Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов

p align="left">Наименование организации должно указываться в имени-тельном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия: прежнее название бе-рется в скобки, новое дописывается под ним.

Заголовок и индекс дела переносятся на обложку в начале года из номенклатуры. При подготовке дела к хранению его за-головок нуждается в проверке и уточнении. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится об-щий заголовок дела и заголовок каждого тома.

Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание докумен-тов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке указывается вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид до-кументов (протоколы, акты, отчеты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, от-ражающий содержание документов.

В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы), вносятся номера этих до-кументов. Например: Приказы директора предприятия по про-изводственным вопросам № 1--78. Или: Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г. № 1--20.

Если дело сформировано из копий документов, то копийность документов фиксируется в заголовке. Например: Прика-зы ректора университета по учебной работе за 1999 г. № 1--56. Копии.

К заголовку составляется аннотация, если в деле содержат-ся документы, имеющие справочное значение, документы, ко-торые могут служить предметом самостоятельного поиска, осо-бо ценные документы, наличие которых не может быть опре-делено по заголовку. Например: План развития деятельности фирмы на 2000 год. К плану приложены документы по марке-тинговым исследованиям с перспективным анализом рынков сбыта продукции.

Обязательным реквизитом обложки дела является его дата. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и иную документацию (письма, стенограммы, доклады и т.п.), для кото-рой точная дата имеет важное значение, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты докумен-тов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) са-мого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиаль-ных органов, являются даты составления первого и последнего протоколов. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то его датой будут календарные даты первой и последней запи-сей в журнале.

Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то в таком слу-чае под датой делается об этом запись: «В деле имеются доку-менты за... год(ы)».

Дата дела может не указываться только на обложках дел, со-держащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.

Если дело начато в одной организации, а закончено в дру-гой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организа-цию и дата окончания дела во второй организации.

Важным реквизитом обложки дела является указание коли-чества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела (приложение 10).

Срок хранения проставляется на обложке дела по номенкла-туре дел организации после сверки ее с ведомственным переч-нем документов с указанием сроков хранения или после уточне-ния срока хранения по решению ЭК организации. На делах по-стоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

Составление описей дел

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи -- это завершаю-щий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел -- это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе-матизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким об-разом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Опись состоит из годовых разделов. Она составляется от-дельно на дела: постоянного хранения (см. приложение 11); временного (свыше 10 лет) хранения (см. приложение 12); по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной вало-вой нумерацией.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качествен-ное и своевременное составление описей дел структурных под-разделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каж-дого дела в описи называется описательной статьей. Описатель-ная статья описи дел структурного подразделения должна вклю-чать в себя следующие элементы:

* порядковый номер дела (тома, части) по описи;

* индекс дела (тома, части);

* заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

* дату дела (тома, части);

* число листов в деле (томе, части);

* срок хранения;

* примечание.

 

ОПИСЬ №

Название раздела

В описях дел постоянного хранения графа 6 опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным поряд-ковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каж-дый из них также имеет свой порядковый номер. Систематиза-цию дел в описи и присвоение номера описи структурного под-разделения осуществляет архив организации.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

В данную опись внесено____дел с №____по №___ , в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной опи-си дел организации.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, пред-назначенный для последующей передачи в государственный ар-хив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписы-вается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государст-венный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

Порядок передачи дел в архив

В архив организации передаются все дела постоянного, вре-менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Пере-дача дел производится только по описям и в соответствии с со-ставленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передают-ся регистрационно-контрольные картотеки делопроизводствен-ной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформ-ления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:

* отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

* описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

* историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

* справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в ар-хивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экзем-плярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в го-сударственном архиве, третий экземпляр описи и второй экзем-пляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

Хранение документов в электронной форме

Систематизация документов

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хра-нения документов, созданных в электронной форме. Однако, если технология хранения традиционных бумажных докумен-тов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное ко-личество нормативно-методической литературы, то организа-ция хранения электронных документов в делопроизводстве за-частую осуществляется стихийно.

Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудни-ками организации на компьютерах, быть получены по элек-тронной почте, в виде факса через факс-модем. Кроме того, сегодня все большее число организаций переводит в электрон-ную форму (путем сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это еще более обостря-ет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранно-сти документов в электронной форме.

Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера -- записать в виде файла на жестком дис-ке. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы мо-гут храниться на жестком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях.

Прежде всего необходимо создать на жестком диске папки (директории), в которые будут помещаться рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам (иногда употребляются термины «каталог» или «ди-ректория»). Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные пап-ки. Образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Если документов немного -- чаще всего это одна папка.

Пакет MS Office создает папку с названием «Мои докумен-ты», в которую помещает вновь создаваемые файлы. Если на компьютере работает несколько человек, то папки обычно на-зывают по фамилии работника -- «Документы Иванова», «До-кументы Сидорова». Однако при большом количестве докумен-тов фирмы и необходимости обеспечения работы с ними не-скольких сотрудников требуется более четкая система органи-зации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации.

Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая может основываться на номенклатуре дел организации. В основе классификации используется номиналь-ный признак, т.е. группировка документов по их видам.

Начинаться название папки должно с вида документов (при-казы, акты, отчеты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, во-просе, корреспонденте, периоде, за который группируются доку-менты (файлы), и т.п. В отличие от традиционного делопроиз-водства термин «документы» или «материалы» опускается. Груп-пировка может производиться в несколько уровней. Например: С:\ Переписка\ поставщики металлоконструкций\ завод Витязь\ имя (файла, т.е. конкретный документ Об отгрузке труб 25.03.97 лежит в папке завод Витязь, которая находится в папке постав-щики металлоконструкций, находящейся в общей папке Пере-писка на диске С:. Другой пример: D:\ Отчеты\ 1997 г.\ квартальные\ отдел нефтепродуктов\ имя файла и т.п.

Иногда бывает удобно сгруппировать вместе корреспонден-тов по географическому признаку. Например: Переписка с диле-рами Уральского региона.

В более крупных фирмах для хранения документов выде-ляется специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для хранения личных документов и совместно используемые разделы типа: «договоры», «переписка с фирмой N», «типовые согла-шения» и т.п. Такой сервер, работающий под Windows NT или Novel NetWare, может предусматривать разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным каталогам, а также хра-нить и общие базы данных, например, сведения по организа-циям-партнерам, данные о номенклатуре продукции на скла-де, полученных заказах и т.п.

В небольшой фирме для этих же целей достаточно создать несколько каталогов на одном или нескольких компьютерах и предоставить их для совместного доступа с использованием средств Windows 95 (если используются старые компьютеры с небольшим объемом оперативной памяти -- с помощью Win-dows 3.11 для рабочих групп). Если необходимо обеспечить разделение прав доступа сотрудников к отдельным каталогам или файлам, используется Windows NT Workstation 4.0.

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компью-терах. В этом случае они также будут иметь порядковые буквен-ные номера и с ними можно работать как с устройствами, раз-мещенными на собственном компьютере. Для этого на компью-тере, содержащем необходимые ресурсы (файлы и папки, жест-кие диски и т.п.), устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному ресурсу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для опре-деленных пользователей или групп пользователей. Для ограни-чения доступа к папке можно ввести пароль -- отдельно для чтения и отдельно для предоставления прав полного доступа к папке. Если к данной папке могут обращаться все сотрудники без ограничений, пароль не вводится.

Для более эффективного использования места на жестком диске компьютера может быть создан логический диск, исполь-зующий сжатие файлов (например, с помощью программы DriveSpace, входящей в Windows 95). Организация совместного доступа к логическому диску производится аналогично органи-зации доступа к папкам компьютера. Особенно эффективно сжатие графических файлов типа bmp, pcx, tif. В этом случае экономия места (степень сжатия) может достигать 90% и более.

Следующий этап -- установление доступа к папкам или дис-кам с другого компьютера.

Подключение пользователей к папкам и дискам на уда-ленном компьютере может производиться по мере необходи-мости или выполняться единовременно при конфигурирова-нии системы. В последнем случае пользователи могут посто-янно видеть и пользоваться папками и файлами, физически находящимися на других компьютерах, как если бы они нахо-дились на том компьютере, на котором сейчас работают. Од-нако в этом случае все компьютеры, к папкам и дискам кото-рых установлен доступ, должны быть включены. Рекоменду-ется устанавливать автоматическое подключение только для постоянно используемых ресурсов (папок и дисков), так как включение компьютера в тот момент, когда сетевой диск не-доступен (компьютер, на котором он расположен, выключен), приведет к приостановке запуска операционной системы и выводу на экран соответствующего сообщения.

Именно поэтому в организациях с большим объемом со-вместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры -- файл-серверы -- рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей. Однако и в небольшой фирме при необходимо-сти обеспечения доступа сотрудников к общей базе данных и совместного использования документов один из компьютеров фирмы может быть выделен для использования в качестве файл-сервера. Это не исключает возможности одновременного использования его и как рабочего места одного из сотрудни-ков, тем более что на современном жестком диске емкостью в несколько гигабайт (1 Гб ? 1 000 Мб ? 1 000 000 Кб)* может разместиться много тысяч документов, обычно имеющих раз-мер, исчисляемый в десятках килобайт.

Документы в процессе создания и редактирования, чернови-ки и варианты должны находиться лишь в личной папке со-трудника. Все документы, поступившие в делопроизводствен-ный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

 

Обеспечение сохранности документов в электронной форме

Один из основных вопросов, определяющих успешное ис-пользование компьютерных технологий в любом офисе -- это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

* устойчивого электропитания;

* резервного копирования;

* антивирусной защиты;

* профилактики и диагностики с использованием специаль-ных утилит (вспомогательных программ).

Первая задача, наиболее просто решаемая, -- это обес-печение надежного бесперебойного электропитания компьютеров. Для этого служат устройства, которые так и называются -- ис-точник бесперебойного питания (ИБП).

Вторая задача -- обеспечение резервного копирования до-кументов организации, фирмы, отдела, подразделения и кон-кретного сотрудника, -- призвана обеспечить восстановление утраченных документов.

Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе (дискете, магнитной ленте, магнитооптическом диске, CD-ROM и т.п.).

Наличие резервной (страховой) копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера.

Задача организации резервного копирования включает в себя:

* выбор оптимального устройства, на которое будет произ-водиться резервное копирование;

* организацию процедуры периодического копирования.

На компьютерах, не объединенных в локальную сеть, для хранения небольших объемов документов могут использоваться стандартные дискеты.

Если все компьютеры организации объединены в локальную сеть, то используют один-два накопителя большой емкости, осуществляющих копирование данных со всех компьютеров се-ти. В небольших фирмах копирование с отдельно стоящих ком-пьютеров может осуществляться путем использования подклю-чаемого внешнего устройства.

Не менее важна организация процесса резервного копирования.

Процедура резервного копирования не занимает много времени. Но важно обеспечить ее правильную организацию и периодичность. Многие сотрудники пренебрегают резервным копированием, пока не случится утеря важных документов. Необходимо разъяснять работникам, что только регулярное сохранение всех созданных и измененных в течение дня до-кументов на внешний носитель гарантирует от утери проде-ланной ими работы.

Периодичность копирования устанавливается с учетом объе-ма документов, создаваемых в организации, их важности и на-личия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизвод-ство, с установленной периодичностью делает либо полную ко-пию папок, выделенных для общих документов, либо копирует только новые и измененные файлы. Для организации копирова-ния важно, чтобы сотрудники помещали создаваемые ими до-кументы в установленные папки. Ежедневное проведение архи-вации данных может занимать всего 5--15 мин и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации.

Третье направление обеспечения сохранности доку-ментов в электронной форме -- использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

Антивирусные программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицирован-ные файлы и осуществляют «лечение» зараженного компьютера. Особенно опасны вирусы в условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все ком-пьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов:

* нелегальное программное обеспечение (чаще всего игры);

* дискеты, зараженные вирусом, находящимся в загру-зочном секторе;

* документы MS Word и Excel, зараженные макровирусами.

Каждый сотрудник, обменивающийся информацией на дис-кетах, должен первым делом, получив дискету, запустить анти-вирусную программу и потратить минуту на проверку дискеты на наличие вирусов. Эта процедура должна быть обязательной для всех сотрудников организации, работающих с дискетами, и записана как обязанность в их должностных инструкциях.

Простейший способ сократить вероятность заражения ком-пьютера, подключенного к локальной сети -- отключить дисководы большей части сотрудников. Параллельно такая мера обес-печивает и предотвращение несанкционированной утечки ин-формации. В этом случае запись информации на дискеты и ввод информации, полученной на дискетах, осуществляется уполно-моченными сотрудниками, обязательно осуществляющими пред-варительную проверку дискет на наличие вирусов. Еще один плюс от такого мероприятия -- сотрудники не будут устанавли-вать на свои компьютеры игровые программы, которые часто являются носителями вирусов, а также приводят к потерям ра-бочего времени.

Проверку компьютера, выявление вирусов и их уничтожение осуществляет ряд антивирусных программ. Наиболее известны отечественные программы фирм «Диалог-Наука» (Aidstest, Doc-tor Web, ADinf) и «Ками» (AntiViral Toolkit Pro), из зарубежных -- Norton AntiVirus фирмы Symantec.

Четвертая задача -- осуществление диагностики со-стояния компьютера с использованием программ, предотвра-щающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение дан-ных в случае «краха системы» и т.п. Работа таких вспомогатель-ных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения.

Часто сбои в работе компьютера связаны с недоработками в программном обеспечении или с некорректным взаимодей-ствием установленных на компьютере программ между собой. Существуют тысячи программ, многие из которых предостав-ляют те или иные дополнительные возможности по работе с текстами, графикой, с Internet, настройке компьютера и т.п. Однако общие принципы работы программ в среде Windows -- взаимодействие программ между собой и использование об-щих элементов (программных модулей) -- требуют длитель-ной процедуры отладки программы и проверки на совмести-мость с другими. А так как общая тенденция, связанная с конкуренцией в развитии программного обеспечения, -- бы-стрый выпуск новых программ и появление их новых версий каждые два-три года, то нельзя быть уверенным, что новая программа всегда будет работать с уже имеющимися на ком-пьютере. Какой же из этого вывод? Не устанавливайте на компьютер новых программ сверх необходимого!

Чем меньше программ установлено на компьютере, тем меньше вероятность случайных сбоев и отказов в работе. Если же все-таки необходимо установить новую программу, рекомендует-ся использовать специальные программы для отслеживания про-цесса установки новой программы и в случае необходимости -- корректного ее удаления.

В конечном счете для обеспечения нормальной работы ком-пьютера следует соблюдать лишь несколько правил, отнимаю-щих минимум времени:

* все время должна работать в фоновом режиме антивирус-ная программа, чтобы не допустить заражения компьютера вирусами;

* каждая дискета, побывавшая в чужом компьютере, каждое сообщение, поступившее по электронной почте в виде присоединенного файла, должны быть сразу же проверены на наличие вируса;

* результаты работы должны регулярно сохраняться на сменном носителе.

В целом, хранение документов в электронной форме позво-ляет не только кардинально ускорить поиск необходимой ин-формации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей.

Архивное хранение

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохран-ность документов, их централизованное хранение, быстрый по-иск и распределенный доступ к документам как с помощью ло-кальной сети, так и (при необходимости) с использованием уда-ленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполне-ны. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы информация считывается с архивного носителя. В связи с этим если документы за прошедшие годы требуются крайне редко, то для их хранения можно использо-вать стример (запись на магнитную ленту), требующий восста-новления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за про-шедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных (БД) и самих документов лучше использовать устройства со сменными дисками, емкость и тип которых определяются потребностями организации.

Особенно актуальным перенос информации на сменные но-сители становится в организациях с большим объемом докумен-тооборота. Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы вре-менного срока хранения -- на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись (магнито-оптика и т.п.).

В организациях с высокими требованиями к оперативному поиску документов могут использоваться системы, поддержи-вающие автоматическую миграцию (перенос) неиспользуемых документов на внешние, более медленные носители информа-ции и восстановление информации на жестком диске компью-тера в случае частого к ней обращения.

Сроки хранения документов не зависят от формы их сущест-вования -- бумажной или электронной -- и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками -- перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомст-венными). Кроме того, в каждой организации имеется номенк-латура дел. Она также вносится в компьютер и является само-стоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьюте-ра, оборудованного устройством записи данных на внешний но-ситель. При наличии программ типа «электронный архив» учет и копирование документов производятся автоматически. В не-больших организациях это делается вручную: документы разде-ляются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве докумен-тов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоян-ного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений.

После накопления на жестком диске документов за опреде-ленный период производится их копирование на внешний но-ситель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители могут переноситься и не-используемые документы временного срока хранения. Это осо-бенно актуально для бухгалтерских документов, которые зани-мают заметное место в общем объеме документации учрежде-ния. Минимальный срок их хранения установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» -- пять лет с правом уничто-жения только после проведения ревизии. При этом для доку-ментов постоянного и долговременного сроков хранения осо-бое внимание необходимо уделять сохранности носителя ин-формации. (Например, если документы копируются на диске-ты, магнитную ленту, сменный жесткий диск -- эти носители следует защитить от возможного магнитного воздействия -- плотно упаковать, положить в сейф и т.п.). Обязательное усло-вие -- проверка качества записи после переноса данных и пе-риодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации.

Если документы используются в оперативной работе, они могут оставаться и на жестком диске или быть скопированы на него в случае необходимости.

Оптимальным вариантом для документов постоянного и долговременного хранения является сегодня CD-R, гаранти-рующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудо-ванном CD-ROM.

Организации, полностью перешедшие на безбумажный до-кументооборот, имеют таким образом возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранили-ща. Документы в этом случае выводятся на бумажный носитель только по требованию правоохранительных и контролирующих органов или деловых партнеров.

Однако документы постоянного и долговременного сроков хранения (по личному составу) в большинстве организаций пока еще традиционно оформляются и хранятся в бумажной форме. Автоматизированные технологии и здесь позволяют существен-но ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению -- составление описей дел постоянного и долговременного хранения, внутренних описей дел, актов на выделение дел к уничтожению. Для автоматизации этих опера-ций необходимо указание в регистрационной карточке испол-ненного документа номера дела, в которое помещен бумажный документ (либо копия -- для исходящих документов, когда под-линник отправляется по почте).

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учрежде-ния, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппи-рованных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие ав-томатизированной системы учета позволяет составлять подоку-ментные описи, невозможные раньше при традиционной бумаж-ной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значитель-но облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в ар-хиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Литература:

1. Альбом унифицированных форм первичной учетной документа-ции. -- М.: НИПИстатинформ Госкомстата России, 1998.

2. Государственная система документационного обеспечения управле-ния. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. -- М.: ВНИИДАД, 1991.

3. Основные правила работы ведомственных архивов. -- М., 1988.

4. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности гос-комитетов, министерств, ведомств и других учреждений, органи-заций, предприятий с указанием сроков хранения. -- М., 1989.

5. Примерное положение о постоянно действующей экспертной ко-миссии организации. Утверждено Приказом Росархива от 19.01.1995 №2.

6. Теория и практика референтской деятельности: Учеб. пособие /О.Я. Гойхман, Т.В. Гордиенко, Т.М. Надеина и др.; Под ред. О.Я. Гойхмана. -- М.: Инфра-М, 1999, 272 с.

7. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Коммен-тарий к ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документа-ции. Унифицированная система организационно-распорядитель-ной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Дело,1999, 232 с.

Страницы: 1, 2