Особенности автоматизации делопроизводства на предприятиях ресторанно-гостиничного бизнеса

p align="left">В работе установлено, что в России начинает складываться сеть организаций, предоставляющих туристские услуги в виде создания и продвижения турпродукта. Однако участие турфирм пока ограничивается лишь незначительной долей в организации туристских потоков. Важной проблемой турфирм являются низкий профессионализм персонала и отсутствие законодательно проработанной государственной политики поддержки индустрии туризма.

Мировой туризм вступил в новую историческую фазу роста, - заявил в своем выступлении на Берлинской международной туристической ярмарке генеральный секретарь Всемирной организации по туризму (ВОТ) Франческо Франджиалли. - Эта фаза началась три года назад. В 2005 году количество людей, путешествующих за рубеж, достигло 800 млн. В прошлом году оно составило 842 млн. Во-первых, мы видим уверенные темпы роста. Во-вторых, растет ответственность туристического бизнеса за состояние планеты и человечества».

Согласно статистике ВОТ, в течение последних трех лет увеличение показателей индустрии составляло около 20%, что означает ежегодное увеличение числа туристов на 150 млн человек. Уверенный и постоянный рост глобального туристического бизнеса в течение последних 50 лет, несмотря на все экономические и политические кризисы, по словам генсека ВОТ, является одним из самых поразительных феноменов нашего времени. В 1950 году число людей, выезжающих на отдых за рубеж, составляло всего 50 млн; если сравнить эту цифру с показателем 2006 года, то среднегодовой рост этого сектора мировой экономики не так уж и мал - 7%. Темпы роста доходов от международного туризма (без учета авиабилетов) за последние полвека увеличиваются на 11% ежегодно (с учетом инфляционных процессов). Это выше, чем темпы роста мировой экономики в целом.

В 2005 году доход от международного туризма составил 680 млрд долларов. Эта сумма выводит туристические услуги на третье место в рейтинге международной торговли, после экспорта нефти и транспортных средств. Туризм сегодня составляет четверть от мирового экспорта услуг, а если включить в него и авиаперевозки, то это значение возрастет до 40%. Как показывают расчеты, обычно в долгосрочном плане темпы роста спроса на туристические услуги несколько опережают темпы экономического роста. Так, если для мировой индустрии туризма и путешествий ежегодные темпы роста лежат в пределах 3 - 4%, то мировая экономическая активность возрастает за то же время на 1 - 2%.

Но в последние несколько лет эта закономерность дает сбои: рост спроса на туристическом рынке не превышает рост экономической активности. Это особенно заметно в Европе, и прежде всего на родине массового туризма - в Великобритании. Эксперты единодушны: одной из самых очевидных тенденций на современном рынке европейского международного туризма является снижение объема организованных туров, приобретаемых через крупных туроператоров (которые полностью берут на себя всю логистику поездки), и увеличивается число независимых путешествий, а также специализированных поездок, организуемых небольшими туристическими компаниями.

Если 10 лет назад отпуск на море выбирали две трети собирающихся отдохнуть британцев, то сегодня их число сократилось до одной трети. За последние четыре года объем продаж летних организованных туров четырьмя крупнейшими британскими туроператорами снизился на 14%. За это же время количество людей, самостоятельно планирующих свой отпуск, возросло с 35 до 45%. По словам британского эксперта Джереми Скидмура, «люди поворачиваются спиной к массовому туризму и предпочитают разрабатывать свои собственные маршруты». С ним соглашается и основатель компании Responsible Travel Джастин Фрэнсис: «Тот факт, что крупные туроператоры переживают сейчас трудные времена, говорит о том, что многие люди сыты по горло массовым туризмом». Другими словами, в Великобритании классическая комбинация «море - солнце - пляж» стремительно выходит из моды.

Впрочем, британские туроператоры предпочитают формулировать главную тенденцию несколько иначе: «Хотя общее количество организованных туров продолжает расти, пропорция тех, кто их выбирает, снижается». Как бы там ни было, несколько факторов сыграли критическую роль в падении популярности организованного летнего отдыха. Во-первых, рост числа дешевых бюджетных авиалиний, цены на услуги которых ниже, чем цены официальных авиаперевозчиков, принадлежащих крупным туристическим компаниям. Во-вторых, появившаяся возможность планировать свое путешествие с помощью интернета: можно забронировать места в гостиницах и авиабилеты, произвести оплату за услугу, получить дополнительные скидки, прочесть отзывы других путешественников о том или ином заведении. Но главное - интернет предоставляет потенциальному путешественнику гораздо более широкий ценовой выбор.

Другим фактором, снижающим интерес британцев к предложениям организованного летнего отдыха на море, стала изменившаяся демографическая ситуация в западном мире. Летний отпуск на море традиционно считается семейным мероприятием. Но сегодня все больше и больше людей откладывают создание семьи и обзаведение детьми на более поздние этапы своей жизни. Они предпочитают путешествовать в одиночку и, как правило, организуют свои туры сами либо обращаются в небольшие специализированные турагентства, их путешествия либо намного короче, либо намного длиннее классических двух недель под теплым солнцем. Кроме того, растет «пенсионный» сегмент клиентов туристического рынка, представители которого отдают предпочтение продолжительным и широкоохватным познавательным путешествиям.

Изменился и стиль жизни обитателей Британских островов: все больше людей предпочитают здоровые каникулы, то есть активное времяпровождение своего заслуженного отдыха, например, катание на лыжах, сплав по рекам или пешеходный туризм. Современный ритм жизни часто заставляет людей работать в нескольких местах или проводить на работе больше времени - поэтому они часто вынуждены довольствоваться несколькими короткими отпусками вместо одного длинного.

Растущую конкуренцию крупным туроператорам составляют и небольшие туристические агентства, предлагающие узкоспециализированные или тематические поездки, а также экологически чистые туры и аутентичный культурный опыт. По некоторым прогнозам, в течение следующих 10-20 лет они могут занять до 5% мирового туристического рынка.

Еще 50 лет назад на отдых за границей решались лишь 20 миллионов человек. В 2007 году, по подсчетам Всемирной туристской организации (ВТО), армия пилигримов в мире достигла почти 900 миллионов. До миллиарда не позволили дотянуться удорожание топлива и экономические проблемы в США. Но путешествующие россияне помогут достичь этот рубеж.

Только за последние два года путешественников в мире стало на 100 млн. больше, сообщает ВТО в докладе "Барометр мирового туризма". В 2007 году самой желанной для туристов была Европа, куда съездило более половины всех отдыхающих - 480 млн. человек (на 19 млн. больше, чем в предыдущем году). Основной приток иностранных гостей обеспечили Турция, Греция, Португалия, Италия и Швейцария.

Другая половина любителей странствовать в период отпуска рассеивается по более экзотическим континентам. В прошлом году лидером по приросту числа туристов - 13,4% - стал Ближний Восток, который посетили 46 миллионов человек. Вслед за ним следует Азиатско-Тихоокеанский регион с ростом в 10,2%. На шесть миллионов выросло число людей, съездивших в страны Северной Америки, и на три миллиона - в страны Африки. Эксперты ВТО отмечают, что хотя развитые страны остаются главными центрами туризма, "третий мир" проявляет к гостям все большее радушие и вскоре может заставить потесниться старушку Европу.

Если же говорить о перспективах самого туризма, то повода для беспокойства нет. Интерес людей к ближним и дальним соседям, желание приобщиться к иной культуре, сменить обстановку, расширить кругозор или просто погреть косточки не иссякнет еще долго. А потому туризм будет оставаться одним из самых популярных видов досуга. Правда, предупреждает ВТО, несмотря на высокий потенциал туррынка, в 2008 году темпы его роста могут снизиться. В первую очередь из-за экономических потрясений в США и мире, а во вторую - из-за высоких цен на энергоресурсы. Видно, дорожающие билеты на самолет вынуждают оставаться дома всех, кроме россиян.

Кстати, о россиянах. Хотя в докладе ВТО отдельной строки нам не посвящается, но по отзывам, приходящим из разных стран, наши соотечественники привносят немалый вклад в развитие мировой туротрасли. К примеру, в тайской Паттайе русские вышли на первое место по посещаемости в 2007 году. В Турции 2 млн 465 тыс. россиян наконец-то заняли почетное второе место в рейтинге стран с самым большим потоком туристов, потеснив англичан. И это при том, что полноценно путешествовать мы стали лишь 15 лет назад. Всего же в минувшем году за рубежом был оказан прием 10 миллионам гостей из России.

1.3 Схемы информационных потоков в гостинично-ресторанном бизнесе

Информация - это сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчуждены от их создателя и стали сообщениями, которые можно воспринимать путем передачи людьми устным, письменным и другим способом.

В зарубежной литературе для обозначения комплекса задач управления, связанных с информационными системами, используют понятие «Information Management». Оно включает как внутренние задачи управления в среде информационных систем, так и вопросы использования для решения разнообразных задач в сфере основной деятельности предприятия.

Сфера информационного менеджмента в широком смысле - совокупность всех задач управления на всех этапах жизненного цикла предприятия, включающая все действия и операции, связанные как с информацией во всех ее формах и состояниях, так и с предприятием в целом на основе данной информации. При этом должны решаться задачи определения ценности и эффективности использования не только собственно информации, но и других ресурсов предприятия, в той или иной мере входящих в контакт с информацией: технологических, кадровых. Финансовых и т.д.

Информационный менеджмент в узком смысле представляет собой круг задач управления, прежде всего производственного и технологического характера, решение которых обеспечивает достижение целей организации в основной ее деятельности за счет эффективного согласованного управления как элементами, процессами и ресурсами собственно информационной системы, так и другими элементами предприятия. В данных задачах управления в той или иной степени используются информационные системы и реализованные в них информационные технологии (рис. 1.2).



Рис. 1.2 - Информационные технологии в организации

«Информационный менеджмент» как самостоятельное понятие появилось в экономической информатике совсем недавно - в конце 70-х гг. ХХ в. Его возникновение в равной мере можно приписать как необходимости повышения эффективности при принятии ответственных решений в сфере собственно информатизации (внутренние задачи информационного менеджмента), так и тем требованиям, которые стали более детально учитывать при анализе ситуаций в области основной деятельности (внешние задачи информационного менеджмента).

Функции информационного менеджмента:

обеспечение производства продукции предприятием (управление персоналом, формирование технологической среды, управление капиталовложениями); задачи управления процессами обработки информации (развитие, обслуживание и использование ресурсов информационной системы);

оригинальные задачи руководства и управления: планирование и контроль, организация и инновации и др.

В зависимости от назначения можно выделить такие направления информационных систем гостиничного бизнеса, как программные продукты общего назначения и специализированные компьютерные технологии. А эти технологии в свою очередь можно разделить на следующие направления: пакеты управления отелями и пакеты финансового менеджмента (рис. 1.3).

Рис. 1.3 - Информационные технологии в гостиничном бизнесе

В современном гостиничном бизнесе область, касающаяся информационных потоков, является одной из самых малоизученных, а их специфика не является четко определенной.

В результате движения информационных, финансовых и сервисных потоков в процессе деятельности гостиничного предприятия образуются области, где концентрация всех потоков в одинаковые моменты времени является наибольшей. Это так называемые ключевые точки или узлы наложения ресурсопотоков, которые взаимосвязаны и влияют на характеристики друг друга. Организация управленческих воздействий на потоки предпочтительна и наиболее эффективна именно в таких узлах, потому что одно управленческое воздействие может быть направлено на изменение параметров всех ресурсопотоков. Все эти узлы открыты для постоянного управленческого воздействия, и именно в них должны концентрироваться основные ресурсы управления гостиницы (рис. 1.4).

Принятые в гостинице правила обслуживания, формы и методы расчетов, характер движения информации между компаниями и гостиницей, между гостями и персоналом, а также внутренними службами в процессе обслуживания естественным образом формируют параметры узлов и определяют их местоположение по отношению к организационной структуре гостиничного предприятия - конкретным службам и отделам.

Рис. 1.4 - Основные ресурсы управления гостиницы

Узел 1 - это узел банковского и кассового обслуживания расчетов гостиницы, основу которого составляют банковские и кассовые счета. Его формирование определяется необходимостью проведения расчетных и учетных операций на предприятии.

Узел 2 - формирование данного узла характеризуется тем, что происхождение входящих и исходящих из него ресурсопотоков определяется непосредственным контактом соответствующих служб гостиницы с потребителями. Это узел информационного обслуживания клиентов гостиницы (бронирование, стойка портье), а также кассового обслуживания наличных расчетов (кассы портье, ресторанов и баров). Прежде всего он привязан к службе приема и размещения, которая, являясь информационным посредником между гостями и внутренними службами гостиницы, выполняет функции информационного центра, а также к службе ресторанов и баров.

Узел 3. Является ключевым узлом, в котором формируется клиентская база гостиницы, подготавливаются, заключаются и обслуживаются договора на предоставление услуг, разрабатываются и утверждаются планы - тарифный и маркетинга. Наличие узла объясняется необходимостью взаимодействия гостиницы с другими участниками гостиничного рынка - компаниями, агентами, конкурентами.

Узел 4 - существование данного узла определяется необходимостью планирования деятельности гостиницы и ее ресурсов, проведения аналитической работы, осуществления контроля над выполнением планов, изменением показателей. Сюда стекаются потоки информации о состоянии и параметрах других узлов, которые обрабатываются и распределяются в виде планов, бюджетов служб и т.д. Поэтому данный узел является внутренним и оказывает прямое влияние на все другие узлы.

При стратегическом управлении и планировании логистических процессов необходимо также разрабатывать технологии взаимодействия представителей всех узловых служб. Это позволит повысить уровень координации служб, минимизировать возможные сбои в работе, более эффективно осуществлять управление ресурсопотоками гостиницы в узлах их пересечения на каждой стадии логистического процесса - планирования, организации и контроля.

Создание систем обеспечения информационного менеджмента - современная и важная задача, которая может решаться за счет организации отдельной службы, непосредственно занимающейся сбором, хранением, обработкой, передачей информации, а также контактами со всеми службами гостиницы, которые, в свою очередь, передают сюда данные, а в дальнейшем получают необходимую информацию, что способствует эффективному ведению бизнеса.

2. Организация делопроизводства и документооборота в гостинично-ресторанном бизнесе

2.1 Нормативы, стандарты и требования организации делопроизводства

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис. 2.1).

Рис. 2.1 - Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, деятельности связан с подготовкой управленческой документации. Ниже будут приведены лишь краткие характеристики законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению служебных документов, так и целиком посвященные данным вопросам, при этом акты, имеющие первостепенное значение, будут выделены особо.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции указано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...» (4.4, ст. 29). Это положение развито в важнейшем правовом акте - Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Федеральный закон установил ряд основополагающих положений по документированию информации, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация, электронное сообщение и др.), определил принципы правового регулирования в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК РФ установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных правонарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Ряд законодательных актов РФ (Законы «О языках народов Российской Федерации», «Об участии в международном информационном обмене», «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», «Об обязательном экземпляре документов», «Об электронной цифровой подписи», «О коммерческой тайне», «О бухгалтерском учете», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержат нормы, которые должны учитываться при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе с помощью электронной почты, Интернета, а также приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.

Назовем также ряд постановлений Правительства РФ: «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации» и др.

Остановимся на нормативных актах, имеющих в настоящее время для организации делопроизводственного обеспечения управления первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении. Вот эти документы:

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

ГСДОУ в настоящее время пока остается наиболее полным общеотраслевым нормативным актом, регламентирующим работу с деловыми документами. Как уже было сказано выше, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документацион-ных процессов в отечественной экономике.

Страницы: 1, 2, 3, 4