ванию,

указанному в оглавлении (содержании).

Все страницы работы должны соответствовать оглавлении (содержанию).

Все страницы работы должны быть пронумерованы последова- тельно арабскими

цифрами. Нумерация страниц должна быть сквоз- ной от титульного листа до

последнего листа текста, включая иллюстрацию, таблицы, графики, диаграммы и

т.д., расположенные внутри текста или после него, а также приложения. На

титульном листе, который является первой страницей, а также задании на

дипломный проект и страницей "содержание", номера страниц не ставится, но

учитываются при общей нумерации. Объем текстового и иллюстрированного

материала без приложений написанного от руки не должен превышать 120

страниц (в в редакторе не более 100 стр.)

Сокращения в тексте не допускаются, исключения составляют сокращения, для

которых в тексте была приведена полная расшиф- ровка.

При написании в тексте формул, значения символов и число- вых коэффициентов

должны быть приведены непосредственно под формулой, с новой строки в той же

последовательности, в какой они приведены в формуле. Первая строка

расшифровки начинается словом "где" без двоеточия после него. Если в тексте

есть ссылки на формулы, то формулам необходимо присвоить порядковые номера,

которые проставляются на уровне формулы арабскими циф- рами в груглых

скобках. Причем первый знак обозначает номер главы, а последующие номер

формулы в пределах главы. При напи- сании формул, не помещающихся по ширине

печатного листа, их разделяют на две, три и более строк. Перенос допуска-

ется только на знаках равенства, сложения, вычитания, деления и умножения.

При переносе вышеуказанные знаки повторяются в конце и начале строк. Ссылки

в тексте на ту или иную формулу следует давать по типу: " в формуле (15)".

При приведении цифрового материала должны использоваться только арабские

цифры, за исключением общепринятой нумерации кварталов, полугодий, которые

обозначаются римскими цифрами. Римские цифры и даты, обозначаемые арабскими

цифрами, не долж- ны сопровождаться надежными окончаниями. Количественные

числи- тельные в тексте пишутся также без надежных окончаний. Если в тексте

необходимо привести ряд величин одной и той же размер- ности, то единица

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8