| |||||
МЕНЮ
| Использование системы управления базами данных Acceess при ведении бухгалтерского учета затрат на производствоp align="left">*Свойство Сообщение об ошибке предназначено для задания сообщения, которое будет выводиться каждый раз, когда пользователь попытается ввести в таблицу данные, не соответствующие условию свойства Условие на значение.* Свойство Фильтр может содержать определение фильтра, накладываемого на таблицу сразу после ее открытия. * Свойство Порядок сортировки позволяет задать порядок сортировки записей таблицы после ее открытия. Еще одно важное диалоговое окно Access 2007, доступное в режиме конструктора таблиц, окно Индексы, позволяет указать первичный ключ таблицы и набор индексов для сортировки данных. Каждое поле таблицы тоже обладает набором свойств. Первые четыре из них задаются в верхней части окна конструктора - в таблице с перечнем полей. Ниже перечислены четыре основных свойства полей таблицы. - Имя поля. Каждое поле таблицы обязательно должно иметь имя. Имена могут иметь длину до 64 символов, могут содержать пробелы (но не ведущие) и знаки пунктуации. Точки (.), восклицательные знаки (!) и квадратные скобки ([]) в именах полей не допускаются. Имена полей в таблице должны быть уникальными: два поля одной таблицы не могут иметь одинаковые имена. Хорошей практикой в программировании считается не включать в имена полей пробелов. Их обычно заменяют символами подчеркивания или используют прописные и заглавные буквы, чтобы длинные имена полей легче читались. - Тип данных. Тип данных каждого поля тоже нужно указать обязательно. Происходит это в результате выбора значения второго столбца таблицы полей из раскрывающегося списка. Перечень допустимых типов данных фиксирован и включает следующие варианты: Текстовый, Поле MEMO, Числовой, Дата/время, Денежный, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка, Мастер подстановок. (Тип данных Гиперссылка впервые появился в Access 2007.) - Описание. Значение этого свойства задавать не обязательно. Введенный здесь текст будет появляться в строке состояния, после выбора пользователем соответствующего поля в режиме таблицы. - Ключевое поле. Чтобы задать свойство Ключевое поле, выделите поля, которые вместе будут составлять первичный ключ, и щелкните на кнопке Ключевое поле панели инструментов. Слева от названий выбранных полей появятся изображения ключа. Поля базы данных не просто определяют структуру базы - они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access. - Имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц). - Тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле. - Размер поля - определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле. - Формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю. - Маска ввода - определяет форму, в которой вводятся данные а поле (средство автоматизации ввода данных). - Подпись - определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля). - Значение по умолчанию-то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных). - Условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты). - Сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных. - Обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы. - Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым). - Индексированное поле - если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных. Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла. Типы данных. Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных. Текстовый - тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов). Числовой - тип данных для хранения действительных чисел. Поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда. Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени. Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа. Счетчик - специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование - для порядковой нумерации записей. Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет). Гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне. Мастер подстановок - это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка. 2.2 Объекты базы данных Acceess Таблицы.Таблицы - это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства). ЗапросыЭти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое. ФормыЕсли запросы - это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы - это средства для ввода данных. Смысл их тот же - предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка - это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок. ОтчетыПо своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов. СтраницыЭто специальные объекты баз данных, реализованных в последних версиях СУБД Microsoft Access (начиная с Access 2000). Правда, более корректно их называть страницами доступа к данным. Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данной, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Web-узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере. Эта база данных не обязательно должна быть базой данных Microsoft Access. Страницы доступа, созданные средствами Microsoft Access, позволяют работать также с базами данных Microsoft SQL Server. Макросы и модулиЭти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности.3. Использование MS Access 2007 при ведении бухгалтерского учета затрат на производство на предприятии ООО «Вектор» 3.1 Создание новой базы данных Новая база данных совершенно пуста - в ней нет никаких таблиц, форм, отчетов или каких-либо других объектов. Основной составной частью базы данных в СУБД Access является таблица - хранилище всей информации об объектах предметной области. БД считается созданной, если в ней размещена хотя бы одна таблица. Создание БД включает три этапа: создание файла БД, описание таблицы и загрузка таблицы. Для создания файла базы данных необходимо выполнить следующие действия: Кнопка office - Создать - задаем имя файла «Курсовая работа» - ок. В результате на диске буден создан файл с начальным размером 64 Кбайта, в которой резервируются участки для размещения таблицы, запроса и других компонентов БД. В дальнейшем по мере добавления новых таблиц, запросов и т.д. размер файла будет увеличиваться порциями по 32 Кбайта. Признаком завершения первого этапа является появление на экране окна базы данных. Второй этап создания базы данных состоит в разработке структуры - описании таблицы. Если окно базы данных на экране отсутствует, что говорит о закрытом состоянии базы данных, ее необходимо открыть. Для этого используем алгоритм: Кнопка office - Открыть - Курсовая работа - ОК. Вместо кнопки office можно воспользоваться кнопкой на ленте «Открыть» или использовать сочетание клавишь ctrl+o. 3.2 Создание таблиц в базе данных, списков для ввода данных Если в какое-либо поле надо вводить повторяющиеся данные, то эти данные можно предварительно оформить в виде списка и настроить таблицу таким образом, чтобы в процессе заполнения таблицы можно было выбирать значения из этого списка. Например, если требуется вводить список затрат на производство, то в режиме конструктора при выборе типа поля «затрат на произвлдство» выбираю тип «Мастер подстановок». В диалоговом окне задаю «будет введен фиксированный набор значений» и «Далее», ввожу значение списка (Код ЗП) переходя по столбцу вниз с помощью клавиши со стрелкой и «Далее», ввожу имя столбца подстановки «Наименование ЗП» и «Готово». Открыл таблицу для заполнения, когда курсор оказался в поле «месяц», то в нем появился указатель списка, нажав на этот указатель, выбрал нужное значение из развернувшегося списка и нажал Enter. Сформировал таблицу «Выборка по стоимости», используя список значений поля таблицы с именем «Код ЗП». При заполнении таблицы значения полей: «Код ЗП», «Дата произведения затрат», скопировал из таблицы «Справочник затрат на производство» (отметил копируемые поля, Главная - Копировать, пометил поля, в которые копирую данные тоже вместе с именами, Главная - Вставить). Связал эту таблицу с ранее созданными таблицами по полю «Дата произведения затрат»: 1) Выбрав кнопку «Схема данных» или выполнил команду «Сервис» - «Схема данных»; 2) в диалоговом окне щелкнул правой клавишей мыши на свободном месте; 3) выбрал команду «Добавить таблицу»; 4) из списка выбрал таблицу «Справочник затрат на производство» и нажал «Добавить»; 5) связал эту таблицу с таблицей «Сумма затрат» по полю «Код ЗП». 3.3 Создание отчета в БД «Учет затрат на производство» Расчетная затрат на производство по дням, для этого выполним последовательно: Создание - Мастер отчетов - Выбрал запрос «Наименование ЗП» - Выбрал поля: «Код ЗП», «дата произведения затрат», «сумма затрат» - Далее - Далее - Задал сортировку по полю «дата произведения затрат» от 1.05.2010 до 20.05.2010 - Далее - выбрать макет «табличный» и ориентацию «книжная» - далее - Выбрал стиль «выделенный». Далее - задал имя отчета «Затраты на производство» - Готово. Перед тем как вывести на печать я сделал предварительный просмотр для этого я сделал следующее: кнопка office - печать - предварительный просмотр. Убедившись что меня все устраивает я вывел отчет на печать следующим образом: кнопка office - печать выбрал нужный принтер и отправил на печать. Если принтер то один можно воспользоваться функцией быстрая печать для этого в разделе «печать» выбрать пункт «быстрая печать. Заключение Современное человеческое общество живет в период характеризующийся небывалом ростом объема информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к общественной сфере. Наибольший рост объема информации находится в промышленной торговле. Переход к рыночным отношениям в экономике и научно технический прогресс чрезвычайно ускорил темпы внедрения во все сферы социально экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации. В настоящее время существует множество систем управления базами данных (СУБД) и других программ выполняющих сходные функции. Среди них программа Access заслуживает особого внимания. К достижениям Access можно отнести интеграцию с другими средствами Microsoft Access, возможность работы и корпоративных сетях. Области применения Access ясны. Во-первых пользователями этой системы являются непрограммирующие профессионалы. Таких пользователей привлекает легкость изучения программы, возможность решить большинство проблем без программирования, а так же средства быстрого создания приложений. Примером может служить создание базы данных для расчета с персоналом по прочим операциям. Данная база данных состоит из: - набор таблиц в которых отражены основные данные, необходимые для расчета с персоналом по прочим операциям, справочник сотрудников, прочие операции за месяц; - запросов, в которых отражен порядок расчета с персоналом по прочим операциям, исходя из оклада; - порядок расчета по прочим операциям исходя из данных таблиц. Другая сфера применения этой СУБД - предприятия, имеющие локальную сеть. Access хорошо зарекомендовал себя при использовании в сети. Таким образом, из выше сказанного следует, что выбранная тема курсовой работы очень актуальна. Список литературы 1. Адриан Кинг Microsoft office изнутри: Пер. с англ. - СПБ.: Питер, 2007. - 512 с. 2. Бусленко Н.П., Калашников В.В., Коваленко И.Н. Лекции по теории больших систем. - М.: 2006. - 312 с. 3. Вейкас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2007: Пер. с анг. - СПб.: Питер, 2008 - 864 с. 4. Управление базами данных / О.П. Глудкин, Н.М. Горбунов и др.: Под ред. О.П. Глудкина. - М.: Прикладные программы 2007 600 с. 5. Горев А., Ахаян Р., Макашаринов С. Эффективная работа с СУБД. - СПб.: Питер, 2008 - 704 с. 6. Гост 6. 38 - 90. Унифицированные системы документации. Система ОРД. 7. Документы. Делопроизводство. - М.: ПРИОР, 2005 - 144 с. 9. Зельднер Г.А. Пешков А.А., Юдаков В.В. Компьютер на связи! М. 2007. 10. Карпов Т.С. Базы данных: Модели, разработка, реализация. - СПб.: Питер. 2007. - 304.с 11. Нольден Маттиас Знакомьтесь: Microsoft Access: Пер. с нем. - К.: Торгово-издательское бюро BHV, 2007. - 336 с. 12. Романычева Э.Т., Соколова Т.Ю., Шандурина Г.Ф. Компьютерная графика. - М.: ДМК Пресс 2007 - 592 с. 13. Руководство программиста по Visual Basic для Microsoft Access 2007: Пер. с англ. - М.: ДМК Пресс, 2008 - 544 с. 14. Смилянский Г.Л. Какая АСУ эффективна? (Руководителю об автоматизированных системах управления). - М.: Экономика, 2006 - 304 с. 15. Толковый словарь по вычислительным системам / Под ред. В. Иллингуорта и др./ Пер. с англ. - М.: Машиностроение, 2007 - 560 с. 16. Фаронов В.В. Программирование на персональных ЭВМ в среде Турбо - Паскаль. - М.: Изд - во МГТУ, 2004 - 580 с. 17. Харвей Г. Access для «чайников». - К.: Диалектика, 2008 - 288 с. 18. Харитонова И., Михеева В. Microsoft Access 2007. - СПб.: БХВ - Петербург, 2008-1088 19. Корнеев И.К., Машурцов В.А. Информационные технологии в управлении. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 158 с. 20. План и корреспонденция счетов бухгалтерского учета: Методическое пособие / Рук. авт. колл. А.С. Бакаев. - М.: Инвест-Фонд, 2007. 21. Алексей Ерохин. Access 2007. - М.: 2008 22. План счетов. - М.: ИНФРА - М. 2008 23. Голицина О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. - 352 с. 24. Пояснение к плану счетов. ИНФРА-М, 2007. Страницы: 1, 2 |
ИНТЕРЕСНОЕ | |||
|