Отчет по преддипломной практике в Ночном клубе Барин

персоналом, занятым в организации, определяются вакантные должности,

которые предстоит заполнить.

Процесс отбора персонала для замещения вакантных должностей состоит из

нескольких этапов, каждый из которых предполагает использование специальных

методов. Успех отбора в равной степени зависит от эффективности организации

в реализации каждого его этапа в отдельности и способности управлять им как

одним процессом.

Информационное обеспечение процессов управления.

Типы информации. Существует многообразие типов информации, используемых

менеджерами: факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи, слухи.

Факт: событие или условие, которое наблюдается напрямую (простейший вид

информации

Оценки: отличаются от фактов тем, что базируются скорее на умозаключениях и

(или) статистических приемах, чем на прямом наблюдении и подсчете. Такая

оценка может отличатся от действительного факта по двум направлениям. Так

как она базируется на выборке, на нее влияет ошибка выборки; кроме того на

нее воздействует также ошибка измерения, ибо она основана не на

непосредственном наблюдении. Последствия обеих ошибок могут быть сведены к

минимуму: первая - путем увеличения размера выборки, вторая - при помощи

более точных методов измерения.

Оценки связаны с прошлым и настоящим, тогда как прогнозы - с будущим.

Частично они основаны на экстраполяции тенденций, частично на аналогии и

частично на здравом смысле.

На практике часто используют обобщенные связи как основу для оценки и

прогноза. Например, они устанавливаются между объемом продаж и такими

факторами как национальный доход, доверие потребителя, план расходов

корпоративного капитала и т.д.

Слух отличается от факта только тем, что источник информации менее надежен.

Но слух может быть доступным единственным источником отдельных видов

информации, например, планов конкурентов. Таким образом, слухи занимают

определенное место в информационной системе любой компании.

Категории управленческой информации

Управленческую деятельность можно условно разделить на три основные

категории. И именно они определяют и характеризуют преобладающие по

важности, по распространению виды и категории управленческой информации.

Информация по стратегическому планированию позволяет высшему

управлению нести ответственность за установление долгосрочных целей,

накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их

достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды,

экономические прогнозы и демографические тенденции.

Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего

уровня для координации различных подконтрольных им действий, приведения

ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных

планов. Информация, которая необходима этим управляющим, может включать

производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими

среднего уровня.

Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять

обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и

финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами. Этим

управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о

политике и процедурах, а также о деятельности управляющих в родственных

структурах, подразделениях.

Хотя управляющие на различных уровнях организации имеют различные

потребности в информации, все они сталкиваются с общим “требованием” самой

ИУС. Производя больше полезной информации на более широкой основе, система

облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых

решений. Следовательно можно рассматривать ИУС как встроенный механизм

контроля качества, поощряющий обучение на собственном опыте и использование

знаний для совершенствования мастерства и исполнения работы.

Соответствие потребностей управляющих возможностям ИУС

Источники информации

Среди наиболее важных видов источников информации можно выделить:

источники внутри самой компании:

. специализированные группы сотрудников,

. деятельность специализированных групп сотрудников,

. периодические отчеты,

. всевозможные информационные связи,

публикуемые источники, такие, как:

. отчеты правительственных агентств,

. отчеты торговых организаций,

. научные публикации,

. торговые журналы,

. справочники и списки,

. общие публикации,

другие компании:

. поставщики,

. рекламные агентства и средства массовой информации,

. заказчики (включая дилеров и оптовиков),

. конкуренты,

информационная индустрия:

. фирмы, занимающиеся исследованиями в области маркетинга,

. другие специализированные агентства, такие, как служба газетных

вырезок, служба проверки рекламы, служба кредита и т.д.

В большинстве компаний львиную долю используемой менеджерами

информации обеспечивают внутренние источники. Специализированная группа

работников занята целиком или частично информационным обеспечением. Она

может включать такие отделы, как: маркетинговые исследования, анализ

продаж, планирование, экономический анализ, исследование операций и

системный анализ.

Кроме создания подобных специализированных групп, каждая компания

практикует регулярные отчеты линейных руководителей и служащих, такие, как

доклады продавцов по телефону, разработанные для получения текущей рыночной

информации.

Публикуемые источники поставляют разнообразную информацию по многим

вопросам, относящимся к управлению, таким, как население, экономические

условия, производство, продажи, правовые и нормативные акты и т.д. Объем и

надежность такой информации очень разнятся по отраслям и странам мира. Тем

не менее очень трудно найти проблему, по которой нет хоть какой-нибудь

опубликованной информации.

Другие компании способны поставлять полезную информацию фирмам, с

которыми они согласовываются или связываются, стремясь продать товары или

предоставить услуги. Производитель потребительских товаров может получить

приблизительную смету продаж нового продукта конкурента, узнав с помощью

поставщика упаковки количество упаковки, приобретенной конкурентом.

Рекламные агентства и средства массовой информации регулярно информируют

рекламодателя: первые - в качестве части своих услуг, а последние - желая

продать “время и место”. Покупатели, особенно дилеры и оптовики, часто

способны поставлять чрезвычайно полезную информацию об исполнении товара,

проблемах упаковки или обслуживания, а также действиях конкурентов. Даже

конкуренты снабжают друг друга информацией, несмотря на существование

строгих законодательных ограничений на виды информации, которой можно

обмениваться без риска наказания за тайный сговор.

В настоящее время, все большая доля информации поставляется фирмами

специализирующимися на сборе и анализе информации, предлагаемой

впоследствии либо любому заказчику в виде стандартизированного продукта,

либо строго по заказу.

Полезность информации. К качеству информации предъявляются определенные

требования, прежде всего требование о том, чтобы она удовлетворяла

пользователей информации, иначе говоря, была полезной.

Полезность информации оценивается внутренними и внешними пользователями,

которые предъявляют к ее качеству следующие требования:

. уместность и своевременность информации - способность повлиять

на принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в

нужный момент или к определенному сроку;

. достоверность информации - гарантия объективности и правдивости

представляемых данных, что предполагает необходимость указания

методов сбора, учета и обработки информации, чтобы пользователи

могли правильно понимать назначение представляемой информации и

проверить ее;

. сопоставимость информации - возможность сравнения показателей с

данными по другим фирмам, регионам, государствам, что требует

применения определенных стандартов в предоставлении информации;

. доступность и понятность информации - представление информации в

ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять ее

для принятия решения, не боясь допустить ошибку. Для ясного

понимания информации необходимо, чтобы формы ее представления

отражали существо вопросов, были четкими, без излишней

детализации, правильно переведенные на иностранные языки;

. конфиденциальность информации - строгий учет и контроль за

распространением информации среди внешних пользователей, а также

за ее содержанием и характером.

Таким образом, информация должна быть целенаправленной и ориентированной на

соответствующие уровни управления.

Необходимость в формальной информационной системе. Большая часть

информации, на основании которой ежедневно принимаются решения, получается

неформальным путем. Управляющий общается с подчиненными, разговаривает с

коллегами и клиентами, читает газеты и деловые периодические издания. Из

этих источников он узнает много полезного, но этой информации далеко

недостаточно для принятия решений по управлению делами даже маленькой

организации. Количество информации, появляющейся в результате деятельности

некоторой организации и имеющей влияние на успех ведения дел, а также

скорость, с которой эта информация изменяется, делает необходимым для

руководства применение формальных методов сбора и обработки информации.

Количество информации и возникающие при управлении проблемы заметно

увеличиваются с ростом размеров организации. Однако даже относительно

маленькая организация должна перерабатывать гораздо больший объем

информации, чем это обычно кажется. Текущие инвентарные ведомости могут

содержать несколько сот различных видов товаров, причем количество каждого

товара может постоянно изменяться и должно контролироваться. Кроме того,

ежегодно с клиентами заключаются десятки тысяч сделок, в результате чего

изменяется величина товарных запасов и наличных денег. Имеется кроме этого

информация о внешней среде предприятия: это законы, торговые правила,

правительственные документы, действия конкурентов и т.д. Таким образом,

администрация даже относительно небольшой фирмы должна перерабатывать более

миллиона единиц информации в год. Поток же информации в действительно

большой организации с сотнями тысяч служащих, тысячами различных товаров и

оборотными фондами в тысячи миллионов долларов уже является непостижимым.

Множество информации о конкретных видах деятельности организации,

является лишь небольшой частью всех информационных потребностей фирмы.

Настоящие трудности появляются при необходимости следить за изменениями

ситуации. Ресурсы любой организации постоянно находятся в состоянии

движения. В любой момент времени в наличии имеется большее или меньшее

количество товарных запасов, наличных денег, приходных и расходных счетов.

Организация увольняет работников и нанимает новых. Освоение новой

технологии может привести к изменению скорости, с которой потребляется

сырье и выпускается готовая продукция. Если внешняя Среда изменчива, то

жизненно важные для организации события могут происходить с ошеломляющей

скоростью. И если администрация вовремя не будет получать информацию об

этих изменениях, последствия могут быть просто гибельными.

Справится с этим потоком информации так, чтобы администрация могла

принимать эффективные решения и успешно вести дела компании, - в этом и

состоит цель информационно-управляющей системы, сокращенно ИУС.

Цели и задачи информационно-управляющей системы.

Информационно-управляющая система определяется как формальная система

для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений.

ИУС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом

будущем. Она должна отслеживать все относящиеся к делу события внутри

организации и вне ее. Общей целью ИУС является облегчение эффективного

выполнения функций планирования, контроля, производственной деятельности и

процесса управления в целом. Самой важной ее задачей является выдача нужной

информации нужным людям в нужное время.

Необходимо отметить, что ИУС не является единственной всеобъемлющей

интегрированной системой для удовлетворения всех потребностей администрации

в информации. Поскольку может возникнуть желание получить систему такого

характера, нужно оговорить этот аспект, что из-за больших сложностей в

реальных организациях вероятность создания ее мала. ИУС некой организации

скорее состоит из ряда информационных систем, каждая из которых служит для

принятия решений в некоторой конкретной области.

Нельзя упустить тот факт, что ИУС неизменно предполагает применение

компьютеров. Действительно, последние достижения в области технологии

обработки данных внесли огромный вклад в создание информационно-управляющих

систем. Некоторые типы ИУС были бы невозможны без той скорости и точности

обработки данных, которые дают компьютеры.

Компьютерная революция и информационно-управляющие системы.

Компьютерная революция привела к существенным изменениям в обработке

информации в организациях. Широкое распространение компьютеров в

организациях позволит управляющим всех уровней использовать в своей

деятельности большие объемы информации. Например управляющий современного

супермаркета может получать ежедневную, еженедельную, ежеквартальную или

годовую информацию о том, какие виды товаров продаются, по какой цене, в

каких количествах, что нужно перезаказать, каковы текущие затраты и доходы,

какими они могут быть в следующем году и т.д. Часть этой информации

получается автоматически, когда контролер с помощью компьютеризированного

кассового аппарата считывает записанную на упаковке, в виде бар-кода,

информацию о товаре. До внедрения ИУС такого типа время и количество

информации, необходимые для проведения подобного анализа, достигали

астрономических величин.

Благодаря компьютерной технике, отдельные управляющие могут теперь

принимать решения, основываясь на информации, подготавливаемой внутри их

компаний. Внутрифирменные базы данных позволяют менеджеру получать сведения

о его бизнесе, о рынках, конкуренции, ценах и прогнозах всего за несколько

часов.

Компьютеры могут давать управляющим информацию, необходимую для

контроля любого типа, которая помогает им сравнивать плановые и фактические

результаты, рано обнаруживать расхождения в них и вносить коррективы для

разрешения возникших проблем. Однако, как и все инструменты управления,

компьютеризированные информационные системы работают так, как они

спроектированы, и не могут оказаться лучше. Следовательно, на мой взгляд,

необходимо рассмотреть вопросы проектирования ИУС и способы повышения их

эффективности.

Информационно-управляющие системы и управленческая деятельность

Изучая различия в информационных потребностях управляющих, можно условно

разделить виды управленческой деятельности на три категории.

1. Стратегическое планирование - процесс принятия решений относительно

целей организации, изменения этих целей, использования ресурсов для

достижения этих целей и относительно стратегий, обуславливающих

получение, использование и размещение этих ресурсов.

2. Управленческий контроль - процесс, посредством которого управляющие

обеспечивают получение ресурсов и их эффективное использование для

достижения общих целей организации.

3. Оперативный контроль - процесс обеспечения эффективного и

квалифицированного выполнения конкретных задач.

Эти категории деятельности примерно соответствуют обязанностям

управляющих высшего, среднего и низового звена. ИУС должна давать

информацию, соответствующую различным требованиям, предъявляемым к каждой

из категорий.

Например, деятельность управляющих высшего звена по стратегическому

планированию включает, в первую очередь, вопросы будущего взаимодействия

между организацией и окружающей средой. Таким образом, управляющим высшего

звена требуется информация из внешних источников. Эта информация не должна

быть очень детальной и должна иметь достаточно широкие границы, чтобы были

ясны тенденции. Не требуется также и очень большой точности.

Информация для управленческого контроля необходима управляющим и

высшего, и среднего звена. Естественно, она должна поступать как из

внутренних, так и из внешних источников. Например, руководители высшего

звена нуждаются в информации о работе основных подразделений своей компании

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19

МЕНЮ

Отчет по преддипломной практике в Ночном клубе Барин

ИНТЕРЕСНОЕ