Організація документаційного забезпечення установи

p align="left">· експедиція, в якій виділяються групи опрацювання вхідної та вихідної кореспонденції, урядової пошти та доставки (кур'єрська група);

· обліково-довідкова частина, що займається реєстрацією, довідковою роботою;

· контрольно-інспекторська група;

· бюро по роботі з пропозиціями, заявами та скаргами громадян;

· машинописне (диктофонно-машинописне) бюро;

· копіювально-розмножувальна служба;

· архів та інспекційно-методична група.

Можливе суміщення кількох функцій в одному підрозділі. В суб'єктах невеликого масштабу замість структурних підрозділів відповідну роботу будуть виконувати окремі особи. Номенклатура посад працівників служби документаційного забезпечення управління визначається відповідно до єдиної номенклатури посад службовців, затвердженої Держкомітетом по праці та соціальних питань. Сюди віднесені керівники-начальники служб ДЗУ, їх заступники та спеціалісти-помічники керівника суб'єкта, секретарі колегії, методисти, завідуючі архівом, завідуючі експедицією, інспектори, секретарі, стенографістки, діловоди, друкарки, експедитори, кур'єри, редактори та коректори.

Слід пам'ятати про введення в кваліфікаційний довідник посад службовців посади діловода, який повинен мати спеціальну вишу освіту за фахом "Документознавець, організатор діловодства". Раціональна організація документаційного забезпечення діяльності суб'єкта потребує достатньої кількості працівників цієї служби. Основними факторами, які визначають кількість та склад працівників служби, є обсяг документообігу (тобто кількість документів, що складаються, отримуються та опрацьовуються за рік), загальна кількість працівників суб'єкта та ступінь автоматизації і механізації опрацювання інформації та документів [8, 20].

Основу раціональної організації будь-якої роботи, а також з документаційного забезпечення становить чіткий розподіл функцій та обов'язків між конкретними виконавцями. Чітке знання своїх обов'язків підвищує відповідальність кожного працівника, дозволяє правильно розпланувати робочий день і виключає дублювання операцій. Розподіл праці закріплюється посадовими інструкціями, в яких визначено його організаційно-правове положення в структурному підрозділі.

Посадова інструкція розробляється на базі кваліфікаційного довідника посад службовців, типових посадових інструкцій та конкретних потреб даного робочого місця. Чим чіткіше буде розроблена посадова інструкція, тим легше організувати виконання конкретної роботи. В інструкції слід включати і методику роботи, тобто не тільки що робити, але і як виконувати ті або інші види робіт.

Індивідуальна посадова інструкція -- важливий та відповідальний документ, який організаційно та методично визначає роботу співробітника. Інструкція складається з розділів: загальна частина, функції, обов'язки, права, взаємовідносини, відповідальність, оцінка роботи. Всі розділи інструкції повинні бути чіткими, ясними, виключаючи двояке розуміння.
В загальній частині перелічуються основні завдання даної посадової особи, порядок її приймання та звільнення, професіональні вимоги до неї (освіта, стаж роботи), її безпосередня підлеглість та нормативні документи, якими вона керується в роботі.

В розділі "Функції" вказується конкретна ділянка роботи, закріплена за даним співробітником, та перелічуються всі види робіт, що виконуються ним. Наприклад, на працівника покладено формування справ та організація поточного зберігання документів. Виконання цієї функції здійснюється такими видами робіт: перевіркою наявності позначки про виконання документа, підшиванням документа до справи відповідно до номенклатури справ, організацією зберігання справ у шафі, видачею в тимчасове користування документів і справ, оформлення обкладинок справ до передачі в архів установи.

В розділі "Обов'язки" викладається порядок виконання робіт, терміни і методи виконання кожної операції. Скажімо, якщо працівник проводить реєстрацію документів, то в інструкції повинен бути детально описаний поділ документів на реєстровані та нереєстровані, занесення кожного реквізиту реєстраційної картки та кількість екземплярів картки, куди який екземпляр надійде тощо. Також зазначається форма реєстраційної картки.
В розділі "Права" викладені права працівників, якими вони користуються при виконанні своїх функцій.

У розділі "Взаємовідносини" вказується, коли, від кого і в якому вигляді працівник повинен одержати інформацію та документи, передати, з ким погодити. Посадова інструкція завершується розділом "Оцінка роботи", де подаються критерії, що дозволяють оцінити виконання працівником своїх функцій (в основному якість та своєчасність роботи). В цьому ж розділі вказується відповідальність, яку працівник несе у випадку несумлінного ставлення до своїх обов'язків. Посадова інструкція затверджується керівником структурного підрозділу, в якому працює даний співробітник. Основним нормативним документом, що визначає роботу з документаційного забезпечення в суб'єкті є інструкція з діловодства. Вона повинна бути в кожному суб'єкті чи об'єкті. Розробляється інструкція на основі загальнодержавних нормативних документів: ГОСТів, Основних правил роботи відомчих архівів, державних стандартів та уніфікованої системи документації, методичних матеріалів архівних органів, відомчих правил. Нині відомства складають типові інструкції з діловодства в цілому або з якоїсь його окремої частини (номенклатура справ, оформлення документів, організація контролю тощо) для всієї групи однорідних суб'єктів чи об'єктів.

1.3. Проблеми в ході організації документаційного забезпечення

установи

Головна мета служби діловодства -- це досконале документаційне забезпечення управління, якісне надання документно-інформаційних послуг, вчасна обробка і передання на різні рівні керування необхідної для прийняття управлінських рішень інформації. Разом з тим, важливість якісної організації інформаційно-документаційного забезпечення управління в ряді підприємств та установ країни недооцінюється. Справочинством займаються працівники з низьким рівнем оплати, випадково чи в силу певних обставин вимушені працювати в цих службах. Подекуди канцелярії виконують другорядну роль в апараті управління, виконуючи чисто технічні функції. Творча й логічно-послідовна робота з документами начебто розчиняється в діяльності апарату управління. Діловодством займаються начебто всі, але виконують цю роботу в більшості неякісно й зі значними витратами часу. Навіть висококваліфіковані працівники, які отримали системну вищу освіту й призвані по суті вирішувати питання управлінням виробництва, витрачають третю частину свого робочого часу не на властиву їм роботу з документами, до того ж низькооплачувану.

Підбором інформації, обробкою і оформленням документів сьогодні повинен займатись не фахівець галузі, який приймає важливі управлінські рішення, а спеціально підготовлений для цього інший фахівець - документознавець, інформаційний аналітик. Нагальною стала проблема кардинальної зміни ролі і місця служб діловодства в апараті управління. В сучасній установі необхідно створення, шляхом об'єднання функцій канцелярії, секретаріату й інформаційного центру, єдиного підрозділу інформаційно-документаційного обслуговування з підпорядкуванням його першому керівникові. Цей підрозділ, оснащений новітніми засобами комп'ютерної та іншої багатофункціональної організаційної техніки, мусить виконувати головну обслуговуючу функцію управління -- досконале документно-інформаційне обслуговування прийняття управлінських рішень. Тоді з такого підрозділу можна буде сповна спитати за неповноту інформації чи перебір документів, за якість опрацювання відомостей й виконання поставлених завдань в установлений термін. Створення спеціалізованого підрозділу інформаційно-документаційного забезпечення приведе до зменшення чисельності апарату управління й ліквідації зайвих посад. Коло обов'язків його провідних співробітників-документознавців, інформаційних аналітиків та системотехників буде досить значне й багатогранне. Їх основні функціональні обов'язки -- разом з основними фахівцями керівного апарату брати активну участь в моніторингу релевантної інформації, розробці ефективних управлінських рішень, веденні контролю і перевірці завдань і розпоряджень вищого керівництва. Для цього вони повинні вміти працювати з усіма видами документної інформації, знати особливості автоматизованих систем діловодства й документообігу, новітні засоби оргтехніки, особливості уніфікації й галузевої стандартизації документно- інформаційної сфери.

Існують особливості документаційного забезпечення управління підприємствами та установами:

· це виключно важлива роль документу, в т.ч. електронного, в сучасному світі. Це носій різноманітної інформації і канал соціальної комунікації, засіб збереження, реєстрації і передання інформації у просторі й часі, це й об'єкт охорони інтелектуальної власності та захисту авторських прав. Основи документоведення -- невід'ємна складова досконалості як державного управління, так і будь-якого приватного підприємництва.

· це зростання ролі інформаційних процесів у всіх різновидах людської діяльності, прояв спільної основи, притаманній багатьом інтелектуальним напрямам суспільного розвитку, його глобалізації.

Створюються не тільки інформаційно-аналітичні підрозділи, інформаційно-рекламні агенції, розширюється коло центрів науково-технічної інформації, патентних структур, а й посилюється значення високоякісного інформаційного забезпечення вищого керівництва всіх рівнів і напрямів соціального управління на базі новітніх технологій й застосування глобальних світових мереж. Враховуючи ті обставини, що розвиток сучасної комп'ютерної техніки орієнтований на високопрофесійного користувача й не потребує ґрунтовної інженерної освіти, комп'ютерно-технологічний блок обмежується вивченням основ комп'ютерних мереж та телекомунікаційних технологій, системного аналізу інформаційних процесів прикладного програмного забезпечення, основ проектування баз даних, Internet-технологій та ресурсів в діловодстві та сучасного електронного документообігу.

Професійна діяльність фахівця на первинних посадах буде полягати у:

· виконанні спеціальних функцій, пов'язаних з розробкою та впровадженням технологічних процесів документування, роботи з документами і інформацією, організацією інформаційної діяльності;

· вирішенні стереотипних, діагностичних задач з документознавства та інформаційної діяльності;

· прийнятті оперативних рішень у межах своєї компетенції та функціональної підготовки;

· керівництво підлеглими, компетенція яких не вище за технічних службовців чи молодших спеціалістів.

Перспективи розвитку галузі документознавства та інформаційної діяльності сьогодні визначаються оптимальним поєднанням комплексу фахових знань, вмінь, навичок та високої професійної мобільності спеціалістів. Вирішальне значення тут мусять мати управлінська культура, ініціатива, творчість і активність персоналу, адже значна частина професійних знань отримується під час роботи. Гарантією майбутнього сфери документно-інформаційної діяльності повинно бути раціональне співвідношення можливостей отримання спеціальної освіти та підвищення кваліфікації фахівців. Питання підвищення кваліфікації працюючих в діловодних службах повинні вирішуватись за рахунок організації відповідних курсів, тренінгів, інформаційно-консультативних та науково-практичних семінарів.

Висновки до 1 розділу

Організаційно функцію діловодства забезпечують спеціальні підрозділи - управління справами, секретаріати та канцелярії. На них покладається безпосереднє діловодне обслуговування органів, підрозділів підприємства (приймання і відправлення кореспонденції, реєстрація вхідних та вихідних документів, тиражування, розподіл документів для доповіді керівництву, ведення контролю за виконанням документів, ознайомлення працівників з наказами, розпорядженнями, документаційне обслуговування нарад, конференцій, засідань, оформлення справ і передача їх до архіву, збереження документів тощо)

Розвиток архівної інформаційної системи із включенням її в життя суспільства зумовлюється не лише вимогами часу, коли всі інформаційні потоки в державі мають стати сегментом єдиного інформаційного простору, а й нагальною потребою оптимізації зберігання та використання архівних ресурсів України.

Отже, технологічні аспекти автоматизації документних потоків вийшли на рівень надзвичайних можливостей. У цих умовах виникає необхідність створення цілісної концепції архівної справи в Україні. Разом із тим увага до цієї проблеми з боку керівних державних органів поки не досягла належного рівня: архівна справа залишається поза межами пріоритетних науково-технічних напрямів, а питання інформатизації суспільства обмежуються виключно технологічними питаннями створення комп'ютерних систем і мереж.

Комп'ютеризація організаційно-управлінських функцій на центральному, обласному та районному рівнях здійснюється у межах конкретного архіву також у двох зазначених напрямах -- комп'ютеризація процесів управління архівною справою та управління інформацією про комплектування, облік і зберігання документів, створення страхового фонду та повнотекстових БД.

Моделі даних містять стандартизовану структуру списування архівної інформації, яка застосовується в усіх вертикальних і горизонтальних структурах архівної галузі й має стати обов'язковим нормативним документом, що забезпечує взаємозв'язок різних технологічних процесів і систем.

Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі.

Підвищення продуктивності праці в сфері управління досягається насамперед впровадженням засобів автоматизації і механізації, які називаються оргтехнікою. Але впровадження засобів оргтехніки потребує однорідності форм документів і такої побудови технології опрацювання документів, щоб однотипні операції були зосереджені в одному місці. Тільки дотримання цих умов дозволяє підготувати документи для машинного опрацювання.

Позитивним є власне побудова системи документаційного забезпечення, яка дозволяє здійснювати інформаційний обмін з іншими суб'єктами ринку у визначені строки та на визначених умовах. Негативним є неефективна побудова системи документаційного забезпечення на більшості підприємств України, що зумовлює можливість втрати важливої інформації, невчасного поінформування суб'єктів документаційного обороту, численні помилки та неточності в організації роботи системи.

Дані недоліки зумовлюють необхідність удосконалення системи документаційного забезпечення підприємства шляхом використання сучасних технологій організації документаційного обороту, автоматизації діяльності служби діловодства, використання сучасних технологій передачі даних тощо.

РОЗДІЛ 2.

ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ НА ПРИКЛАДІ ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ»

2.1. Економіко-організаційна характеристика ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ

«АГРЕГАТ».

Підприємства ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ» мають однакову організаційну структуру, проте діють в різних галузях економіки та різні системи документаційного забезпечення. ТОВ «СВІТОЧ» діє в кондитерській галузі, ВАТ «АГРЕГАТ» здійснює виробництво агрегатів, вентиляторів, кондиціонерів та інших металічних деталей та частин. Специфіка виробничого процесу визначає систему його документаційного забезпечення.

В організаційній структурі підприємств прослідковується японська модель організації виробничої системи (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Організаційна структура ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ»

Керівництво підприємствами здійснюють не його власники, а висококваліфіковані менеджери, які ведуть переговори з покупцями промислових вентиляторів та кондиціонерів та укладають угоди на майбутні поставки вентиляторів як на внутрішній ринок, так і на закордонні ринки. Бухгалтерська служба підприємства веде відображення господарських операцій діяльності в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності на основі Міжнародних стандартів фінансової звітності, що позиціонує підприємство на зовнішніх ринках та дає змогу надавати фінансову звітність зацікавленим закордонним користувачам в доступній формі. Бухгалтерська служба підприємства також утворює систему внутрішнього контролю на підприємстві, що унеможливлює будь-які зловживання зі сторони працівників підприємства та матеріально-відповідальних осіб.

Визначальною характеристикою організаційної структури підприємства є відсутність структурного підрозділу склад, що пояснюється діяльністю відділу логістики, який працює по японській методиці «точно в термін», тобто підвезення необхідної кількості економічних запасів до робочого місця працівника згідно плану виробничого процесу підприємства, що унеможливлює крадіжки запасів підприємства та сприяє повному та своєчасному використанню всіх товарно-матеріальних запасів підприємства, окрім того дана організація виробничої системи ліквідує технологічні перерви в виробництві для постачання товарно-матеріальних цінностей на робоче місце кожного працівника, що підвищує продуктивність праці та рентабельність продукції підприємства, а отже, надає конкурентні переваги продукції підприємства в порівнянні з аналогічною за технічними характеристиками продукцією інших виробників. Вся вироблена продукція тестується, сертифікується та одразу по залізничній колії транспортується замовникам.

Відділ прогресивного маркетингу прогнозує та оцінює кон'юнктуру ринків України в розрізі окремих галузей промисловості та регіонів та закордону з метою встановлення об'єктивних потреб в нових товарах підприємств.

В рамках бурхливої науково-дослідної та к конструкторсько-дослідної роботи діє відділ НДКДР, який на основі запитів замовників здійснює розробку новітніх промислових товарів. Підприємства інвестують щорічно в діяльність даного відділу понад 3 млн. грн., що забезпечує постійне оновлення товарного асортименту підприємства та надає йому конкурентні переваги в порівнянні з іншими виробниками. На підприємствах діє служба охорони, яка не лише забезпечує правопорядок на території підприємства, але й реалізує заходи з підвищення рівня охорони праці на підприємстві, тому трудові колективи працюють в безпечних, екологічно чистих умовах діяльності.

2.2. Специфіка організації документаційного забезпечення установи на

ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ»

Для ВАТ «АГРЕГАТ» характерним є машинна обробка документів. Машинна інформаційна база охоплює всі види спеціально організованої інформації, представленої у вигляді, зручному для сприймання технічними засобами. Це файли (масиви), бази даних (БД), банки даних (БнД), бази знань, а також їх системи. Інформаційне забезпечення повинно швидко та в повному обсязі задовольняти потреби користувача.

Перед ним ставляться вимоги ефективного пошуку та видачі інформації у вигляді, потрібному для розв'язання кожної конкретної задачі, наявності можливості підтримки даних у стані постійного оновлення та працездатності. За змістом внутрішньомашинне інформаційне забезпечення -- це сукупність фактичних зведень, що використовуються в господарській діяльності об'єкта. Склад і структура внутрішньомашинного інформаційного забезпечення визначаються способами організації файлів, баз і банків даних, взаємодією між ними, розвитком їх у часі. Пофайлова організація ІЗ -- це формування різних масивів. Класифікувати їх можна за різними ознаками: за змістом, способами використання, призначення, методом організації.

Файл -- це сукупність однорідної інформації складу та послідов-ності полів, записаної на магнітному диску з присвоєнням імені. Термінологічно поняття «масив» і «файл» близькі за змістом. Це -- сукупність однорідної жорстко організованої та пойменованої інформації. Для ідентифікації кожному файлу під час його запису присвоюється ім'я та розширення, що уточнює різновидність файлу.

За змістом виокремлюють масиви даних і програмні масиви. Програмні масиви описують процеси роботи з даними та входять у підсистему програмного забезпечення. Масиви даних є основною частиною внутрішньомашинного інформаційного забезпечення. Призначення масивів залежить від задач, що стоять перед інформаційними технологіями та відображають їх специфіку. За роллю оброблення й технології використання масиви класифікуються так:

· постійні масиви належать до категорії нормативно-довідкових, складають інформаційну базу АІТ та охоплюють відомості, які порівняно рідко змінюються. До їх складу входять масиви класифікаторів, довідників, каталогів та іншої умовно-постійної інформації.

· поточні масиви охоплюють змінну інформацію, що поступає в систему від об'єкта, який управляється, і характеризує стан зовнішнього середовища, а також сам процес управління об'єктом. В основному вони створюються на основі первинних документів.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9