Современная организация и технология документационного обеспечения управления

Современная организация и технология документационного обеспечения управления

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Делопроизводство»

по теме: «Современная организация и технология документационного обеспечения управления»

1. Документационное обеспечение - основа технологии управления

Современное делопроизводство включает:

· обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

· организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления. Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем. Термины «делопроизводство» и «ДОУ» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

На сегодняшний день в управленческой практике преобразующим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако, ряд документов, таких, например, как заявление, объяснительные записки, создаются обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, оно предписывается законами и актами государственного управления. Так, федеральный закон об информации, информации и защите информации (ст.5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Процесс делопроизводства определяется нормативно-методической базой на основе:

· законов

· нормативных правовых актов

· методических документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

· Законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

· Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

· Правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов РФ (министерств, комитетов, служб и др.) как общеролевого, так и ведомственного характера;

· Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

· Государственные стандарты на документацию;

· Унификационные системы документации;

· Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Методические документы регламентируют:

· технологию создания, обработки, хранения, использования документов в организации;

· работу службы делопроизводства (ее структуру, функцию, штамп, технические обеспечения и др.).

В России существует государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам ДОУ приведены в нормативных документах по организации:

· управленческого труда и охраны труда;

· архивного хранения документов.

В результате документирования деятельности организации создается документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие функции официальных документов:

· информационная (документ создают для сохранения информации);

· социальная (документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью);

· коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);

· культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества).

Специальные функции официальных документов:

· управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить плановые, отчетные, организационно-распорядительные и другие документы);

· правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; примером является законодательные и правовые нормативные акты, документы, приобретающие на время правовую функцию);

· историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функций, чему помогает его поступление на хранение в архив).

Официальные документы подразделяют на:

· управленческие;

· научные;

· технические;

· технологические;

· производственные и др.

Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входят следующие:

· организационная;

· распорядительная;

· организационная;

· информационно-справочная;

· по личному составу;

· плановая.

Состав документов в организации зависит от:

· порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);

· объема и характера взаимосвязей в организации;

· характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

1) в области обработки документов:

· обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

· создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

· создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

· обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;

· исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:

· обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

· обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

· сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

3) в области организации доступа к информации:

· обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

2. Организация службы ДОУ

Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение.

Возможные названия специального структурного подразделения ДОУ:

· управление делами;

· общий отдел;

· канцелярия;

· секретариат.

В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь. Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операции, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).

Цели службы ДОУ:

· организация работы;

· руководство документационным потоком;

· координация видов работ с документами;

· контроль за последовательностью работы с документами;

· организация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи службы ДОУ:

· совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования;

· обеспечение единого порядка работы с документами;

· контроль за исполнением документов;

· хранение документов;

· унификация форм документов;

· сокращение, по возможности, документооборота;

· методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

· внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы ДОУ:

· разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

· обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

· доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;

· контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;

· изготовление и размножение документов;

· разработка номенклатуры дел, хранение дел;

· контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

· организация работы архива;

· повышение квалификации работников службы ДОУ.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате:

1. Централизованная форма.

Предлагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регуляция, контроль за пополнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив - т.е. происходит полный цикл обработки документов.

Полная централизация работы с документами возможна только в небольших организациях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

2. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.

3. Смешанная форма организации работ с документами.

Часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т.д.

Функции структурных подразделений службы делопроизводства.

1. Секретариат - структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари.

2. Секретарь выполняет функции:

o предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

o подготовки по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организаций;

o организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем.

Документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию:)

o бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.д.).

3. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган.

Выполняет следующие функции:

o подготовка проектов нормативно-распорядительных документов для руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

o анализ справок и документов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

o организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

o прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

4. Отдел рационализации делопроизводства (центр совершенствования документации (ДОУ), бюро НОТ или НОУТ, методический сектор и др.):

o разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

o разработка документов;

o организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

5. Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

6. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

o регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

o формирование и ведение справочно-информационного материала;

o контроль за оформлением и составление исходящих внутренних документов.

7. Группа контроля (бюро, отдел, инструкция) выполняет:

o контроль за сроками исполнения документов и за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

o анализ исполнительной дисциплины;

o информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

8. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан, анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения и осуществляет организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

9. Машинописное бюро выполняет:

o перепечатку документов с черновиков;

o очистку и правку текстов документов;

o учет выполняемой работы.

10. Копировально-множительное бюро выполняет:

o перепечатку документов с черновиков;

o тиражирование документов;

o подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.д.

11. Архив осуществляет:

o прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

o учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;

o подготовку дел к передаче на государственное хранение.

Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работы по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник.

Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положения других структурных подразделений. Они разрабатывается на основе типовых положений, которые содержат максимальный набор функций службы.

3. Организация документооборота

Движение документа с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждается руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Организация документооборота - это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

В основные положения ГСДОУ включены правила приема и обработки поступающих и отправляемых документов, их передачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопоков или отдельных категорий документов, которые включают все пункты обработки документов. Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение и инструкции по работе с документами или в виде приказа руководителя.

При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

· максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;

· исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.;

· максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце отправляемых.

Учет документооборота позволяет:

· определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

· определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

Страницы: 1, 2