Документационное обеспечение деятельности структурного подразделения коммерческого предприятия (на примере секретариата ООО "Витус")

Документационное обеспечение деятельности структурного подразделения коммерческого предприятия (на примере секретариата ООО "Витус")

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДПРИЯТИЯ (НА ПРИМЕРЕ СЕКРЕТАРИАТА ООО «ВИТУС»)

В докладе рассматривается состав и организация работы в автоматизированной системе «Документум», в структурированном справочнике, содержащем в себе все основные сведения о сотрудниках и руководстве ИК с наименованием их должностей, подразделений и контрагентах с которыми ведет переписку «ВИТУС».

Ключевые слова: коммерческое предприятие, ВИТУС, секретариат, документационное обеспечение.

Инвестиционная компания «ВИТУС» является активным членом Национальной ассоциации участников фондового рынка (НАУФОР), НП Профессиональных участников фондового рынка Уральского региона, НП «Фондовая биржа «Санкт-Петербург» и ЗАО «Московская межбанковская валютная биржа».

Различные формы управленческой деятельности в ИК обеспечиваются изданиями соответствующих документов:

§ организационная деятельность - издание организационно-правовых документов. К ним относят - Устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила;

§ распорядительная деятельность - издание распорядительных документов (Приказы, Распоряжения). Они содержат решения направленные от руководителя к сотрудникам фирмы и содержат информацию исполнительно-распорядительного свойства, вытекающей из функций управления (ввести в действие инструкцию по организации делопроизводства в организации; утвердить правила работы с документами в ООО);

§ плановая деятельность - издание плановых документов (план работы секретариата на год; перспективный план работы структурного подразделения «ВИТУСа»).

В деятельности «ВИТУС» создаются организационно - правовые документы, определяющие ее статус, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности фирмы, статус ее подразделений и работников, их права, обязанности. К этим документам относят: устав организации, положение об организации, положения о структурном подразделении (секретариат), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (технология управления документооборотом в ИК; инструкция секретаря по работе с посетителями компании), должностные инструкции работников (начальника секретариата, документоведов, помощника генерального директора, технических секретарей). Основная часть организационно - правовых документов (Устав, Положения об организации, Должностные инструкции, Положение о структурном подразделении) имеют неопределенный срок действия. Это выражается в том, что эти документы действуют до их отмены или до утверждения в ООО взамен них новых. Эти документы составляют правовую основу деятельности «ВИТУС».

Виды распорядительных документов, издаваемых в организации, устанавливаются ее учредительными документами - уставом или положением.

Современное состояние управления отражается в оперативных документах - это группа информационно-справочных документов, в ИК они представлены - справками, докладными и служебными записками, протоколами, переписка. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления. Своеобразием многих видов этих документов заключается в том, что их авторами являются сотрудники компании. Они движутся по схеме: исполнитель, руководитель структурного подразделения, генеральный директор компании.

Комплекс информационно-справочных документов в ООО «ВИТУС» представлен: справками (о размере заработной платы; о стоимости ЦБ; информация о выводе с брокерского счета именных акций; о заключении договора доверительного управления; об отсутствии счетов в банках); списками (список владельцев акций; список владельцев предоставивших свои ЦБ для управления ИК); служебными записками (о возложение обязанностей по организации работы; о ходе заполнения справочников в системе; о сроках заработной платы); заявлениями (об увольнении; о переводе сотрудника на другую должность); протоколами (оперативного совещания; о закрытии операционного периода; по итогам выполнения планов мероприятий и бюджетов за апрель 2007 года и планированию на май 2007 года; заседания наблюдательного совета ОАО АКБ «Перминвестбанк»); коммерческими предложениями (об участии в выставке; о предоставлении помещений); перепиской (письмо-запрос на предоставления сведений владельцев ЦБ; просьба о предоставлении проекта договора на оказание услуги IP VPN; информационное письмо об открытии нового операционного периода).

Документооборот в ООО «ВИТУС» представлен различными документопотоками: входящий, исходящий и внутренний. В документооборот Общества входят документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества, его структурных подразделений и отдельных сотрудников

При определении динамики изменения объема документооборота в ООО «ВИТУС» необходимо руководствоваться следующей таблицей:

Таблица 1.

№ п/п	Источник определения количества документов (журналы регистрации, папки)	2006г.	2007г.	2008г.	2009г.
1	Входящие документы	3789	4578	5342	4305
2	Исходящие документы	3856	4562	5206	4028
3	Внутренние документы	3297	4325	5158	3989
4	Остальные документы	1025	1986	2300	1008
5	Всего документов	11967	15451	18006	13330

Большим достижением в организации работы предприятия ИК стало внедрение в практику - электронной системы работы с документами, данные процессы внутри компании «ВИТУС» регламентируются следующими документами: «Внутренняя инструкция по работе с документами»; «Регламент работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и документооборота в ИК».

Таким образом, рассмотрев состав и организацию работы в автоматизированной системе «Документум», можно сделать вывод, что она представляет собой структурированный справочник, содержащий в себе все основные сведения о сотрудниках и руководстве ИК с наименованием их должностей, подразделений и контрагентах с которыми ведет переписку «ВИТУС». Все потоки документов (входящий, исходящий, внутренний) представлены в информационном хранилище, которое состоит из регистрационных форм и прикрепленным к ним виртуальных образов документов. В системе организован быстрый поиск нужного зарегистрированного документа и организация долговременного хранения созданных документов. «Документум» позволяет организовывать работу с документами на новом уровне, что положительно сказывается на деятельности сотрудников секретариата и компании в целом. Данная система позволяет организовать следующие виды работ: информационно - справочную работу с минимальными затратами времени; автоматизированный контроль за сроками исполнения документов; регистрацию документов на нескольких рабочих местах одновременно. Все основные сведения и операции, которые были произведены с теми или иными документами, функционирующими в секретариате, находят свое отражение в электронных регистрационных карточках, что, несомненно, повышает качество, оперативность, эффективность работы сотрудников ИК при регистрации, поиску и дальнейшей работы с необходимыми документами. Программа позволяет зафиксировать и отследить все важные этапы движения документов от их создания или поступления в «ВИТУС», до уничтожения.