| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
МЕНЮ
| Організація системи електронного діловодстваi>Інформація про програму. Інформація щодо авторських прав на програму, рік створення 2000.Сховище. Режим Сховище використовується для перегляду, синхронізації й адміністрування (додавання, видалення, перейменування місць обробки і збереження документів системи (сховищ). Також у даному режимі можливе призначення користувачам доступних сховищ. На відміну від режиму Користувачі, режим Сховище є більш кращим у тих випадках, коли декільком користувачам потрібно призначити в якості доступного те саме сховище. Має вкладки «Призначення доступних сховищ» та «Призначення сховищ, дозволених для адресації». Після створення користувача системи документообігу і визначення його прав, адміністратор повинен призначити йому доступні сховища, тобто ті сховища, що будуть "видимі" користувачу, і вміст яких буде доступний йому для перегляду й обробки. Якщо користувач є Клієнтом системи, йому рекомендується призначити одне єдине доступне сховище відповідно до його функціональної приналежності до того чи іншого підрозділу в структурі установи. Обмеження кількості доступних сховищ не є обов'язковою умовою і, у кінцевому рахунку, визначається самим адміністратором чи відповідною уповноваженою посадовою особою. Крім доступних сховищ адміністратор повинний призначити користувачу сховища, дозволені для адресації, у які він зможе розсилати документи при роботі з технологічними процесами вільної маршрутизації. Для цього необхідно в правій частині вікна вибрати закладку "Адреса", натиснути кнопку Додати/Видалити й у вікні, що з'явилося, "Місця збереження документів" відзначити сховище, в яке буде додано. Користувачі. Режим Користувачі дозволяє адміністратору в будь-який момент змінювати раніше введені дані про користувачів, включаючи видалення користувача із системи. Для зміни пароля користувача, обраного в списку, адміністратор повинен вибрати закладку «Пароль», увести новий пароль і після повторного введення пароля натиснути кнопку «Застосувати».Має вкладки «Призначення прав користувачу» та «Зміна прав та повноважень». Для призначення прав користувачу, адміністратор повинний вибрати в правій частині вікна закладку "Права" і проставити оцінки проти тих пунктів, що у сукупності будуть визначати права користувача системи. Визначення прав користувача завершується натисканням кнопки «Змінити». Після натискання кнопки «Змінити» графічне позначення користувача приймає вид, що відповідає призначеним йому правам.Журнал реєстрації документів. Має вкладки «вхідні документи» та «Вихідні документи». Обравши одну з вкладок, відкриваємо таблицю зі списком зареєстрованих документів; текстові поля для відображення реквізитів вибраного документу; функціональні кнопки дій, які можна виконати з обраним документом; списки, що розгортаються для вибору направлення, відділу, типу документів, за допомогою яких можна накладати фільтри на журнал документів. Щоб вибрати документ для детального перегляду або редагування (не всі користувачі мають право на це - в залежності від рівня доступу) потрібно підвести курсор «мишки» до необхідного документу в табличній частині і натиснути ліву клавішу мишки. На екрані з'явиться меню з пунктами „редагування”, „знищити”, „друк документу”, „друк супроводжувального листа” і т. д. Для перегляду інформації документа, потрібно 2 рази нажати на ньому лівою клавішею мишки. Для повернення до списку документів потрібно натиснути «основні відомості». Щоб додати новий документ необхідно натиснути кнопку на панелі інструментів «Новий документ».Архів. Своєрідна база, що містить відомості про документи, які зберігаються в архіві, їх розміщення, номер справи, опис, термін зберігання (програма автоматично видає інформацію, що стосується строку зберігання документів та повідомляє, які документи підлягають знищенню). Завдяки цій функції проглянути сам документ неможливо, можна лише отримати інформацію про нього.Пошук. Для активації режиму адміністратор повинний вибрати в меню пункт Пошук натиснути кнопку панелі інструментів. В цьому режимі можна відшукати документ за будь-яким його реквізитом (назвою, номером, виконавцем, датою,коротким змістом) і отримати повну інформацію необхідну для роботи.Для вирішення проблем в області діловодства використовуються комп'ютерні технології, але застосування простих організаційних рішень лише мінімально відповідають рівню завдань адміністрації. Наприклад, створення і підтримка схеми розміщення файлів на сервері як механізму спільної роботи, використання електронної пошти як засоби передачі документів і контролю виконання працюють тільки до певного моменту. Коли вирішувані компанією задачі ускладнюються, збільшуються її розміри, можливостей вказаних рішень стає недостатньо, компанія знову наближається до інформаційно-управлінського хаосу.Єдиним шляхом вирішення подібних проблем є автоматизація діловодства і документообігу компанії шляхом впровадження повноцінної інформаційної системи документаційного забезпечення управління (ІС ДЗУ). Основними перевагами впровадження ІС ДЗУ в роботу Дубенської адміністрації є: 1. Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації в Дубенській адміністрації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. 2. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел. 3. Виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву. 4. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими. 5. Усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації. 6. Тактичні вигоди: скорочення витрат при впровадженні СЕД, зв'язаним із звільненням фізичного місця для збереження документів; зменшенням витрат на копіювання і доставку документів у паперовому вигляді; зниженням витрат на персонал і устаткування та ін. 7. Підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності. 8. Забезпечення чіткої авторизації доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень. 9. Виключення або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві. Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів в організації. 10. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів, що призводить до збільшення продуктивності праці персоналу. 11. Системи електронного діловодства і документообігу сприяють створенню нової організаційної культури в адміністрації, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр проблем. Саме тому ефективність управління Дубенською адміністрацією не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. В результаті впровадження нових технологій проблеми повністю не зникають, замість них з'являються нові, серед яких можна позначити: - несанкціонований доступ до конфіденційної інформації; - вірогідність втрати великих масивів цінної інформації із-за технічних неполадок устаткування, проникнення в комп'ютерну мережу вірусів, що руйнують систему або некваліфікованих дій користувача; - як одна з технічних проблем: швидка зміна носіїв, програм, способів доставки документації, що перешкоджає стабільності діловодних процесів в управлінні і використання наявних документальних масивів. Виникають також проблеми нормативного характеру: - не встановлений порядок визнання юридичної сили електронних документів державними органами і судами; - відсутня методика (стандарт) роботи з електронними документами, що офіційно визнається, забезпечує визнання їх юридичної сили; - відсутні методики експертизи цінності електронних документів, передачі їх на архівне зберігання, знищення, роботи з грифованими електронними документами та інші. Подальше покращення можливостей системи можливе з виконанням наступних функцій: а) отримання та відправки повідомлень електронної пошти; б) переведення документів у електронну форму та організації спільної роботи з ними з багатьох робочих місць; в) обміну документами між відділами адміністрації в електронному вигляді; г) збільшення кількості різноманітних статистичних довідок, що формуються і виводяться системою; д) збільшення кількості типів документів, що обліковуються. Подальші розробки мають вестися в напрямку розширення сфери можливого використання програми для автоматизації більшої кількості процесів документообігу в організаційній системі. Система повинна забезпечувати реєстрацію вхідних/вихідних документів, облік резолюцій по документах, документів, списаних у справу і документів, що знаходяться на архівному збереженні. Має також вестися облік руху паперових оригіналів. Користувачами такого рішення зазвичай виступають не тільки діловодний персонал, але і ряд співробітників функціональних підрозділів. Оскільки більшість співробітників таких організацій має персональні комп'ютери, у рамках такого рішення вже може бути організована робота з частиною документів в основному чи винятково в електронному вигляді. Вхідні паперові документи можуть оцифровуватися, і вся подальша робота з ними вже може вестися в електронному вигляді. В електронному вигляді може також бути організований процес виконання документів (накладення і виконання резолюцій). Дубенська адміністрація має постійно доступний канал у мережу Інтернет, тому тут може бути організований віддалений доступ до системи електронного діловодства через веб-інтерфейс, що дозволяє контролювати хід робіт як посадовими особами, що знаходяться у від'їзді, так і вищестоящими організаціями. Таке рішення дозволить: · прискорити обмін документами з вищестоящими та нижчестоящими організаціями; · зменшити навантаження на діловодний персонал за рахунок передачі частини функцій у підрозділи; · підвищити ефективність контролю за виконанням документів; · організувати ефективну систему збереження взаємозалежних документів; · зменшити час на пошук потрібних документів; · зменшити кількість «загублених» документів, місцезнаходження яких невідоме; · прискорити і зробити більш ефективною роботу співробітників з виконання документів; · знизити витрати на роботу із зверненнями громадян і організацій, які подаються в електронній формі (через портал); · забезпечити контроль за виконанням важливих документів з боку вищестоящих організацій. Впровадження електронної системи діловодства в рамках адміністрації дозволить досягти підвищення ефективності роботи в цілому за рахунок: · підвищення ефективності роботи кожного підрозділу окремо; · прискорення обміну документами завдяки переходу на ЕД; · можливості контролю за виконанням документів з боку вищестоящої організації; · створення централізованого постійно доступного електронного архіву відомчих документів; · створення ефективної системи взаємодії з громадянами і підприємствами. ВИСНОВКИ Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими. Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел. Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в фірмі, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр проблем. Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. Рішення з автоматизації діловодства та контролю виконання документів надає можливість адміністрації функціонувати в єдиному інформаційному просторі. Це забезпечується створенням актуальної центральної бази даних, яка оперативно оновлюється інформацією з баз даних управлінь. Кожен документ чи об`єкт вводиться в систему один раз і після збереження стає доступним всім іншим підсистемам. Підсумовуючи тему дипломної роботи необхідно зауважити, що упровадження СЕД варто здійснювати поступово, починаючи з найбільш важливої ланки документообігу: опису, автоматизація якого дозволить швидко одержати позитивний ефект. У процесі впровадження СЕД необхідно забезпечити можливість роботи як за новою, так і за старою технологією, щоб не заважати повсякденній діяльності підприємства. Дуже важливу роль грає реальна підтримка керівництвом підприємства проекту впровадження (так називаний «фактор першої особи»). При відсутності такої підтримки, у кращому випадку, система буде впроваджена лише в окремих підрозділах підприємства (навряд від цього можна чекати якого-небудь помітного повернення інвестицій). Проблему «опору змінам» можна вирішити шляхом поступового і планомірного впровадження елементів електронного документообігу, починаючи з найпростішого (наприклад, навчання співробітників роботі з електронною поштою й intranet - мережею, організації електронного архіву та ін.) і проведення необхідної роз'яснювальної роботи. У ході впровадження СЕД обов'язково варто організувати тренінги для співробітників підприємства, а також консультації для його посібника з організації переходові на електронну форму діловодства. Впровадження і використання системи БДД «Документ» в практичній діяльності Дубенської адміністрації дозволило, з одного боку, значно полегшити виконання задач виконавцям робіт, які займаються обробкою інформації та приймають участь у технологічних процесах, а з іншого боку, забезпечило керівникам і персоналу, відповідальному за організацію процесів обробки і руху документів: · організацію єдиного централізованого сховища документів, його оптимальну систематизацію, що забезпечило зручний доступ користувачів до самої свіжої й актуальної інформації, дозволило організувати єдину, що базується на ресурсах операційної системи, службу копіювання-відновлення. Це дозволяє включити документи, оброблювані офіційним документообігом, у єдиний інформаційний простір органу влади; · формалізацію правил виконання технологічних процесів створення й обробки документів, актуальність і вірогідність їхніх маршрутних схем, що виключає можливість випадкових відхилень і невірного тлумачення корпоративних нормативів і інструктивних вказівок; · поліпшення засобів контролю над ходом виконання технологічних процесів обробки документів, регулювання і керування системою документообігу, що забезпечить скорочення термінів виконання робіт, істотне підвищення продуктивності праці; · підвищення ступеня захищеності даних, залучених у документообіг, забезпечення їхньої конфіденційності за рахунок застосування будь-яких, у тому числі ліцензованих (сертифікованих) ФАПСІ, засобів шифрування інформації; · досягнення високого ступеня незалежності роботи над документами від особистих якостей персоналу, за рахунок автоматичного виконання більшості формальних дій; · можливість створення і керування ланцюжками завдань; · можливість одержання статистичних і аналітичних зведень, що характеризують різні аспекти діяльності виконавців і результати виконання робіт з обробки документів і виконання ланцюжків завдань. Подальше удосконалення програмного забезпечення системи варто проводити в таких напрямках: · удосконалення шляхом переходу на нові технології управління базами даних; · накопичення досвіду використання програми для виправлення помилок та доповнення новими функціями. Покращення можливостей системи можливе з виконанням наступних функцій: а) отримання та відправки повідомлень електронної пошти; б) переведення документів у електронну форму та організації спільної роботи з ними з багатьох робочих місць; в) обміну документами між відділами адміністрації в електронному вигляді; г) збільшення кількості різноманітних статистичних довідок, що формуються і виводяться системою; д) збільшення кількості типів документів, що обліковуються. Реалізація пропозицій названих у даній роботі сприятиме не тільки удосконаленню процесів електронного документообігу та діловодства. А саме: · впровадження автоматизованої системи діловодства сприятиме економії часу, праці та грошей; · реалізація СЕД набагато спростить процедури фінансових, обліково-звітних та інших операцій; · правильний підбір системи електронного документообігу та діловодства значно прискорить та покращить роботу Дубенської адміністрації. СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ 1. Видання. Основні види. Терміни та визначення: ДСТУ 3017-97.- К.: Держстандарт України, 1995. - 345 с. 2. Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. - К.: Знання, 2000. - 94с. 3. Про електронний цифровий підпис: Закон України// Вісник Держ. комітету архівів України. - 2003. - Вип. 2 (14). - С. 23-32. 4. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України// Вісник Держ. комітету архівів України. - 2003. - Вип. 2 (14). - С. 15-22. 5. Про інформацію: Закон України// Відомості Верховної Ради України. - 2001.- № 11.- С. 25-27. 6. Про підприємництво: Закон України від 07.02.91// Відомості Верховної Ради України. - 1999.- № 8.- С. 43. 7. Про підприємства в Україні: Закон України// Відомості Верховної Ради України. - 1999.- №16. 8. Акопянц А. ЕЦП - год в законе/ А. Акопянц// Компьютер. - 2003. - № 7. - С. 57-61. 9. Андреев В. Этот многообразный мир документооборота/ В. Андреев. - М., 2003. - С. 24-26. 10. Андреев В. Человек и документ в информационную епоху/ В. Андреев. - М., 2003. - С. 14-17. 11. Афанасьев А. Частные реализации систем документооборота/ А.Афанасьев// Открытые системы. - 1997. - № 1. - С. 32-36. 12. Баласанян В. Автоматизация делопроизводства и документооборота: введение в проблему/ В. Баласанян// Рынок ценных бумаг. - 1998. - № 16. - С. 25-27. 13. Баласанян В. Концепция системы автоматизации отечественного документооборота/ В. Баласанян// Открытые системы. - 1997. - № 1 (21). - С. 14-15. 14. Баласанян В. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту/ В. Баласанян// Connect! Мир связи. - 2002. - № 12. - С. 25-26. 15. Баласанян В. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием/ В. Баласанян// Управление персоналом. - 2002. - № 2. - С. 18-21. 16. Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации/ М.П. Бобылева// Делопроизводство. - 2003. - № 2. - С. 14-18. 17. Волков Л. Настал ли час электронной цифровой подписи?/ Л. Волков// Делопроизводство. - 2003. - № 3. - С. 12-14. 18. Гавриш С. Система автоматизації обліку документів архівного фонду/ С.Гавриш// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 9. - С. 32-36. 19. Гавриш С. Система автоматизації діловодства та електронного документообігу/ С.Гавриш// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 2. - С. 25-31. 20. Дятлова Н. Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота/ Н. Дятлова// Архивы и справаводства. - 2007. - № 1. - С. 44-48. 21. Емельянов Н. Электронные документы и БД/ Н. Емельянов// Директор ИС. - 1999. - № 18. - С. 25-31. 22. Жовтенко В.В. Формування системи документальних ресурсів електронного урядування: досвід зарубіжних країн щодо її впровадження/ В.В. Жовтенко. - К., 2006. - С. 21-23. 23. Заранко Ю. Перспективы создания цифрового фонда пользования архивных документов/ Ю. Заранко// Архивы и справаводства. - 2005. - № 6. - С. 75-81. 24. Захаров О. Что такое электронный документооборот/ О. Захаров// КомпьютерПресс. - 1999. - № 6. - С. 15-18. 25. Инструкция по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение// Архивы и справаводства. - 2005. - № 3. - С. 42-49. 26. Іствуд Т. Експертиза цінності електронних документів/ Т. Іствуд// Архіви України. - 2002. - № 1. - С. 232-236. 27. Каменнова М. Управление электронными документами: технологии и решения/ М. Каменнова// Открытые системы. - 2003. - №4. - С. 23-26. 28. Колесов А. Комплексное обсуждение проблем электронного документооборота/ А. Колесов. - 2003. - № 15. - С. 13-15. 29. Коханова Г. О работе с базами данных и передаче их на архивное хранение / Г. Коханова// Архивы и справаводства. - 2006. - № 3. - С. 61-64. 30. Кукарина Ю. Формирование понятий "электронный документ" и "электронная цифровая подпись"/ Ю. Кукарина// Делопроизводство. - 2003. - № 1. - С. 24-26. 31. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологи/ М.В. Ларин. - М., 1998. - 136 с. 32. Макарчук О. Документообіг як основа діяльності органу влади/ О.Макарчук. - М., 2001. - С. 13-16. 33. Марченко П.М. Архівний електронний документ/ П.М. Марченко. - К., 2006. - С. 15-16. 34. Марченко П.М. Шляхи вирішення проблеми зберігання електронних документів в архіві/ П.М. Марченко. - К., 2002. - С. 14-18. 35. Мєшков Д.Ю. Електронний документ: обіг, зберігання, використання, законодавчі аспекти/ Д.Ю. Мєшков// Архіви України. - 2001. - № 6. - С. 73-87. 36. Нескоромный В. Электронный документооборот набирает обороты. - К., 2002. - С. 12-14. 37. Пахчанян А. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения/ А. Пахчанян// Директор ИС. - 2002. - № 1. - С. 36-38. 38. Пахчанян А. Технологии электронного документооборота/ А. Пахчанян// Открытые системы. - 2002. - № 10. - С. 16-17. 39. Перехрест Г. Впровадження електронного документообігу: критерії відбору/ Г. Перехрест// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 5. - С. 20-27. 40. Перехрест Г. Впровадження електронного документообігу: огляд вітчизняних систем/ Г. Перехрест// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 6. - С. 38-44. 41. Перов В.В. Новейшие технологии долговременного хранения электронных информационных ресурсов/ В.В. Перов. - М., 2006. - С. 323-331. 42. Прунь А. Потенціал електронного архіву/ А. Прунь// Урядовий кур'єр. - 2007. - 16 лютого. - № 30. 43. Романов Д. Правда об электронном документообороте/ Д. Романов. - М., 2002. - С. 38-44. 44. Рудюк В.В. Класифікація електронних документів/ В.В. Рудюк. - М., 2002. - С. 25-27. 45. Рудюк В.В. Проблеми зберігання і захисту електронних документів/ В.В.Рудюк// Бібліотечна планета. - 2006. - №4. - С. 17-21. 46. Сапун А. Краткий путеводитель по системам электронного документооборота/ А. Сапун// Компьютерное обозрение. - 2000. - № 18-19. - С. 14-23. 47. Силков С.В. Нормативная база и государственное регулирование электронного документооборота/ С.В. Силков. - М., 2007. - С. 146-151. 48. Чирський Ю. Електронний цифровий підпис: правові аспекти застосування/ Ю. Чирський// Довідник секретаря та офіс-менеджера. - 2007. - № 1. - С. 17-22. 49. Шеян И. Электронное развитие документооборота/ И. Шеян. - К., 2003. - С. 17-22. ДОДАТКИ Додаток 1 Порівняльна характеристика паперового і електронного документів [45, с. 18-19]
Додаток 2 СТРУКТУРА апарату Дубенської адміністрації
Додаток 3 ЖУРНАЛ реєстрації вхідних документів [27, с. 24]
ЖУРНАЛ реєстрації створюваних установою та вихідних документів
Додаток 4 Маршрутизація вихідних документів [31, с. 57] |
ИНТЕРЕСНОЕ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|