| |||||
МЕНЮ
| Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской ФедерацииУчет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации28 Федеральное агентство по образованию России ГОУ СПО «Барнаульский торгово-экономический колледж» ПЦК правовых дисциплин Дисциплина «Организация хранения, консервация и реставрация документов» КУРСОВАЯ РАБОТА на тему: «Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации» Выполнил студент Н.А. Шестова Специальность 0611 ДОУ и архивоведение Руководитель работы О.И.Горшкова Барнаул 2009 Содержание Введение 1. Теоретические основы учета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской Федерации Понятие учета документов в государственном (ведомственном) архиве Учет особо ценных документов АФ РФ. Учет страховых копий Порядок размещения и топографирование документов в архиве Порядок выдачи дел из хранилища Поверка наличия и состояния документов в архивах Заключение Список использованных источников Введение Государственные архивы России являются основными хранителями и распорядителями Архивного фонда Российской Федерации -- исторически сложившейся и постоянно пополняющейся совокупности архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов. Государственные архивы -- это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации. [2, стр.4] Образующаяся в работе организаций документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального производства, науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления. Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа и представляет собой историческую ценность. Состав организаций и категории их документов, подлежащих включению в ГАФ РФ, определяются Федеральным Архивным агентством. Ответственность за состояние и совершенствование архивного дела и делопроизводства в организациях несут их руководители. [3, стр.7] Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов. Предметом курсовой работы является учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации. Таким образом, цель данной курсовой работы - изучение системы учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации. Цель работы предопределяет следующие задачи: 1. Изучить литературу по данной теме; 2. Определить понятие «учет документов»; 3. Рассмотреть проведение учета особо ценных документов АФ РФ; 4. Рассмотреть порядок размещения и топографирование документов в архиве; 5. Проследить порядок выдачи дел из хранилищ; Можно выделить несколько групп источников, используемых в написании курсовой работы. Это законы, например, Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ; нормативно-методическая база: ь ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ь Основные правила, работы государственных архивов Российской Федерации; ь Основные правила работы архивов организаций. Вопрос учета и обеспечения сохранности документов АФ РФ довольно хорошо освещен в учебной литературе по архивоведению, например, у таких авторов как Михайлов О.А. «Электронные документы в архивах», Тельчаров А.Д. «Архивоведение», Артемьева СИ., Иванцова Н.Ф. «Архивоведение», Крайская З.В., Челлини Э.В. «Архивоведение». Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.[7, стр.9] 1. Теоретические основы учета и обеспечения сохранности документов архивного фонда Российской Федерации 1.1 Понятие системы учета документов в государственном (ведомственном) архиве Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива. Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда). [7, стр.10] Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел. Учет ведется в государственных архивах по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно. Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов: ь Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточки фондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующим архивным управлениям -- отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги. В Росархиве действует Центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ. Централизация учета достигается также едиными методическими требованиями, которые разрабатывает высший орган ФАС для государственных и ведомственных архивов. [7, стр.15] ь Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы. Яркий пример преемственности -- опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга учета поступлений, список фондов, лист фонда, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в государственных и ведомственных архивах несколько различаются по форме, но содержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что госархивы являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а ведомственные -- временными. ь Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в ЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения. [7, стр. 20] Учет документов в государственных архивах Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище. Для учета используются формы основных учетных документов и вспомогательная учетная документация. Если основные учетные документы определены правилами работы госархивов, то вспомогательные документы разрабатываются каждым архивом самостоятельно, исходя из его нужд и в зависимости от организации работы по учету. Порядок ведения учета, внесения изменений в учетные документы, вспомогательные формы учета, взаимосвязь между учетными документами хранилищ и подразделением централизованного учета, сроки передачи ему хранилищами установленных учетных документов регламентируются приказом заведующего архивом. В архиве составляется также графическая схема организации учета, в которой последовательно указываются все этапы работы по учету документов (вид работы, вид учетного документа, место его заполнения -- централизованный учет или хранилище). Схема наглядно отражает взаимосвязь централизованного учета и учета хранилищ и помогает правильно осуществить организацию учета. Основными учетными документами в государственном архиве являются: ь книга учета поступлений (для учета каждого поступления документов в архив) (Приложение А); ь книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования (для учета каждого поступления этих фондов); ь список фондов (для учета каждого фонда или коллекции или объединенного фонда, а также количественного учета фондов в архиве и присвоения им номеров по мере поступления) (Приложение Б); ь список фондов, содержащих особо ценные дела (для учета фондов, имеющих в своем составе такие дела) (Приложение Г); ь лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда) (Приложение В); ь архивная опись (для поединичного и суммарного учета дел); ь опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и дел, содержащих особо ценные документы); ь опись страхового фонда (для поединичного и суммарного учета таких дел); ь реестр описей особо ценных дел (для учета количества описей особо ценных дел (Приложение Д); ь инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности (для поединичного и суммарного учета таких дел); ь паспорт архива (для отражения состояния архива на 1 января каждого года); ь паспорт хранилища (произвольной формы; для суммарного учета фондов и единиц хранения и их состояния в данном хранилище на 1 января каждого года); ь сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года (представляются в соответствующий орган управления архивным делом для внесения изменений в фондовый каталог и последующей отсылки в ЦФК). [9, стр.56] Кроме того, для централизованного государственного учета в архиве на каждый вновь поступивший фонд один рая составляется карточка фонда, которая отсылается в фондовый каталог соответствующего архивного органа и ЦФК Росархива для включения в автоматизированную систему научно-технической информации (АСНТИ) по документам АФ для обеспечения оперативного поиска той или иной документной информации. На каждый фонд в архиве ведется дело фонда, которое содержит документы по истории фондообразователя и фонда (историческую справку, копию характеристики фонда, составленную для путеводителя), акты (приема, передачи документов, проверки их наличия, о недостаче дел в фонде, переработке фонда и другие), пересоставленные листы фондов, методические пособия по упорядочению фонда, созданию научно-справочного аппарата (НСА) и т.д. Для учета документов в отдельных категориях дел составляются внутренние описи по утвержденной правилами форме. Учет листов в деле ведется с помощью листа-заверителя дела. Он не только закрепляет общее количество листов, но и имеет отметки об особенностях нумерации листов, их физического состояния, оформления и пр. Кроме перечисленных основных учетных документов, в архивах составляются вспомогательные. Многие из них являются для архивов традиционными и поэтому встречаются чаще других -- реестры описей; карточки и книги движения фондов, описей, дел; книги учета документов, передаваемых в другие архивы, и т.д. Здесь правила работы госархивов разрешают проявлять творчество. Однако обилие учетных документов может привести к осложнению учета, а следовательно, к путанице, отсутствию четкости. Целесообразно иметь ограниченное количество учетных документов вспомогательного характера, тщательно продуманных по форме. В государственных архивах, хранящих документы двух эпох, учетные документы на фонды советского и дореволюционного периодов ведутся раздельно. Номера фондов советского периода имеют букву Р, написанную через дефис перед номером, например: Р-23, Р-45 и т.д. Каждый фонд записывается для присвоения ему номера в список фондов лишь один раз при первом поступлении. При передаче фонда в другой архив его номер другому фонду не присваивается. Перенумерация фондов в архиве проводится в исключительных случаях и только с разрешения Росархива. Ежегодно в книге учета поступлений и списке фондов на 1 января составляется итоговая запись. [11, стр.78] Самым сложным для заполнения учетным документом является лист фонда. Он отражает все происходящие с документами фонда изменения: новые поступления, выбытие документов, их состав, крайние даты, НСА и другие сведения, как по каждой описи, так и в целом по фонду. После каждой записи в листе фонда в гр. "наличие (остаток)" подводится итог по описи, в которой произошли изменения, а также по фонду в целом. Чтобы облегчить поиск необходимых сведений о фондах, хранящихся в госархиве (иногда их количество достигает нескольких десятков тысяч), в централизованном учете составляется карточный указатель фондов. Карточка составляется на каждое название фонда и имеет отсылки к другим названиям, на ней указываются также номер фонда, крайние даты существования фондообразователя под этим названием, его подчиненность и крайние даты документов. Карточка помещается в картотеке в соответствии с принятой в архиве схемой классификации для указателя. Простейшей в обращении является схема, в основу которой положены виды учреждений, организаций, предприятий, расположенные по алфавиту (артели -- промысловые, сельскохозяйственные; заводы -- авиационные, машиностроительные; управления -- благоустройства, бытового обслуживания, энергетического хозяйства и т.д.). Инвентарная книга по учету документов, имеющих во внешнем оформлении материальные ценности (драгоценные металлы и камни, лаковые миниатюры и др.), составляется в трех экземплярах. Первый хранится в отделе централизованного учета, второй -- у материально ответственного лица, третий -- в бухгалтерии архива. Ведется единая книга для всего архива; в ней по порядку номеров указываются фонды, содержащие такие дела, а в пределах фонда -- по порядку номера описей и дел в них. Присвоенный делу инвентарный номер ставится в виде числителя дроби над архивным шифром дела. [9, стр. 56] Учет документов в ведомственных архивах Государственный учет в ведомственных архивах ведется по установленным правилам и формам. Учетные документы ведомственных архивов содержат сведения, аналогичные учетным формам госархивов, но их меньше по количеству. Рад учетных документов (опись дел, лист-заверитель, внутренняя опись) остаются неизменными и в государственных, и в ведомственных архивах. Основными учетными единицами, как и в госархиве, являются архивные фонды (или архивные коллекции), единицы хранения (дела). Учет осуществляется по основным и вспомогательным учетным документам. Основные учетные документы обязательны для каждого архива, ведение вспомогательных документов и их виды определяются архивом (как правило, вспомогательные учетные документы целесообразно вести в крупных архивах, имеющих несколько хранилищ). Основными учетными документами являются: ь книга учета поступления и выбытия документов (для учета каждого поступления и выбытия документов в архиве); ь список фондов (для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров); ь лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающей изменения в составе и объеме фонда); ь описи дел (для поединичного и суммарного учета дел, особо ценных дел, страхового фонда); ь формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве (для внесения изменений в фондовые каталоги архивных органов), утвержденные статистической службой РФ. Для учета количества листов в делах постоянного и долговременного (свыше десяти лет) хранения составляется лист-заверитель дела, для учета документов в ряде категорий дел (особо ценные, личные, судебные и следственные и др.) составляется внутренняя опись. На каждый фонд заводится дело фонда. [12, стр.30] Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого архива. Описи дел выполняют ряд функций, в том числе функцию учета дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Опись осуществляет поединичный учет дел (закрепляет за каждой единицей хранения самостоятельный номер) и суммарный учет (путем составления итоговой записи). Форма описи, порядок занесения в опись единиц хранения и составления итоговой записи известны из курса делопроизводства (вспомним, что на дела со сроком хранения до десяти лет разрешается не составлять опись, а учитывать их по номенклатурам). Тем не менее, нередко в структурных подразделениях при сдаче дел в архив составляются описи на дела десятилетнего срока хранения. Вызывается это определенными причинами. Например, при большом количестве дел, сформированных в нескольких томах, учитывать их в дальнейшем по номенклатуре практически невозможно. В этом случае только составление описи на такую группу дел может гарантировать их учет и сохранность. [13, стр.84] Описи и заменяющие их номенклатуры дел учитываются по листу фондов. Каждой описи присваивается валовой номер по листу фонда. Если часть документов фонда поступила в госархив, то номер законченной описи согласовывается с ним. К номерам описей по личному составу прибавляется индекс "лс", к номерам описей временного (свыше десяти лет) хранения -- индекс "в". Порядковый номер описи структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения с добавлением литер "сп" и указания через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались включенные в опись дела (например, 1сп-84, 2сп-86). Каждый вид описей имеет самостоятельную нумерацию, начинающуюся с первого номера. Сводной номенклатуре дел, заменяющей опись, присваивается номер, состоящий из литер "нв" с добавлением через дефис двух последних цифр календарного года, на который составлена номенклатура (например, нв-83, нв-84). При выбытии всех дел по какой-либо описи се номер другим описям не присваивается. Переработанные описи и номенклатуры, из которых выбыли все дела, снимаются с учета. [13, стр.86] Страницы: 1, 2 |
ИНТЕРЕСНОЕ | |||
|