Контроль за движением производственных запасов

b>1.4. Совершенствование учета производственных запасов

Совершенствованием процесса учета материалов является переход на международные стандарты учета. Как известно, имущество предприятий показыва-ется в бухгалтерском балансе в денежной оценке, которая с развитием рыночных отношений усложняется. Рыночные цены подвержены колебаниям, они «плавают», меняются. Отсюда ме-няется и стоимость имущества предприятия, его активов, что влияет на величину прибыли в текущей оценке.

Международными стандартами бухгалтерского учета преду-смотрено, что в отчетном бухгалтерском балансе материальные ценности оцениваются по минимально возможной стоимости при сравнении фактической заготовительной себестоимости ма-териальных ценностей с их рыночными ценами на момент со-ставления отчетного баланса. Сопоставляя стоимость матери-альных ценностей в учете с их стоимостью по текущим рыноч-ным ценам, выбирают количественно меньшую оценку и в со-ответствии с ней отражают материальные ценности в отчетном балансе. Возникающие отрицательные разницы в стоимост-ном выражении относят на результаты хозяйственной деятель-ности.

Международные стандарты бухгалтерского учета дают зна-чительную свободу в выборе методики оценки материальных ценностей, т. е. они не ограничиваются рекомендациями по вы-бору минимальной оценки из двух возможных.

В практике имеют место следующие методы оценки:

- по первоначальной стоимости, представляющей собой рас-ходы на приобретение конкретного объекта;

- по восстановительной стоимости, представляющей собой сумму денежных средств, которую пришлось бы выплатить в данный момент при необходимости замены объекта другим та-ким же;

- по чистой стоимости реализации (цена продажи за вычетом торговых издержек и разумной прибыли). Этот метод позволяет определить упущенную выгоду в случае, если данный предмет не будет реализован на сторону;

- по приведенной стоимости - дисконтированной величине будущих поступлений денежных средств, которую, как ожидает-ся, может принести реализация данного предмета в ходе обыч-ной коммерческой операции. Дисконтирование - это приведение экономических показателей разных лет к сопоставимому во времени виду (с помощью коэффициентов дисконтирования, ос-нованных на формуле сложных процентов).

В международной практике ведения бухгалтерского учета наиболее широко применяются два метода оценки ФИФО и ЛИФО.

Метод ФИФО заключается в оценке материальных ценно-стей по их первоначальной стоимости, что означает: «первая партия на приход и она же первая в расход», т. е. расход матери-альных ценностей оценивается по стоимости их приобретений в определенной последовательности: сначала списываются в рас-ход материалы по цене первой закупленной партии, затем вто-рой, третьей и так далее в порядке очередности до расхода об-щего количества. Порядок оценки не зависит от фактической последовательности расходования партий поступивших мате-риалов.

По методу ЛИФО оцениваются материальные ценности по восстановительной стоимости (по текущим ценам) исходя из правила: «последняя партия на приход - первая в расход». Материальные ценности, выданные со склада, оцениваются по стоимости последнего приобретения, затем предыдущего и т. д., хотя фактическое движение на складе может быть иным.

Методы ФИФО и ЛИФО в условиях изменения цен требуют организации аналитического учета материалов не только по их видам, но и по партиям поступления. Это значительно усложня-ет учет и повышает его трудоемкость.

Оба метода имеют как преимущества, так и недостатки. Преимущества метода ФИФО состоят в том, что он прост, соотно-сится с нормальным физическим потоком материалов, позволяет манипулировать прибылью, и сумма в балансе будет приблизи-тельно совпадать с текущей рыночной стоимостью ценностей, а недостатки -- в констатации «бумажных» доходов, при исполь-зовании в налоговых целях организации будут уплачивать более высокие налоги. Его целесообразно применять при составлении баланса, поскольку стоимость запасов на конец отчетного периода наиболее близка к текущим ценам и реальнее представля-ет активы организации.

Преимущества метода ЛИФО заключаются в том, что в пе-риод высокой инфляции ценности показываются по самой большой стоимости, т. е. по последним ценам приобретения. В этом случае, чем больше стоимость проданных товаров, тем меньше прибыли и соответственно снижаются налоги. Недос-татками этого метода являются недооценка стоимости запасов и наличие возможности манипулировать доходами.

Имеют место и другие методы оценки материалов: базовых оценок, специфической идентификации, ХИФО - следующая партия в приход, первая в расход, цена последней покупки и др.

2. КОНТРОЛЬ ЗА ДВИЖЕНИЕМ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ

2.1. Проверка состояния складского хозяйства

Для осуществления непрерывности процессов расширенного производства организации АПК, как и другие предприятия, создают и пополняют запасы товарно-материальных ценностей как составной части их производственных фондов.

С увеличением объемов производства особую актуальность представляют вопросы рационального формирования и использо-вания указанных запасов и обеспечения их безусловной сохраннос-ти; ресурсосбережение выступает важным направлением эффек-тивного ведения хозяйства, на что обращается особое внимание. Осуществлению этих задач способствует организация надлежащего экономического контроля на каждом предприятии. Основными задачами аудита товарно-материальных ценностей на предприятии является проверка:

- состояния учета, хранения и эффективности использования материальных ресурсов;

- соответствия фактического наличия ресурсов данным бухгалтерского учета и потребностям предприятия;

- выявления непригодных для использования ценностей с определением суммы причиненного ущерба и виновных лиц;

- полноты и своевременности оприходования, законности и целесообразности расходования и списания товарно-материальных ценностей;

- обоснования и соблюдения установленных норм расхода сырья, материалов, топлива, нефтепродуктов и других ценностей, своевре-менности и качества инвентаризаций и правильности принимаемых но результатам ревизии решений.

На каждом предприятии должна быть разработана конкретная программа внутрихозяйственного контроля за сохранностью и использованием материальных ресурсов, которая должна предусмат-ривать подробный перечень проверяемых вопросов, сроки проверки и фамилии исполнителей. Программа носит комплексный характер и включает сведения по видам ресурсов.

В условиях полной документальной ревизии целесообразно сна-чала проверить организацию складского хозяйства, состояние хране-ния, учета и сохранности товарно-материальных ценностей, затем выявить полноту, своевременность и правильность оприходования всех поступающих на предприятие ценностей по отдельным каналам поступления и отраслям производства. После этого устанавливают полноту, своевременность и правильность списания ценностей по от-дельным направлениям их выбытия. Заканчивается ревизия выявле-нием соблюдения установленного порядка нормирования товар-но-материальных ценностей, соответствия их фактического остатка нормативному, наличия излишних ценностей и соответствия данных бухгалтерского учета данным бухгалтерской, статистической и опе-ративной отчетности об их наличии и движении.

Основными источниками ревизии являются: первичные доку-менты по движению товарно-материальных ценностей, данные ре-гистров аналитического и синтетического учета, инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей, данные бухгалтерской и статистической отчетности.

В обеспечении сохранности и рационального использования то-варно-материальных ценностей важное значение имеет правильная организация складского хозяйства, в понятие которого входит нали-чие необходимых помещений и емкостей для их хранения с набором измерительных, учетных, противопожарных и охранных средств. Поэтому при осуществлении экономического контроля за состоянием хранения и сохранности товарно-материальных ценностей в пер-вую очередь следует уделять внимание организации складского хо-зяйства.

Особые контрольные функции в этом отношении возложены на главного бухгалтера предприятия. При его непосредственном участии осуществляется вся организаторская работа по подготовке мест хранения товарно-материальных ценностей, обеспечению их необхо-димыми весоизмерительными и противопожарными средствами и тарой, зачислению отдельных лиц на должности материально ответ-ственных работников, инструктаж.

С лицами, принимаемыми на должность заведующего складом, должен заключаться договор о полной индивидуальной материаль-ной ответственности.

На выявление всех недостатков в организации складского (учета) хозяйства, хранения и сохранности товарно-материальных ценностей направлен последующий контроль за указанными опе-рациями, основной формой которого являются документальные ревизии.

В ходе ревизии устанавливают наличие и состояние складских помещений и других емкостей, предназначенных для хранения соответствующих видов товарно-материальных ценностей, подъездных путей и околоскладских площадок, весоизмерительных приборов, противопожарных средств, охраны, хранения и складского учета. Проверку складских помещений и емкостей для хранения товар-но-материальных ценностей рекомендуется проводить путем их ос-мотра в натуре в начале ревизии.

Аудиторы устанавливают техническое состояние тех или иных помещений (наличие исправной крыши, стен, полов, остекленных и огражденных оконных проемов, наружных и внутренних запоров на дверях и воротах, оборудование стеллажными полками, закромами), необходимых весов, расчетных таблиц, мерной тары и других изме-рительных приборов, а также поддержание режима влажности, тем-пературы и освещенности. При этом обращают внимание на соблю-дение действующего порядка клеймения весов и других измеритель-ных приборов, обеспечения ими потребностей ревизуемого предпри-ятия. Необходимо помнить, что материалы по секциям складов, а внутри их по отдельным группам и типо-, сорторазмерам материалов должны размещаться таким образом, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. В местах хранения каждого вида материала должны быть прикреплены ярлыки, в которых указываются наименование, номенклатурный номер, единица измерения и норма запаса.

Для хранения, например, запасных частей на складах применяют стеллажи, где на каждый вид отводится своя полка или ее часть; от-дельные запасные части из-за своего веса (размера) хранятся на полу; строительные материалы, пиломатериалы, круглый лес складывают в штабеля; для хранения сыпучих продуктов используют закрома, бункера, траншеи (зерно, корма); нефтепродукты хранятся в резер-вуарах, бочках.

Правильность показания весов и других измерительных материа-лов проверяют путем взвешивания или перевешивания заранее под-готовленной партии ценностей; взвешивания гирь или измерения объема емкостей. Результаты такой проверки отражаются в проме-жуточном акте, который подписывает аудитор, материально ответ-ственное лицо и другие лица, принимавшие участие в этой проверке. Если выявлены расхождения в показании приборов, то аудитор тре-бует письменное объяснение материально ответственных лиц и уста-навливает причины расхождений и последствия, к которым они мог-ли привести или привели.

На практике нередко имеют место случаи совершения хищений и потерь из-за плохо организованной охраны и противопожарной за-щиты складов. В связи с этим необходимо выяснить, установлены ли надлежащие запоры, сигнализация, освещение подступов к складам, сторожевая охрана; имеются ли в наличии и в исправном состоянии противопожарные средства, соблюдены ли сроки зарядки огнетуши-телей.

Тщательной проверке подлежит состояние работы по приемке и отпуску товарно-материальных ценностей на складах, в кладовых и других местах их хранения. Для этого рекомендуется в процессе ре-визии провести фактический контроль приема и отпуска отдельных видов продуктов и материалов.

В частности, присутствуя при приемке тех или иных материаль-но-технических средств, ревизионная группа может установить, как соблюдается установленный порядок приемки продукции про-изводственно-технического назначения по количеству и качеству, составляются ли приемные акты и коммерческие акты в случаях нарушения целостности упаковки, пломбирования вагонов, недос-тач материальных ценностей в пути, правильно ли составляются внутренние документы и записи в регистрах складского учета на оприходование поступивших ценностей, производится ли их биркование, метка. При проверке отпуска отдельных видов продуктов и материалов выявляют наличие основания данной хозяйственной операции, правильность оформления затребованного и фактически отпущенного количества, своевременность отражения этой опе-рации в регистрах складского учета. Правильность ведения учета в местах хранения ценностей оказывает большое влияние на состоя-ние складского (учета) предприятия, так как при запущенности его создаются наиболее благоприятные возможности для нарушений и злоупотреблений. Для этого необходимо ознакомиться с фактичес-ким состоянием складского учета на отдельных складах. Проверя-ется: наличие в достаточном количестве книг или инвентарных карточек складского учета материалов; правильность их заполне-ния и ведения по хранимым ценностям; своевременность осуществления в них учетных записей и составления ежемесячных отче-тов о движении материальных ценностей; правильность и своевре-менность проведения их инвентаризаций, сличения ее результатов и принятия соответствующих мер по регулированию инвентариза-ционных разниц.

2.2. Проверка полноты оприходования и правильности оценки производственных запасов

Важным звеном организации систематического контроля за обоснованностью поступления, полнотой и своевременностью оприходования приобретенных ценностей является предварительный и текущий контроль за указанными операциями, осуществляемый общественными контролерами, вышестоящими организациями. В ходе предварительного контроля выявляют наличие расчетов потребнос-ти, договоров и других оснований для совершения сделки по постав-щикам той или иной партии ценностей, соблюдение действующего порядка выдачи доверенностей на их получение, сроков условий дос-тавки, формы расчетов.

Текущий контроль осуществляется в процессе поступления и оприходования указанных товарно-материальных ценностей путем проверки товарно-транспортных накладных, счетов-фактур, других сопроводительных документов, их встречной сверки с документами по оприходованию этих ценностей или фактическим осмотром и ин-вентаризацией их в натуре.

Всестороннему изучению подлежат указанные операции при документальных ревизиях. Особое внимание в этих случаях следует об-ратить на обоснованность приобретения тех или иных ценностей, своевременность их оприходования и эффективность использова-ния. Необходимо выяснить, соблюдается ли на предприятии порядок выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценнос-тей и отчетности по их использованию. При этой проверке необходимо выяснить: ведется ли на предприятии журнал учета выдачи доверенностей по типовой форме; соблюдается ли установленный порядок отчетности за полученные доверенности; выдаются ли доверенности только работникам данного предприятия, отчитавшимся по предыдущим доверенностям; на какой срок выдаются доверенности (как правило, они должны выдаваться на срок не более 15 дней или в исключительных случаях при систематическом получении материа-ла -- на месяц); возвращаются ли неиспользованные доверенности на следующий день после истечения срока их действия; сдает ли доверенное лицо после получения ценностей документы о выполнении поручений и о сдаче на склад материальных ценностей. Тщательно проверяют соблюдение порядка хранения книжек доверенностей и текущего контроля за этими операциями со стороны главного бух-галтера.

Своевременность оформления документов при приемке и отпус-ке ценностей и записи в книги или карточки складского учета прове-ряется при обследовании мест хранения товарно-материальных цен-ностей. При этом необходимо выяснить наличие на складе неучтен-ных излишков, договоров (контрактов) и разовых сделок по поставщикам материальных ресурсов.

Объектом исследования аудиторско-ревизионных проверок яв-ляется оперативная и служебная информация.

На проверяемом предприятии изучается учет в журнале посту-пивших грузов по каждому поставщику об ассортименте и сроках поставки материальных ресурсов по договору (контракту) и прове-ряется на основании документов фактически поступивший ассорти-мент материалов с указанием даты поступления. При этом проверка достоверности приведенной информации является важной деталью аудита. Для этого информацию, содержащуюся в оперативном учете, сопоставляют с данными бухгалтерского учета.

Выявить нарушавших условия договора (контракта) поставщи-ков позволяет достоверная информация о выполнении договорных обязательств. При установлении факта нарушения условий договора (контракта) к нарушителям предъявляются штрафные и другие сан-кции. Если штрафные санкции не были удовлетворены, следует вы-яснить, не связано ли это с пропуском исковой давности или непра-вильным и неполным оформлением исковых материалов через хо-зяйственные суды и выявить конкретных виновников. Эту информа-цию можно получить при изучении бухгалтерских регистров по уче-ту расчетов по претензиям на счете 63 «Расчеты по претензиям» и до-кументов, на основании которых отражены записи в этих регистрах, а также материалов служебной переписки по предъявленным претен-зиям.

Регистры синтетического и аналитического учета по счетам, на которых собирается информация о наличии и движении ценностей (счет 15 «Заготовление и приобретение материалов», счет 16 «Откло-нения в стоимости материалов», счет 10 «Материалы» в разрезе суб-счетов и прочие), отчеты материально ответственных лиц с прило-женными к ним первичными документами, регистры синтетического и аналитического учета расчетов с поставщиками и прочие регистры являются источниками проверки полноты оприходования товар-но-материальных ценностей.

При проверке полноты и правильности оприходования покуп-ных материальных ценностей устанавливают соответствие итоговых сумм, отраженных в ведомостях учета товарно-материальных ценностей данным других учетных регистров (журналов-ордеров). Так, если по дебету счета 10/1 «Сырье и материалы» поступили ценности на сумму 2211 789 680 рублей, при этом с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» -- 2 210 408 680 рублей, с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» -- 1381000 рублей, то такие же суммы должны найти отражение в журналах-ордерах по кре-диту счетов 60,71, в которых в отдельных графах производятся запи-си в дебет счета 10/1 «Сырье и материалы».

Одновременно следует проверить согласованность записей между синтетическим и аналитическим учетом по балансовым счетам и субсчетам, по которым учитывают товарно-материальные ценности.

Если в результате проверки были установлены расхождения, сле-дует определить их причины. Такие отклонения могут образовывать-ся из-за небрежного отношения бухгалтеров к выполнению своих служебных обязанностей, а также в результате неполного оприходо-вания ценностей.

Проверке операций по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» уделяется особое внимание, так как учет на нем осуществляется линейно-позиционным способом, по дебету которого отражается оплата долга поставщику за поставленные товарно-матери-альные ценности, а по кредиту их поступление. В том случае, когда оплачены материалы, оставшиеся на конец месяца в пути или не вы-везенные со складов поставщиков, то на счете 60 «Расчеты с постав-щиками и подрядчиками» числится дебиторская задолженность до того времени, пока материалы не поступят на предприятие и не будут приняты на приход материально ответственными лицами.

Проверять такие суммы следует каждую в отдельности. Вначале устанавливают дату оплаты расчетных документов поставщиков и наименование ценностей по документам, приложенным к выпискам банка. Затем по материальным отчетам следующего месяца проверяют полноту их оприходования. Нормативный срок нахождения в пути товарно-материальных ценностей выясняют в том случае, когда они не оприходованы. В этом же случае аудитором выясняется, какая проведена предприятием работа по розыску груза.

Полноту оприходования товарно-материальных ценностей мож-но проверить также по выданным под поставку ценностей авансам, выставленным аккредитивам, выданным и акцептованным векселям, и в случае их нарушения выясняют причины.

При расчетах с поставщиками плановыми платежами аудитором проверяется наличие актов сверки расчетов остатков дебиторской и кредиторской задолженности на конец каждого месяца.

Для того, чтобы проверить правильность оприходования товарно-материальных ценностей, необходимо использовать следующие документы: сопроводительные документы поставщиков, приложенные к отчетам материально ответственных лиц товар-но-транспортные накладные, счета-фактуры, спецификации, упа-ковочные ярлыки, качественные удостоверения, приемные квитанции и прочие, зависящие от вида груза, его упаковки и способа дос-тавки.

Поступившие товарно-материальные ценности иногда оформля-ют внутренними документами: сопроводительными документами поставщиков с наложенными штампами получателя груза, приемны-ми актами, приходными накладными и другими документами, зави-сящими от принятого порядка оформления груза.

Внутренние документы сверяются с сопроводительными доку-ментами поставщиков при проверке полноты оприходования мате-риальных ценностей. При этом проверяются правильность состав-ления актов на расхождение в количестве и качестве поступивших товарно-материальных ценностей и своевременность предъявле-ния претензий к поставщикам или железнодорожной (транспор-тной) организации. Расхождения в количестве и качестве посту-пивших ценностей могут образовываться за счет их присвоения и оформления подложных документов (актов) в целях сокрытия не-достач или пересортиц товарно-материальных ценностей. Можно также обнаружить подлоги в сопроводительных документах пос-тавщиков при оприходовании материальных ценностей, такие как изменения наименования отдельных видов товарно-материальных ценностей или их потребительских свойств (сортности, марки, ар-тикула, размера, влажности и прочие), завышение веса брутто, та-ры и другие нарушения. Поэтому при проверке документов на оп-риходование ценностей необходимо хорошо владеть экспертной оценкой документов. Сомнительные документы необходимо сверить с записями в отчетах материально ответственных лиц, прове-рить правильность бухгалтерских записей и произведенных запи-сей в регистрах бухгалтерского учета, таких как накопительные ве-домости, журналы-ордера. Если есть необходимость, производят встречную проверку с документами, находящимися у поставщиков товарно-материальных ценностей.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6