Документирование деятельности администрации Родинского района Алтайского края

Документирование деятельности администрации Родинского района Алтайского края

2

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Факультет политических наук

Кафедра документоведения

Документирование деятельности администрации Родинского района Алтайского края

(курсовая работа)

Выполнила студентка

2 курса,1453 группы

Волкова Е. Н.

_____________

Научный руководитель,

зав. кафедрой

документоведения,

преподаватель

Ивонин А. Р.

_____________

Работа защищена

_________2007 г.

Оценка ________

Барнаул - 2007

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. Нормативная база, регулирующая документационное обеспечение управления (далее ДОУ) администрации Родинского района

1.1 Характеристика законодательной, нормативной и методической базы, обеспечивающей ДОУ администрации Родинского района

ГЛАВА 2. Инструкция по делопроизводству администрации Родинского района Алтайского края как документ, регулирующий вопросы документационного обеспечения деятельности этого органа местного самоуправления

2.1 Краткая характеристика инструкции по делопроизводству Родинского района Алтайского края

2.2 Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции согласно инструкции по делопроизводству администрации Родинского района

2.3 Подготовка, оформление и размножение служебных документов

2.4 Организация контроля и проверки исполнения служебных документов

2.5 Оформление и отправка исходящей корреспонденции

2.6 Работа с обращениями граждан

2.7 Составление номенклатуры дел и формирование дел

2.8 Порядок хранения документов и передачи дел в архив

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшний день органы местного самоуправления играют очень большую роль в общественной жизни населения. Современное государственное регулирование делопроизводства в органах местного самоуправления имеет множество пробелов в базе законодательства, в разработке методического материала, а также в разработке эффективных локальных нормативных актов. Именно эта область управления требует внимания вышестоящего звена, требует разработок новой, более эффективной законодательной базы. На данном этапе важнейшим в этой области законодательным актом является Федеральный Закон Российской Федерации № 131 от 06.10.2003 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», который в соответствии с Конституцией РФ определяет:

· роль местного самоуправления в осуществлении народовластия;

· правовые, экономические и финансовые основы местного самоуправления;

· государственные гарантии его осуществления. ФЗ РФ от 06.10.2003. № 131-ФЗ. «Об общих принципах организации …» - Ст. 3822.

Основным пробелом в федеральном законодательстве по вопросам делопроизводства в органах местного самоуправления является отсутствие закона о порядке рассмотрения обращений граждан. Вопрос о необходимости такого закона существует уже давно, а в современных условиях, когда работа с обращениями граждан ведется не только традиционным способом, но и с использованием новых информационно-коммуникационных технологий, приобретает особую актуальность.

Анализируя использованную литературу можно сказать, что ряд специалистов в области ДОУ - Ларьков Н. С., Рогожин М. Ю. - освещают вопросы современной регламентации делопроизводства, принципы составления и оформления управленческих документов. Они дают характеристику законодательным актам и нормативно-методическим документам, регламентирующим работу с документами, рассматривают организацию делопроизводственной службы, её структуру, задачи, функции, должностной и численный состав. Авторы выделяют вопросы документирования управленческой деятельности: требования к составлению бланков документов, их оформлению.

В данной курсовой работе вопросы документационного обеспечения управления органов местного самоуправления рассматривается на примере муниципального образования - администрации Родинского района Алтайского края.

Выбор пал на тему документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления не случайно, так как, судя по вышеизложенному материалу, она имеет много нерешённых вопросов. Этим обусловлена её актуальность. Кроме этого данная тема актуальна еще и потому, что возможность исследования документооборота администрации обусловлена жесткой регламентацией её деятельности как по уровням, так и по кругу рассматриваемых вопросов.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение процесса документирования деятельности администрации Родинского района Алтайского края. В нашей курсовой работе мы рассмотрим важнейшие законодательные, нормативные и методические документы, действующие как на всех уровнях ДОУ. Также мы рассмотрим требования, предъявляемые к оформлению документов инструкцией по делопроизводству администрации Родинского района, а также правила работы с документами на всех этапах их движения в учреждении и за его пределами.

ГЛАВА 1. Нормативная база, регулирующая документационное обеспечение управления администрации Родинского района

1.1 Характеристика законодательных, нормативных и методических документов, устанавливающих порядок ДОУ администрации Родинского района

На современном этапе органы местного самоуправления играют очень большую роль в общественной жизни населения. В условиях непрекращающегося поиска наиболее эффективных форм местного самоуправления, изменения форм и методов управленческой деятельности, роста объемов информации, а также интеграции новых технологий в традиционные делопроизводственные системы повышаются требования к качеству документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления, к его соответствию современным требованиям местного самоуправления в России. Именно для этой цели разрабатываются законодательные, нормативные и нормативно - методические документы общегосударственного действия. Законодательные акты Российской Федерации обладают высшей правовой силой. На их основании создаются нормативные - правовые акты и методические документы органов законодательной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие в свою очередь вопросы ДОУ на муниципальном уровне, то есть в администрации Родинского района Алтайского края. Рассмотрим более подробно основополагающие документы, в соответствии с которыми ведется делопроизводство в администрации Родинского района.

Основными законодательными актами, регулирующими ДОУ на муниципальном уровне, являются следующие федеральные законы:

· ФЗ РФ № 131 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» от 06.10.2003;

· ФЗ РФ № 24 - ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995. Данный закон закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов, урегулировал ряд отношений, возникающих при создании и использовании информационных технологий.

На сегодняшний день действуют и общегосударственные нормативно - методические документы по организации делопроизводства, на основании которых осуществляется ДОУ в администрации. К таким документам относятся:

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документации и службам документационного обеспечения. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, на предприятиях, в общественных организациях. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти содержит в себе общий порядок подготовки и оформления документов, а также отдельных видов документов. Типовая инструкция определяет технологию работы с документами, которая включает в себя регистрацию документов, построение поисковых систем для справочной работы, организацию контроля исполнения документов, работу с номенклатурой дел, порядок формирования дел, хранение дел и другие процессы работы с документами. Типовая инструкция в своем составе имеет и формы некоторых видов документов. Таким образом, инструкция отражает практически все вопросы организации делопроизводства и служит основой при разработке инструкций по делопроизводству для организаций, в частности и для администрации Родинского района.

3. ГОСТ Р 6.30 - 2003. УСД. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. По названию документа можно предположить его содержание, то есть ГОСТ Р 6.30 - 2003 содержит требования к оформлению организационно - распорядительной документации (протоколы, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, письма и др.), используемой в деятельности органов местного самоуправления, в нашем случае и в администрации Родинского района.

4. Основные правила работы ведомственных архивов освещают следующие вопросы:

· Требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, заполнения, ведения;

· Порядок формирования дел в делопроизводстве;

· Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

· Подготовка дел к передаче в архив: оформление дел, составление описей, передача в архив;

· Работа с документами в архиве.

5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Перечень содержит современные типовые документы, образующиеся при документировании общих для всех учреждений, организаций и предприятий функций управления, с указанием сроков хранения документов. Этим перечнем руководствуются при определении сроков хранения и отборе документов на государственное, муниципальное хранение или уничтожение.

Действующие сегодня нормативно - правовые документы и методические разработки регламентируют лишь небольшую часть вопросов документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления. В целом, анализируя эти документы можно сказать, что они предназначены для федеральных органов исполнительной власти, для предприятий и организаций, но никак не для органов местного самоуправления. Для органов местного самоуправления нет специально предназначенного нормативно - методического документа, позволяющего привести правила работы с документами к единообразию. Кроме того, унификация правил ДОУ в муниципальных образованиях необходима для сокращения бюджетных расходов и включения информационных ресурсов органов местного самоуправления в общегосударственное информационное пространство.

ГЛАВА 2. Инструкция по делопроизводству администрации Родинского района Алтайского края как документ, регулирующий вопросы документационного обеспечения деятельности этого органа местного самоуправления

2.1 Краткая характеристика инструкции по делопроизводству Родинского района Алтайского края

Инструкция по делопроизводству администрации Родинского района Алтайского края является основным документом, в соответствии с которым осуществляется документационное обеспечение органов управления в администрации. Данная инструкция разработана на основании:

· Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документации и службам документационного обеспечения;

· Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

· ГОСТа Р 6.30-2003. УСД. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

· ГОСТа Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

· Основных правил работы ведомственных архивов;

· Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Также инструкция по делопроизводству составлена с учетом закона Алтайского края «Об основах местного самоуправления» от 05.12.1995 № 29-ЗС и примерной инструкции по делопроизводству, утвержденной распоряжением администрации края от 06.09.2005 № 640-р.

Инструкция по делопроизводству администрации Родинского района определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрации района. Инструкция по делопроизводству администрации Родинского района Алтайского края.Инструкция содержит не только правила работы с документами, но и приложения, в которых представлены образцы распорядительных документов (распоряжение, решение, постановление), информационных документов (письмо, протокол), журналов регистрации разного вида документов и др.

Независимо от того, по каким вопросам подготавливаются проекты постановлений представительного органа, постановлений или распоряжений администрации, необходимо инструкции по делопроизводству тщательно оформить каждое из них с соблюдением правил, установленных ГОСТ Р 6.30-2003. Они должны быть:

· Экономически необходимыми;

· Целесообразными, обоснованными;

· Деловыми, конкретными, краткими;

· Объемом не более четырех машинописных страниц;

· С указанием способа и срока исполнения.

Недопустимо принятие постановлений или распоряжений, содержащих общие декларативные формулировки, не поддающиеся проверке и контролю исполнения. Постановления, распоряжения, другие служебные документы, принимаемые и издаваемые на основании законов, указов, постановлений, решений и распоряжений органов государственной власти, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его даты, номера и заголовка.

2.2 Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции согласно инструкции по делопроизводству администрации Родинского района

В соответствии с инструкцией по делопроизводству работа с документом начинается с его регистрации. В зависимости от вида документа он регистрируется либо в журнале входящей документации, либо в журнале исходящей документации. Инструкцией предусмотрены также журналы регистрации для отдельных видов документов (журнал регистрации распоряжений, журнал регистрации постановлений). Кроме журналов данные о документе заносятся и в регистрационно-контрольную карту (далее РКК). Причем регистрация проходит в строго определенном порядке. В приложении к инструкции указывается перечень документов, не подлежащих регистрации (Приложение 1).

Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения. На каждом входящем документе, подлежащем регистрации, на нижнем поле первого листа (справа) проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата его поступления и индекс. Все поступившие документы должны быть рассмотрены в день их поступления руководителем учреждения или его заместителем в соответствии с распределением между ними обязанностей. Результаты рассмотрения каждого полученного документа, указания о его исполнении отражаются в резолюции, которая проставляется в правой верхней части или на любой свободной площади лицевой стороны документа, кроме полей. Резолюция должна содержать указание, кому конкретно поручается исполнение документа, предписываемое действие, способ, порядок и срок его исполнения, личную подпись руководителя и дату её написания. Текст резолюции переносится в журнал регистрации входящей документации, а затем передается исполнителю. Если документ в соответствии с резолюцией руководителя направляется для исполнения нескольким исполнителям, то ответственным за его исполнение является то должностное лицо, к ведению которого относится основной вопрос, или то лицо, которое в резолюции указано первым. Документ передается исполнителям либо поочерёдно, либо одновременно в размноженных копиях.

Документы, по которым поставленные в них вопросы могут быть решены учреждении, не должны пересылаться в подчинённые или другие организации.

При прохождении документа определенного этапа работы в РКК ставится соответствующая отметка или журнале. На исполненном документе исполнитель ставит отметку слева на нижнем поле первой страницы документа «исполнено» и заверяет её своей подписью.

Таким образом входящий документ проходит этап регистрации и рассмотрения.

2.3 Подготовка, оформление и размножение служебных документов

В соответствии с инструкцией по делопроизводству администрации Родинского района при подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование. Служебные документы пишутся на бланках учреждения. В случае отсутствия бланков документ оформляется с помощью углового штампа с наименованием организации, который проставляется в левом верхнем углу с указанием даты и номера.

Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения, соответствующий требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и инструкции по делопроизводству администрации Родинского района. Все реквизиты оформляются в соответствии с вышеуказанными документами.

Согласно инструкции по делопроизводству администрации Родинского района согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, поэтому каждый документ должен быть согласован с заинтересованными лицами и организациями. Оформляется согласование либо визированием проекта документа, либо грифом согласования. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку его подписи и дату согласования. При необходимости может быть указана должность визирующего.

Проекты постановлений и распоряжений администрации района согласовываются исполнителями, руководителями заинтересованных отделов, управлений и комитетов, юрисконсультом, заместителями главы администрации, курирующих соответствующие вопросы.

Документы подписываются должностными лицами учреждения в соответствии с распределением обязанностей. Решения представительного органа подписываются его председателем, при его отсутствии - заместителем председателя. Решения о принятии нормативно - правого акта подписываются председателем районного Совета депутатов, а сам нормативно - правовой акт (положения, правила, порядок, решения и др.) подписывает глава района. Постановления, распоряжения администрации района подписываются главой администрации района, при его отсутствии - заместителем главы администрации, назначенным главой района распоряжением.

В отделах, управлениях, комитетах документы подписываются руководителем, а при его отсутствии - заместителем руководителя. Подписанные постановления, распоряжения регистрируются в журнале. Для каждого вида документа ведется отдельный журнал. Порядковый номер при этом устанавливается в пределах календарного года.

Распоряжения администрации издаются по вопросам, требующим оперативного разрешения. В соответствии с номенклатурой дел распоряжения по основной деятельности, по личному составу, командировкам и отпускам формируются в самостоятельные дела.

Некоторые документы приобретают юридическую силу только после утверждения. Они утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. ГСДОУ рекомендует примерный перечень документов, на которых ставится круглая печать (Приложение 2). Размноженные экземпляры (ксерокопии) постановлений представительного органа и постановлений, распоряжений администрации заверяются специальной печатью «Для распоряжений» либо «Для постановлений». Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала личную подпись должностного лица, подписывающего документ. Ксерокопии документов с черной печатью являются недействительными. Копии документов, используемых в документообороте, заверяются проставлением ниже реквизита «подпись» заверительной подписи «Верно», наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, её расшифровки и даты заверения.

Страницы: 1, 2