Областное государственное учреждение "Государственный архив Саратовской области"
постановляющей, распорядительной части с последовательной нумерацией пунктов арабскими цифрами даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указываются реальные сроки исполнения.Текст пунктов распорядительной части излагается в повелительной форме: обязать, поручить и т.п., написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил.Проект постановления (распоряжения), оформленный на гербовом бланке, в обязательном порядке визируется заместителем руководителя, начальником по организации работы с документами.В бланке распоряжения (Приложение 1) и бланке решения (Приложение 2) не правильно оформлен реквизит дата документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 05.01.2003. Возможен словесно-цифровой способ оформления даты, например: 25 января 100г. Слово год не пишется целиком.Характеристика информационно-справочной документации:Для анализа можно использовать следующие документы:- заявление;- телефонограмма (Приложение 3);- ответ на письмо.Персональная ответственность сотрудников закрепляется в их должностных обязанностях.Телефонограмма оформлена с некоторыми недочётами: в бланке нет наименования организации - автора телефонограммы, не указаны наименования должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму.
Глава 2 Документооборот организации2.1 Работа с архивными документамиРабота с архивными документами начинается с просмотра описи дел архивного фонда.Архивный фонд -- совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой и подлежащих постоянному хранению. Каждому архивному фонду присваивается свой определенный номер. Архивная опись -- основной учетный документ и одновременно справочник по содержанию документов фонда.Опись фонда состоит из перечня заголовков дел и вспомогательного справочного аппарата к ней, который включает в себя заглавный (титульный) лист, предисловие, список сокращенных слов, указатели, переводную таблицу шифров (если опись пересоставлялась), оглавление. В зависимости от категории фонда наличие в описи вспомогательного аппарата различно.Обязательным элементом справочного аппарата для описей фондов всех категорий является заглавный лист описи. На нем указываются следующие данные: название государственного архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, включенных в опись.Название фонда на заглавном листе описи дается в виде официально принятого, полного и в скобках сокращенного названия фондообразователя. Если название фондообразователя менялось в течение периода, на который составлена опись, то на заглавном листе описи пишется сначала последнее название, а ниже -- все его названия в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат каждого названия фондообразователя.На заглавном листе описи документов объединенного архивного фонда (ОАФ) сначала указывается его название, а затем -- название той части объединенного фонда, на документы которой составлена опись.Важная часть архивной описи -- предисловие. Оно содержит краткую историю фондообразователя, общие сведения о составе, содержании, происхождении и состоянии документов фонда.Собственно опись (систематизированный перечень заголовков дел) имеет следующую схему:
№№ п/пИндекс делаЗаголовок делаКрайние датыКоличество листовПримечание123456Номер по порядку соответствует номеру дела (единицы хранения) фонда.Каждая опись имеет самостоятельную валовую нумерацию. Исключение из этого правила составляют три фонда периода до октября 1917г.:1. Саратовское губернское жандармское управление (ф. 53)2. Саратовское охранное отделение (ф. 57)3. Поволжское районное охранное отделение (ф. 51)В этих фондах нет сплошной валовой нумерации по описи, дела пронумерованы в пределах годовых разделов. Поэтому в требованиях на дела этих фондов необходимо указывать не только номер единицы хранения, но и год. Например: ф. 51, оп, 1905 г., д. 24.Описи фондов завершаются итоговой записью. В ней указываются количество и номера дел, внесенных в опись, фиксируются наличие в описи дел с литерной нумерацией, номера механически пропущенных и выбывших дел. При заполнении требования на выдачу документальных материалов пользователям необходимо сверять номера запрашиваемых дел с итоговой записью описи, чтобы не вносить в требование утраченные дела.
2.2 Приём документов в архив и их архивное хранение. Комплектование и обеспечение сохранностиГАСО осуществляет экспертизу ценности с определением сроков хранения документов, их научно-техническую обработку, в том числе документов по личному составу, а также подготовку документов различных организаций г. Саратова к передаче на дальнейшее хранение в архивы города.Комплектование - это систематическое пополнение архивного фонда РФ документами, имеющими научно-историческое значение, которое может быть использовано для изучения отраслей народного хозяйства региона и в целом страны.Основная задача- это работа с ведомствами, которые бывают:· Федеральными· Краевыми· Отраслевыми· Ведомственные (архивы предприятий, организаций в которых создаваемый ими документальный фонд хранят в собственном архиве)Документальный фонд - это совокупность документов создаваемых в процессе деятельности.Архивный фонд - это совокупность взаимоувязанных документов, имеющих постоянный срок хранения, которые по истечению предельного срока хранения в ведомствах передаются на государственное хранение в упорядоченном виде по описям вместе с научно-справочным аппаратом к ним. Архивный фонд формируется из документационного, путём отбора необходимых документов, который осуществляет специально созданная в организации экспертная комиссия.Документы, включенные в архивный фонд, принято называть архивными. С позиции документоведения под архивным документом понимается социальная информация, закреплённая на материальном носителе, имеющая форму сообщения или оперативного документа и включённого с помощью системы специальных реквизитов, отвечающих за этот процесс.Отнесение документов к архивному фонду Российской Федерации осуществляется на основе принципа историзма, системности и целостности, путём приведения критериев, то есть системы научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документа.Документ (в пер. с лат.) поучительный пример или способ доказательства.ГОСТ 16-487 даёт определение документу, как средство закрепления на определённом материале определённым способом сведений об объективном действительности и субъективной деятельности человека.Реквизитами, дающими документу юридическую силу, являются:1. дата2. номер3. подпись4. печатьПостановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"Вводится единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Новый порядок не распространяется на работу с документами, содержащими гостайну.Документы оформляются на бланках, стандартных листах бумаги формата А4 или А5 либо в виде электронных документов. Допускаются бланки с угловым или продольным вариантом расположения реквизитов. Приведен перечень реквизитов документов. Состав реквизитов определяется видом и назначением документа.Доставка и отправка документов осуществляются посредством почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи. Документооборот должен быть разделен на три потока: входящая, исходящая и внутренняя документация. Поступившая и создаваемая в органе документация подлежит регистрации.Каждый орган формирует собственный документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов. Номенклатура дел органа согласовывается с экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального государственного архива. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив. Дела со сроком хранения до 10 лет уничтожаются.Регламентирован порядок работы с электронными документами.На основании данного порядка в федеральных органах исполнительной власти по согласованию с Росархивом утверждаются инструкции по делопроизводству.Источник комплектования - это учреждения, организации и предприятия, в деятельности которых создаются документы значимые для данного региона или отрасли.В первую очередь в источник комплектования входят органы законодательной исполнительной государственной власти, государственные учреждения и организации, а также организации и предприятия, отражающие весь спектр экономики, народного хозяйства, образования, науки, здравоохранения, культуры и т.д., которые функционируют в данное время в данном регионе.Отбор организаций в списки источников комплектования производится в соответствии с нормативными документами после подробного изучения каждой организации, её функций, целей и задач, и масштаба деятельности в регионе.В Саратовской области 12 тысяч организаций, из них в г. Саратове 212 организаций, только 4 тысячи организаций являются источниками комплектования.Помещение для архивного хранения документов должно бытьДокументы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которых различна.Значительная часть документов имеет сведения разового применения, после использования, к которым больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течении ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию ценную для науки и практики. Такие документы должны храниться вечно.Экспертиза ценностей документов - это отбор документов для дальнейшего хранения, если данные дела имеют длительный срок хранения или отбор к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, которые утратили практическую ценность.Экспертиза производится на основании перечней с указанием сроков хранения и номенклатур дел. Экспертиза ценностей документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в Государственном архиве.1 этап - это определение ценностей документов. Можно считать составление номенклатур дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.2 этап - уже самих документов проводится через 2 года, когда документы вышли из оперативной работы при подготовке документов к длительному хранению или сдачи в архив организации.3 этап - снова уточняют ценность документов, но уже при передаче их на постоянное хранение из архива организации в Государственный архив.Экспертиза ценностей документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой управления действует центральная экспертная комиссия, которая объединяет и координирует работу экспертных комиссий структурных подразделений.Результатом экспертизы является разделение документов на 4 категории:· Документ постоянного хранения, который подлежит полной технической обработке (подшивка в твёрдую обложку, нумерация листов графитным карандашом, составление заверителей и оформление обложек). Данная категория документов и дел включается в опись дел постоянного хранения, которые после определённого времени документы и дела передаются на государственное хранение.· Документы по личному составу (долговременные - свыше 10 лет хранения) - также подвергаются полной технической обработке и включаются в опись дел по личному составу. Дела по данной описи хранятся в организации до истечения срока (75 лет). В случае реорганизации документы передаются правопреемнику. Если произошла ликвидация без правопреемника, то документы передаются в государственный архив.· Документы до 10 лет - могут не подвергаться технической обработке и хранятся в архиве организации до истечения срока.· Документы с истекшими сроками хранения, утратившие или не имеющие научно-историческую и практическую значимость, включаются в акт об уничтожении и подлежат обязательному уничтожению.Списки источников комплектования - это перечень организаций, учреждений и предприятий, которые определены в качестве источников комплектования ГАСО.Источники в списке распределяются по отраслевому принципу в соответствии с российским кодификатором.В первый раздел включены органы представительной и исполнительной власти, а далее:1. финансы и кредиты2. налогообложение3. министерство обороны4. система внутренних дел5. система судебной власти6. тяжёлая промышленность7. строительство8. лёгкая промышленность9. образование10. здравоохранение11. социальное обеспечениеОбщественные организации относятся к профилю деятельности ГАНИСО (государственный архив новейшей истории саратовской области).Организации и источники комплектования распределяются по форме приёма документов. Таких форм три:1. полный приём документов постоянного хранения2. выборочный приём3 видовой приём документовКроме того, в списках источников комплектования указывается наличие документов на других основах (фотодокументы, фонодокументы, аудиодокументы, спецдокументы, а именно НТД - научно-техническая документация).Положения, в которых рассматриваются все аспекты деятельности, права и обязанности, ответственность, цели и задачи.Ведомственные архивы, равно как и государственные строят свою деятельность в соответствии с законами РФ и законами регионов в области архивного дела и работают на основании нормативно-методических пособий, разработанных Росархивом и ВНИИДАД (всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела), а также руководствуются распорядительными документами уполномоченного органа в области архивного дела субъектов федерации.Номенклатура дел - это систематизированный перечень документов, образующийся в делопроизводстве с указанием сроков хранения и статей по перечню.Номенклатура является классификатором документов и используется при регистрации документов, при формировании документов в дела, при оформлении обложек, при экспертизе ценностей.Существует три вида номенклатур:· Типовые· Примерные· КонкретныеТиповые - разрабатываются, как правило, в вышестоящей организации для учреждений однотипных с одинаковыми функциями, штатами, целями и задачами. Они обязательны для исполнения.Примерные - разрабатываются, как правило, в вышестоящей организации для учреждений одной системы с похожими функциями и задачами. Она носит рекомендационный характер и используется при составлении индивидуальной номенклатуры дел.Конкретные - разрабатывается каждой организацией в 4-ом квартале предшествующего года, согласовывается с уполномоченным органом в области архивного дела (ЭПК), утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января.При этом если номенклатура внедряется впервые, то она вводится в действие приказом руководителя.Номенклатура пересоставляется раз в 5 лет, если в структуре организации, в её функциях и задачах не было изменений.Если изменения были, то номенклатура дорабатывается, пересоставляется и вновь представляется на согласование в уполномоченный орган.Фонд личного происхождения - это фонд, который человек может набирать и систематически пополнять в период своей жизни, который может иметь научно-историческую или практическую ценность и который хранится вечно.
ЗаключениеОбластное государственное учреждение «Государственный архив Саратовской области» является предведомственным управлению по делам архивов Правительства Саратовской области государственным архивным учреждением, входящим в систему архивных учреждений Саратовской области.Областное государственное учреждение «Государственный архив Саратовской области», далее именуемое «Архив», создан в соответствии с распоряжением Правительства Саратовской области от 15 июля 2005 года №205-Пр «О создании областного государственного учреждения». Полное наименование «Архива» - Областное государственное учреждение «Государственный архив Саратовской области». Сокращённое - ОГУГАСО.Учредителем «Архива» является управление по делам архивов Правительства Саратовской области.Архив является юридическим лицом, имеет смету расходов, печать с изображением Государственного герба Российской Федерации для выполнения государственных функций и оказания услуг, соответствующие штампы и бланки, право открытий счетов.Архив в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом и законами Саратовской области, правовыми актами Губернатора области, органов государственной власти Саратовской области, приказами и указаниями Федерального архивного агентства, управления по делам архивов Саратовской области, а также Уставом ОГУ «ГАСО».Архив относится к особо ценным объектам, хранящим общенациональное, историко-культурное наследие и представляет собой самостоятельную информационную систему в структуре информационных ресурсов Саратовской области, является научным и научно-методическим центром по вопросам архивного дела.Управление, осуществляя функции учредителя Архива, обеспечивает правовые, материально-технические, транспортные и финансово-экономические условия деятельности Архива, сохранность, целостность и неотчуждаемость закреплённого за Архивом имущества.Архив финансируется из областного бюджета через Управление, а также за счёт средств, полученных от выполнения платных работ и услуг, иных источников, не запрещённых действующим законодательством.Устав, дополнения и изменения к нему, смета, структура, штатное расписание и фонд оплаты Архива утверждаются начальником Управления.Архив и хранящиеся в нём документы являются собственностью Саратовской области.Учреждение считается созданным со дня внесения учредителем соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц.Архив имеет в воём составе филиалы (обособленные подразделения) без права юридического лица:1. Филиал ОГУ ГАСО в г. Балашове2. филиал ОГУ ГАСО в г. Вольске3. филиал ОГУ ГАСО в г. ПугачёвеАрхив создан в целях обеспечения сохранности, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Саратовской области, осуществления научно-исследовательской, методической, культурно-просветительной деятельности дл удовлетворения потребностей граждан, общества и государства в ретроспективной информации.В целом Нормативные, организационно-распорядительные, и иные документы имеют необходимые реквизиты и оформлены в соответствии с действующими государственными и национальными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов и Инструкцией по работе с документами в ОГУ «ГАСО».Подготовка и оформление служебных документов осуществляется в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».У Областного государственного учреждения «Государственный архив Саратовской области» есть свой официальный сайт, в котором можно найти полную информацию о структуре и порядке работы ОГУ «ГАСО».В целях устранения выявленных мною недостатков в данной организации, а также для оперативной работы с документами, помимо используемых программ «Архивный фонд» и «Источники комплектования», предлагаю внедрить программу «Дело», которая обеспечивает оперативную рассылку документов всем соисполнителям, контроль исполнения документа и его поиск.
Страницы: 1, 2