Оформление документов

Оформление документов

28

Содержание

1. Назначение и классификация документов

2. Аннотации

3. Приказы

4. Уставы

5. Предложение

6. Договор аренды

7. Коммерческие акты

8. Заявление-обязательство

9. Контракт

1. Понятие и классификация документов

Слово документ в переводе с латинского означает поучительный пример, образец, доказательство. Этот термин имеет несколько значений:

а) деловая бумага, которая подтверждает определенный юридический факт, подтверждает право на что-либо,

б) письменное свидетельство, которое официально подтверждает личность,

в) письменное произведение, рисунок, грамота, свидетельствующая об историческом событии.

Документы, как основной вид делового языка, носители информации, являются способом засвидетельствования, являются основой для принятия решений, для доказательств, т.е. имеют большое правовое значение. Документы должны быть правильно сложены по форме и по содержанию, с соблюдением соответствующих реквизитов.

Итак, документ является носителем объективной, достоверной информации, материальным объектом с содержанием информации, закрепленной выгодным для человека способом для передачи ее в пространстве и времени, и имеет, в соответствии с действующим законодательством, юридическую силу.

Деловые документы классифицируются по содержанию, способу фиксации и изготовлению, названию, сложности и степенью гласности, местом составления, по происхождению, по юридической силе и назначению.

По способу фиксации информации документы могут быть написанные, графико- , фото-, кино- и фонодокументы, по технику воссоздания - рукописные и созданные машинным способом.

По содержанию и назначению документы подразделяются на организационно-распорядительные, справочно-информационные, хозяйственно-договорные, финансово-расчетные, документы по личному составу, личные официальные документы, удостоверяющие.

По названию документы различают: акты, аннотации, отзывы, ведомости, справки, договора, приглашения, отчеты, письма различного назначения, приказы, планы работ, положения, правила, постановления, удостоверения, распоряжения и т.п.

По способу изготовления различают типовые, стандартные (трафаретные) и индивидуальные документы. Типовые составляются заблаговременно, преимущественно по трафарету, и являются текстом-примером для индивидуальных. В стандартных документах часть текста отпечатана на бланке, а часть вписывается во время заполнения. Трафаретные документы в настоящее время получили широкое распространение, когда в делопроизводстве стал использоваться компьютер. Индивидуальные документы сложно стандартизировать, они свободны по форме, но необходимые реквизиты в них имеются. Это автобиография, записки, телеграммы, жалобы.

По степени сложности различают простые и сложные документы, первые содержат один вопрос, сложные - два и более.

По месту создания и функционирования различают внутренние и вешние документы, по направлению - входящие и исходящие. Внутренние документы создаются на определенном предприятии, в учреждении, организации и там функционируют. Внешние документы поступают с предприятий.

По сроку исполнения документы могут быть срочными и несрочными. Первые требуют исполнения, отсылки или получения в сроки, установленные законом, правовым актом или руководителем (телеграммы, факсы). Прочие документы считаются несрочными и выполняются в сроки, установленные администрацией.

По происхождению различают: служебные и официально-личные. Служебные создаются в организациях, учреждениях и касаются вопросов их деятельности, официально-личные пишутся конкретными лицами (автобиография, рапорты, заявления, пояснительные записки).

По степени гласности документы делят на обычные, секретные, абсолютно секретные и для служебного пользования. В правом углу документа делают специальную пометку: «Секретно», «Для служебного пользования», «Абсолютно секретно».

По стадиям изготовления документы подразделяют на оригиналы и копии. Копия в правом верхнем углу имеет пометку «копия». Также существует дубликат - второй экземпляр документа, имеющий одинаковую с оригиналом юридическую силу, и выдаётся в связи с потерей оригинала.

2. Аннотации

Аннотация - краткая, сжатая характеристика содержания книги, статьи и т.п.

Это небольшая библиографическая справка, краткая характеристика книги, статьи, рукописного текста, содержащая перечисления наиболее главных вопросов, оценку. Аннотация помогает читателю сориентироваться в имеющейся литературе по тому или иному вопросу, облегчает работу учёных, студентов, учащихся - людей разных профессий, чья работа связано с книгой. Аннотацией также называют развёрнутый заголовок, из-за перечня главных вопросов которого высказывается содержание работы, давая ей оценку.

Аннотация чаще всего содержится на второй странице любого печатного издания.

Образец

Ткаченко Н.М.

Бухгалтерский финансовый учет на предприятиях Украины. Учебник: для студ. высш. учеб. завед. экон. спец. - 7-е изд., дополн. и перераб. - К. АСК, 2003.

В учебнике автор излагает вопросы в полном соответствии с программой курса «Бухгалтерский финансовый учет». В нем рассмотрены основы теории бухгалтерского финансового учета, его организации и постановки учета на предприятиях Украины. Основное внимание уделено изучению экономического содержания счетов бухгалтерского учета и методологии его ведения с учетом требований Национальных стандартов бухгалтерского учета с использованием нормативных документов, действующих в Украине.

Предназначен для студентов высших учебных заведений по специальностям «Учет и аудит», «Экономика предприятий». Учебник может быть использован также студентами колледжей, слушателями курсов повышения квалификации, бухгалтерами, финансистами, экономистами, работниками контрольно-ревизионных служб, аудиторами.

3. Приказы

Приказ - распорядительный документ, который издают на основе или для выполнения действующих законов, постановлений и решений правительства, приказов и указаний руководителей.

Как основной распорядительный документ, приказ издают руководители учреждений, предприятий или их структурных подразделений с целью решения основных и оперативных заданий данного учреждения - по всем вопросам его компетенции: организация труда, штаты, дисциплина, поощрения, удержания и т.п.

Различают приказы по вопросам основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказы по вопросам основной деятельности издают во время утверждения перспективных, годовых и прочих планов, во время создания, реорганизации или ликвидации структурных подразделений, подведения итогов деятельности учреждения, когда необходимо довести до сведения руководителя более низкого ранга директивные документы высших органов. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей или толь распорядительной. В констатирующей части идет речь о причинах и факты, вызвавшие появление приказа. В распорядительной части, которая имеет приказную форму, предлагаются действия, указываются фамилии исполнителей каждой из них и сроки выполнения; слово ПРИКАЗЫВАЮ печатается большими буквами.

Реквизиты приказа: название учреждения, предприятия или должности руководителя, выдающего приказ; название документа; дата подписания; номер4 место издания документа; заголовок к тексту документа; текст; подпись руководителя учреждения, организации. Приказ имеет воспитательную функцию, поэтому его речь должна быть высоко культурной, сжатой, точно сформулированной. Часто в Книге регистрации приказов на предприятии после текста документа и подписи руководителя прилагают: «С приказом ознакомлены» - с перечнем указанных в приказе лиц, которые должны рядом со своей фамилией поставить свою подпись.

Образец

ЧМП Люкс-Сервис

ПРИКАЗ

«12» декабря 2006г.№ 7539

г. Красный Луч

«О списании незавершенного производства»

В связи с завершением проведения ряда экспериментов по заказу 1212-7ЛС «Конвейер ленточный (опытный образец) », которые не дали положительных результатов, утратили экономическую выгоду, -

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Создать комиссию для анализа затрат по накопленному незавершенному производству и дальнейшему его использованию в следующем составе:

Гл. технологИванова Ю.Л.

Гл. конструкторКурасова С.И.

Начальник цехаРешетняк Д.Р.

2. Комиссии определить дальнейшее использование товарно-материальных ценностей, образовавшихся в результате демонтажа конвейера.

3. Цеху опытных образцов списать затраты по незавершенному производству вышеназванного заказа.

4. Главному бухгалтеру Русяновской О.Н. определить статью затрат.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника производственного отдела Чернявскую Е.А.

Генеральный директор Панченко Е.С.

Согласовано

Менеджер Полякова О.С.

Главный бухгалтер Русяновская О.Н.

Юрисконсульт Попова О.Б.

Проект приказа подготовил

Нач. производственного отдела Чернявская Е.А.

С приказом ознакомлены:

Иванова Ю.Л.

Кусова С.И.

Решетняк Д.Р.

Русяновская О.Н.

Чернявская Е.А.

Головин Л.Н.

Петров Д.Г.

4. Устав

Устав - свод правил, положений, которые регулируют основы организации и деятельности учреждений определённой отрасли хозяйствования.

Это правовые акты, которые определяют структуру, функции и права предприятий, спортивных товариществ, политических правил, а также очерчивает их правовое положение, цель деятельности, основные принципы; Это закон для исполнения. Уставы хозяйственных организаций определяют членство, руководящие органы, порядок их избрания.

Устав после его утверждения высшей инстанцией подлежат обязательной регистрации в Министерстве финансов, после чего вновь созданная организация может начинать свою деятельность.

Уставы есть индивидуальные и типовые. Типовые уставы создаются для ряда подобных, одинаковых учреждений и организаций, индивидуальные уставы имеют отдельные учреждения, предприятия, организации.

Уставы подобны положениям и определяют порядок деятельности организации, отдельных внутригосударственных и международных организаций.

Уставы военные - официальные нормативно-правовые документы, регламентирующие поведение и деятельность военнослужащих, жизнь, быт, исполнение службы. Уставы определяют цель, задачи, способы и принципы применения соединений, частей и подразделений Вооруженных Сил и родов войск во время боевых операций, обязанности военнослужащих и их взаимоотношения. Они подразделяются на: уставы внутренней службы, уставы гарнизонной службы и караульной службы, строевой устав, боевые, полевые, дисциплинарные уставы.

Реквизиты устава: гриф, место регистрации, наименование документа, полное название, текст.

Образец

ЗАРЕГИСТРИРОВАНО:

в Государственной администрации

г. Красный Луч

Регистрационный № 34892

Дата регистрации

06 октября 2004 р.

Заместитель председателя администрации

____________ Д.Ю. Королев

УСТАВ

СОВМЕСТНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

«ГЕНЕЗИС»

КРАСНЫЙ ЛУЧ 2005

1.Общие положения

1.1. Совместное предприятие «Генезис» (далее - Предприятие) создано в соответствии с Законом Украины «О предприятиях в Украине» для осуществления предпринимательской деятельности с целью получения прибыли.

1.2 Основателем предприятия является Панченко Елена Сергеевна, паспорт серии ЕН № 107034 выданный Краснолучским ГО УМВД Украины в Луганской области, проживающей по адресу ул. Руднева 20а.

1.3. Наименование Предприятия полное:

На украинском языке: "Спільне підприємство "Генезіс".

1.4.Местонахождение Предприятия: Украина, Луганская обл., г. Красный Луч, ул. Ленина, 110, тел.4-39-38.

1.5. Предприятие создается на неопределенный срок

2. Задачи и функции предприятия

2.1. Главной задачей предприятия является осуществление хозяйственной детельности, направленной на получение прибыли

2.2.Для выполнения своей главной задачи предприятия обеспечивает:

- производство, переработку и реализацию сельско-хозяйственной продукции,

- торговую деятельность в сфере оптовой, розничной торговли и общественного питания по реализации продовольственных и непродовольственных товаров,

- производство и реализацию строительных материалов,

- выполнение строительно-монтажных работ,

- изготовление производственных и непроизводственных товаров,

- внутренние и международные перевозки пассажиров и грузов,

- деятельнось, связанная с реализацией транспортних средств,

- експорт и импорт товаров, услуг, работ, технологий,

- сбор, торговлю, переработку, покупку и реализацию металлолома и отходов цветных и черних метал лов,

- товарообменные (бартерные операции) и прочая деятельность, основанная на формах встречной торговли.

Деятельнось, предусматривающая получение лицензий (разрешений), осуществляется Предприятием после получения соответствующих лицензий.

3. Юридический статус Предприятия

3.1. Предприятие является юридическим лицом со дня его государственной регистрации.

3.2. Предприятие осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством Украины и этого устава.

3.3. Имущество Предприятия состоит из основних фондов и оборотних средств, а также ценностей, стоимость которых отображена в балансе предприятия.

3.4. Предприятие распоряжается:

- имуществом, переданным ему основателем предприятия,

- продукцией, произведенной Предприятием в результате хозяйственной детельности,

- другим имуществом, полученным предприятием, не запрещенным действующия законодательством.

3.5. Предприятие имеет собственный баланс, текущий, валютный и прочие счета в банках; товарный знак, зарегистрированный в соответствии с законодательством; печать со своим наименованием, штампы.

3.6. Предприятие имеет право продавать, передавать безвозмездно, обменивать, передавать в аренду юридическим и физическим лицам средства производства и прочие материальные ценности, использовать, отчуждать их прочими способами, если это не противоречит действующему законодательству.

3.7. Предприятие имеет право заключать договора (контракты), в частности договора купли-продажи, подряда, страхования, перевозки, хранения, выдавать доверенности и создавать комиссии и т.д., иметь имущественные и неимущественные права, выполнять обязательства, быть истцом и ответчиком в суде; в хозяйственном и третейском суде Основатель не отвечает по обязательствам Предприятия.

3.8. Предприятие имеет право в установленном действующим законодательством порядке:

- основывать объединения и принимать участие в объединениях с другими субъектами предпринимательской деятельности,

- создавать на территории Украины и за ее пределами свои филиалы, представительства и дочерние предприятия,

- передавать на договорных началах материальные и денежные ресурсы другим предприятиям, организациям и гражданам, выполняющим для Предприятия работы (услуги).

- нанимать персонал Предприятия на условиях трудовых договоров и на других условиях, установленных действующим законодательством, самостоятельно устанавливать формы, системы и размер оплаты труда и других видов доходов работников,

- пользоваться банковским кредитом на договорной коммерческой основе, передавать право банку на договорных началах право пользования своими свободными средствами и устанавливать проценты за их использование,

- выполнять другие действия, которые не противоречат законодательству.

4. Земли Предприятия

4.1. К землям Предприятия относятся земли, приобретенные (полученные) Предприятием в собственность, полученные в постоянное пользование, а также взятые в аренду.

4.2.Предприятие осуществляет комплекс мероприятий по охране земель, предусмотренных земельным законодательством Украины.

4.3.Обязанности Предприятия как собственника земли и землепользователя:

- обеспечивать использование земли по целевому назначению и в соответствии с уловиями ее надания,

- своевременно вносить земельный налог,

- не нарушать права собственников прочих земельних участков и землепользователей, в том числе арендателей,

- выполнять прочне обязанности, предусмотренные действующим законодательством.

5. Внешнеэкономическая деятельность Предприятия

5.1. Предприятие самостоятельно осуществляет внешнеэкономическую деятельность. Внешнеэкономическая деятельность Предприятия регулируется законами Украины.

5.2. Порядок использования выручки Предприятия в иностранной валюте определяется валютным законодательством Украины.

5.3. Предприятие в своей внешнеэкономической детельности по вопросам экономической, технологической, экологической и социальной безопасности контролируется государственными органами.

6. Уставной фонд Предприятия

6.1. Для обеспечения детельности Предприятия создается уставной фонд в раз мере 10млн. грн..

6.2. Уставной фонд формируется за счет средств и имущества Основателя.

6.3. Предприятие имеет право изменять (увеличивать или уменшать) уставной фонд.

7. Порядок распределения прибыли и покрытия убытка

7.1. Прибыль Предприятия формируется из поступлений от хозяйственной детельности после покрытия материальных и приравненных к ним затрат, а также затрат на оплату труда. Из балансовой прибыли Предприятия уплачиваются проценты за банковские кредиты и по облигациям, а также вносяться предусмортенные законодательством Украины налоги и платежи в бюджет. Чистая прибыль, полученная после указанных расчетов остается в полном распоряжении Предприятия.

7.2. Порядок распределения чистой прибыли и покрытия убытков определяется в соответсвии с действующи законодательством Украины и этим уставом.

7.3. Предприятие создает резервный фонд в размере 30 процентов уставного фонда Предприятия. Резервный фонд Предприятия используется для покрытия затрат, взязанных с возмещением убытков и запланированных затрат.

7.4. Предприятие создает также перечень и других фондов, порядок формирования, размер, назначение которых утрерждается Основателем Предприятия.

8.Правовое положение основателя.

8.1.Права и обязанности Основателя:

8.1.1. Основатель имеет право:

- принимать участие в управлении Предприятием,

- распоряжаться прибылью от детельности Предприятия,

- получать информацию о детельности Предприятия, в том числе знакомится с документами по бухгалтерському учету и прочую статистическю информацию.

- вносить дополнительные взносы в уставной фонд.

8.1.2. Основатель озязан:

- внести в уставной фонд Предприятия свой вклад в соответствии с уставом,

- не разглошать конфиденциальную информацию о детельности Предприятия,

- соблюдать требования устава.

8.2. К исключительной компетенции Основателя относится:

- определение основних направлений детельности Предприятия, утверждения планов и отчетов об их выполнении,

- внесение измений в устав Предприятия,

- принятие решения о реорганизации или ликвидации Предприятия,

Страницы: 1, 2