Документационное обеспечение деятельности архива государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края

Документационное обеспечение деятельности архива государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края

СОДЕРЖАНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ
• 1 АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНСПЕКЦИИ ПО НАДЗОРУ И КОНТРОЛЮ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ
• 1.1 Значение архива в Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края
• 1.2 Нормативно-правовая база регламентирующая деятельность архива
• 2 СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ АРХИВА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНСПЕКЦИИ ПО НАДЗОРУ И КОНТРОЛЮ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ
• 2.1 Система управленческой документации
• 2.2 Специфическая документация
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
• ПРИЛОЖЕНИЯ



ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы Проблемы документационного оборота в организациях относятся к числу наиболее актуальных и практически значимых проблем современных организаций. Производство напрямую связано с документацией.

Одной из важнейших составляющих делопроизводства, является архив организации. В законодательных документах архив определяет не только, как самостоятельная организация, но и как структурное подразделение предприятия. Только грамотно организованный архив предприятия будет оказывать положительное влияние на работу организации.

Документооборот является основным направлением действия архива.

В связи, с этим мы считаем необходимым проанализировать составляющие документационного обеспечения управления архива Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края. Данный анализ поможет более эффективной работе с документами, позволит выявить показатели качества ее организации и обозначить направление для совершенствования документационного обеспечения деятельности архива.

Цель данной дипломной работы - исследовать документирование основной деятельности архива и его организацию, определить пути совершенствования документирования рассматриваемой организации.

Для достижения цели были сформулированы следующие задачи:

- обозначить значение и место архива в данной организации;

- изучить состав нормативно - правовой базы, регламентирующей деятельность Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края;

- проанализировать системы документов данного подразделения;

- выявить соответствие используемых правил организации Архива с требованиями ГОСТов и нормативных документов;

- разработать рекомендации по совершенствованию документирования деятельности архива.

Объектом исследования в данной дипломной работе является архив Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края.

Предметом исследования является система документации в данном структурном подразделении и организация работы архива.

Выполнение перечисленных задач потребовало применения ряда исследовательских методов:

- анализ и синтез информации, представленной в нормативно-методической литературе, работах ведущих специалистов, практиков в области документоведения;

- сравнение документов, использующихся в деятельности архива, с типовыми, и выявление соответствия их установленным требованиям;

- метод изучения документации архива;

- метод классификации документов по различным признакам;

- обобщение полученной информации.

Базой исследования определен архив Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края.

Теоретическая значимость выполненной работы заключается в том, что бы исследовать различные виды общих и специфических документов организации, выявить несоответствия в условиях хранения документов и дать рекомендации по совершенствованию организации работы архива.

Деятельность любого учреждения неразрывно связана с правильной организацией работы архива, поэтому практическая значимость исследования в том, что были разработаны документы, позволяющие увеличить эффективность и повысить качество деятельности архива.

Таким образом, необходимо разработать номенклатуру дел данного структурного подразделения, а также даны рекомендации по совершенствованию работы архива. При внедрении в практику они позволят оптимизировать работу архива: упростить процедуру текущего хранения документов, повысить организационную, регламентирующую и регулирующую деятельность работников.

Степень разработанности темы. На данный момент необычайно актуальны вопросы документационного обеспечения управления. Они находят отражение в статьях периодических и продолжающихся изданий, учебниках и практических пособиях, посвященных изложению комплекса вопросов, связанных с документированием управленческой деятельности и технологиями работы с документами.

Нормативно-правовой основой для исследования данной организации явились Конституция РФ, гражданский и трудовой кодексы, а так же Федеральные законы, нормативно-методические документы, издаваемые Госстандартом России, различные правила, положения, инструкции и перечни.

В теоретическом плане вопросы документационного обеспечения управления рассматриваются в трудах, работах, статьях документоведов, преподавателей высших учебных заведений - Т.В. Кузнецовой, М.Ю. Рогожина, М.И. Басакова, В.Ф. Янковой, М.В. Ларина, Ю.М. Демина, Н.М. Березиной и других, которые внесли большой вклад в развитие данной отрасли науки.

Проблемы, связанные с порядком документирования организационно-правовых и распорядительных разрабатывали - Е.М. Каменева, В.А. Кудряев, А.В. Пшенко.

Организацию документооборота в своих работах исследовали - Т.В. Кузнецова, М.П. Илюшенко, М.П. Бобылева.

В учебнике «Делопроизводство» под редакцией Т.В. Кузнецовой рассмотрены организация и технологии документационного обеспечения управления, что применимо на любом предприятии.

В.А. Кудряев в своих работах отслеживает изменения в содержании всех видов внутренних документов на протяжении последних десяти лет, подробно рассматривает особенности подготовки, оформления и ведения этих документов, а также внешней деловой переписки. Освещает все вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства. Раскрывает способы и методы оптимизации документооборота и повышения эффективности деятельности любой организации. В работах зачастую приводятся рекомендации по подготовке текстовых и табличных документов с учетом возможностей компьютерных технологий.

Для теоретического осмысления данной темы были использованы публикации в журнальных изданиях «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Секретарь-референт», «Проблемы теории и практики управления».

М.П. Бобылева изучала основные подходы к анализу документооборота по таким его характеристикам как структура (состав) направленность объем, носители информации и способы передача документов, содержание и функциональная принадлежность конкретных групп документов, выделяя типовые информационные потребности по различным аспектам анализа документооборота.

Структура дипломной работы обусловлена методическими рекомендациями по данной теме. Поэтому материал изложен во введении, двух главах, заключении и приложении.

Во введении обоснована актуальность темы, раскрывается степень ее изученности, определены объект и предмет исследования, цель и задачи, методы исследования, база исследования, обоснованы теоретическая и практическая значимость.

В первой главе обоснована роль архива в Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования, его нормативно-правовому обеспечению.

Во второй главе рассматривается система документации архива Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования.

В заключении подводятся итоги проведенного исследования, формулируются выводы и предложения.

Объем дипломной работы 86 страниц. Список использованных источников включает 55 наименований документов. В работе имеется 15 приложений, с образцами документов, используемых в организации и в работе архива, а также разработанный нами проект номенклатуры дел.

1 АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНСПЕКЦИИ ПО НАДЗОРУ И КОНТРОЛЮ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ

1.1 Значение архива в Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края

Решение о создании государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края было принято 24 декабря 2008 г. на основании постановления Правительства Пермского края № 792-п «О создании Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края». Инспекция начала функционировать 28 января 2009 года на основании распоряжения губернатора Пермского края от 26.01.2009 «О назначении Г.В. Гутник» руководителем инспекции.

Основной целью Инспекции является реализация государственных полномочий по надзору и контролю в области образования на территории Пермского края в соответствии с действующим законодательством.

В пределах своих полномочий Инспекция исполняет ряд функций, которые прописаны в положении «О Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края», функции рассматривают следующую деятельность:

1) осуществление контроля качества образования, в том числе качества подготовки обучающихся и выпускников, в соответствии с федеральными государственными образовательными стандартами или федеральными государственными требованиями в образовательных учреждениях, расположенных на территории Пермского края, по всем реализуемым ими образовательным программам, за исключением полномочий соответствующих федеральных органов государственной власти;

2) осуществление лицензирования, в том числе контроль за соблюдением условий, предусмотренных лицензией на право ведения образовательной деятельности, и государственную аккредитацию образовательных учреждений, расположенных на территории Пермского края, по всем реализуемым ими образовательным программам, за исключением полномочий соответствующих федеральных органов государственной власти;

3) осуществлением надзора и контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации в области образования на территории Пермского края образовательными учреждениями;

4) ведение реестра лицензий на правоведения образовательной деятельности, выданных Инспекцией, а также реестры свидетельств о государственной аккредитации образовательных учреждений и организаций, аккредитованных Инспекцией;

5) рассмотрение писем, заявлений и жалоб граждан, ведение приема граждан, принятие мер по устранению указанных гражданами нарушений законодательства в сфере государственного надзора и контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации в области образования;

6) осуществление функции главного распорядителя и получателя средств бюджета Пермского края с закреплением за ним соответствующих расходов, в том числе за счет субвенций из федерального бюджета;

7) составление ежеквартальной и иной отчетности о расходовании предоставленных из федерального бюджета субвенций, о достижении целевых прогнозных показателей в случае их установления, о нормативных правовых актах, принимаемых органами государственной власти Пермского края, по вопросам осуществления переданных полномочий, сведений (в том числе баз данных), необходимых для формирования и ведения федеральных баз данных по вопросам надзора и контроля в сфере образования;

8) обеспечение своевременного представления в соответствующие федеральные органы исполнительной власти отчетности, сведений, а также иных документов и информации, необходимых для контроля и надзора за полнотой и качеством осуществления органами государственной власти Пермского края переданных полномочий;

9) участие в разработке предложений по совершенствованию законодательства в сфере образования, а также проектов законов и иных правовых актов Пермского края в данной сфере;

10) разработка и внесение в установленном порядке изменений в законопроекты и иные нормативные правовые акты по надзору и контролю в сфере образования Пермского края;

11) осуществление в соответствии с законодательством Российской Федерации, работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Инспекции;

12) осуществление иных функций в установленной сфере деятельности, если такие функции предусмотрены федеральными нормативными правовыми актами. [12]

В целях реализации своих полномочий и функций в установленной сфере деятельности Инспекция имеет следующие права:

1) пресечения фактов нарушения законодательства Российской Федерации в установленной сфере деятельности;

2) приостановления, в установленных законодательством Российской Федерации случаях действия, выданной Инспекцией лицензии полностью или в части ведения образовательной деятельности по отдельным образовательным программам, либо аннулирование указанной лицензии, а также приостановление действия выданного Инспекцией свидетельства либо лишения образовательного учреждения (организации) государственной аккредитации полностью или по отдельным образовательным программам;

3) запроса и получения в установленном порядке необходимых для осуществления своих функций информации и материалов от органов государственной власти;

4) издания, в пределах своей компетенции приказов и контроля их исполнения;

5) создания совещательных и экспертных органов (советов, комиссий, групп, коллегий) в установленной сфере деятельности;

6) проведения конференций, совещаний и встреч, организации других мероприятий;

7) привлечения для проработки вопросов в сфере деятельности Инспекции научные и иные организации, ученых и специалистов на условиях, установленных законодательством Российской Федерации;

8) в установленных случаях представлять интересы Правительства Пермского края во всех органах и организациях Российской Федерации в рамках своей компетенции. [12]

Рисунок 1 - Структура Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края

Начальник (на сегодняшний день Гутник Г.В.) осуществляет руководство деятельностью Инспекции на основании положения о Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Инспекцию задач.

Структура Инспекции утверждена губернатором Пермского края по согласованию с уполномоченными федеральными органами исполнительной власти. Структурными подразделениями Инспекции являются отделы. Реорганизация и ликвидация Инспекции осуществляются в порядке, предусмотренном действующим законодательством. [12]

Архив предприятия может функционировать на правах структурного подразделения в составе службы ДОУ Инспекции. Руководство возлагается на документоведа (в данном случае главного специалиста отдела административно-финансового обеспечения) и консультантов отдела контроля лицензионных условий и государственной аккредитации.

Организационная структура архива инспекции определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых на него задач и функций, состава дел, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей Инспекции.

К числу основных задач независимо от организационных особенностей Инспекции, относятся:

- комплектование дел, образующихся в деятельности Инспекции и подлежащих временному хранению, в соответствии с установленным порядком;

- учет и обеспечение сохранности дел в течение всего срока их временного хранения;

- создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного материала к делам, состоящим на временном хранении;

- подготовка к передаче и передача дел, образующих Архивный Фонд РФ, на постоянное хранение в государственные архивные учреждения в соответствии с установленным порядком.

При реализации функций по приему, учету, обеспечению сохранности и передаче дел на постоянное хранение, архив Инспекции проводит соответствующие мероприятия, документирование которых, в целях обеспечения аутентичности является обязательным.

Архив занимает значительное место в структуре организации и активно участвует в документообороте Инспекции. В ходе написания дипломной работы было выявлено большое количество несоответствий правилам хранения документов, а также обнаружена полная неорганизованность данного структурного подразделения и существенные нарушения правил и стандартов архивов.

Отсутствует номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Инспекции, с указанием их сроков хранения.

Порядок формирования дел находится в стадии разработки, т.е. дела формируются консультантами отделов на основе поданных документов образовательного заведения, но документально порядок формирования дел нигде не расписан.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив не соблюдаются:

- Дела хранятся в пластиковых или картонных папках или скоросшивателях, с вклеенными или вставленными файлами;

- Внутренние описи документов имеются лишь в нескольких делах.

Организация хранения документов - это система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием. В организации хранения документов, также выявлены следующие нарушения:

- Отсутствует запасной выход;

- В хранилище присутствует много нагревательных и электроприборов (в том числе: батарея отопления, компьютерная и электронная техника);

- Хранилище вместо металлических шкафов оборудовано деревянными;

- Размещение документов в хранилище не соответствует государственным стандартам;

- Отсутствует оформление выдачи дел;

- Учет документов хранилища не проводится.

Таким образом, не смотря на то, что Инспекция основана относительно недавно и документопоток еще не достиг своих пределов, мы видим, что архив Инспекции требует больших доработок и большого внимания.

1.2 Нормативно-правовая база регламентирующая деятельность архива

В настоящее время деятельность архива осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации, 1993 г.;

- Гражданским кодексом Российской Федерации, от 30.11.1994 № 51-ФЗ (действующая редакция);

- Трудовым кодексом Российской Федерации, от 30.12.2001 № 197-ФЗ;

- Федеральным Законом Российской Федерации «Об Архивном деле» от 22.10.2004 №125-ФЗ;

- Законом «Об Архивном деле в Пермском крае» от 06.03.2007 №11-Пк;

- Положением «О Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края» от 27.02.2009 №87-П

- Положением «Об Архиве Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края»;

- Приказом «Об утверждении порядка формирования и хранения лицензионных дел» от 07.05.2010 №СЭД-54-04-03-50.

Согласно основным положениям конституции РФ, человек, его права и свободы являются высшей ценностью.

В главе 2 о Правах и свободах человека и гражданина в Конституции РФ сообщается, что в Российской Федерации признаются и гарантируются права и свободы человека и гражданина согласно общепризнанным принципам и нормам международного права и в соответствии с настоящей Конституцией. Все основные права человека отражены в статьях с 17 по 23 конституции РФ. Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом. Каждый вправе определять и указывать свою национальную принадлежность, на пользование родным языком, на свободный выбор языка общения, воспитания, обучения и творчества, гарантируется свобода мысли и слова. Никто не может быть принужден к определению и указанию своей национальной принадлежности и к выражению своих мнений и убеждений или отказу от них. Каждый, кто законно находится на территории Российской Федерации, имеет право свободно передвигаться, выбирать место пребывания и жительства, может свободно выезжать за пределы Российской Федерации. Гражданин Российской Федерации имеет право беспрепятственно возвращаться в Российскую Федерацию. Всем гарантируется свобода совести, свобода вероисповедания, включая право исповедовать индивидуально или совместно с другими любую религию или не исповедовать никакой, свободно выбирать, иметь и распространять религиозные и иные убеждения и действовать в соответствии с ними. Любой имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определяется федеральным законом. Гарантируется свобода массовой информации. Цензура запрещена, труд свободен, а принудительный запрещен. Каждый человек имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию. Все имеют право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск. [1;гл.2]

Страницы: 1, 2, 3, 4