Документационное обеспечение деятельности архива государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края

p align="left">Структура Положения «О Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края» состоит из следующих разделов:

1 Общие положения

2 Цели инспекции

3 Функции инспекции

4 Права инспекции

5 Руководство и структура инспекции

6 Ответственность должностных лиц инспекции

В соответствии с положением государственная инспекция по надзору и контролю в сфере образования Пермского края (далее - Инспекция) является исполнительным органом государственной власти Пермского края, осуществляющим полномочия Российской Федерации по надзору и контролю в области образования, переданные органам государственной власти Пермского края.

Инспекция в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, методическими указаниями, инструктивными материалами по вопросам осуществления переданных полномочий федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по контролю и надзору в сфере образования, Уставом и законами Пермского края, указами и распоряжениями губернатора Пермского края, постановлениями и распоряжениями Правительства Пермского края, распоряжениями председателя Правительства Пермского края, а также настоящим Положением.

Инспекция осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, их территориальными органами, органами государственной власти Пермского края и иных субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления муниципальных образований Пермского края, иными организациями и гражданами.

Инспекция является уполномоченным государственным органом по надзору и контролю в сфере образования на территории Пермского края.

Общее руководство Инспекцией осуществляется председателем Правительства Пермского края в соответствии с распределением основных обязанностей между председателем Правительства Пермского края, заместителями председателя Правительства Пермского края и иными членами Правительства Пермского края. Финансирование содержания Инспекции осуществляется за счет субвенций из федерального бюджета. Финансирование мероприятий, обеспечивающих проведение государственной итоговой аттестации обучающихся и выпускников, а также аттестацию педагогических и руководящих работников на высшую квалификационную категорию, осуществляется за счет средств бюджета Пермского края и иных источников, предусмотренных законодательством.

Инспекция обладает правами юридического лица, имеет бланки и печати со своим наименованием, самостоятельно выступает в качестве истца и ответчика в судах в пределах своей компетенции, имеет самостоятельный баланс, лицевые счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации. Взаимодействие Инспекции с исполнительными органами государственной власти Пермского края осуществляется на основании соответствующих регламентов.

Информационное, документационное, финансовое, бухгалтерское, транспортное, материально-техническое, хозяйственное и иное обеспечение деятельности Инспекция организует самостоятельно. Реорганизация и ликвидация Инспекции осуществляются в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Начальник Инспекции и руководители отделов несут персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на Инспекцию, с учетом прав и полномочий, предоставленных им настоящим Положением. Действия и решения должностных лиц Инспекции при исполнении ими должностных обязанностей могут быть обжалованы в установленном порядке. [12]

Положение «об Архиве Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края» состоит из следующих разделов:

1 Общие положения;

2 Состав документов архива;

3 Задачи и функции архива;

4 Права архива;

5 Ответственность заведующего архивом.

В соответствии с положением документы государственной инспекции, имеющие историческое культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Пермского, края, являются собственностью Пермского края и подлежат постоянному хранению в ГОУ «Государственный архив Пермского края» (далее ГОУ ГАПК). До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным агентством, хранятся в инспекции. Инспекция обеспечивает сохранность учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Пермского края, образующихся в его деятельности. В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации Архивным агентством обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производится силами и за счет инспекции. За утрату и порчу документов архивного фонда инспекции несут ответственность в соответствии с действующим законодательством: ст. 27 Федерального закона «Об архивном деле в Российской федерации», ст. 17 Закона» Об Архивном деле в Пермском крае», Кодексом РФ об административных правонарушениях Уголовным кодексом РФ.

Для хранения документов архивного фонда инспекции, составляющих часть Архивного фонда Пермского края, и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив инспекции. Функции по работе с архивными документами возлагаются на делопроизводителя.

В своей работе архив инспекции руководствуется законодательством РФ законодательными актам Пермского края по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящий организаций руководства инспекции, правилами и другими номативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами и настоящим положением.

Контроль за деятельностью архива инспекции осуществляет начальник инспекции. Организационно-методическое руководство деятельностью архива инспекции осуществляет ГОУ ГАПК

При ликвидации инспекции передача документов входит в обязанности ликвидационной комиссии. При реорганизации инспекции с передачей его функций другому учреждению последнее принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизованного учреждения и его архив.

В Архив поступают:

- Законченные делопроизводством документы постоянного хранения. Образовавшиеся в деятельности инспекции, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу (документы по личному составу могут поступать в ГУ ГАПК на возмездной основе по договору);

- Документы постоянного строка хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

o Личные фонды ведущих работников инспекции;

o Служебные и ведомственные издания;

o Кино-, фото-, фоно- видеодокументы;

o Машиночитаемые документы;

o Научно-справочный аппарат к документам архива.

К задачам архива относится комплектование документов, учет, обеспечение сохранности, качества документов, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве, подготовка и своевременная передача документов архивного фонда инспекции, осуществление контроля за формирование и оформление дел
в делопроизводстве инспекции.

В соответствии с возложенными на него задачами архив инспекции осуществляет следующие функции:

1) Принимает не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводства, учитывает и хранит документы инспекции, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством (номенклатуре дел инспекции или по акту);

2) Составляет и предоставляет на позднее, чем через 3 года после заверения делопроизводством годовые разделы описи дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии инспекции (ЭК) и экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Агентства по делам архивов Пермского края;

3) Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

4) Создает, пополняет совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно0 справочным аппаратом ГОУ ГАПК;

5) Организует использование документов

6) Информирует руководство и работников инспекции о составе и содержании документов архива;

7) Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

8) Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии инспекции;

9) Оказывает методическую помощь службе делопроизводства, контролирует правильное формирование и оформление дел в структурных подразделениях, а также подготовку дел к передаче в архив инспекции;

10) Ежегодно предоставляет в ГОУ ГАПК сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива);

11) Подготавливает и в установленном порядке передает документы архивного фонда инспекции, составляющие часть Архивного фонда пермского края, на хранение в ГОУ ГАПК.

12) Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях инспекции;

13) Запрашивать от структурных подразделений инспекции сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архи задач и функций.

Сотрудник, отвечающий за архив в инспекции, несет ответственность за невыполнение возложенных на архив задач и функций.[37]

Также архив инспекции руководствуется положением «О постоянно действующей экспертной комиссии», в котором рассматриваются

1) Общие положения;

2) Задачи Экспертной Комиссии;

3) Функции Экспертной Комиссии;

4) Права Экспертной Комиссии;

5) Организация работы Экспертной Комиссии.

В соответствии с положением «О постоянно действующей Экспертной Комиссии» постоянно действующая экспертная комиссии (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение в ГОУ «Государственный архив Пермского края (далее - ГОУ ГАПК) документов Архивного фонда Пермского края, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности инспекции.

Постоянно действующая ЭК является коллективным совещательным органом при начальнике инспекции. Решения комиссии фиксируются в протоколах и вступают в силу после их утверждения начальником инспекции. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», другими законодательными актами РФ, Законом Пермского края «Об Архивном деле в Пермском крае», распорядительными документами (отраслевого, федерального, вышестоящего) органа управления, приказами начальника инспекции, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Агентства по делам архивов Пермского края ГОУ ГАПК, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК инспекции. ЭК возглавляется заместителем начальника инспекции. Секретарем ЭК назначается ответственное лицо. Персональный состав ЭК назначается приказом начальника инспекции из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, ответственного за делопроизводство. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

Основными задачами ЭК являются:

1) Организация и проведение экспертизы ценности (ЭЦ) документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2) Организация и проведение ЭЦ документов на стадии подготовки дел к архивному хранению.

3) Организация и проведение отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальности документации (если таковые образуются в деятельности инспекции)

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

- Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов инспекции (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.

- Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов инспекции и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

- Оказывает содействие и методическую помощь специалистам инспекции.

- Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

o На утверждение экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Агентства по делам архивов Пермского края, а затем на утверждение начальника инспекции:

o Описи дел постоянного строка хранения управленческой и специальной документации.

o На согласовании ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края, а затем на утверждение начальника инспекции:

o Сводную номенклатуру дел учреждения;

o Описи дел по личному составу.

Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для специалистов инспекции консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации. [38]

Также указано, что ЭК имеет право в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельно специалистам инспекции по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, ЭЦ документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов; запрашивать от руководителей структурных подразделений письменное объяснение о причинах утраты, предложения и заключения, заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов архивного фонда учреждения, составляющих часть Архивного фонда Пермского края, о причинах утраты документов; приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителям ГОУ ГАПК, сторонних организаций; не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественные и небрежно подготовленные документы; информировать начальника инспекции по вопросам, относящимся
к компетенции комиссии; в установленном порядке представлять свое учреждение в Агентстве по делам архивов Пермского края.

ЭК учреждение работает в тесном контакте с ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края, с ЭПМК ГОУ ГАПК, центральной экспертной комиссией (ЦЭК) отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-методичские указания. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.[38]

Так как на данный момент должности заведующего архива нет в штатном расписании, временно архивом заведуют консультанты и главный специалист (делопроизводитель).

Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется должностным регламентом «Государственного гражданского служащего Пермского края главного специалиста (делопроизводителя) отдела административно-финансового обеспечения», который состоит из следующих разделов:

1 Общие положения;

2 Квалификационные требования;

3 Должностные обязанности;

4 Права;

5 Ответственность;

6 Перечень вопросов, по которым государственный гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;

7 Перечень вопросов, по которым государственный гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;

8 Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;

9 Порядок служебного взаимодействия;

10 Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности.

В соответствии с регламентом делопроизводителя главный специалист (делопроизводитель) назначается на должность и освобождается от должности приказом начальника Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края (далее инспекция) в порядке, установленном законодательством о государственной службе. Главный специалист подчиняется начальнику инспекции, начальнику отдела административно-финансового обеспечения инспекции.

Главный специалист в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства Пермского края, приказами начальника Инспекции (далее - правовые акты), положениями об Инспекции и отделе по административно-финансовому обеспечению, а также настоящим должностным регламентом и другими документам Инспекции.

На должность главного специалиста назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, или образование, считающееся равноценным.

Для исполнения должностных обязанностей главный специалист должен знать и уметь применять правовые акты применительно к осуществлению должностных обязанностей. Также в число профессиональных знаний главного специалиста входят: знания организации государственной власти и местного самоуправления в Российской Федерации и Пермском крае; законодательного процесса в Российской Федерации и Пермском крае; законодательного процесса в РФ и Пермском крае; порядка подготовки проектов правовых актов губернатора пермского края, Правительство пермского края и иных правовых актов; основ делопроизводства, системы организации контроля за исполнением документов, порядка работы со служебной информацией и персональными данными работников.

Для исполнения должностных обязанностей главный специалист должен иметь навыки по обеспечению деятельности управленческого аппарата предприятий или учреждений, обеспечения выполнения задач и функций по документационному обеспечению деятельности управленческого аппарата, бесконфликтного общения, стрессоустойчивостью, реализации управленческих решений, исполнительной дисциплины, владеть навыками работы организационной техникой, персональным компьютером на уровне умелого пользователя (знание основных офисных программ MC Office: Word, Excel, Outlook Express, Internet Explorer); работы в системе электронного документооборота (СЭД); владение необходимым программным обеспечением.

Исходя из задач и функций, определенных Положением об отделе, главный специалист обеспечивает своевременную обработку и регистрацию поступающей и отправляемой документации. Контролирует сроки исполнения поступающих в Инспекцию документов, приказов и поручений начальника Инспекции должностными лицами Инспекции. Доводит до сведения начальников отделов информацию об имеющихся нарушениях в части своевременного предоставления ответов на документы, стоящие на контроле. Систематически анализирует поступившую и отправляемую корреспонденцию, вносит предложения по улучшению работы с корреспонденцией. Контролирует выполнение сотрудниками Инспекции установленных требований оформления документов и материалов к ним. Формирует исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел. Оформляет и обрабатывает дела, подлежащие сдаче в архив инспекции. Ежедневно получает и отправляет корреспонденцию через отдел по организации работы со служебной корреспонденцией Аппарата Правительства Пермского края. Оформляет и отправляет корреспонденцию через средства связи. Осуществляет печатные и копировальные работы по поручению начальника одела и начальника Инспекции. Принимает меры по упорядочению и оптимизации документопотока. Выполняет поручения начальника инспекции, заместителя начальника, начальника отдела административно-финансового обеспечения. Осуществляет контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений начальника Инспекции, взятых на контроль.

Главный специалист имеет право:

Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые для осуществления своих функций информацию и материалы от сотрудников Инспекции. Возвращать на доработку проекты документов, подготовленные с нарушение инструкции по делопроизводству. Пользоваться в установленном порядке информацией, содержащейся в банках данных администрации и в исполнительных органах государственной власти Пермского края. Доступа в установленном порядке, в связи с исполнением должностных обязанностей, в государственные органы, органы местного самоуправления, общественные объединения и иные организации. Консультировать специалистов Инспекции по вопросам, входящим в его компетенцию. На профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку в порядке, установленном федеральными законами.

Страницы: 1, 2, 3, 4