Організація обліку

Організація обліку

НАЦІОНАЛЬНИЙ АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Інститут заочного та дистанційного навчання

Кафедра обліку і аудиту

КУРСОВА РОБОТА

з дисципліни „Організація обліку”

Тема:

Виконала: студентка_________________________

______ курсу _______ групи,

спеціальності _.050106 „Облік і аудит”

Прийняв викладач___________________________

Київ 2008

Вступ

За всіх часів засобом зміцнення законності та контролю був документ. Він, власне кажучи, і виник перш за все для того, щоб зафіксувати інформацію та надати їй юридичної сили (лат. documentum - доказ, свідоцтво).

Управлінська діяльність будь-якого підприємства, установи чи організації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів - наказів та розпоряджень. Саме в цих документах відображається та обліковується адміністративно-господарська діяльність. Від того, наскільки юридично правильно буде складено та оформлено наказ, багато в чому залежить своєчасність виконання управлінського рішення. Звичайно складанням та оформленням цього виду документів займаються спеціально уповноважені працівники, безпосередньо зайняті діловодством. Однак досить часто, особливо на невеликих підприємствах, ця відповідальна робота «не за профілем» лягає на плечі бухгалтера. Тому йому дуже важливо знати вимоги, що висуваються до складання наказів та порядку їх оформлення.

Метою моєї курсової роботи є детальне вивчення організації бухгалтерського обліку на МП «Турист», та складання установчих документів на основі діяльності цього підприємства.

I Оформлення установчих документів

Серед документів, робота з якими обов'язкова для будь-якого підприємства незалежно від його організаційно-правової форми, можна виділити два види - накази та розпорядження.

Розглянемо докладно, які вимоги висуваються до складання та оформлення цих видів документів. При цьому зауважимо, що розпорядження (на відміну від наказу) - це вид розпорядчого документа, що видається керівником підприємства з метою вирішення оперативних питань, який звичайно має обмежений термін дії та стосується вузького кола осіб.

1.1 Попередня робота

Складання наказів забирає значну частину робочого часу відповідального працівника та вимагає від нього певних зусиль, адже щоб скласти повноцінний наказ, насамперед потрібно добре знати висвітлюване в ньому питання та володіти достатньою інформацією.

Тому, приступаючи до складання наказу, керуються такими правилами:

- по-перше, уточнюються доцільність, мета наказу і коло питань, що підлягають вирішенню. Це дозволяє правильно вибрати для фіксації управлінського рішення вид наказу, його форму, які багато в чому визначають стиль і характер викладення тексту;

- по-друге, необхідно вивчити нормативно-правові акти, що регулюють порядок вирішення питань такого типу. Це найголовніший етап, що показує професійні знання особи, котра готує наказ, особливо якщо подібне питання вирішується укладачем уперше. Знання нормативно-правових актів забезпечить відповідність змісту наказу до законів України та грамотне оформлення рішення керівника, а отже, наказ не міститиме положень, що суперечать законам та іншим нормативно-правовим актам.

Сьогодні за наявності відповідних електронних баз даних, що містять повнотекстовий набір законів та інших нормативно-правових актів щодо напрямку діяльності підприємства, провести таку попередню підготовку цілком можливо.

Крім того, при складанні наказів потрібно вивчити раніше видані накази (розпорядження), щоб уникнути суперечності з ними, а також дублювання, що дозволить приділити увагу невирішеним аспектам проблеми. Цей етап підготовки наказу також легше провести, маючи в пам'яті комп'ютера тексти всіх наказів (розпоряджень).

Знаючи, як вирішуються подібні питання, та зібравши всю необхідну інформацію, складають проект наказу.

При цьому слід зауважити, що всі накази залежно від кількості порушених у них питань поділяються на прості та складні. Прості, тобто такі накази, що містять одне питання, значно легше обробляти (реєстрація, поставлення на контроль, формування у справи), направляти на виконання. Складні накази стосуються кількох самостійних питань і виконавців або різних структурних підрозділів підприємства. З них доводиться знімати копії, а в деяких випадках - навіть установлювати черговість виконання. Оброблення таких наказів спричинює додаткові труднощі (при реєстрації вноситься кілька питань, при поставленні на контроль виділяється кожне питання окремо, складно вирішити питання про включення такого наказу в справу тощо). Тому при складанні найчисленніших видів наказів рекомендується включати до них по одному питанню. Інакше складні за змістом розпорядчі документи формуються в окремі справи, на обкладинках яких зміст не розкривається, а зазначаються лише їх вид (наказ, розпорядження) і дати.

Коли підготовчу роботу завершено, переходять безпосередньо до складання тексту наказу. При цьому, як правило, використовують трафаретні тексти, набір стандартних фраз і висловів. Розглянемо основні вимоги, що висуваються до тексту наказу.

1.2 Вимоги до тексту наказу

Текст наказу найчастіше складається з двох взаємозалежних частин - констатуючої та розпорядчої.

Констатуюча частина є введенням у сутність розглядуваного питання. Вона має на меті пояснити, чим спричинена необхідність видання наказу (розпорядження). У ній може бути перелічено факти, події, дано їм оцінку. Звичайно в констатуючій частині вказується нормативно-правовий акт, на виконання якого або відповідно до якого видається цей наказ. Констатуюча частина не є обов'язковою, вона може бути й відсутня, якщо немає потреби надавати роз'яснення.

Основне навантаження в наказах несе розпорядча частина, що викладається в наказовому способі. При цьому використовується форма викладення тексту від першої особи (наказую, постановляю), оскільки накази (розпорядження) є розпорядчими документами, що видаються на засадах єдиноначальності. Якщо розпорядча частина передбачає різні за характером дії або кілька однотипних дій, вона поділяється на пункти. Приписувана дія виражається дієсловом у неозначеній формі. Наприклад: підготувати, зарахувати, організувати, забезпечити, покласти, розробити тощо.

Що стосується власне манери викладення інформації, то тут основними вимогами виступають стислість і чіткість, що виключають можливість двоякого розуміння тексту, бо неточно зрозумілий наказ, може призвести до небажаних наслідків. При цьому, звичайно, в наказі має бути відображено всю необхідну інформацію із цього питання.

Стислість викладення досягається насамперед відбором необхідної та достатньої інформації, виключенням повторень та зайвих подробиць. Кожне слово в тексті наказу має нести змістове навантаження. Досягти чіткості у викладенні допомагають ретельний добір слів, правильна композиційна структура тексту і продуманість формулювань.

При відборі слів слід уникати використання в одному реченні однокорінних слів, тавтології. Наприклад: адресувати на адресу; квітень місяць; п'ять чоловік дітей; пам'ятний сувенір тощо.

Крім того, неприпустиме вживання в наказах розмовних та застарілих слів, архаїзмів. Наприклад: канцелярист, управлінець тощо.

Повсюдного поширення в розпорядчих документах набуло застосування скорочених слів та словосполучень, що зменшує обсяги наказів та прискорює сприйняття інформації. Наприклад: Міністерство фінансів України - МФУ; відділ праці та заробітної платні - ВПЗ; сторінка - с.; примірник - прим.; дивися - див.; рік - р. тощо. Щоправда, при цьому слід пам'ятати, що скорочення, уживані в наказі, мають бути зрозумілі кожному, отже, застосовуватися можуть лише загальноприйняті скорочення. Крім того, при першому застосуванні скорочення в тексті рекомендується давати в дужках його розшифрування. Наприклад: організаційно-розпорядча документація (ОРД).

Для кращого сприйняття наказу його текст поділяється на абзаци. Звичайно абзац містить не більше трьох речень. Подібний прийом допомагає вдуматися у зміст наказу, зробити невеликі паузи при читанні.

Для деяких типових управлінських ситуацій, що потребують видання наказу (про прийняття на роботу, про переведення на іншу роботу, про створення, ліквідацію філій та підрозділів, про розподіл обов'язків між керівництвом, про внесення змін до штатного розкладу апарату управління, до посадових інструкцій, про переведення на новий режим роботи тощо), може бути розроблено уніфіковані форми наказів, в яких передбачено не лише склад, а і порядок розташування інформації. Уніфікований текст наказу може бути надано у вигляді трафарету, таблиці.

Інший спосіб уніфікації тексту наказу - надання його у вигляді таблиці, тобто у вигляді переліку відомостей чи даних, приведених до певної системи та розташованих по графах і рядках. Таблиця дозволяє надати інформацію в найбільш компактному та наочному вигляді. Зауважимо, що розділяти заголовки бокових частин і граф таблиці діагональними лініями не допускається.

Закінчивши складати текст, відповідальний працівник формулює до нього заголовок, що є обов'язковим елементом будь-якого наказу. У заголовку стисло, чітко та ясно відображається основний зміст наказу. Якщо наказ складний і в ньому відображено декілька питань, заголовок формується узагальнено. Наприклад: «Про інвентаризацію каси».

Заголовок розміщується посередині або в лівому верхньому куті наказу над текстом. Заголовок допомагає правильному включенню наказу до справ і полегшує пошук потрібного наказу в справі.

Зауважимо, що окремі накази можуть мати додатки. Як додаток до наказів наводяться документи, які цими наказами або затверджені, або вводяться в дію. Такими документами є, наприклад, інструкції, правила, штатні розклади тощо.

Після складання тексту наказу настає час його оформлення, яке також має свої правила.

1.3 Загальні вимоги до оформлення наказу

Порядок оформлення наказів передбачає відповідність до встановлених вимог. Так, накази оформляються на папері формату А4 (210 х 297 мм). Складання наказів на папері довільного формату не допускається. Якщо наказ друкується в текстовому редакторі Word, використовується шрифт із розміром кегля 12 - 14. При друкуванні таблиць у складі наказу допускається використання шрифту менших розмірів.

Для виділення частини тексту наказу можуть використовуватися курсив, підкреслення, напівжирне зображення, а також зсув окремих елементів тексту щодо меж основного тексту.

Як правило, накази мають оформлятися на бланках підприємства. Водночас зауважимо, що виготовлення бланків конкретних видів наказів доцільне, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць.

Кожний надрукований аркуш наказу (на бланку чи без) повинен мати такі розміри полів:

- ліве: 2,75 - 3,50 см (1,25 - 2,25 см при розташуванні тексту на звороті листа);

- праве: 1,25 - 2,25 см (2,75 - 3,50 см при розташуванні тексту на звороті листа);

- верхнє - 2,50 см;

- нижнє - 2,00 см.

Слід мати на увазі, що для наказів довготривалого та постійного термінів зберігання, які буде переплетено або підшито у справу, розмір лівого поля встановлюється на рівні 3,50 см.

При оформленні тексту наказу на двох і більше аркушах другий та наступні аркуші має бути пронумеровано арабськими цифрами, причому номер аркуша розташовується посередині верхнього поля без крапки чи тире, а також без слова «сторінка» (стор. або с.). Якщо наказ оформляється на обох сторонах аркуша, непарні номери проставляються на лицьовому боці, а парні - на звороті аркуша.

Особливу увагу слід приділити реквізитам наказу - необхідним складовим елементам цього виду документів.

1.4 Обов'язкові реквізити наказу

Конкретний набір реквізитів залежить від виду наказу, етапів його підготовки та роботи з ним. Оскільки накази складаються з тих самих складових частин (реквізитів), то, вивчивши порядок складання та оформлення цих реквізитів (написання дат, грифів затвердження, погодження, порядку підписання тощо), можна грамотно оформити будь-який наказ.

Так, наказ, що складається на підприємстві, повинен мати такі обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення:

- найменування підприємства - автора наказу;

- код форми наказу (при використанні ПК);

- назву виду організаційно-розпорядчого документа (наказ, розпорядження);

- дату;

- реєстраційний індекс;

- заголовок до тексту наказу;

- текст наказу;

- візи;

- підпис.

Під час підготовки та оформлення наказу склад обов'язкових реквізитів може бути доповнено іншими реквізитами (зокрема, кодом підприємства за ЄДРПОУ), якщо цього вимагає його форма чи оброблення.

Стисло зупинимося на деяких із перелічених реквізитів.

Найменування підприємства має відповідати найменуванню, зазначеному в статуті. Скорочене найменування вживається тільки в разі, коли воно офіційно зафіксоване у статуті підприємства.

Дата й реєстраційний індекс (реєстраційний номер) наказу - це найважливіші пошукові ознаки наказу. Саме за цими реквізитами знаходять потрібний наказ серед інших аналогічних. При цьому зауважимо, що під реєстрацією наказу розуміється фіксація факту його створення шляхом проставляння на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу (його ще називають номером наказу) з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про наказ. Реєстрація наказів здійснюється з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням та оперативним використанням наявної в них інформації.

Основним принципом реєстрації наказів є одноразовість: кожний наказ реєструється на підприємстві лише один раз - у день підписання. У разі передачі зареєстрованого наказу з одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється.

Під час реєстрації наказу проставляється умовне позначення - реєстраційний індекс, що складається з порядкового номера в межах групи наказів, які реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ. Журнальна форма реєстрації наказів допускається на підприємствах з обсягом документообігу до 500 - 600 наказів на рік.

Оскільки реєстраційний індекс наказу - це його умовне цифрове (іноді - літерно-цифрове) позначення, що проставляється при реєстрації, то для нього відводиться місце у бланку наказу поряд із датою. Реєстрацію наказів звичайно провадять децентралізовано за двома основними групами наказів. Накази щодо основної діяльності - в канцелярії, накази щодо особового складу - у відділі кадрів.

При цьому накази щодо особового складу та основної діяльності мають окрему нумерацію в межах своєї групи. У наказах щодо особового складу до порядкового номера звичайно додаються літери К (кадри) чи О/С (особовий склад). Наприклад: наказ № 8к, наказ № 8-к або наказ № 9о/с, наказ № 9-о/с.

Що стосується дати, то вона також є обов'язковим реквізитом будь-якого наказу. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині наказу разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Оформляється вона без лапок. Згідно з пунктом 4.3.3 Примірної інструкції № 1153 дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Тому при підготовці наказу до підписання завчасно друкують місяць і рік, а число проставляється керівником, який підписує наказ.

Наступним обов'язковим реквізитом є заголовок до тексту наказу, який має бути максимально стислим та ґрунтовним і точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен грамотно узгоджуватися з назвою організаційно-розпорядчого документа, формуватися за допомогою віддієслівних іменників у прийменниковому відмінку та відповідати на запитання «про що?». Наприклад: «Про створення примирливої комісії». У випадку складання наказу на підставі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить до назви форми, доповнюється змінною інформацією, котра конкретизує його зміст.

Підпис - обов'язковий реквізит наказу, що надає йому юридичної сили. Підписується, як правило, перший примірник наказу. Слід пам'ятати, що за відсутності посадової особи, підпис якої заготовлено на наказі, наказ підписує особа, котра виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала наказ, та її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: «в. о.», «заст.»).

Реквізит «підпис» складається з найменування посади особи, яка підписує наказ (повне, якщо документ надруковано не на бланку, скорочене - на наказі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів та прізвища (приклад рис. 1).

Приклад підпису наказу <...> Директор МП «Турист»  ___________ (підпис)  _______________ (ініціали, прізвище)  або Заст. директора  ___________ (підпис)  _______________ (ініціали, прізвище)

Рис. 1

На наказах, що потребують особливого посвідчення їх аутентичності, проставляється відбиток печатки. Згідно з підпунктом 4.6.15 Примірної інструкції № 1153 печатку необхідно проставляти так, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала наказ. При цьому на наказі має залишитися чіткий відбиток усіх елементів зображення печатки.

Як уже зазначалося вище, накази можуть мати додатки, вказівки на які даються у відповідних пунктах тексту. Наприклад: затвердити додану інструкцію з діловодства; затвердити графік документообігу (додається). У такому разі реквізит «Додаток» (на відміну від листів, претензій, позовних заяв тощо) після тексту наказу самостійно не оформляється. Самі ж додатки (документи) до наказів мають у правому куті позначку із зазначенням, додатком до якого наказу вони є. Приблизний зразок оформлення наведено на рис. 2.

Зразок оформлення додатків до наказу Додаток до наказу від 22.06.2003 р. № 38 ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА <...> або Додаток 1 до наказу від 22.06.2003 р. № 45 ГРАФІК ДОКУМЕНТООБІГУ <...>

Рис. 2

1.4 Порядок погодження наказу

Проекти підготовлених наказів перед підписанням у деяких випадках погоджуються із зацікавленими структурними підрозділами, окремими посадовими особами. Погодження є, по суті, оцінкою проекту наказу.

Внутрішнє погодження провадиться з тими підрозділами, участь яких передбачено при виконанні цього наказу. На підприємствах, що мають юридичну службу, накази до підписання погоджуються з юристом. Якщо виконання наказу пов'язане з фінансовими витратами, потрібне погодження з головним бухгалтером (фінансовою службою). Наказ може бути також погоджений із заступником керівника підприємства, який займається питаннями, відображеними в наказі. Проект наказу візується також його укладачем.

Внутрішнє погодження наказу оформляється візою, що складається із зазначення посади візуючого, його підпису та його розшифрування (ініціали та прізвище) і дат (приклад рис. 3).

Приклад віз Головний бухгалтер Л. П. Іваненко  __________ (підпис)  23.12.2003 р. або Юрисконсульт Є. М. Петренко  __________ (підпис)  25.12.2003 р.

Рис. 3

У разі незгоди з наказом, наявності зауважень і доповнень до проекту вони викладаються на окремому аркуші, підписуються і додаються до проекту наказу. У такому разі віза оформляється, як показано на рис. 4

Приклад візи за наявності зауважень до наказу Зауваження додаються. Зав. бюро договорів М. М. Сидоренко  ______________ (підпис)  27.09.2003 р.

Страницы: 1, 2