Організація системи електронного діловодства

p align="left">Дубенська адміністрація комплектується з фахівців, які мають вищу (економічну, юридичну...) освіту і необхідну теоретичну і практичну підготовку. Усі співробітники відповідають за здійснення своїх функцій згідно з розподілом обов'язків та посадових інструкцій, затверджених головою.

Виконавчий апарат адміністрації забезпечує здійснення повноважень, наданих їй Конституцією України та Законами України. Виконавчий апарат здійснює організаційне, правове, інформаційне, аналітичне, матеріально-технічне забезпечення діяльності адміністрації, її органів, депутатів, сприяє здійсненню взаємодії і зв'язків з територіальними громадами, органами виконавчої влади, органами та посадовими особами місцевого самоврядування. Структура і чисельність виконавчого апарату, витрати на утримання встановлюються радою за поданням її голови (Додаток 2). Виконавчий апарат очолює голова цього ж апарату.

Апарат Дубенської адміністрації відповідно до покладених на нього завдань:

· опрацьовує документи, що надходять до адміністрації, готує до них аналітичні, довідкові та інші матеріали, а також проекти доручень голови і заступників голови адміністрації;

· здійснює опрацювання проектів розпоряджень; розробляє за дорученням голови адміністрації проекти розпоряджень з організаційних та кадрових питань;

· перевіряє за дорученням голови адміністрації виконання актів законодавства, доручень Прем'єр-міністра України, розпоряджень голови адміністрації територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади (з питань здійснення повноважень адміністрації), структурними підрозділами адміністрації; вивчає та узагальнює досвід роботи зазначених органів і надає практичну допомогу в розв'язанні складних проблем, розробляє пропозиції щодо удосконалення їх діяльності; здійснює контроль за своєчасним поданням доповідей, інформаційних та інших матеріалів з питань виконання актів законодавства, розпоряджень голови адміністрації;

· за дорученням голови адміністрації проводить аналіз роботи органів місцевого самоврядування у межах повноважень і в порядку, визначених законодавством, надає методичну та іншу практичну допомогу з удосконалення організації їх роботи, готує пропозиції щодо поглиблення взаємодії адміністрації з органами місцевого самоврядування для спільного вирішення питань економічного, соціального та культурного розвитку відповідних територій;

· здійснює правове забезпечення діяльності адміністрації, надає методичну та іншу практичну допомогу, спрямовану на правильне застосування, неухильне додержання актів законодавства структурними підрозділами, апаратом та посадовими особами адміністрації;

· готує аналітичні, інформаційні та інші матеріали з організаційних і кадрових питань, що розглядаються головою адміністрації;

· проводить разом із структурними підрозділами адміністрації, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади аналіз соціально-економічного і суспільно-політичного становища на відповідній території, розробляє та вносить голові адміністрації пропозиції щодо його поліпшення;

· здійснює матеріально-технічне і господарсько-побутове забезпечення діяльності адміністрації; забезпечує дотримання режиму роботи в адміністративному будинку адміністрації; забезпечує організацію приймання-передачі інформації засобами електронного зв'язку відповідно до вимог законодавства, належний протипожежний стан у приміщеннях адміністрації та дотримання правил охорони праці;

· проводить діяльність, пов'язану з державною таємницею, організовує та здійснює заходи щодо забезпечення режиму секретності в адміністрації відповідно до вимог законодавства у сфері охорони державної таємниці;

· забезпечує висвітлення діяльності адміністрації.

2.2 Організація роботи з документами

В основі діяльності Дубенської адміністрації лежить робота з документами, діловодство, документообіг, і організація такої роботи є важливою частиною процесів управління, що істотно впливають на оперативність і якість ухвалюваних рішень.

Організація роботи з документами в адміністрації здійснюється в порядку, передбаченому інструкцією з діловодства, що розробляється відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих, органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153.

Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку.

Відповідальність за організацію виконання документів несуть голова, заступники голови (відповідно до розподілу обов'язків), та керівники її структурних підрозділів.

Контроль за виконанням здійснюється стосовно зареєстрованих документів, в яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення.

Обов'язковому контролю підлягає виконання завдань, визначених актами законодавства, Указами, розпорядженнями, дорученнями Президента України, дорученнями Прем'єр-міністра України, розпорядженнями голови адміністрації, розгляд звернень комітетів Верховної Ради України, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів місцевих рад.

Аналітичні та інформаційні матеріали щодо стану виконання документів у цілому або окремих передбачених ними завдань у разі встановлення проміжних контрольних строків подаються голові адміністрації або його заступникові (відповідно до розподілу обов'язків) не пізніше ніж за 10 днів до закінчення строку, визначеного актом законодавства, дорученням Прем'єр-міністра України, розпорядженням голови адміністрації або планом контролю.

Зняття з контролю виконання документа проводиться на підставі письмового звіту керівника відповідного органу або іншого документа, що підтверджує його виконання, за письмовою згодою голови адміністрації або його заступника (відповідно до розподілу обов'язків).

Спостерігаючи за роботою служби діловодства Дубенської адміністрації можна зауважити, що документи, які циркулюють в організації, мають переважно офіційно-розпорядчий характер, хоча разом з тим циркулює фінансово-облікова, кадрова та звітна документація. В роботі адміністрації використовуються такі документи: накази, інструкції, протоколи, положення, статути, акти, службові листи, довідки, доповідна записка, телеграми, договори, доповіді, пояснювальні записки, звіти, зведення тощо.

Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце посідає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають обов'язковому виконанню. Через них реалізуються норми права у процесі керівництва господарським і соціально-культурним будівництвом, нормалізуються нормативно-правові відносини. Іншими словами, з допомогою цих документів розв'язуються важливі завдання управління.

До найбільш поширених документів цього виду належать постанови, рішення, розпорядження, вказівки, інструкції.

Організація роботи з документами залежить від об'єму документообігу, організаційної структури і форми роботи з документами, прийнятої технології обробки документів. Робота з документами складається з ряду поступових операцій: прийом документів, їх розподілення і направлення на виконання, виконання і відправка.

Документообіг - рух документів організації з моменту їх створення або отримання до закінчення їх виконання або відправки.

Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка. Документообіг являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, але і швидкість цього руху.

У Дубенській адміністрації здійснюється робота з документами в електронній формі, до яких належать: документи в електронній формі, одержані через телекомунікаційні мережі; документи в електронній формі, створені в установах за допомогою електронно-обчислювальної техніки; документи в електронній формі, створені у результаті сканування документів із паперовими носіями. Більшу частину складають внутрішні документи, створені в електронній формі, а також листи, що одержуються або відправляються через телекомунікаційні мережі. У практиці роботи з документами в електронній формі застосовують ті ж форми, що використовуються для складання й оформлення документів на паперових носіях.

Електронна робота з вхідною документацією складається з таких етапів:

1. Отримання документа.

2. Експедиційна обробка.

3. Ознайомлення з документом.

4. Реєстрація.

5. Передача адресату (конкретний підрозділ).

6. Розгляд керівником підрозділу.

7. Призначення і передача виконавцю.

8. Виконання документа.

9. Контроль за виконанням.

10. Направлення документа в справу [15, с. 19].

Для роботи з одержаною або вихідною документацією в системі електронного документообігу необхідно мати електронні файли цих документів. Існують декілька способів рішення даної задачі залежно від носія документа. Під час надходження документів в друкованому вигляді (телеграми, листи, сповіщення) одним з таких способів є набір даних за допомогою клавіатури. Проте при великих обсягах інформації основною технологією перетворення паперового документа в електронну форму є сканування. Сканування забезпечує отримання графічного образу документа, тобто в результаті сканування створюється графічний файл, в якому зберігається растрове зображення документа.

Після введення електронного образу документа в систему паперовий оригінал залишається на оперативному зберіганні (у поточному архіві) в підрозділі, до якого прикріплений даний документ, і поміщається в справу згідно з номенклатурою справ. Відповідно до встановлених категорій документів, електронні образи яких вводяться в систему документообігу, подальша робота ведеться з електронними файлами цих документів. У базу даних вноситься інформація про проходження і виконання документів. Електронна копія документів є засобом оперативного оповіщення і використовується для довідково-інформаційної і аналітичної роботи.

Під час надходження кореспонденції у вигляді повідомлень, факсиміле і електронних поштових повідомлень введення в бази даних документів проводитися безпосередньо за допомогою електронних засобів введення інформації - сервера факсу або відповідного електронного (програмного або апаратного) маршрутизатора (шлюзу).

Після отримання документа проводиться експедиційна обробка, розглядається документ на предмет адресата, реєструється в системі. Реєстрація нового документа проводиться на основі існуючого із заповненням електронної реєстраційної облікової картки. При створенні такої картки документу автоматично привласнюється номер, перевіряється його дублювання. Також при необхідності можна фіксувати атрибути, частина з яких є обов'язковою. При збереженні, картка перевіряє унікальність певних полів, наприклад, поєднання типу документа і його номера. Так само при реєстрації до картки можна приєднати будь-яку кількість файлів довільного формату. Дана картка документа прив'язується до номенклатури справ адміністрації з вказівкою справи з довідника номенклатури.

Після реєстрації документ прямує до керівника конкретного підрозділу. Це проводиться системою за допомогою вбудованої поштової служби. З кожним документом може бути асоційований набір завдань щодо його виконання, тому після розгляду документа керівник виносить завдання і призначає виконавця. Завдання включають терміни виконання завдання, список виконавців, тип виконання - послідовний, паралельний, альтернативний (мається на увазі виконання одним з виконавців), текстові коментарі і іншу інформацію. Завдання зв'язані між собою таким чином, що є можливість визначити послідовність обробки завдань. В тому випадку, якщо при реєстрації завдання була вказана ознака необхідності маршрутизації і вказаний формат маршрутизації завдання, система автоматично розсилає повідомлення електронною поштою або розміщує ярлик на завдання в персональній теці користувача.

Якщо у завданні не вказана дата початку виконання, то повідомлення розсилаються негайно, якщо термін вказаний, то завдання розсилається у момент настання терміну виконання завдання. В тому випадку, якщо завдання має декілька виконавців, система визначає спосіб маршрутизації:

· паралельний спосіб маршрутизації має на увазі одночасну розсилку завдання всім виконавцям;

· послідовний - послідовну;

· альтернативний - розсилку всім виконавцям з автоматичним відгуком про вирішення завдання першим виконавцем.

При обробці завдання користувач може змінювати його статус (узяти в роботу, відкласти, завершити), вказати відсоток виконання, внести коментарі. Інформація про поточний стан завдання автоматично фіксуватиметься на сервері системи, що дозволяє у реальному часі відстежувати процес виконання.

Після виконання завдання документ поміщається в справу і відправляється автоматично системою на оперативне зберігання на центральний комп'ютер-сервер.

В Дубенській адміністрації розроблене спеціальне положення, що закріплює правила роботи з електронною поштою. У даному положенні визначені такі електронні повідомлення, що підлягають реєстрації і збереженню в системі електронного документообігу:

- повідомлення, на підставі яких ухвалюються відповідальні ділові рішення;

- повідомлення, що містять важливу інформацію або що мають історичну цінність;

- повідомлення образливого і загрозливого характеру, зразки особливо настирливого і такого, що заважає ефективній роботі співробітників спаму (рекламні розсилки) - для передачі слідчим органам;

- всі відправлені документи, оскільки можуть виникнути випадки, коли важливо відновити зміст всього листування.

Важливим етапом роботи з електронними повідомленнями є встановлення для них термінів зберігання. За діючим положенням, термін зберігання одержаного повідомлення встановлюється такий же, який встановлений для аналогічного паперового документа. Повідомлення, що не підлягають зберіганню, або термін зберігання яких закінчився, своєчасно і регулярно знищуються, при цьому в системі робиться певна позначка про їх знищення. Після закінчення двох тижнів вся одержана електронна пошта архівується і поміщається в спеціальний архів, що знаходиться в центральному апараті. Доступ до інформації архіву обмежений: дозволений тільки певному кругу користувачів. Завдяки такій системі обмеження доступу, вся вхідна документація виходить найбільш захищеною від несанкціонованого доступу, а також від помилок, що виникають в результаті помилкових (умисних або випадкових) дій персоналу при роботі з документами.

Електронна робота з вихідною документацією складається з таких етапів:

1. Створення проекту документа.

2. Перевірка.

3. Узгодження (візування при необхідності).

4. Підписання керівником документа.

5. Реєстрація документа.

6. Направлення документа в справу[15, с. 20].

Першим етапом роботи з вихідною документацією можна вважати ініціацію проекту вихідного документа, яка здійснюється шляхом видачі завдання керівником підрозділу або викликана необхідністю відповісти на одержаний документ самим адресатом. Система підтримує функцію паралельної роботи групи співробітників над проектом документа. Сама розробка складається з вибору виду документа і складання стандартного або визначеного тексту. На панелі інструментів користувач вибирає підкоманду Види документів, де приводяться різні види документів і методи їх обробки. Можна додати новий вигляд документа, видалити один з вибраних видів або роздрукувати його. Інша команда, якій можна скористатися при створенні документа, - Шаблони. При її відкритті з'являється форма із списком шаблонів документів, використовуваних в адміністрації, причому є можливість створювати, зберігати, видаляти і друкувати шаблони.

Далі проводиться узгодження даного проекту документа із зацікавленими підрозділами як усередині адміністрації (візування), так і в головою (узгодження). Внутрішнє узгодження (візування) здійснюється за допомогою пересилки через вбудовану поштову службу проекту документа на робочі місця зацікавлених в ньому осіб. Всі необхідні зауваження по даній розробці прикріпляються фахівцем до окремого файлу, відправляються разом з копією електронного файлу проекту документа і підписується з використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП). Завдяки «скрізному» діловодству, зовнішнє узгодження відбувається за допомогою пересилки проекту документа по внутрішній електронній пошті, без роздруку паперової копії. У випадку, якщо інстанцій багато, до електронного файлу документа прикріпляється файл, аналогічний паперовому «Листу узгодження» [27, с. 44].

Після узгодження (візування) документ прямує керівнику на підпис. Підпис проводиться за допомогою ЕЦП. Далі документ реєструється аналогічно реєстрації вхідного документа.

Зареєстрований документ, залежно від адресата, роздруковується і передається в паперовому вигляді за допомогою різних засобів комунікації або відправляється електронною поштою зовнішнім адресатам з використанням адресних книг поштових програм, що значно прискорює і спрощує процес відправки великої кількості документації. Вихідний документ після його відправки поміщається на оперативне архівне зберігання з вказівкою в реєстраційній картці номера справи згідно з номенклатурою справ підрозділу, до якого належить даний документ.

Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

- правильність оформлення документів і розміщення на них всіх реквізитів;

- правильність зазначення адреси;

- прізвище та телефон виконавця;

- наявність усіх необхідних підписів на документах та додатках до них;

- наявність віз на копіях документів, що залишається у справах;

- наявність на документах відмітки про додатки.

У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідних документів, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документів і номер справи, в якій буде зберігатися їх копія (Додатки 3, 4).

До вихідних документів, що створюються в установі переважно належать службові листи. Отже, перш за все за окремою вимогою Голови адміністрації вся вихідна кореспонденція з підписами підлеглих йому посадових осіб може бути надана йому для обов'язкового узгодження. Електронні вихідні документи обробляються загальним відділом Управління справами (діловодом) і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня. Після реєстрації друкується відомість обліку вихідних документів. Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації в загальному відділі (діловодом).

У реєстраційній картці зазначається реєстраційний номер вихідного документу, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документу.

Схема обігу вихідних документів представлена в Додатку 5.

Якщо до документів є додатки, то це обумовлюється в тексті або після тексту документів перед підписом посадової особи.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити: найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження тощо.

У розпорядчих документах (розпорядженнях, наказах) відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:

«Склад комісії з . . . . . затвердити» (додаток 1)

або

«Заходи щодо . . . . . затвердити» (додаток 1).

Додатки до розпоряджень голови адміністрації підписуються керівником апарату адміністрації, до наказів, листів - керівниками підрозділів, які вносять документ, - а у разі їх відсутності - посадовими особами, які виконують їхні обов'язки.

Додатки до службових документів (листів, інформацій, довідок, звітів тощо), а також тих, що надсилаються із супровідним листом, оформляються таким чином:

Якщо документ має додатки, які не вказуються в тексті, то їх найменування необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і кількості їх примірників, наприклад:

Додаток: Проект плану науково-дослідної роботи на 2007 р.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6