Современные проблемы документационного обеспечения управления и пути их решения в Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области

p align="left">К сожалению, в настоящее время очень небольшое число заказчиков проводят анализ своей системы управления перед внедрением АСД. При таком силовом внедрении может возникнуть отторжение системы делопроизводства, обусловленное психологическими факторами Сысоева Л.А. Системы электронного управления документами // Секретарское дело. - 2003. - №3. - С. 30..

Психологические проблемы. Как видится АСД большинству сотрудников предприятия-заказчика? Если они обладают поверхностной информацией, то руководству предприятия АСД представляется как панацея от всех неурядиц, то и дело возникающих из-за небрежного отношения к документам, а исполнители считают, что АСД - это что-то среднее между электронной почтой и привычным редактором.

Если сотрудники обладают какой-то информацией по этим системам, то ситуация в значительной степени меняется. Исполнители твердо уверены в том, что после внедрения АСД руководству будет известно о всех их промашках (отчасти это справедливо). В связи с этим нередко внедрение полновесной системы АСД встречает значительное сопротивление со стороны исполнителей - они точно знают, что им после этого будет хуже. В результате внедряется некоторый компромиссный вариант без «фискальных» функций, т.е. та самая электронная почта вместе с системой управления документами Там же..

По мнению руководства, все, что можно ждать от этой системы, - это объективный контроль за их распоряжениями, ускорение подготовки отчетной информации, повышение качества и снижение времени поиска документов. После же внедрения системы ее оценка может сильно измениться. И только потом, по мере более детального ознакомления с системой, руководители вдруг с удивлением обнаруживают, что и им придется работать на компьютере, который долго лишь пылился на рабочем столе. Для немалого числа руководителей старой закалки это оказывается психологическим барьером. Им гораздо проще работать непосредственно с людьми, привычными методами: вызвал «на ковер», «дал накачку», увидел страх в глазах подчиненного - приходишь к мысли, что не зря занимаешь кресло. Кроме того, руководство зачастую обнаруживает, что обещанные западными экспертами преимущества куда-то исчезли. Хотя решение этой проблемы простое - предлагалось внедрить АСД на столы всех исполнителей и руководителей, а заказчик сэкономил: поставил систему только делопроизводителям структурных подразделений. В результате между подразделениями работа выполняется быстро и четко, а внутри них - все как и раньше Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства (компьютерные технологии в делопроизводстве). -- М., 1997. -- С. 38..

У исполнителей же часто возникает ощущение, что с внедрением СУД появился еще один начальник, который постоянно стоит за спиной. Действительно, теперь при желании можно узнать: кто, что, когда и сколько делает. Раньше можно было ввести начальство в заблуждение: мол, полдня искал по всем этажам (хотя на самом деле играл на компьютере). При этом забывается очень важный момент - эта же система не позволит загрузить исполнителя чрезмерно большим объемом работ. Правда, это зависит от настроек конкретной системы, но всегда останется возможность объяснить, почему данный объем работ не был выполнен в срок. Так что здесь еще надо хорошо подумать - в проигрыше или в выигрыше остаются исполнители. С моей точки зрения, квалифицированные исполнители получают мощный инструмент организации своей деятельности и достаточно весомые аргументы для мотивации своих действий перед руководством Там же..

А вот у плохого руководства и у нерадивых работников возникает психологический дискомфорт и полное неприятие АСД. Хорошо, если это выражается только в заявлении на увольнение. Чаще мы получаем стойких и умелых скрытых врагов, всячески сопротивляющихся такому нововведению, как АСД, которая наглядно покажет их несостоятельность и бесполезность для предприятия. Отсюда исходит ряд кадровых вопросов, которые так или иначе приходится решать при внедрении АСД Куциняк Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к электронному документообороту // X Междунар. Научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». - М., 2003. - С. 23..

Проблема кадров. Внедрение АСД подразумевает, что все основные участники бизнес-процессов на предприятии должны уметь работать на компьютере. На самом деле в молодых, относительно недавно созданных организациях и фирмах так и есть. Но что делать, если основной костяк руководства предприятия получил образование 15-20 лет назад? По своему опыту и профессиональным навыкам они могут полностью соответствовать занимаемым должностям, но никогда не обучались и не работали на ПК. Отправлять их на учебу? Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства (компьютерные технологии в делопроизводстве). -- М., 1997. -- С. 39.

Но, как правило, если на предприятии пришли к мысли о необходимости внедрения АСД, то интенсивность труда на этом предприятии весьма высока. Значит, обучение сотрудников с отрывом от производства практически невозможно, а факультативное обучение может оказаться неэффективным и привести лишь к повышенной раздражительности работников предприятия Саблин, В.К. О внедрении электронного документооборота // Аудит. - 2004. - №5. - С.6..

В свое время при внедрении САПР (по крайне мере, в электронной промышленности) считалось, что дешевле уволить старых конструкторов и набрать молодых сотрудников (выпускников университета), чем переучивать «старую гвардию». К сожалению, такой подход при внедрении АСД неприменим, поскольку основные пользователи данной системы - высшее и среднее руководящее звено руководства организаций Саблин, В.К. О внедрении электронного документооборота // Аудит. - 2004. - №5. - С.6..

Единственный выход из этой ситуации, найденный экспериментальным путем, предполагает: обучение администраторов системы с отрывом от производства; обучение пользователей на территории заказчика, но не на рабочих местах; длительный период опытной эксплуатации с постоянным присутствием персонала исполнителя в организации-заказчике.

Таким образом, существует несколько основных проблем документационного обеспечения управления: проблема информированности, организационные проблемы, психологические проблемы и проблема кадров. С этими проблемами сталкивается любое учреждение, какого бы профиля оно ни было. Принимая решение о необходимости совершенствования работы своей организации (в том числе за счет автоматизации документационного обеспечения), любое руководство должно обратить внимание на решение указанных проблем.

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ ПО БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

§1. Организация документационного обеспечения в УФРС по Белгородской области

Управление Федеральной регистрационной службы по Белгородской области носит свое название с 1 января 2005 года (ранее Управление юстиции администрации Белгородской области, после - Управление Минюста России по Белгородской области) и является территориальным органом Федеральной регистрационной службы. В своей деятельности оно руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента РФ и Правительства РФ. Международными договорами РФ, нормативными правовыми актами Министерства юстиции РФ, актами Федеральной регистрационной службы. Управление является юридическим лицом, имеет печати с изображением Государственного герба РФ, штампы, бланки со своим наименованием и изображением Государственного герба РФ, счета в банке Положение об Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2004. -- С. 2..

Основными задачами Управления Федеральной Регистрационной службы по Белгородской области являются:

1. Обеспечение реализации в Белгородской области государственной политики в сфере юстиции в пределах, установленной компетенции;

2. Обеспечение единства правового пространства;

3. Обеспечение в пределах своих полномочий защиты прав и свобод человека и гражданина.

Функции Управления:

- ведение федерального регистра нормативных правовых актов Белгородской области в установленном порядке;

- проведение юридической экспертизы нормативных правовых актов Белгородской области на предмет их соответствия Конституции Российской Федерации и федеральному законодательству;

- государственный учет нормативных правовых актов, принимаемых органами государственной власти Белгородской области, в установленном Минюстом России порядке;

- представление информации из федерального регистра органам государственной власти и местного самоуправления, юридическим и физическим лицам в порядке, определяемом Минюстом России

- государственная регистрация уставов муниципальных образований и муниципальных нормативных правовых актов о внесении изменений и дополнений в уставы муниципальных образований в соответствии с федеральным законодательством

- обеспечение в установленном Минюстом России, Управлением порядке разрешения обращений граждан об истребовании документов в соответствии с международными договорами и законодательством Российской Федерации Положение об Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2004. -- С. 3..

Территориальные органы Федеральной регистрационной службы принимают решение о государственной регистрации некоммерческих организаций всех организационно-правовых форм, за исключением потребительских кооперативов, органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, а также государственных и муниципальных учреждений. Государственная регистрация некоторых организационно-правовых форм некоммерческих организаций (товариществ собственников жилья, садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединений) налоговыми органами противоречит действующему законодательству. Соответствующее письмо о прекращении подобной регистрации направлено в Федеральную налоговую службу Положение об Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2004. -- С. 3..

В Федеральную регистрационную службу по Белгородской области входят следующие отделы:

1. Административно - управленческий персонал;

2. Отдел приема - выдачи документов;

3. Отдел ведения ЕГРП и регистрации адресатов;

4. Отдел регистрации прав на жилые помещения и договоров долевого участия;

5. Отдел регистрации ипотеки, прав на нежилые помещения и по взаимодействию с крупными правообладателями;

6. Отдел регистрации прав на земельные участки;

7. Отдел выдачи информации о зарегистрированных правах;

8. Отдел делопроизводства;

9. Отдел организационного обеспечения, планирования и контроля деятельности;

10. Отдел государственной службы и кадров;

11. Отдел материально - технического обеспечения;

12. Отдел защиты государственной тайны, специальной и мобилизационной работы;

13. Отдел информационных технологий и связи;

14. Отдел по делам общественных и религиозных объединений;

15. Отдел по контролю в сфере адвокатуры и нотариата;

16. Отдел по контролю и надзору в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния;

17. Отдел по контролю за деятельностью саморегулируемых организаций, арбитражных управляющих;

18. Отдел правового обеспечения и судебной защиты. Положение об Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2004. -- С. 3.

В Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области для регламентации делопроизводственных задач, создана Инструкция по делопроизводству, регламентирующая порядок создания и движения документов. Она определяет систему делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера и письмами граждан Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005..

Правовой основой положений Инструкции является действующее законодательство Российской Федерации, нормативные требования Государственных стандартов Российской Федерации на организационно-распорядительную документацию, Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), а также основные правила работы ведомственных архивов, Положение о Федеральной регистрационной службе, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2004 года, №1315, Общее положение о территориальном органе Федеральной регистрационной службы по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденное приказом Минюста России от 03 декабря 2004 года № 183, Временная инструкция по делопроизводству в Федеральной регистрационной службе, утвержденная приказом Росрегистрации от 14 июня 2005 года №77, иные нормативные документы по вопросам делопроизводства Там же. -- С. 2..

Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются организационно-контрольным отделом Управления. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Управления. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Управления.

Государственные гражданские служащие Управления (далее также - работники) несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации. Об утрате документов работники немедленно сообщают руководителю соответствующего структурного подразделения. Руководитель структурного подразделения информирует об этом организационно-контрольный отдел Управления. Руководитель организационно-контрольного отдела докладывает об утрате документов курирующему заместителю руководителя Управления, который назначает служебное расследование и о результатах расследования информирует руководителя Управления. В случае установления вины государственного гражданского служащего в утрате документов он привлекается к дисциплинарной, материальной и иной ответственности в установленном законодательством порядке Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 2..

При уходе в отпуск, в случае болезни или выезда в командировку, государственный гражданский служащий по указанию руководителя структурного подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним документы Там же. -- С. 3..

За организацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и письмами граждан в структурных подразделениях Управления отвечают их руководители. Делопроизводство в структурных подразделениях осуществляется работниками, назначенными руководителями этих подразделений Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 3..

С целью перехода на безбумажную технологию работы с документами применяются электронные информационные системы. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Управлении должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

Инструкция по делопроизводству в Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области содержит следующие разделы:

- Общие положения.

- Документирование (создание документов).

- Документооборот (движение документов в Управлении).

- Контроль исполнения документов.

- Порядок работы с обращениями граждан.

- Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения.

- Копировально-множительные работы.

- Печати и бланки.

- Формирование дел, передачи их в архив, использование архивных документов Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005..

В соответствии с Общим положением о территориальном органе Федеральной регистрационной службы по субъекту (субъектам) Российской Федерации, утвержденным приказом Минюста России от 03 декабря 2004 года № 183, руководитель Управления издает в пределах своей компетенции приказы и распоряжения, организует и контролирует их исполнение Положение об Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2004. -- С. 6..

Приказы (распоряжения) издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений Министерства юстиции Российской Федерации, Федеральной регистрационной службы, а также на инициативной основе и должны соответствовать:

- законодательству Российской Федерации;

- нормативным актам Министерства юстиции Российской Федерации;

- актам Федеральной регистрационной службы;

- ранее принятым актам Управления, если документ не предусматривает их отмену или изменение Положение об Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2004. -- С. 6..

Проекты приказов (распоряжений) готовятся соответствующими структурными подразделениями Управления по поручению его руководства или по собственной инициативе подразделений в пределах их компетенции.

Руководитель структурного подразделения, поручающий непосредственному исполнителю подготовку проекта приказа (распоряжения), обязан дать конкретные и четкие задания по подготовке документа и определить сроки.

Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, актов Министерства юстиции Российской Федерации, Федеральной регистрационной службы, как правило, не должен превышать десяти календарных дней, если не установлен другой срок Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 5..

Для подготовки наиболее важных и сложных проектов приказов (распоряжений), а также актов, издаваемых совместно с другими территориальными органами федеральных структур, могут создаваться рабочие группы.

Проекты уведомлений и сообщений об отказе в государственной регистрации готовятся соответствующими структурными подразделениями Управления.

Текст уведомлений должен содержать достоверную и аргументированную информацию, соответствовать действующим законодательным и другим нормативным актам, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным.

При подготовке проектов организационно-распорядительных документов необходимо увязывать содержащиеся в них поручения с ранее изданными по данному вопросу документами.

В Управлении различается три основных потока документации:

1. документы, поступающие из сторонних организаций и отделов в муниципальных образованиях (входящие);

2. документы, отправляемые в другие организации и отделы в муниципальных образованиях (исходящие);

3. документы, создаваемые в структурных подразделениях и используемые работниками центрального аппарата Управления в управленческом процессе (внутренние) Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 7..

Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в Управление корреспонденции осуществляется работниками организационно- контрольного отдела Управления.

Документы, полученные работниками структурных подразделений Управления от должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации в организационно-контрольном отделе Управления Там же..

Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция сверяется с записями в почтовых реестрах Инструкция по делопроизводству Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области. -- Белгород, 2005. -- С. 7..

В организационно-контрольном отделе вскрываются все конверты (за исключением конвертов с пометкой «лично» и «на конкурс»). При отсутствии документа, номер которого обозначен на пакете, или приложений к нему, а также в случаях несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, либо при повреждении документа составляется акт в трех экземплярах. Акт подписывается сотрудником, вскрывшим пакет и начальником или заместителем начальника организационно-контрольного отдела. Один экземпляр акта остается в организационно-контрольном отделе, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю Там же..

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5