Аудит денежных средств

Аудит денежных средств

29

Введение.

Все предприятия, осуществляя производственную и хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг.

У предприятий возникают обязательства перед поставщиками за полученные от них товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги: перед государственным бюджетом по отчислениям от прибыли, платежам в фонды, налоговым и неналоговым платежам, перед своими рабочими и служащими по заработной плате и другие. С другой стороны, сами предприятия предъявляют требования к абонентам, покупателям, заказчикам об оплате отгруженной им продукции, оказанных услуг и выполненных работ для возмещения произведенных затрат, выполнения своих обязательств и получения прибыли.

Все расчеты по выполнению обязательств и предъявлению требований осуществляются через учреждения банков. Расчеты наличными деньгами между предприятиями носят ограниченный характер и строго регламентированный.

Денежные средства на предприятиях могут находиться в форме наличных денег в кассе, храниться в банке на расчетных счетах, на специальных счетах, а также, использоваться в виде аккредитивов, лимитированных и других чеков.

Основные задачи аудиторской проверки денежных средств, кассовых и банковских операций состоит в том, чтобы выявить состояние сохранности денежных средств, правильность и законность их использования, подлинность и достоверность совершения денежных операций, отраженных в бухгалтерском учете, соблюдение кассовой дисциплины, полноты оприходования, целевого использования и условий хранения денежных средств.

Для выполнения указанных задач необходимо в первую очередь использовать данные первичного учета, кассовые документы, регистры синтетического и аналитического учета.

1. Аудит кассовых операций.

Аудиторскую проверку денежных средств целесообразно начинать с проверки кассовых операций. Основным норматив-ным документом, регламентирующим порядок осуществления опера-ций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе орга-низации, является Положение Центрального Банка России от 5 января 1998г. №14-П (с изменением от 22.01.1999г., 31.10.2002г.) «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» и письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993г. №18 «Об утверждении порядка ведения кассовых операций в РФ».

Этот доку-мент устанавливает единый порядок хранения наличных денег, их приема, оформления кассовых документов и ведения кассо-вой книги, ревизии кассы, а также контроля за соблюдением кас-совой дисциплины.

При проверке аудитор, кроме того, должен руководствоваться Приложением 10 к Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.98г. №14-П, Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ от 22.09.1993г. №40.

Наконец, аудитор должен пользоваться норматив-ными документами, утвержденными соответствующими мини-стерствами и ведомствами, которыми регулируются кассовые опе-рации, имеющие отраслевые особенности (расходование наличных сумм заготовительными организациями, организаци-ями потребительской кооперации, инкассирование торговой вы-ручки и т.п.).

Проверка правильности ведения кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня окончания предыдущей ревизии (аудиторской проверки), все кассовые документы подвергаются сплошной проверке. При этом используются следующие документы и регистры бухгалтерского учета: отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга; корешки чеков использованных чековых книжек; выписки банка со счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами; журналыордера по кредиту счетов «Касса», «Расчетный счет», «Специальные счета в банках», «Денежные документы», «Переводы в пути», «Краткосрочные кредиты банков», «Долгосрочные кредиты банков», «Кредиты банков для работников»; ведомости к соответствующим журналамордерам, ведущиеся по дебету счетов, а также машинограммы при механизированной обработке учетной документации.

Проверка кассы обычно начинается с проведения инвентари-зации кассовой наличности немедленно по прибытии аудитора на место проверки в присутствии кассира и главного (старшего) бухгалтера. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность покрытия из других ис-точников недостачи денег, изменения остатка денег, выведенного в кассовой книге. Последний кассовый отчет и документы по опе-рациям последнего дня кассир представляет для проверки, а также дает расписку о том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход денег.

Далее кассир начинает группировку наличных денег по со-ответствующим купюрам и в присутствии аудитора и главного бухгалтера организации проводит полный полистный их под. счет, включая опечатанные в пачках деньги, полученные в уч-реждении банка.

Аудитор должен помнить, что выдача денег из кассы, не под-твержденная распиской получателя в расходном кассовом орде-ре или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации. Частные расписки, якобы подтверждающие получение денег у кассира или сдачу их на временное хранение, во внимание не принимаются.

При инвентаризации кассовой наличности аудитору необхо-димо установить также наличие других ценностей в кассе: ценных бумаг, денежных документов. Результаты инвентаризации налич-ных денежных средств и других ценностей в кассе сопоставляются с данными об их остатках, зафиксированными в бухгалтерском уче-те. Выявленные в ходе инвентаризации кассовой наличности из-лишки по рекомендации аудитора приходуются по приходному кассовому ордеру в доход организации (дебет счета 50 и кредит счета 91), и данная операция записывается в кассовой книге. Излишки могут быть результатом умышленных действий (неучетные средства) или допущенных ошибок при приеме и выдаче денеж-ных средств. Поэтому аудитор должен объективно оценить ситуацию и определить правильную формулировку для акта проверки.

Выявленная в ходе инвентаризации незначительная недостача денег может быть погашена кассиром путем внесения недостаю-щей суммы в кассу организации. Данная операция должна быть также оформлена приходным кассовым ордером и записана в кас-совой книге. Кассир обязан дать аудитору письменное объясне-ние причин излишков или недостач. При обнаружении значитель-ных недостач вследствие злоупотреблений аудитор может реко-мендовать руководителю организации немедленно отстранить кассира от должности и передать дело следственным органам.

Результаты инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей в кассе аудитор оформляет актом по типовой форме № ИНВ-15, который кроме аудитора подписывают кассир и главный (старший) бухгалтер проверяемого экономического субъекта. Этот акт является письменным аудиторским доказатель-ством, и его данные необходимы аудитору в дальнейшем при проверке полноты оприходования и правильности списания де-нежных средств по кассе.

При проверке кассы аудитору необходимо также выяснить: заключен ли с кассиром договор о материальной ответственнос-ти или имеется ли в личном деле кассира обязательство о мате-риальной ответственности, предусмотренное Порядком ведения кассовых операций; соответствует ли помещение кассы требова-ниям, установленным для работы кассира: обеспечены ли охра-на кассы и сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы; имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф; соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа) для хранения денег и других ценностей в кассе; соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам; проводятся ли периодические внезапные проверки кассы и имеются ли акты по таким проверкам.

При проверке соблюдения кассовой дисциплины уточняют: не превышали ли остатки наличных денег в кассе установленного банком лимита, и использовалась ли кассовая выручка на текущие нужды в пределах установленных норм; использовались ли полученные из банка наличные деньги по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, полученных на выплату заработной платы, премий, пособий, пенсий, услуг, товарно-материальных ценностей и других поступлений. При этом следует иметь в виду, что предприятия имеют право хранить в кассе наличные деньги в пределах лимита, а также использовать деньги из выручки в пределах норм, установленных банком по согласованию с руководителем предприятия. Исключением являются полученные суммы для выплаты заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий в течение трех рабочих дней (для колхозов, исполкомов, сельских советов не свыше 5 рабочих дней), включая день получения денег в банке. Денежная наличность сверх лимитов должна сдаваться в обслуживающий предприятие банк.

При проверке соблюдения установленного лимита остатка денег в кассе сопоставляют их фактические остатки на отдельные даты и в среднем за месяц с лимитом остатка. Фактические остатки определяются с учетом наличных денег в дни выплаты заработной платы, премий, пособий, пенсий, стипендий и др. Оперативный контроль за остатками денег в кассе ведется на основании кассовых отчетов.

Затем аудитор переходит к проверке правильности докумен-тального оформления операций. Практика проверок показыва-ет, что во многих организациях кассовые документы составля-ются некачественно, часто в приходных и расходных документах отсутствуют подписи ответственных лиц, вносивших деньги в кассу или получивших их из кассы, и другие обязательные реквизиты. Такие документы считаются недействительными, а проведенные по ним операции необоснованными. Если такое установлено, то аудитор должен сообщить об этом руководителю и главному бухгалтеру организации с целью принятия оперативных мер.

На следующем этапе проверки следует установить: ведут ли в данной организации по установленной форме журнал регист-рации приходных и расходных кассовых ордеров; все ли кассо-вые документы зарегистрированы в журнале, нет ли пропущен-ных номеров кассовых ордеров; наличие и правильность веде-ния кассовой книги, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера; действительно ли одну кассовую книгу ве-дут в данной организации (особенно это касается многопрофиль-ных организаций, которые данный порядок часто нарушают).

После выяснения соблюдения установленных требований необходимо переходить к проверке законности совершения кас-совых операций, соответствия их Порядку ведения кассовых опе-раций. Все кассовые документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной) и без помарок или исправлений даже оговоренных.

Проверке подлежат все приходные и расходные денежные документы за ревизуемый период. При проверке кассовых опе-раций особое внимание аудитор должен уделить выявлению пра-вильности, своевременности и полноты оприходования налич-ных денег. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Иногда на документах могут отсутствовать номер, дата и другие реквизиты, что позволяет их повторное использование. Приходные и расходные кассовые ордера должны в течение отчетного года иметь раздельную нумерацию, выписываться в бухгалтерии предприятия в момент совершения операции и регистрироваться в специальном журнале. При обнаружении пропуска в нумерации указанных ордеров следует тщательно проверить, не вызвано ли это уничтожением документов либо другими злоупотреблениями.

Денежные средства могут поступать из банков, от ра-ботников организации в оплату каких-либо услуг, могут быть остатками неиспользованных авансов и др. Тщательной провер-ке аудитора подлежат полнота и своевременность оприходова-ния денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных на корешках чеков, выписок бан-ка (по шифру, соответствующему получению наличных денег) и приходных кассовых ордеров. Однако это только формальная сторона проверки, а поэтому необходимо также проверить за-конность поступления денег в кассу по существу.

При проверке чеков следует удостовериться в наличии всех выписок банка со счетов предприятия. Если конечный остаток средств в предыдущей выписке соответствует начальному остатку в последующей, то это свидетельствует о наличии всех выписок по данному счету. Недостающие выписки необходимо затребовать в банке. Достоверность выписок определяется по их внешним признакам (наличие необходимых реквизитов, подписей, штампов банка и др.) и путем встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверки в банке. Произведенные исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. В обязательном порядке встречной проверке подвергаются выписки, имеющие подчистки и исправления, не подтвержденные банком.

Известны случаи, когда организации получали в банках значительные суммы денег в кассу якобы на выплату пособий или на операционно-хозяйственные нужды, а впоследствии эти суммы присваивались должностными лицами путем использо-вания фиктивных расходных ведомостей на вымышленных лиц или фиктивных расходных документов на подотчетных лиц.

Для облегчения работы и обеспечения полноты проверки оприходования в кассу полученных в банке денег целесообразно составлять ведомость следующей формы. В нее записываются данные всех чеков по возрастающим номерам, включая испорченные и аннулированные чеки. Против номера такого чека в ведомости делается отметка «Аннулировано». Это позволяет выявить факты неоприходования в кассу полученных наличных денег.

При выявлении случаев неоприходования денег, исправлений, подчисток, расхождений в номерах или разрыва между датой получения по выписке банка и оприходования их в кассу следует установить их причины. Для этого берутся письменные свидетельства кассира и главного бухгалтера предприятия, проводится встречная проверка в банке.

Следует тщательно проверить также полноту оприходова-ния выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных, жилищно-ком-мунального, обслуживающих производств и хозяйств. При про-верке приема наличных денег следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, на корешках чеков и вы-писках банка с отчетами, накладными и счетами по реализации продукции (работ, услуг).

Аудитор должен помнить, что в настоящее время в некото-рых организациях умышленно скрывают денежные доходы от государственного налогообложения. Так, например, поступле-ние наличной денежной выручки отражают проводками: дебет счета 50 «Касса» и кредит счетов 76 «Расчеты с разными дебито-рами и кредиторами», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 20 «Основное производство» и т.д. В таких ситуациях необходимо провести встречные сверки дебетовых записей по перечисленным счетам на проверяемые суммы с кредитовыми записями на счете 90 «Продажи», и если на кредите счета 90 данных контрольных сумм не окажется, то это представляет собой сокрытый объект (выручка) налогообложения. В таких случаях аудитор должен немедленно сообщить об этом руководителю организации и пре-дупредить о том, к каким последствиям могут привести эти нарушения налогового законодательства. Кроме того, подобные на-рушения и ошибки искажают соответствующие показатели бух-галтерской отчетности организации, а, как известно, основная цель аудита -- подтверждение достоверности годовой бухгалтер-ской отчетности организации.

При проверке приходных кассовых документов аудитор дол-жен тщательно изучить (по отдельным не свойственным профилю организации операциям) договоры, заключенные по данным опе-рациям с юридическими и физическими лицами. Так, зачастую де-нежные средства за реализованную продукцию, товары (работы, услуги), полученные от юридических и физических лиц, отражают в учете в соответствии с выдуманными договорами о совместной деятельности (простого товарищества) или трастовыми договора-ми. В подобных ситуациях необходимо помнить, что физическое лицо, если оно не зарегистрировано как предприниматель, не мо-жет заниматься никакими совместными видами деятельности с це-лью получения прибыли, а трастовыми операциями могут зани-маться специальные трастовые компании, имеющие государствен-ное разрешение (лицензию) на данный вид деятельности. Подобные операции проводятся умышленно с целью сокрытия части вало-вой продукции от государственного налогообложения.

Особое внимание при проверке кассовых операций необхо-димо уделить полноте и правильности учета внереализационных доходов (процентов и дивидендов по финансовым вложениям, штрафов по хозяйственным договорам, арендной платы, безвоз-мездно полученных сумм и т.д.), а также начисления налогов от этих доходов. Необходимо проверить соблюдение размера ли-мита наличных расчетов с организациями и физическими лица-ми -- предпринимателями за товарно-материальные ценности. Здесь иногда встречаются нарушения, когда денежные средства приходуют или выдают из кассы сверх установленного лимита наличных расчетов через выдуманные фамилии физических лиц путем оформления на них приходных или расходных кассовых ордеров. Фиктивные лица выявляются путем проверки наличия заключенных договоров с физическими лицами.

Обратить внимание следует и на обоснованность расхода денежных средств, относимых на издержки производства и другие счета без оправдательных документов.

На основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах проверяется правильность корреспонденции счетов по движению средств в кассе.

Проверяя расходование наличных денег из кассы организа-ции, аудитор должен помнить, что эти операции оформляются расходными кассовыми ордерами или другими надлежаще офор-мленными документами (платежными ведомостями, счетами, заявлениями и др.). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, ими уполномоченными. При проверке необ-ходимо убедиться в юридическом обосновании выдачи из кас-сы наличных денег (зарплата -- есть ли приказы о приеме на работу, перемещениях, увольнениях, отпусках, поощрениях, трудовые договоры, акты приемки выполненных работ и др.; выдача в подотчет -- приказы на командировку, о выдаче в подотчет; выдача сторонним лицам -- доверенность, если это от организации, фактура или корешок приходного ордера и др.; выдача алиментов -- исполнительный лист и др.). Во всех расходных кассовых ордерах должны быть проставлены пас-портные данные.

Такая тщательная проверка необходима, потому что, напри-мер, встречаются такие умышленные нарушения, когда в орга-низациях крупные суммы денег из кассы выдаются под видом различных операционно-хозяйственных и представительских расходов, а потом эти суммы списывают на издержки производ-ства (обращения) по фиктивным документам. Другой пример: когда с кредита счета 50 «Касса» без всякого основания списыва-ют на затраты производства или на издержки обращения суммы выплаченных пособий по социальному страхованию, разовой материальной помощи, что необоснованно увеличивает себесто-имость продукции (работ, услуг).

Практика аудиторских проверок показывает также, что из кассы иногда в организациях необоснованно выдают денежные средства физическим лицам (не включенным в списочный состав работников и без предварительного начисления заработной пла-ты) под видом оплаты за маркетинговые, информационные, аген-тские и другие услуги, включая эти суммы в состав издержек про-изводства (обращения); с кредита счета 50 «Касса» на затраты производства в организациях списывают также суммы, оформ-ленные как якобы стоимость купленных за наличный расчет ма-териалов (без предварительного их оприходования и без состав-ления по ним расходных документов). Подобные нарушения и ошибки выявляются довольно часто, и поэтому аудитор должен по таким операциям сначала определить размеры сокрытого объекта налогообложения и размеры скрытых по нему сумм для начисления платежей во внебюджетные фонды социального стра-хования и социального обеспечения. После этого аудитор дол-жен в письменной форме предупредить руководство организа-ции о последствиях указанных нарушений и рекомендовать ему исправить допущенные ошибки.

Особое внимание необходимо обращать на оформление кас-совых документов: имеются ли на каждом документе расписки получателей; наличие на титульном листе платежной ведомости разрешения на выдачу денег (заработной платы, пособий, пре-мий и т.д.) руководителя и главного бухгалтера организации с их подписями и указанием сроков выдачи и сумм прописью; со-ставлен ли реестр депонированных сумм и сделана ли надпись о фактически выплаченной и депонированной сумме; погашаются ли кассовые документы (приходные -- штампом «получено», рас-ходные -- «оплачено») с указанием даты, нет ли на них следов подчисток или исправлений.

На достоверность финансовой отчетности оказывает влияние правильность отражения операций по движению денежных средств на счетах бухгалтерского учета. Бывают случаи, когда бухгалтер, принимающий отчеты кассира, умышленно или из-за незнания неправильно составляет корреспонденцию счетов, что необосно-ванно приводит к вуалированию доходов организации и умень-шению отчисления налогов в бюджет. Поэтому тщательной про-верки требует корреспонденция счетов по каждой кассовой опера-ции.

Страницы: 1, 2